ILPB3/423-1150/09-4/KS

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, reprezentowanej przez pełnomocnika przedstawione we wniosku z dnia 14 grudnia 2009 r. (data wpływu 16 grudnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez przedstawiciela handlowego zatrudnionego na umowę o pracę - jest prawidłowe.

W dniu 16 grudnia 2009 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony pismem z dnia 5 lutego 2010 r. (data wpływu 8 lutego 2010 r.) - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez przedstawiciela handlowego zatrudnionego na umowę o pracę.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego.

Spółka zajmuje się hurtową sprzedażą nasion. W celu bezpośredniego dotarcia do klientów rozproszonych po całej Polsce, Spółka zatrudnia handlowców. W związku z realizacją ww. celu, każdy z pracowników zobowiązany jest do osobistych wyjazdów do klientów, jak i do poszukiwania nowych rynków zbytu dla produktów Spółki. W tym celu, pracownicy odbywają w każdym miesiącu wiele spotkań z (i) obecnymi klientami w celu np. zaoferowania nowej gamy produktów bądź negocjowaniu istniejących warunków zawartych umów, bądź (ii) z potencjalnymi klientami w celu rozszerzenia rynku zbytu dla produktów Spółki.

Każdy z handlowców zatrudniony jest na umowę o pracę. Miejscem pracy określonym w umowie o pracę będzie, w zależności od danej osoby, obszar jednego bądź kilku województw.

W celu realizacji ww. zadań na rzecz swojego pracodawcy, handlowcy będą przemieszczać się w ramach swojego miejsca pracy, ponosząc liczne koszty np. koszty przejazdów (paliwo), koszty zakwaterowania (hotele), koszty posiłków.

Spółka będzie zwracać pracownikom wszystkie poniesione przez nich koszty, zgodnie z przedstawionymi rachunkami / fakturami, bądź będzie udzielać pracownikom zaliczek na pokrycie tych kosztów.

W związku z powyższym, Spółka nie będzie traktowała ww. wyjazdów jako podróż służbowa handlowców.

Pismem z dnia 5 lutego 2010 r. Spółka doprecyzowała, iż samochody z których korzystają pracownicy (handlowcy) stanowią składnik majątku Spółki. Pracownicy nie korzystają w wykonywaniu obowiązków pracowniczych z samochodów prywatnych lecz służbowych. W umowie o pracę będzie figurował zapis, że Spółka będzie zwracać pracownikom wydatki takie jak: koszty przejazdu (paliwo), koszty zakwaterowania (hotele) oraz koszty posiłków. Posiłki, o których mowa w pytaniu dotyczą posiłków spożywanych przez pracowników, tj. lunche / obiady.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Czy zwrot kosztów poniesionych przez handlowca przy wykonywaniu zadań służbowych, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot kosztów poniesionych przez handlowców będzie stanowił dla Niego koszt uzyskania przychodów. Zgodnie z artykułem 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych: "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...)".

Niewątpliwie koszty poniesione przez Spółkę związane z pracą handlowców będą miały na celu zarówno osiągnięcie przychodu (wyjazd do potencjalnego klienta), jak również zachowanie lub zabezpieczenie źródeł przychodów (wyjazd do obecnego klienta w celu przedstawienia mu nowej oferty).

Działalność Spółki polega na zdobywaniu coraz to nowych klientów dla zbywania swoich towarów. Najefektywniejszym sposobem osiągnięcia tego celu jest bezpośredni kontakt z klientem poprzez pracę handlowców, którzy przedstawiają klientowi ofertę Spółki i zawierają z nimi umowy.

Co więcej, tego rodzaju koszty nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów - to wydatek racjonalnie i gospodarczo uzasadniony, pozostający w związku przyczynowo - skutkowym albo gospodarczym z przychodem z danego źródła lub źródłem przychodu.

Wskazać należy, iż ustawodawca posługując się zwrotem "koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu" przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika podporządkowanego osiągnięciu przychodów. Wykładnia gramatyczna użytego przez ustawodawcę pojęcia "koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu" oznacza, iż podatnik ma możliwość zaliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Zależność między poniesionymi w danym czasie kosztami, a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodu trzeba zatem rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Co więcej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwie udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...), przy czym odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 2 września 2009 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. Nr 152, poz. 1223).

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka prowadzi działalność polegającą na sprzedaży hurtowej nasion. Zatrudnia na podstawie umowy o pracę handlowców, których miejscem pracy jest obszar jednego bądź kilku województw. Osoby te zobowiązane będą do osobistych wyjazdów do klientów, jak i do poszukiwania nowych rynków zbytu dla produktów Spółki. W celu realizacji ww. zadań na rzecz Spółki, handlowcy będą przemieszczać się w ramach swojego miejsca pracy, ponosząc koszty tj. koszty przejazdów (paliwo), koszty zakwaterowania (hotele), koszty posiłków. Spółka będzie zwracać pracownikom wszystkie poniesione przez nich koszty, zgodnie z przedstawionymi rachunkami i fakturami, bądź będzie udzielać pracownikom zaliczek na pokrycie tych kosztów.

W świetle art. 77^{5 §} 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z powyższych przepisów wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej.

Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest wypłacić mu dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów. Zatem w przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tychże należności.

Zatrudnieni w Spółce przedstawiciele handlowi w umowie o pracę mają wskazane miejsce wykonywania pracy obszar jednego bądź kilku województw. W ocenie Spółki, przedstawiciele handlowi wykonując swoje obowiązki nie będą w podróży służbowej. Wydatki dotyczące przejazdów (paliwo), zakwaterowania (hotele), koszty posiłków, Spółka będzie zwracać pracownikom na podstawie przedłożonych rachunków (faktur).

Wykonując swoje obowiązki pracownicy będą korzystać z samochodów służbowych, które stanowią składnik majątku Spółki.

Ponadto, w umowie o pracę pomiędzy Spółką a przedstawicielami handlowymi zawierać się będzie zapis, iż Spółka będzie zwracać pracownikom wydatki takie jak: koszty przejazdu (paliwo), koszty zakwaterowania (hotele) oraz koszty posiłków.

Wydatki, o których mowa w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego podlegają ocenie w aspekcie generalnych postanowień cytowanego art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. celowości, zasadności oraz potencjalnej możliwości przyczynienia się przedmiotowych wydatków do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wobec powyższego, rozpatrując zasadność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków Spółki takich jak koszty przejazdów (paliwa), zakwaterowania (hotele), posiłków pracowników należy mieć na uwadze przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Koszty związane z pracą handlowców będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, jak również w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Przedmiotowe wydatki nie zostały również wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zatem, wydatki te uznać należy za związane z uzyskiwanymi przychodami z prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej.

Reasumując, zwrot wydatków poniesionych przez handlowców w związku z wykonywanymi przez nich zadaniami służbowymi, po spełnieniu warunków wynikających z art. 15 ust. 1 w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, będzie stanowił koszty uzyskania przychodów Spółki.

Jednocześnie nadmienia się, iż wniosek Spółki w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych został rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną wydaną w dniu 12 marca 2010 r. nr ILPB1/415-1361/09-4/TW.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.