ILPB3/423-107/07-2/ŁM

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 31 sierpnia 2007 r. (data wpływu 14 września 2007 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztu uzyskania przychodów kosztów podróży Prezesa Zarządu - jest prawidłowe.

W dniu 14 września 2007 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztu uzyskania przychodów kosztów podróży Prezesa Zarządu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Prezes Zarządu będący jednoosobowym wspólnikiem Spółki z o.o. pełni funkcję na zasadzie powołania. Wynagrodzenie za pełnioną funkcję ustaliła Rada Nadzorcza. Z Prezesem Zarządu nie zawarto umowy o pracę ani umowy zlecenia, a wykonując swoje obowiązki poza siedzibą Spółki (Spółka na dzień dzisiejszy nie zatrudnia pracowników) korzysta z prywatnego samochodu, ponieważ Firma nie posiada środków transportu. W obecnie obowiązującym stanie prawnym brak jest regulacji wyznaczających zasady zwracania kosztów podróży innym osobom niż pracownikom. Decyzją Rady Nadzorczej ustalono, że zwrot kosztów podróży Prezesowi Zarządu będzie następował na zasadach obowiązujących pracowników. Przy wyjazdach służbowych poza siedzibę Spółki i korzystania z prywatnego samochodu Prezes Zarządu otrzymuje "Polecenie wyjazdu służbowego" - środek lokomocji - samochód prywatny. Po zakończeniu podróży, do rozliczenia delegacji służbowej, Prezes sporządza "ewidencję przebiegu", będącą podstawą zwrotu kosztów podróży. Kosztami podróży służbowych obciąża się koszty działalności Spółki, traktując je jako koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy zwracane na podstawie "Polecenia wyjazdu służbowego" koszty podróży Prezesa Zarządu są dla Spółki kosztem uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy sposób postępowania, przedstawiony we wniosku, jest prawidłowy. Spółka prowadzi sprawy na terenie kraju, które wymagają wyjazdów służbowych. Ponieważ sprawy wyjazdowe nadzoruje bezpośrednio Prezes Zarządu, używając do tego celu prywatnego samochodu, przysługuje mu zwrot kosztów z tytułu jego używania. Prezes wykonuje pracę tak jak pracownik, lecz ze względu na fakt, że jest jednoosobowym wspólnikiem i jednocześnie Prezesem Zarządu i brak jest elementu podporządkowania nie zawarto z nim umowy o pracę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Kwestie ewentualnego zwrotu kosztów podróży członków władz statutowych osoby prawnej niebędących jej pracownikami, należy rozpatrywać na tle przepisów szczególnych bądź postanowień regulaminów i statutów określających ich prawa i obowiązki. O ile postanowienia regulaminów i statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami, pozostających w związku z realizacją zadań osoby prawnej, to powinny one również określać zakres bądź warunki realizacji tych należności. Mogą one zatem postanawiać o wypłacie kosztów podróży służbowych na warunkach podobnych, jakie mają zastosowanie do podróży służbowych pracowników zatrudnionych w jednostkach państwowej lub samorządowej sfery budżetowej, określonych w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 77 ⁵ § 2 Kodeksu Pracy (tj. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) bądź ograniczyć zakres należności do zwrotu np. udokumentowanych kosztów przejazdu i ewentualnie noclegu według faktycznie poniesionych kosztów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Gramatyczna wykładnia tego przepisu prowadzi do wniosku, iż podatnik chcąc zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien przede wszystkim wykazać, że poniesiono je w celu uzyskania przychodu, czyli że pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem istnieje związek przyczynowo-skutkowy oraz udokumentować fakt ich poniesienia.

Zgodnie natomiast z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Przepis ten nie dotyczy jednak Prezesa Zarządu, gdyż w myśl art. 201 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) zarząd jest organem wykonawczym spółki, który prowadzi sprawy i reprezentuje ją na zewnątrz. Ponadto zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów. W myśl art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Z przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego wynika, że Prezes Zarządu nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub innej ww. umowy, ze Spółką łączy go natomiast stosunek organizacyjny, czyli pewna więź prawna, która powstaje na skutek powołania danej osoby do pełnienia funkcji zarządcy. W przypadku wspólnika będącego jednocześnie Prezesem Zarządu, który aktywnie uczestniczy w zarządzaniu Spółką, nie można też mówić o jednostronności świadczeń, gdyż chodzi o wydatki ponoszone bezpośrednio w związku z działalnością gospodarczą Spółki i w celu uzyskania przychodów. Biorąc zatem powyższe pod uwagę za koszty uzyskania przychodów mogą być uznane koszty związane z wyjazdami służbowymi Prezesa Zarządu, jeżeli mają bezpośredni związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, ponoszone są w celu uzyskania przychodów oraz udokumentowane są wymaganymi przez prawo dowodami.

Natomiast zwrot kosztów używania samochodu prywatnego przez wspólnika, jednocześnie Prezesa Zarządu, nie będącego pracownikiem będzie kosztem uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 51 ww. ustawy. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach określonych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję pojazdu.

Z treści wniosku wynika, że podstawę do zaliczenia przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży Prezesa Zarządu jest "Polecenie wyjazdu służbowego" oraz "ewidencja przebiegu pojazdu".

Sprawą zasadniczą dla rozstrzygnięcia wniosku jest udowodnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztów przez Prezesa Zarządu, które podlegają zwrotowi, a możliwością uzyskania przychodów przez Spółkę, czyli udowodnienia np. związku konkretnej podróży Prezesa Zarządu z przychodem Spółki. Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na Spółce.

Reasumując zwrot ww. wydatków będzie kosztem uzyskania przychodów pod warunkiem prawidłowego jego udokumentowania.

Biorąc powyższe pod uwagę należy zauważyć, iż tyt. organ w przedmiotowej interpretacji odnosi się tylko do zagadnień związanych z przepisami prawa podatkowego.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.