ILPB3/423-196/10-13/AP

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, reprezentowanej przez Pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 26 lutego 2010 r. (data wpływu 1 marca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizacją spotkań biznesowych:

* w części dotyczącej wydatków na posiłki podczas spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracjach - jest nieprawidłowe,

* w części dotyczącej wydatków na zapewnienie kontrahentom zakwaterowania i dojazdu - jest nieprawidłowe,

* w części dotyczącej wydatków na posiłki podczas spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie Spółki oraz w siedzibie klienta - jest prawidłowe,

* w części dotyczącej wydatków na rezerwację pojedynczych stolików w restauracjach - jest nieprawidłowe,

* w części dotyczącej wydatków na wynajęcie sprzętu multimedialnego - jest prawidłowe,

* w części dotyczącej wydatków na zapewnienie przedstawicielom Spółki zakwaterowania i dojazdu - jest prawidłowe,

* w części dotyczącej wydatków na zakup gadżetów reklamowych i drobnych upominków z logo firmy dla klientów - jest prawidłowe.

W dniu 1 marca 2010 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony pismami z dnia 7 kwietnia 2010 r., 4 maja 2010 r., 26 maja 2010 r. oraz 28 maja 2010 r. - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizacją spotkań biznesowych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży wysokiej jakości narzędzi i wyrobów metalowych.

Zatrudnia Ona przedstawicieli handlowych, którzy spotykają się bezpośrednio z kontrahentami i potencjalnymi klientami. Ze względu na bardzo zindywidualizowane potrzeby kontrahentów co do wymagań technicznych narzędzi, wśród dystrybutorów i nabywców sprzętu o wysokim standardzie i jakości, utrwaliła się praktyka omawiania wszelkich warunków handlowych na indywidualnych spotkaniach. Spotkania takie odbywają się zarówno w siedzibie Spółki, jak również w restauracjach lub w siedzibie klienta.

Konieczność organizowania spotkań poza siedzibą Spółki wynika ze specyfiki działalności handlowej. Zgodnie z przyjętą w tym segmencie rynku praktyką, spotkania takie najczęściej odbywają się w restauracjach. w przypadku, gdy wolą klienta jest spotkanie na terenie jego firmy, spotkania odbywają się w jego siedzibie.

Podczas spotkań prezentowana jest oferta Spółki, omawiane są warunki handlowe, warunki udzielenia gwarancji na dostarczane przez Spółkę wyroby, zakres i warunki serwisu urządzeń. Koszty spożycia posiłku podczas spotkania obciążają w całości Spółkę. Spółka pragnie wskazać, iż ponoszenie w takich sytuacjach kosztów przez podmiot, który pragnie sprzedać swoje wyroby, jest ogólnie przyjętą i akceptowalną normą w działalności handlowej.

Spółka pragnie podkreślić, iż aby posiłki spożywane w trakcie spotkań z kontrahentami nie miały charakteru wystawności i okazałości, Spółka przygotowała i wdrożyła określone zasady organizacji spotkań z kontrahentami. Dania zamawiane w trakcie takich spotkań pochodzą z menu restauracji - nie są przygotowywane "na specjalne, indywidualne życzenie" kontrahenta lub pochodzą z ofert firm cateringowych - w przypadku spotkań w miejscu siedziby Spółki lub kontrahenta. Ponadto, Spółka ustanowiła limit wydatków ponoszonych na jednego uczestnika spotkania w wysokości 100 zł netto za osobę. Taki limit wydatków, dostosowany do obecnego poziomu cen, gwarantuje, iż spotkania z klientami mają zwyczajowo przyjęty charakter i na pewno można w takim przypadku mówić o braku wystawności i okazałości.

Z treści pisma z dnia 7 kwietnia 2010 r., stanowiącego uzupełnienie wniosku, wynika, iż przedmiotem interpretacji mają być także inne wydatki ponoszone przez Spółkę z tytułu spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki, w restauracjach oraz w siedzibie klienta. Spółka wskazała, iż do innych wydatków można zaliczyć opłaty związane z wynajmem sal konferencyjnych, restauracji oraz sprzętu multimedialnego, wydatki na gadżety reklamowe, a także drobne upominki z logo firmy, wydatki związane z zakwaterowaniem i dojazdem kontrahentów oraz przedstawicieli Spółki.

Ponadto, pismem z dnia 4 maja 2010 r. Wnioskodawca doprecyzował stan faktyczny o kolejne informacje, mianowicie wskazał, iż wydatki ponoszone przez Spółkę z tytułu wynajmu sal konferencyjnych, restauracji i sprzętu multimedialnego są związane z organizacją spotkań z kontrahentami, podczas których negocjowane są warunki współpracy handlowej, warunki udzielanych przez Spółkę gwarancji i serwisu na Jej wyroby. Gadżety reklamowe oraz drobne upominki udostępniane kontrahentom, biorącym udział w spotkaniach, mają niską wartość jednostkową i przygotowywane są dla wszystkich klientów Spółki, z którymi nawiązywana jest współpraca. w przypadku kontrahentów, mających siedzibę w różnych lokalizacjach kraju, występuje czasami konieczność zagwarantowania dla nich noclegu, czy też dojazdu do miejsca spotkania z przedstawicielami handlowymi Spółki. Zapewnienie klientom odpowiedniego zakwaterowania, noclegu oraz dojazdu ma na celu umożliwienie sprawnego i dogodnego dla nich przebiegu spotkań i negocjacji handlowych. Dobra organizacja spotkań biznesowych, zarówno pod względem logistycznym ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego przebiegu negocjacji handlowych i nawiązania dalszej współpracy. w konsekwencji, przekłada się to na wzrost sprzedaży i przychodów Spółki. Taka sama sytuacja występuje w przypadku, gdy to przedstawiciele handlowi Spółki muszą dojechać do swoich kontrahentów.

Pismem z dnia 26 maja 2010 r. Spółka poinformowała, iż spotkania z kontrahentami odbywają się zazwyczaj indywidualnie, bardzo sporadycznie w większych grupach. z reguły przedstawiciele handlowi realizują swoje zadania, tj. spotkania biznesowe z klientami w ciągu 8 godzinnego dnia pracy, zatem dieta im nie przysługuje. w przypadkach, gdy zadanie jest zaplanowane na więcej niż jeden dzień i spotkania handlowe przebiegają na większym obszarze kraju, to Spółka zwraca pracownikowi koszty noclegu i pożywienia. Spółka nie wynajmuje sal na spotkania handlowe z kontrahentami, wyjątkiem są szkolenia organizowane dla pracowników. Czasami dokonuje natomiast rezerwacji pojedynczych stolików w restauracjach. Sprzęt multimedialny, który Spółka wykorzystuje podczas spotkań z klientami, służący przedstawieniu oferty handlowej Spółki, to projektory rzadziej monitory wielkoformatowe.

Z kolei w pismach z dnia 28 maja 2010 r. Wnioskodawca wskazał, iż w przypadkach, gdy zadanie jest zaplanowane na więcej niż jeden dzień i spotkania handlowe przebiegają na większym obszarze kraju, to Spółka zwraca pracownikowi koszty noclegu oraz przyznaje dietę. Przedstawiciele handlowi Spółki wyjeżdżając na spotkania handlowe z kontrahentami z reguły używają samochodów służbowych udostępnianych przez Spółkę. Bardzo sporadycznie zdarzają się sytuacje, w których pracownicy korzystają z taksówek - wówczas koszty takiego przejazdu są im zwracane.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki na spotkania z kontrahentami, w tym na zakup posiłków, ponoszone zgodnie z powyższymi zasadami, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Zdaniem Wnioskodawcy, takie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki. Na potwierdzenie swojego stanowiska Spółka pragnie przytoczyć poniższe argumenty.

Wydatki na posiłek z kontrahentem a związek z przychodem Spółki.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. w art. 15 ust. 1 wskazuje, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków enumeratywnie wskazanych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przytoczona regulacja wskazuje, iż wszelkie wydatki, jeżeli wiążą się bezpośrednio lub pośrednio z działalnością prowadzoną przez podatnika, które mogły mieć wpływ na powstanie przychodu oraz nie zostały przez ustawodawcę wskazane jako niestanowiące kosztów podatkowych, uznawane są za koszty uzyskania przychodów. Jak trafnie wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 11 sierpnia 2004 r. (sygn. akt i SA/Bk 159/04), "kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty w szerokim tego wyrażenia prawnego znaczeniu, a więc obok nakładów bezpośrednich również pośrednie nakłady, straty, wydatki niezbędne, które trzeba ponieść w relacji do któregoś z elementów nakładów bezpośrednich. Takie rozumienie kosztów uzyskania przychodu oparte jest na ich istocie ekonomicznej i dominuje w większości współczesnych ustawodawstw podatkowych".

W świetle powyższych uwag, należy zatem uznać, iż wydatki na zakup posiłków w restauracji lub od firm cateringowych dla uczestników spotkań biznesowych pozostają w pośrednim związku z przychodem uzyskiwanym przez Spółkę. Od pomyślnych negocjacji i rozmów podczas takich spotkań zależy bowiem ilość sprzedanych przez Spółkę produktów, co bezpośrednio przekłada się na wysokość osiągniętego przez Spółkę przychodu.

Spółka pragnie podkreślić również, iż kultura zachowania oraz dobry zwyczaj nakazują dokonanie zapłaty za posiłek osoby, którą zaprasza się do restauracji lub którą zaprasza się na organizowane przez siebie spotkanie. Trudno bowiem żądać od kontrahenta, aby ten sam regulował swój rachunek za posiłek, jeżeli przybył on do restauracji wyłącznie na wyraźne zaproszenie Spółki. Ponadto, żądanie takie miałoby bardzo negatywne skutki, jeśli chodzi o postrzeganie Spółki na rynku, co w efekcie doprowadziłoby do spadku sprzedaży i przychodów. Postępowanie takie jest ogólnie przyjętą i akceptowalną normą w działalności handlowej.

Spółka pragnie także wskazać, iż zarówno spotkania w restauracji, jak i w siedzibie Spółki bądź kontrahenta, mają wyłącznie charakter biznesowy i dyskutowane są podczas nich sprawy dotyczące indywidualnych warunków handlowych dystrybucji sprzętu oferowanego przez Spółkę. w spotkaniach takich uczestniczy wyłącznie przedstawiciel handlowy Spółki oraz reprezentant (reprezentanci) kontrahenta.

Wydatki na posiłki z kontrahentem a reprezentacja.

Ustawodawca wskazał, iż dla uzyskania możliwości zaliczenia określonego wydatku do kosztów podatkowych nie wystarczy wykazanie związku poniesienia danego wydatku z przychodem podatnika. Konieczne jest także niewystępowanie danej kategorii wydatku w katalogu kosztów, które zostały przez ustawodawcę wskazane jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, znalazł się zapis, iż wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji pojęcia reprezentacji. Ze względu jednak na długi czas funkcjonowania tego pojęcia w rzeczywistości podatkowej, doktryna, jak i praktyka podatkowa, wytyczyła kierunek jego interpretacji.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, dokonując interpretacji pojęcia reprezentacja (interpretacja indywidualna z dnia 27 sierpnia 2009 r. sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM), powołał się na jego słownikowe znaczenie i wskazał, iż: "przez reprezentację rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną".

Natomiast Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 30 czerwca 2009 r. (sygn. akt III SA/Wa 249/09) zauważył słusznie, iż: "reprezentacja definiowana jest jako okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną (...), reprezentacja jest kreowaniem pozytywnego wizerunku firmy (...). Można też rozumieć to pojęcie funkcjonalnie, tzn. jako wszelkie działania podatnika mające na celu jego odpowiednie reprezentowanie, rozumiane jako okazałość, wystawność w funkcjonowaniu podatnika, związaną z pozycją, jaką podatnik zajmuje jako podmiot gospodarczy".

W świetle zatem powyższych rozważań, nie będą mogły stanowić kosztu podatkowego wydatki m.in. na zakup posiłków, które charakteryzują się wystawnością, okazałością i mają na celu pokazanie przepychu i luksusu.

Spółka pragnie wskazać, iż posiłki, które spożywane są przez kontrahentów podczas spotkań biznesowych nie mają znamion wystawności czy okazałości. Są to dania zamawiane z menu restauracji lub z menu firm cateringowych. Nie są one przygotowywane na specjalne życzenie kontrahenta. Głównym celem spotkań jest omówienie spraw biznesowych - warunków zamówień określonego towaru, przedstawienie aktualnej oferty handlowej dostosowanej do indywidualnych potrzeb kontrahenta. Posiłek ma znaczenie drugorzędne. Zapraszając kontrahenta do restauracji, zamiarem Spółki nie jest pokazanie przepychu i zaprezentowanie wizerunku firmy w jak najlepszym świetle. Świadczy o tym także fakt, iż spotkania w restauracjach odbywają się nie z grupą klientów w celu promocji marki firmy, ale wyłącznie indywidualnie z poszczególnymi kontrahentami, aby uzgadniać szczegółowe, indywidualne warunki współpracy handlowej. Taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku spotkań w siedzibie Spółki lub w siedzibie kontrahenta.

Ponadto, brak reprezentacyjnego charakteru spotkań podkreśla również wybór rodzaju lokali gastronomicznych, w których odbywają się spotkania. Restauracje wybierane przez Spółkę nie należą do lokali z tzw. "górnej półki". Lokale, w których odbywają się spotkania, często dobierane są w taki sposób, by wyznaczony limit wydatków (100 zł) nie został przekroczony, co przy obecnych cenach rynkowych nie pozwala na wybór lokali z tzw. "górnej półki". Wybór firm cateringowych opiera się na podobnych zasadach.

Spółka pragnie podkreślić, iż wydatki ponoszone na lunche, obiady i kolacje z kontrahentami są ograniczone poprzez przyjęty przez Spółkę limit w wysokości 100 zł na osobę. Limit wyznaczony przez Spółkę nie przekracza zwyczajowo przyjętych norm i z pewnością nie można uznać, iż limit taki pozwala na zapewnienie spotkaniom z klientami wytwornego, okazałego charakteru tych spotkań. Przeciwnie, zastosowanie przez Spółkę ograniczeń w wydatkach na posiłek przeznaczany dla kontrahenta wskazuje na brak przepychu i wyniosłości oraz czysto biznesowy charakter tych spotkań, związany bezpośrednio z ustalaniem warunków handlowych, a nie tworzeniem wizerunku firmy. Zatem, brak jest znamion reprezentacji, na którą to wydatki nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Podobne stanowisko przyjmują organy podatkowe. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji o sygn. ILPB3/423-433/09-2/KS z dnia 2 września 2009 r. uznał, iż: "wydatki ponoszone przez Spółkę na poczęstunek serwowany w trakcie spotkań z kontrahentami w postaci ciastek, czekoladek i innych słodyczy, kanapek, kawy, herbaty, cukru, śmietanki, soków i wody mineralnej oraz posiłków w lokalach gastronomicznych bądź catering w miejscu spotkania w sytuacji, gdy koszt na jedną osobę nie przekracza 100 zł netto, tj. stanowiących zwyczajowy poczęstunek kontrahentów i należących do powszechnie obowiązujących kanonów kultury, nie mających charakteru okazałości - będą kosztem uzyskanie przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (...)".

Specyfika branży, w której działa Spółka, zmusza Ją do tego, aby Ta swoją ofertę handlową przygotowywała indywidualnie dla potrzeb poszczególnych kontrahentów. Najskuteczniejszym, z punktu widzenia ekonomicznego, sposobem na zaprezentowanie takiej indywidualnej oferty oraz przeprowadzenie negocjacji biznesowych jest indywidualne spotkanie z klientem. Taki proces pozwala nie tylko na intensyfikację wolumenu sprzedaży produktów Spółki, ale także pozwala jak najlepiej sprostać oczekiwaniom indywidualnego klienta.

Ponadto, Spółka pragnie także wskazać, iż niedopuszczalna jest taka interpretacja art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, która nakazywałaby wyłączenie z kosztów wszelkich wydatków na gastronomię, bez znaczenia, czy mają one charakter reprezentacji, czy też są tej cechy pozbawione. Analiza niniejszej regulacji wyraźnie wskazuje, iż intencją ustawodawcy było wyłączenie z kosztów podatkowych wyłącznie tych wydatków na gastronomię, które charakteryzuje przepych, okazałość i wystawność.

W sytuacji zatem, gdy podatnik ponosi wydatki na gastronomię, która pozbawiona jest elementu luksusu i wystawności, może zaliczyć je do kosztów podatkowych.

Takie stanowisko zyskało akceptację Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, który w wyroku z dnia 12 czerwca 2008 r. (sygn. akt III SA/Wa 157/08) wskazał, iż: "wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny".

Spółka pragnie podkreślić, iż nieuprawnionym byłoby twierdzenie, jakoby zwyczajna kolacja w restauracjach o zwykłym standardzie nosi znamiona przepychu i okazałości. z kolei spotkania w siedzibie Spółki lub firmy klienta, organizowane przy pomocy firm cateringowych, zarówno z uwagi na miejsce, jak i ograniczoną ofertę i niższy standard przygotowywanych posiłków, również pozbawione są wykwintnego i wyniosłego charakteru. Dodatkową gwarancją dla braku wystawności, przepychu tych posiłków jest limit wydatków, jaki Spółka wprowadziła, tj. 100 zł na jedną osobę. Należy nadmienić, iż zapraszanie kontrahentów na spotkania biznesowe do restauracji jest niejako utartym zwyczajem w branży. Nie można takim spotkaniom przypisać znamion reprezentacji. Nie są one bowiem organizowane w celu prezentacji wizerunku firmy.

Głównym celem, w jakim spotkania te są organizowane, jest indywidualne omówienie potrzeb konkretnego klienta, ustalenie zakresu zamówienia i ewentualnie dalszych warunków współpracy. Fakt, iż takim spotkaniom towarzyszy wspólny posiłek, za który zapłaci Spółka, nie przesądza o reprezentacyjnym ich charakterze.

Podsumowanie.

Spółka pragnie podtrzymać wyrażone na wstępie niniejszego wniosku stanowisko, jakoby wydatki ponoszone przez Nią na posiłki z kontrahentami mogą być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych. w pierwszej kolejności Spółka zaznacza, iż taki wydatek jest związany z osiąganymi przez Spółkę przychodami. To właśnie dzięki organizacji takich indywidualnych spotkań, na których omawiane są indywidualnie z każdym klientem (obecnym i potencjalnym) konkretne warunki współpracy handlowej, osiąga Ona wymierne korzyści ekonomiczne w postaci przychodów podatkowych.

Ponadto, co istotne, Spółka nie organizuje spotkań w restauracjach, siedzibie Spółki lub kontrahenta tylko i wyłącznie w celu spożycia wystawnego posiłku, który sprawi, iż kontrahent będzie pozytywnie postrzegał markę firmy. Posiłek spożywany podczas spotkań biznesowych jest zamawiany z menu danej restauracji lub firmy cateringowej i nie wyróżnia się niczym od posiłków, które mogą zamówić inni klienci. Ponadto, Spółka stosuje limit kwotowy dotyczący wydatków na posiłek jednej osoby w wysokości 100 zł, co uniemożliwia przypisanie tym posiłkom wykwintnego i okazałego charakteru. Tym samym, w opinii Spółki, nie można uznać za słuszne twierdzenia, iż każde zaproszenie kontrahenta do restauracji, to wydatek reprezentacyjny. Taka praktyka w relacjach biznesowych w obecnych czasach nie jest niczym nadzwyczajnym.

Rację ma Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, wskazując w interpretacji indywidualnej z dnia 27 sierpnia 2009 r. (sygn. lPPB5/4240-24/09-2/AM), iż: "zaproszenia kontrahenta na kawę, "zwykły" lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest "okazały" ani "wykwintny", bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością. Tym samym brak podstaw aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wyłączające je z kosztów uzyskania przychodów".

W piśmie z dnia 7 kwietnia 2010 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku, Spółka wskazała, iż w Jej opinii, inne wydatki ponoszone z tytułu spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki, restauracjach oraz w siedzibie klienta stanowią koszt podatkowy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki te pozostają w pośrednim związku z przychodem uzyskiwanym przez Spółkę. Sprawny przebieg rozmów i negocjacji handlowych podczas odpowiednio zorganizowanych spotkań przekłada się następnie na ilość sprzedanych produktów, a w konsekwencji na zwiększone przychody Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za:

* nieprawidłowe - w części dotyczącej wydatków na posiłki podczas spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracjach,

* nieprawidłowe - w części dotyczącej wydatków na zapewnienie kontrahentom zakwaterowania i dojazdu,

* prawidłowe - w części dotyczącej wydatków na posiłki podczas spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie Spółki oraz w siedzibie klienta,

* nieprawidłowe - w części dotyczącej wydatków na rezerwację pojedynczych stolików w restauracjach,

* prawidłowe - w części dotyczącej wydatków na wynajęcie sprzętu multimedialnego,

* prawidłowe - w części dotyczącej wydatków na zapewnienie przedstawicielom Spółki zakwaterowania i dojazdu,

* prawidłowe - w części dotyczącej wydatków na zakup gadżetów reklamowych i drobnych upominków z logo firmy dla klientów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przepis ten oznacza, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Z zastrzeżenia art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że są wydatki, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą. Katalog takich wydatków zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przepis ten, w pkt 28, stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wskazana wyżej regulacja nie określa zamkniętego katalogu wydatków, o czym świadczy zwrot "w szczególności".

Ustawodawca wprowadził jedynie wyliczenie przykładowe, a mianowicie odwołał się w szczególności do wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholu.

Konsekwencją takiego zapisu jest wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków na reprezentację.

Wobec braku legalnej definicji pojęcia reprezentacja, za celowe należy uznać odwołanie się do jej wykładni językowej.

Reprezentacja oznacza "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc powyższą definicję na grunt działalności gospodarczej, należy przyjąć, że reprezentacja to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, czy wręczanie upominków.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Z kolei reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego. Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż przedstawiciele handlowi Spółki odbywają indywidualne spotkania z kontrahentami i potencjalnymi klientami zarówno w siedzibie Spółki, jak również w restauracjach lub w siedzibie klienta. Podczas takich spotkań przedstawiona jest oferta Spółki, omawiane są warunki handlowe, warunki udzielenia gwarancji na dostarczane przez Spółkę wyroby oraz zakres i warunki serwisu urządzeń.

Dania zamawiane w trakcie takich spotkań pochodzą z menu restauracji lub firm cateringowych - jeżeli spotkania odbywają się w miejscu siedziby Spółki lub kontrahenta. Spółka wskazuje, iż w celu uniemożliwienia przypisania tym posiłkom wykwintnego i okazałego charakteru, ustanowiony został limit wydatków ponoszonych na te posiłki w wysokości 100 zł netto na osobę. Należy również wskazać, że koszty spożycia posiłku podczas spotkań obciążają w całości Spółkę.

Ponadto, Spółka ponosi inne wydatki, poza kosztami na zakup posiłków podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki, w restauracjach oraz w siedzibie klienta, mianowicie opłaty związane z rezerwacją pojedynczych stolików w restauracjach oraz wynajmem sprzętu multimedialnego, wydatki na gadżety reklamowe, a także drobne upominki z logo firmy oraz wydatki związane z dojazdem i zakwaterowaniem kontrahentów oraz przedstawicieli Spółki.

W świetle powyższych wyjaśnień stwierdzić należy, iż wszystkie poniesione przez Spółkę wydatki na organizację spotkań biznesowych z kontrahentami i potencjalnymi klientami niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, dzięki współpracy z ich uczestnikami.

Wydatki te spełniają zatem podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednakże, dokonując oceny charakteru wydatków związanych z organizacją przedmiotowych spotkań należy również rozstrzygnąć, czy poszczególne ich elementy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, wynika, iż wydatki, które Wnioskodawca ponosi na poczęstunek kontrahentów w trakcie spotkań odbywających się w lokalach gastronomicznych oraz na ich dojazd i zakwaterowanie wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zwyczajowo spotkania biznesowe w lokalach gastronomicznych odbywają się, by stworzyć dobry klimat dla rozmów i wywrzeć dobre wrażenie na kliencie, za którego koszty posiłku płaci Spółka, zainteresowana np. przyjęciem Jej oferty. Również zapewnienie kontrahentom dojazdu i zakwaterowania wpływa na lepsze postrzeganie przez nich Wnioskodawcy.

Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że kultura zachowania oraz dobry zwyczaj nakazują dokonanie zapłaty za posiłek osoby, którą Spółka zaprasza do restauracji, a zapewnienie klientom odpowiedniego zakwaterowania, noclegu oraz dojazdu ma na celu umożliwienie sprawnego i dogodnego przebiegu spotkań i negocjacji handlowych nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji, tym bardziej, że sam Wnioskodawca nie negował reprezentacyjnego charakteru podejmowanych przez Niego działań wskazując m.in., że

* spotkania z kontrahentami w restauracjach są zgodne z przyjętą w tym segmencie rynku praktyką,

* żądanie od kontrahenta, aby ten sam regulował swój rachunek za posiłek, jeżeli przybył on do restauracji wyłącznie na wyraźne zaproszenie Spółki miałoby bardzo negatywne skutki, jeśli chodzi o postrzeganie Spółki na rynku oraz

* dobra organizacja spotkań biznesowych, zarówno pod względem logistycznym ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego przebiegu negocjacji handlowych i nawiązania dalszej współpracy.

Ponadto, należy zaznaczyć, iż wybór restauracji nie należących do lokali "z górnej półki" oraz przyjęcie przez Spółkę limitu wydatków na zakup posiłków w kwocie nie większej niż 100 zł netto na osobę, nie gwarantuje, iż posiłki te nie będą nosiły znamion okazałości, wystawności, tj. reprezentacji. Wskazać bowiem należy, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy, czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Fakt prowadzenia rozmów biznesowych w restauracji, tj. w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze służy pozytywnym relacjom handlowym. Wybór miejsca poza siedzibą Spółki jest autonomicznym wyborem i wiąże się ze stosowaną taktyką sprzedaży. Zapraszając potencjalnego kontrahenta do restauracji, przedstawiciel handlowy Spółki poświęca mu swoją uwagę, goszcząc go w imieniu Spółki.

W związku z powyższym, wydatki, które Spółka ponosi na posiłki serwowane podczas spotkań z kontrahentami w lokalach gastronomicznych, a także wydatki na ich dojazd i zakwaterowanie są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim kreowanie pozytywnego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu. Również wydatki na rezerwację stolików w restauracjach jako nierozerwalnie związane z organizacją spotkań w restauracjach stanowią koszty reprezentacji. Aby spotkania w restauracjach mogły się odbyć, Spółka czasami musi ponieść koszty przedmiotowych rezerwacji. Za "reprezentację" bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Z kolei wydatki na posiłki podawane gościom podczas spotkań w Jej siedzibie oraz w siedzibie klienta, nie noszą znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak jeśli stanowią zwyczajowy poczęstunek kontrahentów i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury (nie mają charakteru wystawności i okazałości), nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przedmiotowe wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Odnosząc się natomiast do wydatków dotyczących eksploatacji samochodów służbowych, wykorzystywanych w sposób opisany we wniosku należy stwierdzić, iż będą one co do zasady kosztami podatkowymi. Należy jednak zastrzec, że ustawodawca wyłączył określone koszty związane z użytkowaniem samochodów przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych z kategorii kosztów podatkowych.

Zgodnie z treścią art. 16 ust. 1 pkt 49 omawianej ustawy, nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów między innymi składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 EURO, przeliczona na złote według kursu średniego EURO ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Kosztem podatkowym Spółki nie będą również odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywane według zasad określonych w art. 16a-16m, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 EURO przeliczonej na złote według kursu średniego EURO ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania tego samochodu spółce do używania (art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Ponadto, w sytuacji, gdyby samochody, o których mowa w stanie faktycznym nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się strat powstałych w wyniku ich utraty lub likwidacji oraz kosztów ich remontów powypadkowych (art. 16 ust. 1 pkt 50 tej ustawy).

Podsumowując, w sytuacji, gdy samochód służbowy jest wykorzystywany w związku z działalnością gospodarczą Spółki, kosztem uzyskania przychodów Spółki są koszty związane z jego eksploatacją w części, w jakiej nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych na mocy art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tym miejscu wskazać należy, iż kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, równego rodzaju świadczenia dodatkowe np. diety oraz inne należności związane z podróżą.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tyt. podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży, a więc zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub faktycznie poniesionych.

W rozpatrywanej kwestii, należy również wskazać na przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), z których wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. w świetle art. 775 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Powyższe oznacza, iż kwota wypłaconych należności (diety, zwrot kosztów noclegu oraz sporadycznie zwrot kosztów przejazdu taksówkami) na rzecz przedstawicieli Spółki, będących Jej pracownikami - z tytułu odbywanych przez nich podróży służbowych - stanowi dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów.

Jednocześnie nadmienia się, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" należy do zakresu prawa pracy - art. 775 § 1 Kodeksu pracy, co w konsekwencji skutkuje faktem, iż ocenie przez tutejszy Organ nie podlega kwestia dotycząca obowiązku czy zasadności wypłacania przez Spółkę diet i innych należności za czas podróży służbowych.

Reasumując, wydatki związane z rezerwacją pojedynczych stolików na spotkania biznesowe z kontrahentami w restauracjach i zakupem posiłków w restauracjach, a także na dojazd i zakwaterowanie kontrahentów nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki, pomimo ich związku z przychodem (bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów), gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast wydatki ponoszone przez Spółkę na zakup posiłków serwowanych podczas spotkań handlowych z kontrahentami w Jej siedzibie oraz w siedzibie klienta, nie mające znamion reprezentacji, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Również koszty przedmiotowych spotkań biznesowych, obejmujące wydatki na: wynajęcie sprzętu multimedialnego, zakup gadżetów reklamowych i drobnych upominków o niskiej wartości jednostkowej opatrzonych logo Wnioskodawcy, rozdawanych uczestnikom spotkań oraz wypłacenie należności (diety, zwrot kosztów noclegu oraz sporadycznie zwrot kosztów przejazdu taksówkami) pracownikom Spółki z tytułu odbywanych przez nich podróży służbowych będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Powyższe działania są ściśle związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Ponadto, co istotne, wydatki te nie zostały wymienione w enumeratywnym katalogu wydatków, które nie są uważane za koszty uzyskania przychodów, określonym w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Z kolei wydatki związane z eksploatacją samochodów osobowych wykorzystywanych przez pracowników Spółki, aby dojechać na spotkania z kontrahentami i klientami są kosztami uzyskania przychodów w części, w jakiej nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych na mocy art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie dodaje się, iż tutejszy Organ udzielił pisemnej interpretacji co do sposobu zastosowania prawa podatkowego tylko i wyłącznie w kwestii zadanego pytania, gdyż nie jest uprawniony do wykraczania poza jego zakres.

Tut. Organ informuje, iż powołane w treści wniosku orzeczenia sądów administracyjnych oraz organów podatkowych nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego tezy badanych rozstrzygnięć nie mają zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie stanu faktycznego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.