ILPB3/423-244/14-2/PR - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu opłat za przejazd płatnymi autostradami oraz opłat parkingowych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej przedstawione we wniosku z 13 maja 2014 r. (data wpływu 22 maja 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest nieprawidłowe.

W dniu 22 maja 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka A S.A. (dalej: A, Spółka) jest wielooddziałowym podmiotem gospodarczym, będącym polskim podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług, rozliczającym się w podatku dochodowym od osób prawnych na podstawie prowadzonych ksiąg handlowych. Spółka powstała w roku 1991 r., natomiast w styczniu roku 2014 połączyła się ze spółką B S.A. (w trybie połączenia przez przejęcie - spółką przejmującą było A). Obecnie 100% akcji Spółki posiada C S.A.

Spółka jest znaczącym na rynku krajowym dostawcą soli przeznaczonej do zimowego utrzymania dróg oraz największym odbiorcą złomu miedzi w Polsce. Jest także właścicielem najnowocześniejszego w Europie Terminalu (...), uruchomionego w Porcie (...). Oprócz powyższego A prowadzi także działalność w tych obszarach, w których do stycznia 2014 prowadziła ją spółka B, a więc w zakresie produkcji związków renu (wykorzystywanych w technice lotniczej), kruszyw drogowych, odzysku surowców z wymurówek z pieców hutniczych oraz przetwarzania elektroodpadów.

Ze względu na fakt, iż przeważająca część przychodów Spółki generowana jest w wyniku prowadzonej działalności w zakresie handlu - kluczowe dla ich uzyskania oraz zabezpieczenia jest posiadanie skutecznej strategii komunikacji z rynkiem. Cel ten realizowany jest m.in. przez handlowców spółki, którzy osobiście nawiązują kontakt z klientami, podejmując wszelkie niezbędne działania zmierzające do podpisania korzystnych dla A umów.

Klientami spółki (będącymi zarówno dostawcami jak i odbiorcami) są podmioty zlokalizowane na terenie całego kraju, a także - za granicą. Prowadzenie negocjacji w ich siedzibach wiąże się z koniecznością odbywania podróży służbowych, m.in. samochodami prywatnymi pracowników Spółki.

Spółka zwraca pracownikom koszty związane z eksploatacją samochodów w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 1271 z późn. zm.) wydanym na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 z późn. zm.).

W związku z faktem, iż oprócz kosztów bezpośrednio związanych z użytkowaniem pojazdu (takich jak paliwo) pracownik ponosi koszty:

* opłat za przejazdy autostradami,

* opłacenia postoju w związku z brakiem bezpłatnych parkingów w pobliżu siedzib kontrahentów,

intencją Spółki jest zwracanie pracownikom wydatków z tym związanych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku dokonania przez Spółkę zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w czasie podróży służbowej własnym środkiem transportu z tytułu opłat za przejazd płatnymi odcinkami autostrady oraz opłat parkingowych - kwota ta będzie kosztem uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Na podstawie powyższej definicji w doktrynie (Podatek dochodowy od osób prawnych - Komentarz. red. M. Wilk i in. wyd. LEX 2012) wskazuje się, że dany wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeśli spełnia łącznie następujące przesłanki:

* został faktycznie poniesiony,

* jego poniesienie nastąpiło w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

* nie znajduje się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszt, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie ze stanem faktycznym opisanym we wniosku, Spółka nie dysponuje dostatecznie rozbudowaną flotą samochodową - co powoduje, iż pracownicy Spółki w niektórych przypadkach odbywają podróże służbowe wykorzystując do tego celu swoje prywatne samochody. Szczegółowe zasady odnoszenia w ciężar kosztów wydatków związanych z ich użytkowaniem - zawierają m.in. przepisy art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ww. ustawy.

I tak, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

Jak stanowi natomiast art. 16 ust. 1 pkt 51 wspomnianej ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zważywszy na fakt, iż:

* wydatki związane z używaniem samochodów prywatnych pracowników dla potrzeb pracodawcy - mają na celu podpisanie korzystnych dla A umów, służą tym samym zachowaniu oraz zabezpieczeniu źródeł przychodów,

* w obu ww. przepisach (a więc w art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) zawierających wskazanie wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, ustawodawca posługuje się pojęciami "wydatków (...) z tytułu używania przez nich samochodów" oraz "z tytułu kosztów używania (...) samochodów",

kluczowe dla rozstrzygnięcia sprawy jest przede wszystkim ustalenie, czy opłaty za przejazd autostradą oraz opłacenie parkingu - to wydatki z tytułu kosztów używania samochodów. Jeśli tak - to nie będą one w opisanym stanie faktycznym stanowić dla Spółki kosztu uzyskania przychodu, jeśli nie - będą one kosztem podatkowym.

Spółka prezentuje przy tym stanowisko, że opłaty te nie są sensu stricte kosztami używania samochodów, limitowanymi cyt. wyżej przepisami. Za stanowiskiem tym przemawia następująca argumentacja:

* Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz innych regulacji prawa podatkowego, ustawodawca nie definiuje pojęcia "kosztów używania" i dlatego w pierwszej kolejności należy odwołać się do reguł języka polskiego. Według Słownika języka polskiego: "użyć, używać" oznacza "zastosować coś jako środek, narzędzie", "zrobić z czegoś użytek" (Słownik języka polskiego PWN, red. Lidia Drabik, Elżbieta Sobol, Warszawa 2007. Wydawnictwo Naukowe PWN). Słownikowa definicja pojęcia "używać" wyraźnie eksponuje czynnik aktywności, który jest jej zasadniczym elementem. Pojęcie "używanie" powinno być odczytywane i rozumiane w kontekście przeznaczenia danego używanego przedmiotu. Skoro samochód osobowy jest co do zasady przedmiotem przeznaczonym wyłącznie do poruszania się, to używać samochód w działalności gospodarczej znaczy tyle samo co poruszać się nim lub przemieszczać nim coś. Zatem do wydatków z tytułu używania wynajmowanych samochodów należy zaliczyć wydatki bezpośrednio wynikające z samego faktu robienia z niego użytku, w szczególności - koszty paliwa, filtrów, uzupełnienia lub wymiany olejów i innych płynów eksploatacyjnych, koszty części zamiennych. Są one zarazem objęte limitem, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Natomiast wydatki na korzystanie z autostrad oraz opłacanie miejsc parkingowych - nie są w opinii Spółki kosztami użytkowania samochodu, lecz kosztem używania autostrady lub też parkingu. Gdyby więc ustawodawca chciał wykluczyć je z kosztów uzyskania przychodów - wskazałby je wprost. Natomiast podejście polegające na wykluczeniu ich z kosztów podatkowych - byłoby de facto stosowaniem wykładni rozszerzającej, skutkującej zwiększeniem zobowiązań podatkowych (niezgodnym w opinii Spółki z art. 217 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej).

* W opinii Spółki zamiarem ustawodawcy było ustanowienie w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ww. ustawy limitu ograniczającego odnoszenie w ciężar kosztów podatkowych tych wydatków związanych sensu stricte z używaniem pojazdów, które wynikają wprost z przejechanej przez pojazd odległości i poniesionych w związku z tą odległością kosztów. Świadczy o tym art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który uszczegóławia art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 w zakresie obowiązujących zasad dokumentowania przebiegu pojazdu. Kluczową rolę odgrywają tu elementy takie jak data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów przejazdu. Używanie pojazdu jest zatem rozumiane przez ustawodawcę tylko i wyłącznie jako fizyczne przemieszczenia nim osób lub towarów i tylko koszty ponoszone z takim używaniem samochodu, tj. napędzaniem samochodu i zużywaniem go w trakcie jazdy, są objęte dyspozycją tego przepisu. Koszty związane z opłatą za autostradę lub parking - są tylko pośrednio lub wcale związane z odległością przejechaną przez samochód. W szczególności - przejazdy autostradą, w zależności od odcinka - są płatne lub też nie. Natomiast opłaty za same parkingi - w ogóle nie mają związku z odległością przejechaną przez pojazd.

* Zwrócić należy uwagę, że art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie limitu stawki za 1 km przebiegu - odwołuje się do odrębnych przepisów, w tym przypadku rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271), wydanego na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 z późn. zm.). Przepis ten wyraźnie stanowi, iż w Rozporządzeniu Minister określa warunki ustalania wysokości zwrotu kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit przejechanych kilometrów. Jak wiadomo - są to parametry, które bezpośrednio przekładają się na koszty związane z eksploatacją pojazdu, niejako je warunkując. Natomiast koszty opłat parkingowych, przejazdu przez autostrady itp. - są niezależną kategorią, w przypadku której nie istnieje bezpośrednia relacja pomiędzy ilością przejechanych kilometrów a ich wysokością.

* O fakcie nieuznawania przez ustawodawcę wydatków związanych z korzystaniem z autostrady czy też parkingu do wskazanych w ww. przepisach "wydatków z tytułu kosztów używania samochodów" świadczy także treść rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 z późn. zm.), które to przepisy również są "odrębnymi przepisami", o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W szczególności - w rozporządzeniu tym ustawodawca rozróżnia zwrot kosztu przejazdów (wskazując go w § 2 pkt 2 lit. a od kosztu innych niezbędnych udokumentowanych wydatków (wskazując je w § 2 pkt 2 lit. d). Mówiąc o tych pierwszych stwierdza, iż pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (w § 3 pkt 4). Jeśli zaś chodzi o "inne niezbędne udokumentowane wydatki", to ustawodawca wskazuje je jako odrębną kategorię (w § 4 pkt 1 i 2), wskazując ponadto, że są to przykładowo: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania itp.

* Przyjęcie interpretacji, zgodnie z którą opłaty za przejazd autostradą i parkingi ponoszone przez pracowników w związku z używaniem przez nich samochodów prywatnych do celów służbowych - nie będą stanowić kosztu pracodawcy - prowadzić będzie w praktyce do sytuacji, w której instytucja ta może stać się martwa. Pracodawcy nie będą bowiem refundować pracownikom wydatków wyższych niż te, które stanowią dla nich koszt podatkowy. Nie będą one jednak pokrywać rzeczywiście poniesionych przez pracownika kosztów w czasie podróży służbowej. Przykładowo - koszt przejazdu autostradą na trasie P-K (w obie strony) to 64 zł. Szacunkowy koszt samego paliwa (odległość 2 x 105 km) to ok. 85 zł (przy założeniu, że zużycie paliwa wyniesie 7,5I/100 km i cenie paliwa na poziomie ok. 5,4 zł/l). Ewentualne koszty parkingu (w centrach miast - wynoszące często 5-7 zł/1h) dać mogą kolejne 20-25 zł. Razem więc uzyskamy kwotę ok. 175 zł, czyli tyle, ile wynosi wartość wyliczona za pomocą tzw. kilometrówki (175,52 zł = 0,8358 zł x 210). Z rachunku powyższego wynika więc, że wszelkie pozostałe koszty związane z używaniem pojazdu (a więc koszty jego zużycia, materiałów jezdnych takich jak płyny, oleje itp.) o ile nie zostaną sfinansowane przez pracodawcę - będą de facto przerzucone na pracownika. Powyższe sprzeczne więc będzie (kiedy spojrzymy na to z perspektywy pracownika wykorzystującego własny pojazd do celów pracodawcy) z wykładnią gospodarczą, opierającą się na założeniu, ze każdy działa w sposób racjonalny gospodarczo, dążąc do osiągnięcia zysków a nie strat.

* Sytuacja, w której (jak opisano wyżej) pracodawcy nie będą refundować pracownikom wydatków wyższych niż te, które stanowią dla nich koszt podatkowy - będzie również prowadzić do sytuacji, w której nierówno traktowani będą ci pracownicy, którzy odbyli podróż służbową o określonej długości po autostradzie i ci, którzy trasę o tej samej ilości kilometrów przejechali drogami, za które nie są pobierane opłaty. Dla obu bowiem, na podstawie przedłożonej delegacji zostanie wypłacona ta sama kwota pieniężna, podczas gdy koszt faktycznie poniesiony będzie w obu przypadkach różny.

Podsumowując, przedstawiona powyżej argumentacja, w opinii Spółki, świadczy o tym, że opłaty za przejazd autostradą oraz opłacenie parkingu nie są kosztami używania samochodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a tym samym - nie mają do nich zastosowania ograniczenia w zakresie odnoszenia ich w ciężar kosztów podatkowych, o których mowa w powyższych przepisach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą jednak zostać uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Podsumowując, kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka zwraca pracownikom koszty związane z eksploatacją ich prywatnych samochodów w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 1271 z późn. zm.) wydanym na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 z późn. zm.). W związku z faktem, że oprócz kosztów bezpośrednio związanych z użytkowaniem pojazdu (takich jak paliwo) pracownik ponosi koszty:

* opłat za przejazdy autostradami,

* opłacenia postoju w związku z brakiem bezpłatnych parkingów w pobliżu siedzib kontrahentów,

intencją Spółki jest zwracanie pracownikom wydatków z tym związanych.

W tym miejscu należy stwierdzić, że wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niebędących własnością podatnika.

Ograniczenie wynika wprost z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ww. ustawy).

Ww. przepis ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych ze zwrotem pracownikom kosztów użytkowania samochodów osobowych na potrzeby pracodawcy. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu tych wydatków, wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu i stawki za jeden kilometr. Zaliczenie ww. wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest ponadto uwarunkowane prowadzeniem przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu.

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z jego treścią, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z powyższego przepisu wynika więc, że warunkiem zaliczenia wydatków z tytułu kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak tej ewidencji lub też jej prowadzenie w sposób nie spełniający ww. wymogów powoduje, iż wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, pomimo że wydatki te spełniają przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przedstawionym opisie sprawy, w celu dokonania prawidłowej kwalifikacji ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów kluczowe znaczenie ma ustalenie co mieści się w zakresie pojęcia "koszty używania" samochodu.

W związku z tym, iż ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia "wydatków z tytułu używania" odwołać należy się do Słownika Języka Polskiego, w którym przez wydatek należy rozumieć "sumę, która ma być wydana albo sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (zob. Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, str. 1200, 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przytoczony wyżej przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych limituje podatkowe rozliczenie wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby podatnika. Ustawodawca pojęciem "używania samochodów" objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu, a nie tylko wskazywane przez Spółkę koszty bezpośrednio związane z użytkowaniem pojazdu (takie jak np. paliwo). Koszty używania pojazdu są bowiem pojęciem znacznie szerszym niż eksploatacja pojazdu (Wyrok WSA w Gliwicach z dnia 24 października 2012 r. sygn. akt I SA/Gl 289/12). Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zaliczać niewątpliwie należy wszystkie wydatki eksploatacyjne odnoszące się do samochodu jak również inne koszty używania samochodu ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej, a więc również wskazane we wniosku wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi.

Skoro wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej, to podatnik będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu.

Opłata za autostradę czy parking wiąże się nierozerwalnie z używaniem samochodu, a zatem objęta jest limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie może być zaliczona do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Podsumowując, Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki z tytułu opłat za przejazd płatnymi autostradami oraz opłat parkingowych, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w granicach wynikającego z niej limitu (art. 16 ust. 1 pkt 30 w zw. z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.