ILPP2/443-565/10/12-S/BA - Możliwość przechowywania kopii faktur VAT wyłącznie w postaci elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów - uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 14 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1293/10 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 marca 2012 r., sygn. akt I FSK 818/11 - stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 13 kwietnia 2010 r. (data wpływu 19 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

Wniosek Spółki z dnia 13 kwietnia 2010 r. o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczy przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Podstawową działalnością Spółki jest produkcja i sprzedaż cukru. Miesięcznie Spółka wystawia około 5.000-6.000 faktur sprzedaży oraz faktur korygujących. Każda transakcja lub korekta sprzedaży (dostawy towarów lub świadczenia usług) podlegająca podatkowi VAT ujmowana jest w komputerowym systemie księgowym, w którym prowadzony jest także rejestr sprzedaży VAT. Po wystawieniu faktury dla kontrahenta system księgowy stale przechowuje dane (obraz) kopii faktury. W każdym momencie użytkownik systemu ma możliwość wydrukowania kopii faktury, tj. dokumentu o wyglądzie identycznym, jak wydrukowany dla kontrahenta, lecz z adnotacją "kopia".

Posiadany przez Spółkę system księgowy uniemożliwia modyfikację treści faktury po jej wystawieniu i zaksięgowaniu.

Obecnie Spółka drukuje faktury dla kontrahentów i jednocześnie kopie faktur, które trafiają do dokumentacji księgowej. Konsekwencją takiego postępowania jest konieczność magazynowania znacznej ilości dokumentów (kopii faktur). Dla Spółki oznacza to dodatkowe koszty. W celu oszczędności, Spółka zamierza zrezygnować z regularnego drukowania kopii faktur sprzedaży, przechowywać je w formie elektronicznej i drukować jedynie na żądanie kontroli podatkowej lub skarbowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług możliwe jest przechowywanie w systemie księgowym kopii faktur w postaci elektronicznej, bez możliwości modyfikacji ich treści ograniczając ich wydruk do sytuacji przedłożenia ich na żądanie ewentualnej kontroli.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 1 grudnia 2008 r.), faktury wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ" a kopia faktury wyraz "KOPIA". Zgodnie z postanowieniami § 21, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących a także duplikaty tych dokumentów w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Spółki, tak zredagowane przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej - w powołanym rozporządzeniu ustawodawca nigdzie nie sformułował obowiązku przechowywania drukowanych kopii faktur. Cytowany przepis zobowiązuje jedynie podatnika do przechowywania dokumentów "w ich oryginalnej postaci". W przekonaniu Spółki, pojęciu temu należy nadawać dziś znaczenie uwzględniające realia techniczne. Obecnie, w dobie powszechnego stosowania elektronicznych systemów księgowych "oryginalna postać" faktury to w istocie zapis elektroniczny - ciąg danych zarejestrowany na nośniku pamięci. Wydruk faktury, czyli jej forma papierowa, jest jedynie graficznym odwzorowaniem oryginalnej postaci faktury.

Spółka podkreśla, że powołane rozporządzenie a także inne polskie przepisy o podatku od towarów i usług nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę, niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta - nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną, zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. W ocenie Spółki, użyte w § 19 rozporządzenia sformułowanie "wystawiać" nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane (takie jak podstawa opodatkowania, stawka i wysokość podatku) zawarte w obu egzemplarzach faktury (oryginale i kopii), a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy.

Taka interpretacja przepisów jest w pełni zgodna z poglądem, który wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK 1169/08). Zdaniem NSA "nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnię przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne".

Z tego względu Spółka podziela stanowisko, zgodnie z którym za prawnie dopuszczalne należy uznać przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, w sposób zapewniający wydruk dokumentów na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Na tle przedstawionego opisu sprawy oraz własnego stanowiska Zainteresowanego, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, działając z upoważnienia Ministra Finansów, wydał w dniu 6 lipca 2010 r. interpretację indywidualną nr ILPP2/443-565/10-2/BA, w której stanowisko Wnioskodawcy uznał za nieprawidłowe.

W ocenie tut. Organu, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Pismem z dnia 21 lipca 2010 r. Spółka, wezwała Organ podatkowy, do usunięcia naruszenia prawa w ww. interpretacji indywidualnej.

W odpowiedzi na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa z dnia 24 sierpnia 2010 r. nr ILPP2/443/W-79/10-2/SJ Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w wyniku ponownej analizy sprawy, z uwzględnieniem zarzutów przytoczonych w wezwaniu, stwierdził brak podstaw do zmiany interpretacji indywidualnej w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, Spółka, wniosła w dniu 30 września 2010 r. skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu.

Po rozpoznaniu sprawy Sąd wydał wyrok w dniu 14 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1293/10, w którym uchylił zaskarżoną interpretację.

Pismem z dnia 16 marca 2011 r. Minister Finansów złożył skargę kasacyjną od wyżej powołanego wyroku WSA.

Wyrokiem z dnia 9 marca 2012 r., sygn. akt I FSK 818/11 Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną.

W świetle obowiązującego stanu prawnego - biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 14 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1293/10 oraz w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 marca 2012 r., sygn. akt I FSK 818/11 - stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA" (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W § 21 ust. 3 rozporządzenia postanowiono, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 z późn. zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z opisu sprawy wynika, iż podstawową działalnością Spółki jest produkcja i sprzedaż cukru. Miesięcznie Spółka wystawia około 5.000-6.000 faktur sprzedaży oraz faktur korygujących. Każda transakcja lub korekta sprzedaży (dostawy towarów lub świadczenia usług) podlegająca podatkowi VAT ujmowana jest w komputerowym systemie księgowym, w którym prowadzony jest także rejestr sprzedaży VAT. Po wystawieniu faktury dla kontrahenta system księgowy stale przechowuje dane (obraz) kopii faktury. W każdym momencie użytkownik systemu ma możliwość wydrukowania kopii faktury, tj. dokumentu o wyglądzie identycznym, jak wydrukowany dla kontrahenta, lecz z adnotacją "kopia". Posiadany przez Spółkę system księgowy uniemożliwia modyfikację treści faktury po jej wystawieniu i zaksięgowaniu. Obecnie Spółka drukuje faktury dla kontrahentów i jednocześnie kopie faktur, które trafiają do dokumentacji księgowej. Konsekwencją takiego postępowania jest konieczność magazynowania znacznej ilości dokumentów (kopii faktur). Dla Spółki oznacza to dodatkowe koszty. W celu oszczędności, Spółka zamierza zrezygnować z regularnego drukowania kopii faktur sprzedaży, przechowywać je w formie elektronicznej i drukować jedynie na żądanie kontroli podatkowej lub skarbowej.

Zdaniem Spółki, dopuszczalne jest aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Z uzasadnienia wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 14 stycznia 2011 r. sygn. akt I SA/Wr 1293/10 wynika, iż "Użyte w przepisie § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. sformułowanie "przechowuje się w oryginalnej postaci" wskazuje, że polski ustawodawca zamierzał skorzystać z przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy możliwości ustalenia ograniczeń formalnych w odniesieniu do zasad przechowywania faktur. Zgodnie z treścią § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia zastrzeżono bowiem obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur "w oryginalnej postaci", nie zastrzegając jednak przy tym, jak to uczynił prawodawca wspólnotowy, że chodzi tu o postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione (podkreślenie Sądu). Również w dalszych przepisach ww. rozporządzenia brak jakiejkolwiek wzmianki o formie (papierowej czy elektronicznej) faktury. Taka redakcja analizowanych przepisów nie pozwala na stwierdzenie, że pojęcie "oryginalna postać" zawiera w sobie także pojęcie "formy" faktury - papierowej lub elektronicznej. Z tych względów, wszelkie przypuszczenia (jakkolwiek uzasadnione), że ustawodawca krajowy miał zamiar skorzystać z możliwości jakie daje art. 247 ust. 2 Dyrektywy poprzez regulację obiegu zasad przechowywania faktur w drodze dwóch rozporządzeń (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r.) odnoszących się odpowiednio do faktur papierowych i elektronicznych pozostają bez znaczenia wobec językowej treści § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r., która nie zawiera w sobie wspólnotowego ograniczenia wynikającego z art. 247 ust. 2 Dyrektywy, odnoszącego cechę oryginału faktury do formy w jakiej faktura została przesłana lub udostępniona kontrahentowi. (...) Brak szczególnych wymogów co do warunków przechowywania kopii takich faktur, w tym w szczególności brak nawiązania do "oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione" pozwala budować tezę, że jedyne czego ustawodawca wymaga od kopii faktury papierowej to to, by taka kopia, podobnie jak jej oryginał, spełniała ogólne warunki z art. 246 Dyrektywy. Warunki te, to jak stanowi art. 246 i 233 Dyrektywy, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, ich czytelność oraz nienaruszalność przez cały okres przechowywania. (...) Pogląd o dopuszczalności wystawiania faktur w systemie mieszanym wyraził również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. w sprawie o sygn. akt I FSK 1169/08 stwierdzając, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur. Przy tej okazji Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił również, że obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji, gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspólnotową zasadę proporcjonalności".

Wobec powyższego, stwierdzić należy, iż w przypadku wystawiania przez Zainteresowanego faktur na rzecz kontrahentów w formie papierowej możliwe jest przechowywanie kopii tych faktur w formie elektronicznej (postaci elektronicznej w systemie księgowym), pod warunkiem zagwarantowania nienaruszalności treści/danych faktur jakimi opatrzono faktury oryginały wysyłane do kontrahentów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwszej interpretacji, tj. w dniu 6 lipca 2010 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.