ILPB3/423-1051/09-3/MC - Wydatki na poczęstunek podczas spotkań służbowych a koszty uzyskania przychodów spółki.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 6 listopada 2009 r. (data wpływu 16 listopada 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek podawany podczas spotkań biznesowych organizowanych w restauracjach lub innych lokalach gastronomicznych - jest nieprawidłowe.

W dniu 16 listopada 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek podawany podczas:

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące stany faktyczne oraz opisy zdarzeń przyszłych.

Stan faktyczny i opis zdarzenia przyszłego Nr 1.

Wnioskodawca organizował i zamierza organizować w przyszłości konferencje i szkolenia przeznaczone dla kontrahentów kupujących od Spółki Jej wyroby oraz towary itp. wynajmując specjalnie do takich celów przystosowane lokale (sale konferencyjne, restauracje itp.). W czasie takich spotkań, prezentowane są najnowsze produkty Wnioskodawcy, ich właściwości, technologia ich wykorzystywania w budownictwie. W czasie trwania tych konferencji i szkoleń (odczyty i wykłady trwają co najmniej cztery godziny dziennie), goście częstowani są ciepłymi i zimnymi napojami bezalkoholowymi, ciastkami i drobnymi poczęstunkami, serwowanymi przez podmiot udostępniający salę lub podmiot trzeci świadczący usługi cateringowe. Poczęstunki serwowane podczas konferencji nie noszą znamion wytworności, są to np. czekolady, paluszki, ciastka, kanapki, kawa, herbata, napoje bezalkoholowe, woda oraz dwudaniowe ciepłe posiłki.

Stan faktyczny i opis zdarzenia przyszłego Nr 2.

Pracownicy Wnioskodawcy odbywali w przeszłości i będą odbywać spotkania ze swoimi partnerami biznesowymi poza siedzibą przedsiębiorstwa Wnioskodawcy lub jego kontrahenta. Mają (i będą miały) one miejsce w restauracjach lub w innych lokalach gastronomicznych. W ich trakcie, pracownicy Wnioskodawcy zamawiają na Jego koszt posiłki oraz gorące lub zimne napoje, niemające znamion wykwintności. Spotkania powyższe są każdorazowo związane z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i służą m.in. przedstawieniu oferty handlowej, negocjowaniu warunków umów itp.

Stan faktyczny i opis zdarzenia przyszłego Nr 3.

Pracownicy Wnioskodawcy zatrudnieni na stanowisku przedstawiciela handlowego pracują, co do zasady, poza siedzibą Wnioskodawcy, a do ich zadań należy przede wszystkim promowanie produktów Wnioskodawcy, spotykanie się z klientami oraz potencjalnymi klientami, koordynowanie sieci dystrybucyjnych na terenie całego kraju. Ze swoimi przełożonymi oraz współpracownikami spotykali się i będą się spotykać w różnych miejscowościach, z uwagi na specyfikę pracy najczęściej poza siedzibą firmy w celu omówienia strategii działania, rozdzielenia obowiązków dla poszczególnych przedstawicieli handlowych, wyjaśnienia zagadnień spornych i wątpliwości. Spotkania te miały (i będą miały) charakter wewnętrzny, tj. nie uczestniczą w nich klienci. Mają one miejsce najczęściej w restauracjach, zajazdach, gościńcach, barach, a w czasie ich trwania spożywane są napoje bezalkoholowe i ciepłe posiłki spożywane na koszt Wnioskodawcy.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie drugie dotyczące stanu faktycznego Nr 2.

Wniosek Spółki w zakresie pozostałych pytań został rozpatrzony odrębnymi interpretacjami, i tak:

Zdaniem Wnioskodawcy, o prawno - podatkowej kwalifikacji wydatków ponoszonych przez Podatnika w związku ze spotkaniami z kontrahentami nie może decydować miejsce, w którym takie spotkanie się odbywa, lecz cel takiego spotkania i rodzaj poczynionych przez Podatnika wydatków.

Jak wykazano powyżej, w świetle jednolitego stanowiska organów podatkowych, wydatki poczynione na poczęstunek - czy to w formie zakupu towarów żywnościowych, czy też zakupu kompleksowej usługi cateringowej - dla kontrahentów nie stanowią per se wydatków o charakterze reprezentacyjnym.

Aby wyłączyć je na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z kosztów uzyskania przychodów konieczne jest wykazanie, iż noszą one znamiona wytworności i okazałości.

Samo miejsce, w którym posiłek jest podawany i spożywany nie może mieć wpływu na przypisanie konkretnym wydatkom powyższych cech.

Podkreślić należy, że sam fakt spożywania posiłku w restauracji nie przesądza o reprezentacyjnym charakterze takiego wydatku. W powszechnym odczuciu społeczeństwa, zwłaszcza wśród przedsiębiorców, spożywanie posiłków w restauracji nie ma charakteru nadzwyczajnego i nie wiąże się co do zasady z jakąkolwiek okazałością czy wykwintnością. Przedmiotem takiego wydatku są bowiem, co do zasady, podobne usługi lub towary co w przypadku zamówienia usługi cateringowej do siedziby firmy. Dopiero ustalenie in casu, że określone danie z uwagi na swoją cenę i charakter w sposób istotny odbiega od powszechnie spożywanych posiłków, można by wywodzić, że nosi znamiona wykwintności i kwalifikować taki wydatek, jako poniesiony w związku z reprezentacją.

Podkreślić należy, że dla kwalifikacji danego wydatku, jako mającego charakter reprezentacyjny, niezwykle istotne jest określenie celu w jakim został on dokonany. W przypadku, gdy zaproszenie kontrahenta na obiad jest celem samym w sobie i służy zaimponowaniu mu czy też wywarciu dobrego wrażenia, niewątpliwie należałoby uznać, że wydatek taki spełnia wymogi określone w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie może być zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli jednak celem spotkania jest omówienie zasad współpracy, czy też inne zagadnienia bezpośrednio związane z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, a spożywany w czasie takiego spotkania posiłek ma charakter wyłącznie uboczny i wynika bardziej z potrzeb fizjologicznych (potrzeba zaspokojenia głodu i pragnienia istnieje niezależnie od tego czy spotkanie odbywa się w siedzibie firmy, czy poza nią) niż chęci zaimponowania drugiej stronie.

Na powyższą kwestię zwrócił uwagę Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 21 stycznia 2009 r. (sygn. akt III SA/Wa 1597/08), w którym uznał, że "jeśli okazanie wystawności, okazałości i wysokiego standardu nie jest celem samym w sobie, a jedynie środkiem do osiągnięcia celu reklamowego, to poniesiony wydatek nie może być uznany za wydatek o charakterze reprezentacyjnym".

Tym bardziej nie sposób uznać, aby wydatek poniesiony na posiłek w restauracji, zamówiony wyłącznie przy okazji spotkań biznesowych, miał charakter reprezentacyjny (por. także J. Pustuł, Glosa do wyroku WSA w Warszawie z dnia 21 stycznia 2009 r., Przegląd Orzecznictwa Podatkowego Nr 4/2009).

Żaden przepis prawa podatkowego nie uzasadnia dokonywania podatkowej kwalifikacji wydatku na cele gastronomiczne przez pryzmat miejsca gdzie ma miejsce konsumpcja. Powyższe stanowisko zostało w całości potwierdzone przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. (IPPB5/4240-24/09-2/AM), w której stwierdził, że "zaproszenie kontrahenta na kawę, "zwykły" lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest "okazały" ani "wykwintny", bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością".

W zaistniałym stanie rzeczy uznać należy, że wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w restauracji na posiłki i napoje w czasie spotkania biznesowego z partnerami handlowymi, jeśli tylko nie noszą znamion wykwintności i okazałości, stanowią dla Niego koszt uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego Nr 2 uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przepis ten oznacza, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Z zastrzeżenia art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że są wydatki, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą. Katalog takich wydatków zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przepis ten, w pkt 28, stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji reprezentacji. Zatem należy odwołać się do wykładni językowej tego pojęcia.

Reprezentacja oznacza "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc powyższą definicję na grunt działalności gospodarczej, należy przyjąć, że reprezentacja to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, czy wręczanie upominków.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że pracownicy Wnioskodawcy odbywali w przeszłości spotkania ze swoimi partnerami biznesowymi poza siedzibą przedsiębiorstwa Wnioskodawcy lub jego kontrahenta, tj. w restauracjach lub w innych lokalach gastronomicznych. W ich trakcie, pracownicy Wnioskodawcy zamawiają na Jego koszt posiłki oraz gorące lub zimne napoje, niemające znamion wykwintności. Spotkania powyższe są każdorazowo związane z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą służą m.in. przedstawieniu oferty handlowej, negocjowaniu warunków umów itp. Wnioskodawca podkreśla, że spotkania te są zwyczajowymi spotkaniami biznesowymi bez znamion wytworności i okazałości.

Odnosząc powyższe wyjaśnienia do przedstawionych we wniosku okoliczności, należy zauważyć, że podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie jest rozstrzygnięcie czy ponoszone przez Spółkę wydatki na zakup posiłków i napojów w restauracji, ukierunkowane są na reprezentowanie firmy, czy też mają na celu zachęcanie potencjalnych kontrahentów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z dotychczasowymi klientami oraz nabywania oferowanych usług czy towarów.

W ocenie tut. Organu, w kwestii dotyczącej wydatków Spółki na zakup w restauracjach posiłków i napojów dla dotychczasowych klientów lub potencjalnych kontrahentów mamy do czynienia z pierwszym z tych wyznaczników, gdyż trudno wykazać inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków. Pomimo tego, że w czasie spotkań z kontrahentami omawiane są różnorakie warunki współpracy, wątpliwości budzą miejsca takich spotkań, tj. lokale gastronomiczne. Spotkania biznesowe mogą być bowiem organizowane w każdym innym miejscu, zwłaszcza w siedzibach podmiotów gospodarczych.

W tym miejscu wskazać należy, iż zwyczajowo spotkania biznesowe w restauracjach odbywają się, by stworzyć dobry klimat dla rozmów i wywrzeć dobre wrażenie na dotychczasowym kliencie lub potencjalnym kontrahencie, za którego koszty posiłku płaci Spółka, zainteresowana np. przyjęciem Jej oferty.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na posiłki i napojów trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach, wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru wytworności lub okazałości, a jest to praktyka powszechnie stosowana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Ponadto, należy zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim kreowanie pozytywnego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu. Za "reprezentację" bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Reasumując, wydatki poniesione przez pracowników na posiłki i napoje w czasie spotkań z kontrahentami w restauracjach lub innych lokalach gastronomicznych mających ścisły związek z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki, pomimo ich związku z przychodem (bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów), gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W odniesieniu do powołanego przez Spółkę orzeczenia organu podatkowego oraz sądów administracyjnych stwierdzić należy, że rozstrzygnięcia te zapadły w indywidualnej sprawie konkretnego podatnika i w oparciu o przedstawiony przez niego stan faktyczny.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrowska 135, 90-434 Łódź, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.