ILPP4/443-179/11-2/JKa

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23 lutego 2011 r. (data wpływu 25 lutego 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania, wystawiania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 25 lutego 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania, wystawiania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca zajmuje się produkcją i dystrybucją filtrów samochodowych. Faktury sprzedaży wystawiane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. rozdział 3, w kwestii szczegółowych zasad wystawiania faktur i danych, które powinny zawierać, oraz sposobu i okresu ich przechowywania. Swoje wyroby sprzedaje w kraju, na terenie Unii Europejskiej oraz poza Unią. Wystawianie faktur, wiąże się z ich ujęciem w elektronicznym systemie księgowym. Na dzień dzisiejszy faktury wystawiane i przechowywane są w formie papierowej. Do nabywcy przesyłane są pocztą lub dostarczane wraz z przesyłką towaru.

Zainteresowany wystawia miesięcznie bardzo dużo faktur (ok. 1500 faktur VAT). Faktury sprzedaży zawierają od kilku do kilkudziesięciu stron i drukowanie ich jest czasochłonne i kosztowne. Zdarza się również, że klient nie płaci za fakturę, ponieważ została zagubiona. Aby zminimalizować powyższe utrudnienia, chciałby on odbiorcom swoich wyrobów przesyłać faktury w formie elektronicznej, bez konieczności korzystania z tzw. bezpiecznego podpisu oraz bez stosowania elektronicznej wymiany danych, tzw. systemu EDI. Faktury elektroniczne oraz elektroniczne korekty faktur będą wystawiane przez niego i przesyłane odbiorcom w formie załączników do korespondencji elektronicznej. Faktury będą generowane w zintegrowanym systemie finansowo księgowym J. i zapisywane w formacie PDF, który zapewnia integralność i niezmienność danych na serwerze, w wydzielonym folderze. Folder umieszczony na serwerze będzie zabezpieczony hasłem i nikt nieupoważniony nie będzie miał do niego dostępu, a zatem nie będzie mógł edytować danych zawartych w tym katalogu bez upoważnienia. Faktury te będą codziennie pobierane, wysyłane i archiwizowane w katalogach klientów utworzonych w systemie zarządzania dokumentacją i korespondencją D. Wysłanie faktury elektronicznej odbywać się będzie automatycznie o godz. 3:00 w nocy, po wcześniejszym zapisaniu jej w katalogu klienta, na którego została wystawiona faktura. Faktury w wersji elektronicznej będą wysyłane tylko do tych klientów, którzy wyrazili zgodę na taką formę wystawiania i przesyłania faktur. Klienci ci będą mieli specjalny znacznik w książce adresowej i tylko oni otrzymywaliby od Spółki faktury w wersji elektronicznej. Zważywszy na fakt, że proponowana przez nią forma wysyłania faktur elektronicznych będzie zapewniać:

ma ona zamiar przechowywać faktury tylko w wersji elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Zainteresowany może wystawiać, wysyłać i archiwizować faktury w wersji elektronicznej w sposób opisany powyżej.

Zdaniem Wnioskodawcy, na dzień dzisiejszy zmieniły się realia prawne jak i techniczne co do formy przesyłania i przechowywania faktur VAT oraz faktur korygujących VAT.

Z dniem 1 stycznia 2011 r. weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Jego system archiwizacji faktur elektronicznych - D., zapewnia bezpieczeństwo przechowywania dokumentów oraz możliwość udostępniania dokumentów na żądanie organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowych, jak również gwarantuje autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści.

Spółka uważa, że stosując system zarządzania korespondencji - D. oraz posiadając od odbiorcy akceptację o przesyłaniu do nich faktur w formie elektronicznej spełnia wymogi prawne, by faktury mogły być przesyłane drogą elektroniczną.

Powyższe stanowisko zostało podjęte przez Zainteresowanego w oparciu o ww. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. (§ 2 pkt 2), które dopuszcza zastosowanie różnych sposobów zabezpieczenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W związku z tym Wnioskodawca pragnie wykorzystać możliwość zastosowania istniejącego w firmie systemu komputerowego D., który gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur z systemem księgowym. Również w oparciu o ww. rozporządzenie Ministra Finansów uważa on, że z uwagi na to, iż jego system komputerowy przechowuje elektroniczną wersję w formie PDF zachowując autentyczność i integralność dokumentów sprzedaży, to faktury VAT oraz korekty faktur VAT mogą być przechowywane tylko w wersji elektronicznej.

Spółka uważa, że nie ma normatywnych przeciwwskazań aby rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. nie mogło być w ww. sposób interpretowane i stosowane.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z analizy sprawy wynika, Wnioskodawca zajmuje się produkcją i dystrybucją filtrów samochodowych. Faktury sprzedaży wystawiane są zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad wystawiania faktur i danych, które powinny zawierać, oraz sposobu i okresu ich przechowywania. Zainteresowany wystawia miesięcznie bardzo dużo faktur. Obecnie chciałby on odbiorcom swoich wyrobów przesyłać faktury w formie elektronicznej, bez konieczności korzystania z tzw. bezpiecznego podpisu oraz bez stosowania elektronicznej wymiany danych, tzw. systemu EDI. Faktury elektroniczne oraz elektroniczne korekty faktur będą wystawiane przez niego i przesyłane odbiorcom w formie załączników do korespondencji elektronicznej. Faktury będą generowane w zintegrowanym systemie finansowo księgowym J. i zapisywane w formacie PDF, który zapewnia integralność i niezmienność danych na serwerze, w wydzielonym folderze. Folder umieszczony na serwerze będzie zabezpieczony hasłem i nikt nieupoważniony nie będzie miał do niego dostępu, a zatem nie będzie mógł edytować danych zawartych w tym katalogu bez upoważnienia. Faktury te będą codziennie pobierane, wysyłane i archiwizowane w katalogach klientów utworzonych w systemie zarządzania dokumentacją i korespondencją D. Wysłanie faktury elektronicznej odbywać się będzie automatycznie o godz. 3:00 w nocy, po wcześniejszym zapisaniu jej w katalogu klienta, na którego została wystawiona faktura. Faktury w wersji elektronicznej będą wysyłane tylko do tych klientów, którzy wyrazili zgodę na taką formę wystawiania i przesyłania faktur. Klienci ci będą mieli specjalny znacznik w książce adresowej i tylko oni otrzymywaliby od Spółki faktury w wersji elektronicznej. Zważywszy na fakt, że forma wysyłania faktur elektronicznych będzie zapewniać:

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie powyższych delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl przepisów § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 2 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

* bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją" - § 3 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

W związku z powyższym stwierdzić należy, że w obecnym stanie prawnym Spółka będzie mogła wystawiać, wysyłać i przechowywać faktury w wersji elektronicznej w sposób wskazany w opisie sprawy, pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Dodatkowo tut. Organ wskazuje, iż w zakresie spełnienia wymogów zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury w dniu 25 maja 2011 r. wydane zostało postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania nr ILPP4/443-179/11-3/JKa.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.