ILPP4/443-292/12-4/ISN

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o...., przedstawione we wniosku z dnia 22 czerwca 2012 r. (data wpływu 29 czerwca 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 25 lipca 2012 r. (data wpływu 2 sierpnia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur wystawianych w formie papierowej - jest prawidłowe.

W dniu 29 czerwca 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur wystawianych w formie papierowej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 25 lipca 2012 r. (data wpływu 2 sierpnia 2012 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca, będąc podatnikiem podatku od towarów i usług, dokumentuje - dokonywaną w ramach prowadzonej działalności gospodarczej - sprzedaż towarów, wystawiając faktury VAT. Na chwilę obecną obydwa egzemplarze faktury (tekst jedn.: oryginał i kopia) są wystawiane w formie papierowej. Z uwagi na uciążliwość przechowywania faktur w formie papierowej, Zainteresowany zamierza nadawać formę papierową (tekst jedn.: drukować) wyłącznie oryginały faktur, które będą przekazywane nabywcom. Natomiast kopie faktur nie będą drukowane lecz pozostaną w postaci elektronicznej w systemach komputerowych (księgowych). Systemy komputerowe Spółki, będą umożliwiać szybkie odnalezienie faktury, jak również jej wydrukowanie na każde żądanie organu podatkowego. Jednocześnie system zapewniać będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. W uzupełnieniu do wniosku wyjaśniono, że kopie faktur w formie elektronicznej Zainteresowany będzie przechowywał w podziale na okresy rozliczeniowe. Jego systemy komputerowe, będą umożliwiać szybkie odnalezienie faktury oraz jej wydrukowanie. Będą one przechowywane w sposób zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłoczny do nich dostęp na jego żądanie. System umożliwiać będzie również przetwarzanie danych w nich zawartych, przy jednoczesnym zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur. Spółka będzie przechowywać kopie faktur w tej formie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Zainteresowany będzie uprawniony do przechowywania w systemie komputerowym w postaci elektronicznej kopii faktur, bez konieczności ich wcześniejszego drukowania w formie papierowej.

Zdaniem Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: z dnia 26 sierpnia 2011 r., Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej "ustawą o podatku od towarów i usług" oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej Rozporządzeniem Ministra Finansów, możliwe jest przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, bez konieczności uprzedniego drukowania ich w formie papierowej.

Uzasadniając powyższe stanowisko należy przede wszystkim zaznaczyć, iż w odniesieniu do przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu wystawiania i przechowywania faktur nie znajdują zastosowania przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661). Faktury wystawiane przez Spółkę nie mogą być bowiem uznane za faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów tego rozporządzenia.

Analizując natomiast przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, wskazać trzeba, iż ustawodawca nie unormował szczególnych zasad wystawiania oraz przechowywania faktur. Postanowił jedynie, iż podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług).

Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania i przechowywania faktur, zostały unormowane w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów. Zgodnie z § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W ocenie Zainteresowanego, z treści przywołanych przepisów nie wynika zatem obowiązek wystawiania faktur w formie papierowej. Przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów stanowią jedynie o obowiązku wystawienia dwóch egzemplarzy faktury. Ustawodawca posługując się, zarówno w ustawie o podatku od towarów i usług, jak również w Rozporządzeniu Ministra Finansów słowem "wystawiać", nie ograniczył jego znaczenia poprzez stwierdzenie, iż "wystawienie" oznacza nadanie fakturze formy papierowej.

Brak jest również przepisu, zawierającego dyrektywę nakazującą podatnikowi wystawianie oryginału oraz kopii tej samej faktury w ten sam sposób. Powyższy pogląd potwierdza m.in. Minister Finansów działający przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 26 kwietnia 2012 r., wydanej po uchyleniu przez wojewódzki sąd administracyjny wcześniejszej interpretacji indywidualnej, który skonstatował: "Wobec powyższego, biorąc pod uwagę opis sprawy przedstawiony we wniosku z dnia 7 kwietnia 2010 r., powołane przepisy oraz ocenę prawną wyrażoną w wyroku WSA w Poznaniu z dnia 16 listopada 2010 r. sygn. akt I SA/Po 655/10 stwierdzić należy, iż w przypadku wystawiania przez Zainteresowanego faktur i faktur korygujących możliwe jest przechowywanie kopii tych faktur w systemie księgowym Spółki, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, jeśli system ten zapewni ochronę kopii tych dokumentów przed modyfikacjami i umożliwi wydrukowanie dowolnej kopii faktury lub faktury korygującej na każde żądanie organów podatkowych" (nr ILPP2/443-543/10/12-S/AK). Pogląd ten podzielił również Minister Finansów działający przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 25 kwietnia 2012 r., aprobując przy tym w pełni argumentację wnioskodawcy, który wskazywał: " (...) obowiązek wystawiania oryginału oraz kopii faktury w ten sam sposób i w tej samej formie nie wynika literalnie z § 19 rozporządzenia, ponieważ w przepisie tym mowa jest jedynie o "wystawianiu", a nie "wystawianiu w ten sam sposób i w tej samej formie". Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wystawiać dokumenty można również w formie innej niż papierowa, co jest często spotykane w praktyce obrotu gospodarczego, w szczególności w państwach Unii Europejskiej. W Polsce obrót gospodarczy również stał się nowoczesny i szybki, wykorzystujący nowe technologie i możliwości komunikacji nie spotykane w tej skali do tej pory. W ocenie Spółki, kopia oraz oryginał faktury nie mogą się od siebie różnić. Jednakże wymóg ten dotyczy treści faktury, tzn. danych w niej zawartych, a nie wyglądu faktury czy jej postaci. Celem wymogu identyczności kopii faktury oraz jej oryginału jest możliwość weryfikacji poprawności rozliczenia podatku należnego oraz naliczonego. Fizyczna identyczność kopii oraz oryginału nie jest niezbędna do zrealizowania tego celu. Podstawowe i jedyne znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy" (nr ITPP3/443-68/10/12-S/JK).

Należy zauważyć, iż zacytowane powyżej fragmenty interpretacji indywidualnych, są jedynie przykładowe z bogatego w tym zakresie stanowiska organów podatkowych. Tożsamy pogląd został wyrażony również m.in. w interpretacji indywidualnej Ministra Finansów działającego przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 21 maja 2012 r. (nr ILPP2/443-355/10/12 -S/MN) oraz w interpretacji indywidualnej Ministra Finansów działającego przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 21 marca 2012 r. (nr ILPP2/443-1650/09/12-S/AD).

Zważywszy na powyższe należy uznać, iż możliwe jest prawidłowe wystawienie faktur bez konieczności drukowania ich kopii.

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle obowiązujących przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów, możliwe jest również przechowywanie w postaci elektronicznej wystawionych, w wyżej wymieniony sposób, kopii faktur. Zgodnie bowiem z § 21 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów, podatnicy są zobligowani do przechowywania faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast w myśl § 21 ust. 2 tego rozporządzenia, podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, który zapewnia:

* autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

* łatwe ich odszukanie,

* bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki, analiza zasad przechowywania faktur unormowanych w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów, prowadzi do wniosku, iż możliwe jest przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, których oryginał został wystawiony w formie papierowej, o czym przesądza w szczególności § 21 ust. 2 in principio, wprost stanowiący, że faktury mogą być przechowywane "w dowolny sposób". Dowolny sposób dotyczy także, zdaniem Zainteresowanego, formy faktury, tj. papierowej lub elektronicznej. Należy przy tym podkreślić, iż na brak przeciwności niejednokrotnie wskazywano w orzecznictwie sądów administracyjnych. Zacytować można fragment wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 grudnia 2011 r., w którym skład orzekający stwierdził: "Naczelny Sąd Administracyjny w składzie rozpoznającym niniejszą sprawę w pełni podziela stanowisko, zgodnie z którym nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne". Podgląd ten znalazł odzwierciedlenie w wielu rozstrzygnięciach sądów administracyjnych zapadłych w analogicznych stanach faktycznych w tym m.in. w wyrokach Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 października 2011 r., sygn. akt I FSK 1682/10, I FSK 1574/10, I FSK 1500/10, w wyroku z dnia 28 września 2011 r., sygn. akt I FSK 1283/10 (dostępne w internetowej bazie orzeczeń: www.orzeczenia.nsa.gov.pl) (sygn. akt I FSK 363/11).

Należy przy tym dodać, iż powyższe orzeczenie zapadło na gruncie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337) w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2011 r. W obowiązującym wówczas § 21, ustawodawca odnosił się do przechowywania faktur w oryginalnej postaci. Zdaniem Wnioskodawcy zmiana, która nastąpiła z dniem 1 stycznia 2011 r., utrzymana również w obecnie obowiązującym Rozporządzeniu Ministra Finansów, przyjmująca "dowolny sposób" przechowywania faktur, dodatkowo potwierdza możliwość przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur, których oryginał został wystawiony w formie papierowej.

Zważywszy na powyższe argumenty, Spółka uważa, iż jest ona uprawniona do przechowywania w systemie komputerowym w formie elektronicznej kopii faktur, spełnia on bowiem przesłanki unormowane w § 21 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów, tj. zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur, a przy tym umożliwia ich szybkie wydrukowanie na każde żądanie organu podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 tego rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 1 powołanego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 tego rozporządzenia).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania kopii faktur w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostaną spełnione warunki, o których mowa w § 21 ust. 2 powołanego rozporządzenia.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, będąc podatnikiem podatku od towarów i usług, dokumentuje - dokonywaną w ramach prowadzonej działalności gospodarczej - sprzedaż towarów wystawiając faktury VAT. Na chwilę obecną obydwa egzemplarze faktury (tekst jedn.: oryginał i kopia) są wystawiane w formie papierowej. Z uwagi na uciążliwość przechowywania faktur w formie papierowej, Zainteresowany zamierza nadawać formę papierową (tekst jedn.: drukować) wyłącznie oryginały faktur, które będą przekazywane nabywcom. Natomiast kopie faktur nie będą drukowane lecz pozostaną w postaci elektronicznej w systemach komputerowych (księgowych). Systemy komputerowe Spółki, będą umożliwiać szybkie odnalezienie faktury, jak również jej wydrukowanie na każde żądanie organu podatkowego. Jednocześnie system zapewniać będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Kopie faktur w tej formie Zainteresowany będzie przechowywał w podziale na okresy rozliczeniowe. Jego systemy komputerowe, będą umożliwiać szybkie odnalezienie faktury oraz jej wydrukowanie. Będą one przechowywane w sposób zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłoczny do nich dostęp na jego żądanie. System umożliwiać będzie również przetwarzanie danych w nich zawartych, przy jednoczesnym zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur. Spółka będzie przechowywać kopie faktur w tej formie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym zdarzeniem przyszłym stwierdzić należy, że Zainteresowany będzie uprawniony do przechowywania w systemie komputerowym w postaci elektronicznej kopii faktur, bez konieczności ich wcześniejszego drukowania w formie papierowej, bowiem spełni on warunki, o których mowa w § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto podkreślić należy, iż Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 z późn. zm.) w swoim rozdziale III określa zamknięty katalog źródeł prawa powszechnie obowiązującego. Nie przewiduje on takiej mocy dla orzecznictwa sądowego, w tym orzecznictwa sądów administracyjnych. W związku z powyższym, nie negując orzeczeń powołanych przez Zainteresowanego, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego, należy zauważyć, że moc obowiązująca wyroku zamyka się w obrębie sprawy, w której została wydana. Wynika to również z treści art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270), który przesądza, że ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia. Należy również zauważyć, że powołane przez Wnioskodawcę interpretacje indywidualne są rozstrzygnięciami w indywidualnych sprawach, osadzonych w określonych stanach faktycznych i tylko do nich się zawężają, w związku z tym nie mają mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę faktur wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów, może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.