ILPP2/443-951/10-2/AK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 22 czerwca 2010 r. (data wpływu 25 czerwca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

W dniu 25 czerwca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej jako: Spółka) jest producentem systemów odprowadzania spalin ze stali szlachetnych. Spółka dokonuje dostaw towarów (produktów) oraz świadczy specjalistyczne usługi techniczne na rzecz podmiotów krajowych jak i zagranicznych. Z tytułu dokonywanej sprzedaży Spółka miesięcznie wystawia kilkaset faktur VAT. Aktualnie Spółka drukuje zarówno oryginały faktur w celu przekazania ich swoim kontrahentom, jak również kopie faktur, które przechowuje w papierowej wersji.

Spółka przechowuje kopie faktur w systemie księgowym, w którym są wystawiane i ewidencjonowane oraz w kopii zapasowej systemu księgowego, co umożliwia wydrukowanie kopii faktur sprzedażowych w dowolnym czasie, bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów. Wnioskodawca ma możliwość w każdej chwili wydrukowania i udostępnienia kopii faktur, ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe, przez wymagany prawem okres przechowywania.

Przechowywanie kopii faktur w wersji papierowej powoduje znaczny wzrost dodatkowych kosztów Spółki (koszty druku kopii faktur, koszty zużycia papieru, koszt pracy pracownika archiwizującego kopie faktury, koszty archiwizacji i magazynowania).

Aktualnie Zainteresowany zamierza zrezygnować z przechowywania kopii faktur sprzedażowych w wersji papierowej na rzecz przechowywania kopii faktur sprzedażowych w wersji elektronicznej, zapewniając przy tym brak możliwości modyfikacji danych zawartych w treści faktur sprzedażowych oraz umożliwiając ich wydrukowanie w dowolnym czasie przez wymagany prawem okres przechowywania

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka może przechowywać kopie faktur sprzedażowych oraz kopie korekt faktur sprzedażowych, w tym ich duplikaty w wersji elektronicznej, zapewniając jednocześnie brak możliwości modyfikacji danych zawartych w fakturze oraz umożliwiając ich wydrukowanie w dowolnym czasie przez wymagany prawem okres przechowywania.

Zdaniem Wnioskodawcy, za dopuszczalną należy uznać możliwość przechowywania kopii faktur sprzedażowych w formie elektronicznej bez możliwości modyfikacji treści zapisów faktury z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Zgodnie z § 21 ust. 1 i 2 Rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Należy zauważyć, iż w żadnym przepisie Rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to zatem, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Powyższe znajduje również potwierdzenie w prawie unijnym. Zgodnie z art. 246 Dyrektywy 112, przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić ich autentyczność pochodzenia i integralność treści, a także ich czytelność. Natomiast w myśl art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, aby zapewnić powyższe warunki państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane.

Z literalnego brzmienia wskazanych przepisów wynika zatem, iż nie ma bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej są wysyłane. Dyrektywa stanowi jedynie, iż kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Z brzmienia polskich przepisów nie wynika jednak wprost, aby istniał obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej. Ustawodawca nie sprecyzował bowiem możliwości jaką daje Dyrektywa 112.

W przedmiotowej kwestii wypowiedział się również NSA, który w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08) wskazał, iż "za istotną przesłankę wykładani omawianych przepisów należy uznać funkcję jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna". Chodzi tu o funkcję wskazaną w art. 246 Dyrektywy 112. Ponadto, Spółka ma możliwość w każdej chwili wydrukowania i udostępnienia kopii faktur, ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe, przez wymagany prawem okres przechowywania. Sąd wskazał ponadto, że "nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur, czy to formie drukowanej, czy to w formie elektronicznej, ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Jeśli więc ustawodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie".

Powyższe wynika także z zasady proporcjonalności, wyrażonej w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego (obecnie art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej), a następnie doprecyzowanej przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie: C-446/03 Marks Spencer, czy też C-361/96 Sociale Generale). Państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę.

W konkluzji należy zatem stwierdzić, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami, Spółka może przechowywać kopie faktur sprzedażowych (ich korekty bądź duplikaty) w formie elektronicznej zapewniając jednocześnie brak możliwości modyfikacji danych zawartych w fakturze oraz umożliwiając ich wydrukowanie w dowolnym czasie przez wymagany prawem okres przechowywania. Takie zachowanie będzie spełniać cele wyrażone w przepisach Dyrektywy 112: z jednej strony Spółka zapewni organom skarbowym wypełnianie obowiązków kontrolnych poprzez dostęp do faktur sprzedażowych w każdym czasie, z drugiej zaś strony nastąpi faktyczna realizacja zasady proporcjonalności wobec Spółki w szczególności poprzez zmniejszenie kosztów prowadzenia działu księgowego związanego z wydrukiem kopii faktur sprzedażowych (koszty drukowania), zakupem papieru, brakiem konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji w wersji papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Wskazać należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Na mocy § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA" (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Artykuł 70 § 1 Ordynacji podatkowej stanowi, iż zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

§ 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Natomiast, regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119) - wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Faktury - na mocy § 4 cyt. rozporządzenia - mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

Zatem, z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż w polskim porządku prawnym faktura może być wystawiona i przesłana jedynie w formie papierowej - czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi - bądź w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu ww. metod, gdyż przepisy krajowe nie przewidują innego sposobu wystawiania oraz przesyłania faktur.

Powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca, jest producentem systemów odprowadzania spalin ze stali szlachetnych. Spółka dokonuje dostaw towarów (produktów) oraz świadczy specjalistyczne usługi techniczne na rzecz podmiotów krajowych, jak i zagranicznych. Z tytułu dokonywanej sprzedaży Spółka miesięcznie wystawia kilkaset faktur VAT. Aktualnie Spółka drukuje zarówno oryginały faktur w celu przekazania ich swoim kontrahentom, jak również kopie faktur, które przechowuje w papierowej wersji.

Spółka przechowuje kopie faktur w systemie księgowym, w którym są wystawiane i ewidencjonowane oraz w kopii zapasowej systemu księgowego, co umożliwia wydrukowanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż w dowolnym czasie, bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów. Wnioskodawca ma możliwość w każdej chwili wydrukowania i udostępnienia kopii faktur, ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe, przez wymagany prawem okres przechowywania.

Przechowywanie kopii faktur w wersji papierowej powoduje znaczny wzrost dodatkowych kosztów Spółki (koszty druku kopii faktur, koszty zużycia papieru, koszt pracy pracownika archiwizującego kopie faktury, koszty archiwizacji i magazynowania).

Jednakże biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).

Zatem w analizowanej sprawie, Zainteresowany dokumentując wykonywane czynności za pomocą faktur VAT ma obowiązek wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzyma klient, a kopię zatrzyma Wnioskodawca - zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia. Zainteresowany będzie również zobowiązany do przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w której dokumenty te zostały wystawione - na podstawie § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia.

Wobec powyższego, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Biorąc powyższe pod uwagę, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie sądu administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08 nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie zdarzenia przyszłego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Odnosząc się do orzecznictwa Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, tut. Organ pragnie zauważyć, iż bezpośrednie odniesienie do wyroku Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, który zapadł w konkretnej sprawie podatnika jest możliwe tylko w przypadku, gdy mamy do czynienia z identycznym lub podobnym stanem faktycznym. Dopiero wtedy można uznać, czy wydając interpretację indywidualną organ stosuje się, czy też nie, do orzecznictwa Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości. Strona powołuje się na wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości w sprawie innego państwa członkowskiego, w którym rozpatrywane były regulacje prawne tego państwa, a nie Polski.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.