ILPB1/415-866/10-4/KŁ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 27 lipca 2010 r. (data wpływu 30 lipca 2010 r.), uzupełnionym w dniu 12 października 2010 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania wynajmowanego samochodu - jest nieprawidłowe.

W dniu 30 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania wynajmowanego samochodu.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 1 i 4 ustawy - Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 29 września 2010 r., znak ILPB1/415-866/10-2/KŁ na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 4 października 2010 r., a w dniu 12 października 2010 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 8 października 2010 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest wspólnikiem spółki jawnej. Pracownicy spółki jawnej dostają od pracodawcy zadania służbowe poza stałym miejscem pracy. Wyjazd taki jest rozliczany zgodnie z przepisami jako podróż służbowa, zwracane są pracownikowi m.in. koszty diet niektórych noclegów. W niektórych przypadkach wykonanie tego zadania wiąże się z koniecznością wynajmu samochodu najczęściej osobowego, czyli pracownik przedkłada koszty eksploatacji samochodu, m.in.: faktura za wynajem, paliwo, przejazd autostradą płatną.

Podobne wyjazdy służbowe (m.in. rozmowy z obecnymi i przyszłymi kontrahentami, sprawdzenie konkurencji na danym regionie w kraju i zagranicą) odbywają wspólnicy firmy.

Również i w tym przypadku wykonanie zadania wiąże się z koniecznością wynajmu samochodu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy koszty związane z eksploatacją wynajętego samochodu podczas wyjazdu służbowego pracowników jak i wspólników firmy stanowią w całości koszt uzyskania przychodu.

Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie koszty związane z eksploatacją samochodu wynajętego podczas podróży służbowej pracowników jak i wspólników firmy stanową koszt firmy w całości.

Podróże służbowe odbywają się w konkretnym celu m.in. rozmowy z kontrahentami, kontrola poziomu zatowarowania w danym regionie jak i sprawdzenie ilości i rodzaju konkurencji, która zagrażałaby sprzedaży, sprawdzenie jakości surowców czy opakowań oferowanych przez dostawcę. Tak, więc koszty wynajmu i eksploatacji samochodu podczas wyjazdu służbowego ponoszone są celem osiągnięcia przychodów, czyli całość wydatków można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów bez konieczności rozliczania ich na podstawie pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w przepisach (czyli bez konieczności prowadzenia w tym celu ewidencji przebiegu pojazdów).

Wynajem samochodu jest do niektórych prac niezbędny, a w większości przypadków zwłaszcza przy wyjazdach zagranicznych koszt za kilometr jest nieadekwatny do wydatków, jakie firma musi ponieść.

W związku z powyższym Wnioskodawca uważa, że wydatki związane z wynajmem samochodu podczas wyjazdu służbowego powinny stanowić w całości koszt uzyskania przychodu (nie na podstawie rozliczeń z ewidencji przebiegu pojazdów).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 23 ust. 5 wyżej cytowanej ustawy przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy).

Zatem warunkiem zaliczenia wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji przebiegu pojazdu lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego składników majątku podatnika, w tym także na podstawie zawartej umowy najmu, nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Opłata najmu samochodu osobowego jest płatnością z tytułu używania tego samochodu, na co wskazuje wykładnia językowa ww. przepisu. Ponieważ ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia "wydatków z tytułu używania" należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym, przez "wydatek" rozumie się "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Wydatki z tytułu czynszu za najem, jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy, mieszczą się w tym pojęciu.

Zatem, w przypadku wykorzystywania przez pracowników i właścicieli podczas podróży służbowych wynajętego samochodu osobowego, do kosztów uzyskania przychodów może Pan zaliczyć poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania tego samochodu, tj. opłatę najmu, opłatę za płatną autostradę, paliwo - jednak wyłącznie do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ograniczenie określone w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy dotyczy również opłat związanych z najmem samochodów osobowych.

Reasumując, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania wynajmowanego podczas podróży służbowych samochodu osobowego, wydatki przekraczające limit z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w przypadku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu). Natomiast jeżeli ewidencja przebiegu pojazdu nie jest prowadzona - wydatki związane z eksploatacją nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.