ILPB1/4511-1-438/15-3/AMN

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) w zw. z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 27 marca 2015 r. (data wpływu 30 marca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

W dniu 30 marca 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika oraz w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14f § 1, art. 14f § 2 oraz 14b § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 10 czerwca 2015 r. znak ILPB1/4511-1-438/15-2/AMN na podstawie art. 169 § 1 i § 2 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Wnioskodawca wezwany został do uzupełnienia wniosku o:

Informacje te były niezbędne do wydania interpretacji indywidualnej w zakresie obowiązków płatnika.

W przedmiotowej sprawie wezwanie zostało wysłane w dniu podpisania, tj. 10 czerwca 2015 r. na adres wskazany we wniosku. W dniu 2 lipca 2015 r., po dwukrotnym zawiadomieniu przez Urząd Pocztowy o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej, tj. w dniu 12 czerwca 2015 r. oraz 22 czerwca 2015 r. do tut. Organu wpłynął z Urzędu Poczty Polskiej zwrot przedmiotowego pisma, z adnotacją "Awizowano", "Awizowano powtórnie" oraz "Zwrot przesyłki, Adresat nie podjął w terminie".

Wezwanie uznano za skutecznie doręczone - na podstawie art. 150 § 2 ustawy - Ordynacja podatkowa - w dniu 26 czerwca 2015 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca ma zamiar podjąć działalność gospodarczą. Będzie przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą i planuje rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej poprzez świadczenie usług w zakresie różnych prac w zakresie budownictwa.

W celu prawidłowego świadczenia usług na rzecz przyszłych klientów Wnioskodawca zamierza współpracować z osobami fizycznymi, które w imieniu Wnioskodawcy będą wykonywać czynności wskazane wyżej; przy czym podstawą współpracy pomiędzy Wnioskodawcą, a zatrudnionymi osobami będzie umowa cywilnoprawna #8722; umowa zlecenia.

Usługi te świadczone będą wyłącznie na terytorium Niemiec w związku z czym konieczne będzie wysłanie osób fizycznych, z którymi Wnioskodawca będzie współpracować (zleceniobiorców) do Niemiec. Osoby, z którymi Wnioskodawca będzie zawierać umowy zlecenia będą miały miejsce zamieszkania (rezydencję podatkową) na terytorium Polski.

W celu realizacji usługi Wnioskodawca zamierza zawierać umowy zlecenia z osobami fizycznymi na terytorium Polski. Umowy zawierane będą na czas oznaczony do około trzech miesięcy. Na mocy umowy zleceniobiorca będzie zobowiązany do świadczenia na rzecz zleceniodawcy usług na terytorium Niemiec. Na terytorium Polski zleceniobiorca żadnych usług świadczył nie będzie. Praca na terytorium Niemiec wykonywana będzie zgodnie z ustalonym harmonogramem. Wyjazdy zleceniobiorców do Niemiec w celu wykonania czynności zleconych przez Wnioskodawcę, będą trwały od jednego do kilku miesięcy i mogą powtarzać się w ciągu roku. Wnioskodawca przewiduje, że okres wykonywania pracy w Niemczech nie przekroczy 183 dni w dwunastu następujących po sobie miesiącach, a więc nie dojdzie do sytuacji, gdy podatek dochodowy od wynagrodzeń zleceniobiorców będzie płatny na terytorium Niemiec.

Z uwagi na fakt, iż umowa zlecenia będzie wykonywana poza miejscem zamieszkania zleceniobiorcy oraz poza miejscem siedziby zleceniodawcy, w umowach zlecenia zawieranych ze zleceniobiorcami, oprócz wynagrodzenia zleceniobiorcy zostanie wskazana również wypłata diety z tytułu zrekompensowania zleceniobiorcy podwyższonych kosztów wyżywienia w trakcie odbywanej podróży oraz ryczałt za noclegi o ile Wnioskodawca nie zapewni zakwaterowania. Diety mają na celu zaspokojenie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie podróży do Niemiec, w związku z czym Wnioskodawca zamierza wypłacać diety na zasadach i w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży. Zleceniobiorcy na czas wykonywania zlecenia w zakresie ubezpieczeń społecznych będą przez Wnioskodawcę ubezpieczeni na terenie Niemiec. Zleceniobiorcy wykonywać będą usługę tylko na terenie Niemiec (Wnioskodawca nie wykonuje prac w Polsce).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy Wnioskodawca jako płatnik zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, będzie zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconych zleceniobiorcy diet oraz ewentualnych zwróconych zleceniobiorcy wydatków w formie zwrotu kosztu noclegów do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

2. Czy wydatki te stanowić będą dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów.

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Wniosek w zakresie obowiązków płatnika, został rozstrzygnięty pismem z dnia 8 lipca 2015 r. nr ILPB1/4511-1-438/15-4/AMN.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.

Wskazany wyżej przepis, choć w sposób bezpośredni dotyczy jedynie pracodawców, którzy delegują w podróż służbową swych pracowników, to mogą być w sposób pośredni wykorzystywane przez podmioty będące stronami umów cywilnoprawnych tzn. zleceniodawców i zleceniobiorców, usługodawców i usługobiorców czy też zamawiającego dzieło i jego wykonawcy.

W rzeczywistości bowiem może dochodzić do takiej sytuacji, że zleceniobiorca realizujący umowę o świadczenie usług w celu właściwego wykonania przedmiotu umowy może wyjeżdżać poza miejsce wskazane w umowie jako miejsce jej wykonania/świadczenia. W takim przypadku zleceniodawca na podstawie art. 742 Kodeksu cywilnego (dalej zwanego w skrócie: "k.c.") zobowiązany jest do pokrycia kosztów tego wyjazdu.

Zwrot kosztów takich wyjazdów, mimo istnienia podstawy prawnej w art. 742 k.c. w związku z art. 750 k.c. nie będzie automatycznie obejmował wypłat wszystkich świadczeń przewidzianych w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników z tej to racji, iż zleceniobiorca/wykonawca usługi nie jest pracownikiem zleceniodawcy. Aby rozliczenia stron stosunków cywilnoprawnych poza wszystkimi bezpośrednimi kosztami podróży obejmowały wypłatę diet i ryczałtu za np. podróż służbową czy też godziny nadliczbowe, to muszą być takie zapisy zawarte w umowie. Jeżeli strony umowy cywilnoprawnej zdecydują się na zastosowanie rozwiązań analogicznych do tych jakie obowiązują strony stosunków pracowniczych, to powinni pamiętać, iż określony w umowie obowiązek odbycia wyjazdów tzw. "delegacji służbowych" powinien bezpośrednio wynikać z zakresu, rodzaju wykonywanych w ramach umowy czynności.

Reasumując, stwierdzić należy, że strony stosunku cywilnoprawnego korzystając ze swobody kontraktowej (art. 353 k.c.) mogą w sposób dowolny określić swe wzajemne stosunki. Oznacza to, że strony, w tym przypadku umowy o świadczenie usług, mogą w umowie wprost odwołać się do zasad wynikających ze wskazanego wcześniej rozporządzenia (które reguluje kwestie "podróży służbowych" w odniesieniu do pracowników) i ustalić, że zleceniobiorca w przypadku wyjazdów będzie otrzymywał diety ale także i ryczałt za nocleg.

Stosownie do postanowień art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b p.d.o.f., wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem (zleceniobiorcy) - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Powołany przepis stosuje się m.in., jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów (art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

W ocenie Wnioskodawcy, w powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy, ustawodawca posłużył się terminem podróż bez określenia służbowa, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców, oraz zostały poniesione w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw.

Na podstawie § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują:

Jednocześnie, zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1 przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zgodnie z § 16 ust. 1 ww. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrócone zleceniobiorcy wydatki związane z wykonywaniem usług poza granicami kraju, w postaci zwrotu kosztów za nocleg, do wysokości określonej ww. rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, w związku z wykonywaniem przez niego umowy zlecenia, korzystają ze zwolnienia od podatku, uregulowanego w cyt. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z powyższym nie będą na Wnioskodawcy ciążyły obowiązki płatnika z rzeczonego tytułu.

Ad 2. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

* musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,

* musi być należycie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań, braku nadzoru lub sprzecznych z prawem działań podatnika. Nie ulega najmniejszej wątpliwości, ze wypłacone zleceniobiorcom diety oraz ewentualny ryczałt za noclegi mają związek z przychodami firmy (bez ich poniesienia przychód nie zostałby uzyskany). Oznacza to, że stanowić one będą dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określa art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem, kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Zatem, aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca planuje prowadzić działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu na terytorium Niemiec usług w zakresie różnych prac w zakresie budownictwa. W celu prawidłowego świadczenia usług na rzecz przyszłych klientów Wnioskodawca zamierza współpracować z osobami fizycznymi, które na podstawie umowy zlecenia w imieniu Wnioskodawcy będą wykonywać ww. czynności. Z uwagi na fakt, że umowa zlecenia będzie wykonywana poza miejscem zamieszkania zleceniobiorcy oraz poza miejscem siedziby zleceniodawcy, w umowach zlecenia zawieranych ze zleceniobiorcami, oprócz wynagrodzenia zleceniobiorcy zostanie wskazana również wypłata diety z tytułu zrekompensowania zleceniobiorcy podwyższonych kosztów wyżywienia w trakcie odbywanej podróży oraz ryczałt za noclegi. Diety mają na celu zaspokojenie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie podróży do Niemiec, w związku z czym Wnioskodawca zamierza wypłacać diety na zasadach i w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży.

W katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Wnioskodawcę na diety, bądź inne należności, w związku z wyjazdami służbowymi osób niebędących pracownikami.

Ograniczenie zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy dotyczy natomiast diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących i stanowi, że nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Jednocześnie należy wskazać, iż odrębnymi przepisami, o których mowa w cytowanym przepisie, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Zatem, niezależnie od tego, czy wypłacane osobom niebędącym pracownikami środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy, dietą lub inną należnością, wypłacaną w związku z podróżami służbowymi osób niebędących pracownikami, mogą stanowić u Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli oczywiście spełniają przesłanki ujęte w cyt. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Mając na uwadze treść art. 22 i art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz opis zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki z tego tytułu będą mogły w całości stanowić koszt uzyskania przychodu. Prawidłowo udokumentowane wydatki na zwrot przedmiotowych kosztów, wynikających z zawartych w formie pisemnej umów zlecenia, osobom niebędącym pracownikami, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów z działalności.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.