ILPB3/423-57/10-3/AO

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 4 stycznia 2010 r. (data wpływu 11 stycznia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację posiedzeń Rady Nadzorczej - jest prawidłowe.

W dniu 11 stycznia 2010 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony w dniu 31 marca 2010 r. - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację posiedzeń Rady Nadzorczej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Organem nadzorującym działalność Spółki jest Rada Nadzorcza, w skład której wchodzą powołani imiennie uchwałą Członkowie Rady Nadzorczej.

Na terenie Spółki lub w innym miejscu organizacji (np. w sali wynajętej w hotelu, centrum konferencyjnym itp.) odbywają się posiedzenia, na których omawiane są sprawy związane z bieżącą działalnością Spółki, podejmowane uchwały, zatwierdzane sprawozdania itp.

W posiedzeniach mogą brać udział również Członkowie Zarządu, protokolant oraz inni uczestnicy zaproszeni w zależności od rodzaju omawianego na posiedzeniu problemu.

Na organizację posiedzeń Spółka ponosi wydatki: kawa, herbata, woda, soki i inne napoje niealkoholowe, cukier, śmietanka do kawy, cytryna do herbaty, syrop malinowy do herbaty, mleko, ciastka, paluszki, owoce, cukierki, czekoladki, kanapki oraz usługi cateringowe, gastronomiczne.

Ponadto, w przypadku, gdy spotkanie odbywa się poza siedzibą zakładu, Spółka ponosi koszty wynajmu sali na posiedzenie rady, niekiedy koszty wypożyczenia projektora, celem prezentacji materiałów dot. omawianych na radzie kwestii.

Spółka, z uwagi na jej międzynarodowy charakter, ponosi również koszty zapewnienia niezbędnych materiałów do omówienia w trakcie posiedzeń rady, w szczególności koszty tłumaczenia materiałów dot. spraw związanych z bieżącą działalnością i funkcjonowaniem Spółki, jak również koszty wysyłki różnego typu materiałów, sprawozdań, raportów, uchwał rady itp.

W uzupełnieniu wniosku Spółka wskazała, iż przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej są wydatki ponoszone przez Spółkę na organizację posiedzeń Rady Nadzorczej, w tym koszty na zapewnienie materiałów, sprawozdań, raportów, uchwał rady itp. na posiedzenia (w szczególności koszty wysyłki, wydrukowania, kopiowania i inne koszty zapewnienia niezbędnych materiałów do omówienia w trakcie posiedzeń rady, jak koszty tłumaczenia materiałów dot. spraw związanych z bieżącą działalnością i funkcjonowaniem Spółki z uwagi na międzynarodowy charakter Spółki), koszty wynajmu sali w hotelu, centrum konferencyjnym itp. na posiedzenia rady, koszty wypożyczenia projektora, celem prezentacji materiałów dot. omawianych na radzie kwestii (jeżeli posiedzenie Rady Nadzorczej ma miejsce poza siedzibą Spółki), koszty wydatków takich jak: kawa, herbata, woda, soki i inne napoje niealkoholowe, cukier, śmietanka do kawy, cytryna do herbaty, syrop malinowy do herbaty, mleko, ciastka, paluszki, owoce, cukierki, czekoladki, kanapki oraz usługi cateringowe, gastronomiczne, celem zapewnienia drobnego poczęstunku, co stanowi zwyczajowo przyjęte zachowanie przedsiębiorstw na tego typu posiedzeniach.

W posiedzeniach Rady Nadzorczej biorą udział członkowie Rady Nadzorczej. w posiedzeniach mogą brać udział również Członkowie Zarządu, protokólant oraz inni uczestnicy zaproszeni w zależności od rodzaju omawianego na posiedzeniu problemu, przy czym przez pojęcie "inni uczestnicy" Spółka rozumie w szczególności udziałowców Spółki, a także konsultantów, doradców, audytorów lub innych wysokiej klasy specjalistów w danej dziedzinie, zaproszonych na posiedzenie, celem przedstawienia określonego problemu, jeżeli problem taki wymaga wysoko wyspecjalizowanej wiedzy.

W posiedzeniach Rady Nadzorczej nie biorą udziału kontrahenci Spółki.

Zdaniem Spółki - co zostało wskazane w stanowisku Spółki zawartym we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej - wyżej wymienione wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ związane są z bieżącą działalnością Spółki. Nie noszą one znamion reprezentacji (okazałości, wystawności) i nie są ponoszone na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych lub organów stanowiących osób prawnych, tylko służą prawidłowemu funkcjonowaniu Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy ponoszone przez Spółkę koszty na organizację posiedzeń Rady Nadzorczej, w tym koszty na zapewnienie materiałów na posiedzenia (w szczególności koszty wysyłki, tłumaczenia itp.), stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki.

Zdaniem Wnioskodawcy, poniesione koszty wymienione w opisie stanu faktycznego stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ związane są z bieżącą działalnością Spółki. Nie noszą one znamion reprezentacji (okazałości, wystawności) i nie są ponoszone na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych lub organów stanowiących osób prawnych, tylko służą prawidłowemu funkcjonowaniu Spółki.

Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygnatura lLPB3/423-594/09-5/AO z dnia 27 października 2009 r., w myśl której: " (...) podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie bądź zachowanie źródła przychodów".

Jak stanowi organ w ww. interpretacji indywidualnej " (...) należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, do katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową.

Przez reprezentację rozumie się "wystawność życia, okazałość, zwłaszcza w chęci popisania się przed kimś" - Mały Słownik Języka Polskiego pod redakcją Elżbiety Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 1999).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika lub ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Ponadto, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji (...)".

Jak wspomniano w opisie stanu faktycznego, na terenie Spółki lub w innym miejscu organizacji (np. w sali wynajętej w hotelu, centrum konferencyjnym itp.) odbywają się posiedzenia, na których omawiane są sprawy związane z bieżącą działalnością Spółki, podejmowane uchwały, zatwierdzane sprawozdania itp.

W posiedzeniach mogą brać udział również Członkowie Zarządu, protokolant oraz inni uczestnicy zaproszeni w zależności od rodzaju omawianego na posiedzeniu problemu.

Na organizację posiedzeń Spółka ponosi wydatki: kawa, herbata, woda, soki i inne napoje niealkoholowe, cukier, śmietanka do kawy, cytryna do herbaty, syrop malinowy do herbaty, mleko, ciastka, paluszki, owoce, cukierki, czekoladki, kanapki oraz usługi cateringowe, gastronomiczne.

Wydatki te, zdaniem Spółki, pod żadnym względem nie wiążą się z okazałością i wystawnością. Stanowią zwyczajowo przyjęte zachowanie przedsiębiorstw na tego typu posiedzeniach.

Ponadto, w przypadku, gdy spotkanie odbywa się poza siedzibą zakładu, Spółka ponosi koszty wynajmu sali na posiedzenie rady, koszty wypożyczenia projektora, celem prezentacji materiałów dot. omawianych na radzie kwestii, inne koszty zapewnienia niezbędnych materiałów do omówienia w trakcie posiedzeń rady, w szczególności koszty tłumaczenia materiałów dot. spraw związanych z bieżącą działalnością i funkcjonowaniem Spółki (z uwagi na międzynarodowy charakter Spółki), jak również koszty wysyłki różnego typu materiałów, sprawozdań, raportów, uchwał rady itp.

Zdaniem Spółki, koszty te są celowe i racjonalne, gdyż służą umożliwieniu obrad rady, a ponadto nie są ponoszone na rzecz członków Rady Nadzorczej, ale są ponoszone w celu zapewnienia prawidłowego i efektywnego przebiegu obrad rady, a więc służą prawidłowemu funkcjonowaniu Spółki.

W związku z tym, zdaniem Spółki, ww. wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów, jako że:

* nie posiadają charakteru reprezentacyjnego, a więc tym samym nie podlegają ograniczeniom w zakresie zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów (w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), oraz

* "z racji swego przeznaczenia i charakteru" nie spełniają przesłanki, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 38a cyt. ustawy, gdyż nie są ponoszone na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, tylko służą prawidłowemu funkcjonowaniu Spółki, co jest zgodne ze stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, wyrażonym w powoływanej wyżej interpretacji indywidualnej, sygnatura lLPB3/423-594/09-5/AO z dnia 27 października 2009 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie bądź zachowanie źródła przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, do katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "wystawność życia, okazałość, zwłaszcza w chęci popisania się przed kimś" - Mały Słownik Języka Polskiego pod redakcją Elżbiety Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 1999).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika lub ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

Ponadto, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka ponosi wydatki na organizację posiedzeń Rady Nadzorczej, w tym koszty na zapewnienie materiałów, sprawozdań, raportów, uchwał rady itp. na posiedzenia, koszty wynajmu sali w hotelu, centrum konferencyjnym itp. na posiedzenia rady, koszty wypożyczenia projektora, celem prezentacji materiałów dot. omawianych na radzie kwestii (jeżeli posiedzenie Rady Nadzorczej ma miejsce poza siedzibą Spółki), koszty wydatków takich jak: kawa, herbata, woda, soki i inne napoje niealkoholowe, cukier, śmietanka do kawy, cytryna do herbaty, syrop malinowy do herbaty, mleko, ciastka, paluszki, owoce, cukierki, czekoladki, kanapki oraz usługi cateringowe, gastronomiczne, celem zapewnienia drobnego poczęstunku, co stanowi zwyczajowo przyjęte zachowanie przedsiębiorstw na tego typu posiedzeniach.

W posiedzeniach Rady Nadzorczej biorą udział członkowie Rady Nadzorczej. w posiedzeniach mogą brać udział również Członkowie Zarządu, protokólant oraz inni uczestnicy zaproszeni w zależności od rodzaju omawianego na posiedzeniu problemu, przy czym przez pojęcie "inni uczestnicy", Spółka rozumie w szczególności udziałowców Spółki, a także konsultantów, doradców, audytorów lub innych wysokiej klasy specjalistów w danej dziedzinie, zaproszonych na posiedzenie celem przedstawienia określonego problemu, jeżeli problem taki wymaga wysoko wyspecjalizowanej wiedzy. w posiedzeniach Rady Nadzorczej nie biorą udziału kontrahenci Spółki.

W związku z powyższym, wydatki poniesione na organizację posiedzeń Rady Nadzorczej, w których nie uczestniczą kontrahenci nie posiadają charakteru reprezentacyjnego, a więc nie podlegają ograniczeniom w zakresie zaliczenia ich do kosztów, wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. z racji swojego przeznaczenia i charakteru opisane powyżej wydatki nie spełniają również przesłanek, o których stanowi art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a cyt. ustawy. Wydatki te nie mają bowiem charakteru osobowego. Związane są natomiast z funkcjonowaniem jednego z obligatoryjnych organów Spółki.

Reasumując, poniesione przez Spółkę wydatki na organizację posiedzeń Rady Nadzorczej, w tym na zapewnienie materiałów na posiedzenia (w szczególności koszty wysyłki, tłumaczenia itp.), stanowią koszty uzyskania przychodów, stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanej przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnej, tut. Organ informuje, że została ona wydana w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.