ILPB4/423-118/10-4/MC - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki z o.o. zwróconych wydatków, poniesionych uprzednio przez pracowników z tytułu odbywania podróży służbowych, ponad limity przewidziane w przepisach prawa pracy.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 23 lipca 2010 r. (data wpływu 29 lipca 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

W dniu 29 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 15 października 2010 r. (data wpływu 20.10.210 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego.

Spółka została wpisana do KRS w dniu 31 maja 2010 r. Jedynym Jej udziałowcem jest firma "B" z siedzibą w Szwajcarii. Działalność Spółki związana jest z częstymi wyjazdami służbowymi pracowników zarówno w kraju, jak i za granicę. Do zadań pracownika Spółki, będącego jednocześnie Jej prokurentem, należy podpisywanie umów z klientami, składanie ofert i zamówień, poszukiwanie nowych rynków zbytu, osobiste kontaktowanie się z zarządem spółki w Szwajcarii, a także wyjazdy do innych zagranicznych oddziałów firmy "B".

Pracownik Firmy ma w umowie o pracę zawarte postanowienia, że za czas przebywania w podroży służbowej krajowej i zagranicznej przysługuje mu pełen zwrot poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych faktur i rachunków oraz innych dokumentów, np. paragonów za przejazdy autostradą lub parkingi.

Zdarzyć się może, że pracownik będący w jednej delegacji wypełnia swoje obowiązki pracownicze na terenie wielu państw i trudno będzie określić państwo docelowe tej delegacji. Wydatki poniesione w czasie delegacji na zakwaterowanie i wyżywienie czasami mogą być wyższe od limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Również pracownik będący w podróży służbowej na terenie Polski poniesie wydatki na wyżywienie wyższe od kwoty diety przysługującej na terenie kraju. Spółka zatrudniać będzie także przedstawicieli handlowych, którzy także będą mieli zapisane w umowie o pracę pełen zwrot wydatków poniesionych w trakcie przebywania w podróży służbowej na podstawie przedłożonych przez nich faktur i rachunków. Wydatki, których kwota będzie w rażący sposób przekraczała przeciętne ceny stosowane w hotelach lub restauracjach nie będą akceptowane przez Spółkę. Również wydatki ponoszone przez pracowników na zakup napojów alkoholowych nie będą im zwracane.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Czy nadwyżka poniesionych wydatków ponad limity określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2006 r. będzie dla Spółki kosztem uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez pracowników z tytułu odbywania przez nich podróży służbowych ponad limity będą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodu, ponieważ zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, iż podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów).

Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo - skutkowy. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy i wywiązywaniem się przez niego z obowiązków nałożonych innymi przepisami prawa, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z treścią powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem Wnioskodawca winien dysponować stosownymi dowodami, iż zaliczenie określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów było zasadne i celowe.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie będą jednak mogły być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe np. diety oraz inne należności związane z podróżą.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tyt. podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia źródła) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony, to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży zagranicznej bądź krajowej, m.in. za nocleg i wyżywienie, nawet w sytuacji, gdy przekracza on limity wynikające z odrębnych przepisów.

Należy również zauważyć, iż w katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca nie wymienia wskazanych wyżej wydatków.

Reasumując, poniesione przez pracowników koszty zakwaterowania i wyżywienia z tytułu zagranicznych bądź krajowych podróży służbowych ponad limity określone w odrębnych przepisach mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy w tym miejscu podkreślić, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" zdefiniowane w art. 77^{5 §} 1 ustawy - Kodeks pracy oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Interpretacja dotyczy opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie informuje się, że wniosek Spółki w zakresie opisu zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych, został rozpatrzony odrębną interpretacją wydaną w dniu 25 października 2010 r. nr ILPB1/415-862/10-4/AMN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.