ILPB3/423-359/08-2/KS - Kwoty zwracane pracownikom na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów za przejazd środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 10 czerwca 2008 r. (data wpływu 13 czerwca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

W dniu 13 czerwca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący opis zdarzenia przyszłego.

Przedsiębiorstwo B. E. jest spółką akcyjną, podatnikiem podatku od towarów i usług prowadzącą pełną rachunkowość. Spółka nie jest jednostką państwowej ani samorządowej jednostki sfery budżetowej. Wnioskodawca wykonuje roboty budowlano - montażowe w zakresie energetyki i telekomunikacji na terenie całej Polski.

W związku z powyższym, Spółka wypłaca pracownikom należności za czas podróży służbowej odbywanej na terenie kraju. W chwili obecnej, obowiązujący w Przedsiębiorstwie regulamin wynagradzania oraz umowy o pracę nie zawierają dodatkowych postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. Pracownikowi przysługują więc należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, zwanego dalej Rozporządzeniem (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Obecnie rozliczanie należności z tytułu wyjazdu służbowego następuje na podstawie przedłożonego przez pracownika druku "polecenie wyjazdu służbowego" wraz z rachunkami (biletami) po formalnym i merytorycznym zatwierdzeniu przez osobę do tego upoważnioną.

Na podstawie zebranych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu podróży służbowej pracownika Spółka zalicza ww. wydatek do kosztów uzyskania przychodu.

W celu mniej uciążliwego dla pracowników sposobu rozliczania, w stosunku do tych, które wynikają z przepisów ww. Rozporządzenia, głównie dodanego z dniem 1 stycznia 2007 r. § 8a ust. 3, w myśl którego pracownicy zobowiązani są do załączania do rozliczenia kosztów podróży służbowej dokumentów potwierdzających wydatki, Spółka na podstawie art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy zamierza określić w regulaminie wynagradzania własne zasady wypłaty należności za czas podróży służbowej pracownika na obszarze kraju. Uregulowania te, korzystniejsze od tych zawartych w ww. Rozporządzeniu zwalniałyby pracowników z obligatoryjnego dokumentowania wydatków podróży służbowej - przejazdów (biletami PKP, PKS).

Za przejazd środkami komunikacji publicznej Spółka zwracałaby faktycznie poniesiony koszt wynikający z rachunków (biletów), a w przypadku ich braku według aktualnie stosowanych cen przez PKP lub PKS.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy kwoty zwracane pracownikom na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów za przejazd środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości ceny biletu PKP lub PKS, w przypadku jego braku, będą kosztem uzyskania przychodu dla Spółki, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Wydatki związane ze świadczoną przez pracownika pracą, spełniają warunki do uznania tego wydatku jako kosztu poniesionego w celu osiągnięcia przychodu.

Zdaniem Spółki, jeżeli osoba upoważniona w zakładzie pracy potwierdza fakt odbycia przez pracownika podróży służbowej, to zwrot kosztów tej podróży należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Ustalenia, zgodne z przepisami Kodeksu pracy warunków wypłacania należności za czas podróży służbowej, określone w regulaminie wynagradzania są odmienne od zawartych w Rozporządzeniu zasad, tj. na podstawie druku "polecenie wyjazdu służbowego" rozliczanego przez delegowanego pracownika i zatwierdzonego do wypłaty według aktualnie obowiązującego cennika PKP lub PKS, bez obowiązku załączania biletów, są wystarczające do uznania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Zdaniem Wnioskodawcy, poza biletami istnieją inne dowody potwierdzające odbycie podróży służbowej przez pracownika. Zaliczyć do nich można np. potwierdzenie podpisem odbycia podróży służbowej przez upoważnionego pracownika, faktury za nocleg i inne dokumenty świadczące o wykonaniu zadania (zlecenia, protokoły robót budowlano - montażowych).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Kosztami uzyskania przychodu są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, należy zatem ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu - w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. W związku z tym, kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim.

W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych brak jest przepisów dotyczących udokumentowania wydatków. Pośrednio kwestię tą reguluje art. 9 ust. 1 ww. ustawy, który zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań, co do sposobu dokumentowania transakcji w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz wysokości należnego podatku za dany rok podatkowy.

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż na podstawie art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy zamierza określić w regulaminie wynagradzania zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju swoim pracownikom. Obecnie rozliczanie należności z tytułu wyjazdu służbowego następuje na podstawie przedłożonego przez pracownika druku "polecenie wyjazdu służbowego" wraz z rachunkami (biletami) po formalnym i merytorycznym zatwierdzeniu przez osobę do tego upoważnioną. Na podstawie zebranych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu podróży służbowej pracownika Spółka zalicza ww. wydatek do kosztów uzyskania przychodu.

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia "podróży służbowej". Pojęcie to należy do zakresu prawa pracy - art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - zgodnie z którym podróżą służbową pracownika jest wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z zawartej umowy o pracę, w celu wykonywania zadań służbowych.

Jak wynika z treści przepisu art. 77⁵ § 2 ww. kodeksu pracownikom z tytułu odbywanej podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów z tytułu:

Wysokość zwrotu kosztów przejazdu zależy od rodzaju środka transportu jakim podróżuje pracownik i obejmuje cenę biletu określonego środka transportu.

Pracodawca może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki zwrócone pracownikom w wysokości ceny biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, właściwego do odbycia podróży służbowej. Natomiast kwotę tę należy wykazać na dowodzie wewnętrznym zwanym rozliczeniem podróży służbowej.

Generalnie, w ocenie tut. Organu, świadczenia na rzecz pracowników są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy niezależnie od tego, czy podstawą ich wypłaty jest Kodeks Pracy, wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze, układ zbiorowy pracy czy też regulamin pracy, chyba, że przepisy w sposób wyraźny taką możliwość ograniczają lub wyłączają.

W związku z powyższym, kwoty zwracane pracownikom na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów za przejazd środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości ceny biletu, a w przypadku jego braku według aktualnie stosowanych cen przez PKP lub PKS z załączonym dowodem wewnętrznym zwanym "rozliczeniem podróży służbowej" będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.