ILPB3/423-10/11-2/GC

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółdzielni, przedstawione we wniosku z dnia 14 grudnia 2010 r. (data wpływu do Biura KIP w Lesznie 4 stycznia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie wydatków sekretariatu Spółdzielni, dotyczących spotkań z kontrahentami - jest prawidłowe.

W dniu 20 grudnia 2010 r. Spółdzielnia złożyła, do Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach - Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku Białej, wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie wydatków sekretariatu Spółdzielni, dotyczących spotkań z kontrahentami.

Pismem z dnia 30 grudnia 2010 r. nr IBPBI/2/423-1885/10/AP Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach - działając na podstawie art. 170 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa oraz stosownie do postanowień § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) - przekazał zgodnie z właściwością wniosek Spółdzielni do rozpatrzenia Dyrektorowi Izby Skarbowej w Poznaniu.

Wyjaśnić należy, iż z dniem 1 stycznia 2009 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2008 r. (Dz. U. z 2008 r. Nr 236, poz. 1632) zmieniające rozporządzenie w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Powyższa zmiana dotyczy podatników, posiadających miejsce zamieszkania lub siedzibę na terenie województwa łódzkiego, dla których od 1 stycznia 2009 r. interpretacje indywidualne w imieniu Ministra Finansów wydawane są przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu.

W analizowanym przypadku, właściwym miejscowo organem podatkowym do wydania pisemnej interpretacji od dnia 1 stycznia 2009 r. jest więc Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółdzielnia organizuje spotkania z kontrahentami. W czasie spotkań są omawiane różnego rodzaju sprawy biznesowe. Spotkania odbywają się w siedzibie Spółdzielni.

Podczas tych spotkań Spółdzielnia ponosi wydatki na zakup papieru toaletowego, ręczników papierowych, serwetek, szklanek, spodków, łyżeczek, chłodziarki, na potrzeby sekretariatu.

Wnioskodawca nadmienia, że w ramach świadczeń bhp, pracownicy Spółdzielni otrzymują herbatę, mydło i ręczniki. Zasady przyznawania ww. świadczeń bhp reguluje ściśle Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy Pracowników Spółdzielni.

Wnioskodawca zaznacza, że z ostrożności wydatki na zakup papieru toaletowego, ręczników papierowych, serwetek, szklanek, spodków, łyżeczek na potrzeby sekretariatu nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Jedynie wydatki, na zakup chłodziarki zaliczono do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy są kosztami uzyskania przychodów wydatki na zakup papieru toaletowego, ręczników papierowych, serwetek, szklanek, spodków, łyżeczek, chłodziarki na potrzeby sekretariatu.

Zdaniem Wnioskodawcy, wymienione wyżej wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami, stanowią koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, do katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja". Zgodnie z wykładnią językową (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego, PWN) przez reprezentację należy rozumieć okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Zatem przez reprezentację należy rozumieć wydatki ponoszone w celu wykreowania pozytywnego wizerunku firmy, poprzez podkreślenie wystawności i okazałości takiego działania skierowanego do obecnych i potencjalnych kontrahentów, członków organów statutowych Spółdzielni.

Spotkania jakie organizuje Spółdzielnia nie mają charakteru wytworności i okazałości. Celem takich spotkań i posiedzeń nie jest chęć okazania przepychu, a jedynie omówienie bieżących spraw. Zaproszenie kontrahenta na kawę do siedziby Spółdzielni nie jest działaniem nadzwyczajnym, tylko powszechnie przyjętą praktyką.

Reasumując, zaoferowanie kontrahentowi drobnego poczęstunku w siedzibie Spółdzielni, użycie do tego celu takich przedmiotów jak szklanki, łyżeczki, spodki, serwetki, chłodziarki, papier toaletowy, ręczniki papierowe może zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, jeśli takie spotkanie biznesowe nie ma na celu okazania prestiżu firmy, a służy normalnej działalności gospodarczej Spółdzielni.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 tej ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przepis ten wskazuje, iż podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków pod warunkiem:

* faktycznego poniesienia wydatku,

* istnienia związku przyczynowego pomiędzy wydatkiem a przychodami,

* braku dokonanego wydatku na liście negatywnej, zawartej w art. 16 ustawy,

* odpowiedniego udokumentowania poniesionego wydatku.

Oznacza to, że aby określony wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać nie tylko poniesienie wydatku, ale także istnienie związku między tym wydatkiem, a możliwością uzyskania przychodu z tego tytułu.

W świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie, racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Z woli ustawodawcy nie stanowią zatem kosztów uzyskania przychodów wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nawet jeśli pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z uzyskaniem przychodu.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Pojęcie "reprezentacji" nie zostało zdefiniowane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, dlatego też dokonując jego wykładni należy w pierwszej kolejności wziąć pod uwagę językowe znaczenie tego terminu.

Według Uniwersalnego Słownika Języka Polskiego pod redakcją prof. S. Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007), przez "reprezentację" rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Według Słownika Języka Polskiego, redaktor naczelny prof. M. Szymczak (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1996), "reprezentacja" to grupa osób, instytucja występująca w czyimś imieniu, reprezentująca czyjeś interesy, przedstawicielstwo, okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Słownikowe definicje, wskazujące okazałość oraz wystawność, jako przymioty reprezentacji nie mogą być jednak wprost, automatycznie przenoszone na grunt prawa podatkowego oraz działalności gospodarczej, z złożenia posługującej się specyficzną siatką pojęć. Przypisywanie reprezentacji tylko cech takich, jak wystawność, okazałość, wytworność, ekskluzywność, wynika z faktu, iż te właśnie cechy powszechnie postrzegane są jako pozytywnie charakteryzujące wizerunek określonego podmiotu, kojarzące się z wysokim statusem i pozycją społeczną. Nie oznacza to jednak, że budowanie wizerunku może odbywać się wyłącznie poprzez działania nadzwyczajne, wykraczające poza przyjęte standardy.

Na gruncie ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to wszystkie działania podatnika skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów lub osób trzecich, które mają na celu utrzymywanie kontaktów oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami, przyjmowanie i utrzymywanie delegacji lub kontrahentów, uczestniczenie w przyjęciach. Za wydatki związane z reprezentacją należy uznać także te, które mają na celu stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, powodujące pozytywne postrzeganie przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, co z kolei stanowi zachętę do podejmowania rozmów, czy współpracy. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, iż spotkania biznesowe z kontrahentami odbywają się w siedzibie Spółdzielni. W związku z obsługą tych spotkań Spółdzielnia zakupuje na potrzeby sekretariatu papier toaletowy, ręczniki papierowe, serwetki, szklanki, spodki, łyżeczki oraz zakupiła chłodziarkę.

Wobec powyższego decydujące znaczenie w przedmiotowej sprawie ma organizacja i charakter opisanych spotkań i posiedzeń.

Na okoliczność związku tych spotkań i posiedzeń ze swoją działalnością wskazuje Spółdzielnia we własnym stanowisku stwierdzając, że dotyczą omówienia bieżących spraw oraz że nie mają charakteru wytworności i okazałości a ich celem nie jest chęć okazania przepychu.

Jeśli zakupione, z myślą o przyjmowaniu kontrahentów, wyposażenie sekretariatu nie ma charakteru reprezentacyjnego (okazałego, wystawnego) można wydatki na to wyposażenie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jako ogólne wydatki związane z prowadzeniem firmy.

W związku z tym, wydatki ponoszone na zakup wymienionych we wniosku artykułów nie powinny być rozpatrywane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym lecz jako "zwykłe" koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

W przedstawionym stanie faktycznym, wydatki na zakup papieru toaletowego, ręczników papierowych, serwetek, szklanek, spodków, łyżeczek, chłodziarki na potrzeby sekretariatu stanowią koszty uzyskania przychodów stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podkreślić również należy, że pełna ocena możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, możliwa jest tylko w postępowaniu kontrolnym, które wyjaśni charakter ponoszonych wydatków, program spotkań i ich cel. Postępowanie to, w odróżnieniu od postępowania w sprawie wydania interpretacji przepisów prawa podatkowego jest postępowaniem dowodowym, w którym w wyniku zbadania okoliczności danej sprawy nastąpi ocena racjonalności działań Spółdzielni.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135,90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.