ILPB1/415-969/08-3/IM - Rozliczenie niedoborów w zapasach, w przypadku gdy ich łączna wartość nie przekroczy 3% wartości rocznego obrotu ze sprzedaży.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani przedstawione we wniosku z dnia 24 listopada 2008 r. (data wpływu 27 listopada 2008 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest nieprawidłowe.

W dniu 27 listopada 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 4 ustawy Ordynacji podatkowej, w związku z czym pismem z dnia 19 stycznia 2009 r., znak ILPB1/415-969/08-2/IM, na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawczynię do usunięcia braków, m.in. poprzez jednoznaczne wskazanie czy przedmiotem wniosku jest tylko opisane zdarzenie przyszłe dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych, czy także podatku od towarów i usług. Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 27 stycznia 2009 r., do dnia 18 lutego 2009 r. wniosku nie uzupełniono.

W związku z powyższym i zgodnie z informacją zawartą w przedmiotowym wezwaniu, w sytuacji nie uzupełnienia wniosku o brakujące elementy w wyznaczonym terminie, wniosek podlega rozpatrzeniu tylko w zakresie podatku dochodowego do osób fizycznych, natomiast w pozostałej części zostaje pozostawiony bez rozpatrzenia.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni zamierza założyć firmę z branży produkcyjnej, zajmującej się m.in. produkcją środków chemii gospodarczej. Firma będzie prowadziła pełną rachunkowość, raz na rok będzie sporządzać spis z natury całego stanu magazynowego (m.in. surowce, opakowania, produkty). Firma będzie zatrudniać pracowników biurowych, produkcyjnych oraz magazynowych. Z tytułu inwentury oraz w trakcie roku powstaną na stanie poszczególnych asortymentów (produktów, surowców, opakowań, towarów) niedobory.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy jeżeli łączna wartość niedoborów nie przekroczy 3% wartości rocznego obrotu ze sprzedaży, Wnioskodawczyni będzie mogła zaliczyć je do kosztów podatkowych w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawczyni, będzie mogła zaliczyć ww. niedobory do kosztów podatkowych w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponieważ podczas procesu produkcyjnego może wystąpić różnego rodzaju strata surowca czy opakowania m.in. rozsypanie, wyparowania, błąd maszyny, utraty surowca w przypadku awarii maszyny lub przestawienia jej na inny rodzaj produkcji i próby działania na nowych parametrach.

Ponadto opakowania gotowych produktów mogą ulegać zniszczeniom mechanicznym oraz np. z tytułu wady ukrytej.

Zdaniem Wnioskodawczyni, w przypadku jeżeli mieści się to w wielkości 3% obrotu rocznego działalność można uznać za opłacalną a stratę uznać za koszt uzyskania przychodu (podatkowo).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

W myśl ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, to między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu względnie wydatek ten winien zmierzać do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

W katalogu negatywnym (tj. w art. 23 ust. 1 pkt 5 i 6 ww. ustawy) wymieniono straty, które nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów, ale wśród tych kategorii kosztów nie ma strat w środkach obrotowych. Można zatem przyjąć, iż skoro z przepisów ww. ustawy nie wynika, aby straty w środkach obrotowych należało wykluczyć z kosztów uzyskania przychodów, to co do zasady straty te mogą być uznane za koszty podatkowe, jednakże każdy przypadek i każde tego rodzaju zdarzenie należy rozpatrywać i oceniać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych badanej sprawy.

Powstałych, w ramach działalności gospodarczej jako efekt uboczny, strat nie można pomijać w rachunku podatkowym. Straty w środkach obrotowych należy oceniać pod kątem całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności.

Co do zasady, poniesienie wydatków na nabycie środków obrotowych np. towarów handlowych, materiałów itp. ma na celu osiągnięcie przychodów. Wobec tego straty powstające w toku normalnego i racjonalnego działania podatnika (np. właściwie udokumentowane niedobory) przy uznaniu ich za koszty uzyskania przychodów powinny być uwzględnione w rachunku podatkowym. Nie będą, natomiast kosztami uzyskania przychodów straty bądź braki w środkach obrotowych zawinione przez podatnika.

Przepisy prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych nie zawierają unormowań dotyczących limitowania ubytków, czy też odrębnych zasad zaliczania ich do kosztów podatkowych. Nie przewidują także możliwości szacunkowego ustalania wielkości strat, przy zastosowaniu np. norm, ryczałtów, wskaźników ustalanych w wymienionej we wniosku zakładowej normie ubytków naturalnych.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ww. ustawy osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane m.in. prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Przepis ten nawiązuje w swej treści do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Wprawdzie przepisy tej ustawy nie wymieniają wprost dokumentacji niezbędnej do udokumentowania strat powstałych w środkach obrotowych (towarach handlowych), ale stanowią w art. 27, iż zarówno przeprowadzenie jak i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Z powyższego wynika, iż do uznania poniesionych strat (niedoborów) za koszt uzyskania przychodów nie wystarczy samo stwierdzenie stanu faktycznego posiadanych towarów handlowych (sporządzenie spisu z natury i ustalenie powstałych różnic), lecz niezbędnym jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego co do przyczyny i okoliczności powstania rozbieżności w postaci niedoborów i nadwyżek w środkach obrotowych, pozwalającego stwierdzić jednoznacznie, że ujawniona w trakcie inwentaryzacji strata w towarach powstała, pomimo że podatnik dołożył należytej staranności w celu jej uniknięcia.

Stwierdzone niedobory (straty) mogą bowiem zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów, jeżeli powstały niezależnie od woli podatnika, a więc są niezawinione. W tym celu należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty, przy czym dokumentem takim mogą być na przykład: protokół opisujący zdarzenie, wskazujący datę powstania zdarzenia, jego przyczynę oraz dokładne obliczenie wielkości straty, uzupełniony o protokół policji w przypadku kradzieży bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej oraz pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych.

Reasumując, Wnioskodawczyni może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość ujawnionych niedoborów towarów handlowych ale jedynie w tej wysokości, w jakiej jednoznacznie niedobory te uznane zostaną za niezawinione, są normalnym, chociaż niechcianym następstwem działania w tej branży i ich występowanie pomimo dołożenia należytej staranności, jest nieuniknione, a ponadto fakt ten zostanie w sposób prawidłowy udokumentowany.

Nie można uznać za prawidłowo udokumentowane niedobory wyliczone na podstawie norm ustalonych przez podmiot gospodarczy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.