ILPP2/443-543/10-2/AK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 7 kwietnia 2010 r. (data wpływu 13 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

W dniu 13 kwietnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej jako: Spółka) wystawia miesięcznie blisko 6 tys. faktur i 1,5 tys. korekt. z uwagi na brak dostatecznej własnej powierzchni archiwizacyjnej, Spółka zleca archiwizowanie dokumentów firmie zewnętrznej, w związku z tym przechowywanie papierowych wersji wystawionych faktur i faktur korygujących wiąże się dla Spółki ze znacznymi kosztami. Kopie tych dokumentów wygenerowane przez system będą dostępne w każdej chwili w postaci możliwości wydrukowania kopii dowolnej faktury lub faktury korygującej. w założeniu wprowadzony system będzie gwarantował ochronę wygenerowanych w nim faktur i faktur korygujących przed modyfikacją. Wspomniane faktury i faktury korygujące będą opisane w swojej treści jako kopie i możliwe będzie na każde żądanie organów podatkowych wydrukowanie tych dokumentów z systemu księgowego Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka jest uprawniona do zastosowania opisanego wyżej systemu generowania faktur, faktur korygujących i ich kopii i drukowania tylko faktur i faktur korygujących, a drukowania kopii tych faktur wyłącznie gdyby z takim żądaniem wystąpił organ podatkowy, przy założeniu, że system ten zapewni ochronę kopii tych dokumentów przed modyfikacjami i że będą one jednoznacznie opisane w swojej treści jako kopie faktur i kopie faktur korygujących a wprowadzony system umożliwi wydrukowanie dowolnej kopii faktury lub faktury korygującej na każde żądanie organów podatkowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, przepis § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 1 grudnia 2008 r.) nie stawia wymogu, by dla faktur i faktur korygujących wystawionych przez podatnika w formie papierowej ich kopie były przechowywane także w wersji papierowej. Nie stoi temu na przeszkodzie treść § 19 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów mówiącego o wystawianiu faktur i faktur korygujących w co najmniej dwóch egzemplarzach oraz o zatrzymywaniu kopii przez sprzedawcę. Przepis § 19 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów nie określa, w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę ale stanowi jedynie o zatrzymywaniu kopii wystawionych faktur i faktur korygujących przez sprzedawcę.

W sytuacji więc, gdy wraz z wygenerowaniem przez system księgowy faktury, faktury korygującej pozostanie w tym systemie kopia faktury lub faktury korygującej z jednoznacznym oznaczeniem w ich treści, że chodzi o kopię. Spółka uważa, że będzie to wystarczające dla spełnienia wymogu zatrzymania kopii faktur lub faktur korygujących przez sprzedawcę. w każdym bowiem czasie, gdyby tylko zażądał tego organ podatkowy, Wnioskodawca może wydrukować z systemu zarchiwizowaną w nim kopię faktury lub faktury korygującej. Kopia faktury lub faktury korygującej nie będzie więc kopią wystawioną w formie elektronicznej ale będzie przechowywana w systemie księgowym Spółki (czyli zachowana przez sprzedawcę) a wydrukowywana tylko gdy zajdzie taka potrzeba w związku z żądaniem organu podatkowego w tym zakresie. Nie mają tu więc zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące faktur wystawionych w formie elektronicznej. Istotą planowanych działań Spółki jest wprowadzenie takich rozwiązań systemowych, które doprowadzą do sytuacji gdy kopia faktury lub faktury korygującej będzie przechowywana w systemie księgowym Spółki przybierze postać papierową, gdy organ zażąda przedłożenia wersji papierowej.

Wystawienie faktury lub faktury korygującej w dwóch egzemplarzach nie jest tożsame z wydrukowaniem zarówno oryginału, jak i kopii. Wystawienie należy raczej rozumieć jako wygenerowanie w sposób, który uniemożliwia modyfikację wystawionej faktury, faktury korygującej czy ich kopii. Skoro więc wygenerowane zostaną w systemie księgowym Spółki faktury i faktury korygujące, z czego oryginały faktur i faktur korygujących będą drukowane i wysyłane kontrahentom a kopie pozostaną po wygenerowaniu w systemie księgowym Spółki i będą mogły zostać wydrukowane gdy zajdzie taka potrzeba, to uznać można że tego rodzaju postępowanie będzie zgodne z przepisami prawa podatkowego, w szczególności nie naruszy § 19 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów.

Potwierdzenie słuszności takiego rozumowania znaleźć można w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA" (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

§ 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca, wystawia miesięcznie blisko 6 tys. faktur i 1,5 tys. korekt. z uwagi na brak dostatecznej własnej powierzchni archiwizacyjnej, Spółka zleca archiwizowanie dokumentów firmie zewnętrznej, w związku z tym przechowywanie papierowych wersji wystawionych faktur i faktur korygujących wiąże się dla Spółki ze znacznymi kosztami. Kopie tych dokumentów wygenerowane przez system będą dostępne w każdej chwili w postaci możliwości wydrukowania kopii dowolnej faktury lub faktury korygującej. w założeniu wprowadzony system będzie gwarantował ochronę wygenerowanych w nim faktur i faktur korygujących przed modyfikacją. Wspomniane faktury i faktury korygujące będą opisane w swojej treści jako kopie i możliwe będzie wydrukowanie tych dokumentów z systemu księgowego Spółki na każde żądanie organów podatkowych.

Zdaniem Zainteresowanego, dopuszczalne jest aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Jednakże biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur, które wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Wobec powyższego, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) - nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie stanu faktycznego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.