ILPB1/4511-1-450/16-3/KF - PIT w zakresie obowiązków płatnika związanych ze zwrotem kosztów z tytułu używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 kwietnia 2016 r. (data wpływu 14 kwietnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych ze zwrotem kosztów z tytułu używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych - jest nieprawidłowe.

W dniu 14 kwietnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych ze zwrotem kosztów z tytułu używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych.

W związku z wnioskiem o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pismem z dnia 14 czerwca 2016 r. nr ILPB1/4511-1-450/16-2/KF, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający, w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 155 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania poprzez wskazanie adresu elektronicznego na platformie ePUAP, pod rygorem doręczenia pisma w sposób określony w art. 144 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Wezwanie wysłano w dniu 14 czerwca 2016 r., skutecznie doręczono w dniu 16 czerwca 2016 r., jednakże nie uzupełniono braków wskazanych w wezwaniu.

Zatem, zgodnie z treścią pouczenia, niniejsze rozstrzygnięcie doręcza się za pokwitowaniem, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest instytucją kultury działającą na terenie miasta i gminy.

Część pracowników Wnioskodawcy, ze względu na charakter wykonywanych obowiązków wykonują na zlecenie Wnioskodawcy różnego rodzaju zadania wymagające od nich przemieszczania się po terenie miasta. Do obowiązków tych pracowników należy przykładowo konieczność organizowania wydarzeń kulturalnych na terenie miasta, promocja imprez w szkołach i innych instytucjach miejskich, dokonywanie drobnych zakupów zaopatrzeniowych czy też nadzór nad obiektem Amfiteatru znajdującym się w innej części miasta niż obiekt główny. Poprawne wykonywanie zleconych pracownikom obowiązków służbowych wymaga przemieszczania się w terenie.

Wnioskodawca zawiera z ww. pracownikami umowy w sprawie korzystania z prywatnego samochodu pracownika. Zgodnie z zawartymi umowami pracownicy wyrażają zgodę na używanie własnych, prywatnych samochodów do odbywania przejazdów w granicach administracyjnych miasta celem wykonywania zadań zleconych przez Wnioskodawcę. Ponieważ w tym zakresie pracownicy nie wyjeżdżają poza obszar wskazany jako ich stałe miejsce pracy, tego rodzaju wyjazdy nie spełniają definicji podróży służbowych.

Ponieważ to Wnioskodawca zleca takim pracownikom wykonanie określonego zadania wymagającego przemieszczenia się, zobowiązana jest do zapewnienia im środków niezbędnych do wykonania tego zadania.

W związku z tym, Wnioskodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów używania przez pracownika swojego prywatnego samochodu do celów służbowych. Zwrot kosztów jazdy lokalnej następuje w formie oświadczenia pracownika o wykorzystaniu przyznanego limitu kilometrów oraz odpowiedniej stawki wynikającej z przepisów prawa, tj. z przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zwrot kosztów następuje zatem na podstawie tzw. "kilometrówki".

Wnioskodawca, zgodnie z postanowieniami zawartych umów, zwraca pracownikom koszty w następnym miesiącu kalendarzowym.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy otrzymywana przez pracownika kwota wypłacana tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (niebędących podróżą służbową w rozumieniu k.p.) prowadzi do powstania u pracownika przychodu ze stosunku pracy, jeśli przejazd samochodem prywatnym był ściśle związany z wykonaniem zadań służbowych zleconych przez Wnioskodawcę i Wnioskodawca wyraził zgodę na przejazd pracownika jego samochodem prywatnym.

Zdaniem Wnioskodawcy, otrzymywana przez pracownika kwota wypłacana tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (niebędących podróżą służbową w rozumieniu k.p.) nie prowadzi do powstania u pracownika przychodu ze stosunku pracy, jeśli przejazd samochodem prywatnym był ściśle związany z wykonaniem zadań służbowych zleconych przez Wnioskodawcę i Wnioskodawca wyraził zgodę na przejazd pracownika jego samochodem prywatnym.

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy PIT jednym ze źródeł uzyskania przychodu jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy PIT przychodami są zasadniczo otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Natomiast na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń. 3050-ILPP2-4512-1-238-16-4

Obowiązki płatnika nakłada na pracodawców art. 31 ustawy PIT, zgodnie z którym osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z powyższych regulacji wynika zatem, że przychodem ze stosunku pracy jest co do zasady każde przysporzenie majątkowe związane z pozostawaniem podatnika w stosunku pracy. Przysporzeniem są natomiast trwałe i bezzwrotne wartości pieniężne i niepieniężne, które podatnik uzyskał w związku z pozostawaniem w stosunku pracy. Takie przysporzenie majątkowe musi skutkować zwiększeniem majątku pracownika. Jeśli natomiast podatnik ponosi wydatek na zakup paliwa oraz uszczerbek związany z zużyciem prywatnego samochodu, które są mu następnie zwracane przez pracodawcę, to nie sposób powiedzieć, że dochodzi w takim wypadku do przyrostu jego majątku. Co najwyżej można mówić o wyrównaniu uszczerbku majątkowego w sytuacji, gdy pracownik z własnych środków sfinansował wydatek, który został mu następnie zwrócony przez Spółkę. Zdaniem Spółki brak przysporzenia majątkowego po stronie pracownika to podstawowy argument przemawiający za uznaniem, że dokonywany przez Spółkę zwrot kosztów używania przez pracownika swojego prywatnego samochodu do celów służbowych w ramach jazd lokalnych (niebędących podróżami służbowymi w rozumieniu k.p.), nie prowadzi do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem PIT.

Warto również podkreślić, że zgodnie z art. 94 k.p. pracodawca jest obowiązany między innymi organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy oraz organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie.

Wnioskodawca uważa zatem, że nie sposób mówić o uzyskaniu przez pracowników korzyści majątkowej z tego tylko tytułu, że Wnioskodawca zapewnia im możliwość prawidłowego wykonywania powierzonych im zadań. Jeżeli Wnioskodawca zleca pracownikowi zadanie wymagające przejazdu, jest obowiązana do zwrotu pracownikowi kosztów jakie w związku z tym poniósł. Skoro bowiem pracownik, w związku z wykorzystywaniem samochodu prywatnego dla celów służbowych, poniósł określone koszty (koszty paliwa, oleju silnikowego, zużycie samochodu, itp.) ma roszczenie o ich zwrot do pracodawcy, gdyż działał w jej imieniu i w jej interesie. Zwrot ten nie prowadzi zaś do jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego po stronie pracownika.

Argumenty Wnioskodawcy znajdują również potwierdzenie w interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w wydanej na rzecz Spółki interpretacji z dnia 14 grudnia 2015 r. nr IPPB4/4511-3-95/15-2/JK3, na tle zbliżonego stanu faktycznego stwierdził bowiem, że pokrywanie przez Wnioskodawcę kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wyjazdem służbowym (niebędącym podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy) nie prowadzi do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i to niezależnie od tego, w jaki sposób pracownik dokumentuje poniesiony wydatek.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie z treścią art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 cyt. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z literalnym brzmieniem art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami ze stosunku pracy są zatem wszelkie świadczenia otrzymywane przez pracownika w związku z pozostawaniem w stosunku pracy.

Jak wskazuje art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy są m.in.:

* ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. Nr 180, poz. 1109, z późn. zm.),

* ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2011 r. Nr 12, poz. 59 z późn. zm.),

* ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r. poz. 163, z późn. zm.).

Powyższa regulacja ogranicza zatem krąg pracowników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia tylko do tych, którym przepisy ww. ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

W pozostałych przypadkach ryczałt wypłacany pracownikowi z tytułu wykorzystywania w jazdach lokalnych prywatnego samochodu stanowi przychód tego pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca zawiera z pracownikami umowy w sprawie korzystania z prywatnego samochodu pracownika. Zgodnie z zawartymi umowami pracownicy wyrażają zgodę na używanie własnych, prywatnych samochodów do odbywania przejazdów niespełniających definicji podroży służbowych, w celu wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę. Wnioskodawca zwraca pracownikom koszty z tytułu używania samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych na podstawie oświadczenia pracownika o wykorzystaniu przyznanego limitu kilometrów oraz odpowiedniej stawki wynikającej z przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W tym miejscu wskazać należy, że stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.), samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy mogą być używane dla celów służbowych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zgodnie natomiast z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.), zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Wobec powyższego, zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych przyznany pracownikowi na podstawie umowy cywilnoprawnej, na zasadach określonych w ww. rozporządzeniu, nie mieści się w dyspozycji cytowanego powyżej przepisu art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jak już bowiem wspomniano, zwrot ten nie wynika wprost z jakiegokolwiek przepisu odrębnej ustawy, lecz następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

Skoro więc brak jest przepisów odrębnych ustaw, które gwarantowałyby pracownikom Wnioskodawcy możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów z tytułu korzystania z prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, kwota wypłacanego przez Wnioskodawcę pracownikowi z tego tytułu świadczenia, będzie stanowić przychód tego pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który winien być opodatkowany wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy, a na Wnioskodawcy z tytułu dokonywania ww. świadczenia, ciążą obowiązki płatnika określone w art. 31, 32 i 38 tej ustawy.

Stosownie bowiem do treści art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

W konsekwencji nie można zgodzić się z twierdzeniem Wnioskodawcy, że otrzymywana przez pracownika kwota wypłacana tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (niebędących podróżą służbową w rozumieniu k.p.) nie prowadzi do powstania u pracownika przychodu ze stosunku pracy, jeśli przejazd był ściśle związany z wykonywaniem zadań służbowych zleconych przez Wnioskodawcę i Wnioskodawca wyraził zgodę na przejazd pracownika jego samochodem prywatnym.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe.

Końcowo, odnosząc się do powołanej przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnej, w której odmiennie oceniono analogiczny opis sytuacji, tut. Organ wskazuje na możliwość zmiany interpretacji indywidualnej w trybie art. 14e § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem, minister właściwy do spraw finansów publicznych może z urzędu zmienić wydaną interpretację ogólną lub indywidualną, jeżeli stwierdzi jej nieprawidłowość, uwzględniając w szczególności orzecznictwo Sądów, Trybunału Konstytucyjnego lub Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.