ILPB1/415-478/09-2/AA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko firmy przedstawione we wniosku z dnia 17 marca 2009 r. (data wpływu 24 marca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej ustawy - Ordynacja podatkowa w zakresie wysyłania dokumentów do organów podatkowych za pomocą poczty elektronicznej

* w części dotyczącej pytań 1,2,3,4,6 - jest nieprawidłowe,

* w części dotyczącej pytań 5,7,8,9 - jest prawidłowe.

W dniu 24 marca 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej ustawy - Ordynacja podatkowa w zakresie wysyłania dokumentów do organów podatkowych za pomocą poczty elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni posiada kwalifikowany bezpieczny podpis elektroniczny, o którym mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

Za pomocą takiego klucza zamierza składać wszelkie podania (wnioski, skargi, zażalenia, odwołania) przesyłając powyższe podania do organów podatkowych za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail).

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

W odniesieniu do poszczególnych pytań stanowisko Wnioskodawczyni jest następujące:

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się w części dotyczącej pytań 1,2,3,4,6 - za nieprawidłowe, zaś w części dotyczącej pytań 5,7,8,9 - za prawidłowe.

Zgodnie z art. 3a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) podania oraz deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W myśl art. 3a § 2 ww. ustawy organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie elektronicznej, złożenie deklaracji lub podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stosownie do art. 3a § 3 ww. ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz częstotliwość składania deklaracji.

Treść art. 3b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa stanowi, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

Natomiast treść art. 3b § 2 ww. ustawy stanowi, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

Zgodnie z art. 3 § 3 powołanej ustawy wydając rozporządzenie, o którym mowa w § 2, minister właściwy do spraw finansów publicznych powinien uwzględnić:

Definicja bezpiecznego podpisu elektronicznego została zawarta w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.). W myśl powołanego przepisu, bezpieczny podpis elektroniczny oznacza podpis elektroniczny (tekst jedn.: dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny), który:

Bezpieczny podpis elektroniczny podlega weryfikacji za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jakim jest elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikacje tej osoby.

Zgodnie z art. 3 pkt 3 ustawy o podpisie elektronicznym osobą składającą podpis elektroniczny jest osoba fizyczna posiadająca urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego, która działa w imieniu własnym albo w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż Minister Finansów w drodze rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej wskazał deklaracje i formularze podatkowe, które można wysyłać drogą elektroniczną (Dz. U. z 2007 r. Nr 246, poz. 1817).

Zatem organy podatkowe są zobowiązane przyjąć i rozpatrzyć deklaracje i podania, opatrzone bezpiecznym podpisem, wymienione w ww. rozporządzeniu. Tak więc nie wszystkie podania przekazane drogą elektroniczną zostaną przyjęte i rozpatrzone przez organ podatkowy, lecz tylko te, które zostały wymienione w ww. rozporządzeniu.

Stanowisko Wnioskodawczyni w zakresie pytania nr 1 należy uznać za nieprawidłowe.

Warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym oraz formę urzędowego poświadczenia odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200, poz. 1651).

Zgodnie z § 2 pkt 4 ww. rozporządzenia urzędowe poświadczenie odbioru to dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna, określające:

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczenia dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym podmiot publiczny przyjmuje doręczane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej albo na informatycznych nośnikach danych, które umożliwiają zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru.

Natomiast stosownie do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia podmiot publiczny informuje w sposób powszechnie dostępny, w tym w Biuletynie Informacji Publicznej, o:

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia doręczenia dokumentu elektronicznego za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej dokonuje się przez:

Zgodnie zaś z § 6 ust. 2 powołanego rozporządzenia doręczenia dokumentu elektronicznego na informatycznych nośnikach danych dokonuje się przez:

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) stanowi dowód i potwierdzenie terminu złożenia deklaracji podatkowej. Nie ma konieczności potwierdzania przyjęcia podania pocztą tradycyjną. UPO można będzie odebrać za pomocą formularza udostępnionego na stronie systemu e-Deklaracje.

Stanowisko Wnioskodawczyni w zakresie pytania nr 2 należy uznać za nieprawidłowe.

Od 1 stycznia 2008 r. dokumenty podatkowe wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 246, poz. 1817), można składać drogą elektroniczną poprzez portal http://www.e-deklaracje.gov.pl. Na portalu tym podatnicy znajdą interaktywne formularze podatkowe wraz z instrukcją, które po wypełnieniu i opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie można przesłać do systemu. Poprawnie przygotowany dokument trafia do Centralnej Bazy Dokumentów systemu e-Deklaracje. Następnie dokument za pośrednictwem Platformy Integracyjnej przekazywany jest do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że podanie przesłane przez Zainteresowaną na adres e-mail zamieszczony na stronie internetowej organu podatkowego lub w pismach otrzymanych z organu podatkowego zostanie uznane za niedoręczone. Bowiem dopiero dokument złożony przez podatnika w formie elektronicznej poprzez portal http://www.e-deklaracje.gov.pl zostanie prawidłowo przyjęty i załatwiony przez organ podatkowy.

Stanowisko Wnioskodawczyni w zakresie pytania nr 3 i 4 należy uznać za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 12 § 6 pkt 1 ustawy - Ordynacja podatkowa termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za poświadczeniem przedłożenia, do organu podatkowego lub do jednostki informatycznej obsługi administracji podatkowej.

W związku z powyższym terminem wniesienia podania jest data jego wysyłki.

Stanowisko Wnioskodawczyni w zakresie pytania nr 5 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 144 ustawy - Ordynacja podatkowa organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem.

W myśl art. 139 § 1 ww. ustawy załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej.

Treść art. 139 § 3 powołanej ustawy stanowi, że załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy, a sprawy, w której przeprowadzono rozprawę lub strona złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy - nie później niż w ciągu 3 miesięcy.

Stosownie do art. 139 § 4 ww. ustawy do terminów określonych w § 1-3 nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Zatem załatwienie sprawy w rozumieniu powołanego art. 139 ustawy - Ordynacja podatkowa, to wydanie decyzji albo rozstrzygnięcie w innej formie, określonej w ww. ustawie, oraz podjęcie działań celem doręczenia orzeczenia adresatowi, tj. w sytuacji gdy Wnioskodawczyni żąda, by rozstrzygnięcie sprawy doręczyć pocztą tradycyjną - data wysłania odpowiedzi.

Stanowisko Wnioskodawczyni w zakresie pytania nr 6 należy uznać za nieprawidłowe.

Co do zasady, zobowiązania podatkowe płatnika lub inkasenta przedawniają się z upływem 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli więc chodzi o dokumentację związaną z podatkami podatnicy i płatnicy powinni przez ten okres przechowywać określone dokumenty.

Podatnicy dokonujący rozliczeń z organami podatkowymi zobowiązani są przez odpowiedni okres i w odpowiedni sposób przechowywać dokumentację, na podstawie której obliczany jest podatek. Czas, w jakim powinna być ona dostępna dla urzędu skarbowego upływa zgodnie z ustawą - Ordynacja podatkowa, tj. wraz z upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Odnosząc się do sposobu przechowywania potwierdzeń wysłania podań do organów podatkowych, tut Organ informuje, że przepisy nie zawierają żadnych wytycznych w tym zakresie. Zatem należy stwierdzić, że zarówno przechowywanie potwierdzeń w formie wydruków komputerowych jak i w formie zapisu na elektronicznym nośniku danych jest prawidłowe.

Stanowisko Wnioskodawczyni w zakresie pytania nr 7 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie struktury logicznej deklaracji i podań, sposobu ich przesyłania oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. Nr 246, poz. 1820) - do określenia struktury logicznej deklaracji i podań stosuje się format danych XML. Format danych XML (XSD) wyznaczający strukturę deklaracji i podań określa załącznik nr 1 do rozporządzenia - zgodnie z § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia.

Dokumenty elektroniczne powinny zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze określonym w przepisach prawa, tj. w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227, poz. 1664). Organ podatkowy ma obowiązek przyjąć dokument w formie elektronicznej, a jeżeli dokument zawiera jakiekolwiek braki formalne (z wyjątkiem danych adresowych, których brak skutkuje nierozpatrzeniem podania) organ wzywa podatnika do usunięcia braków w terminie 7 dni (wraz z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia). Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesionego za pomocą komunikacji elektronicznej jest dzień wprowadzenia dokumentu do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej.

Zatem podania przesłane drogą elektroniczną przez Wnioskodawczynię powinny być w postaci dokumentu XML za pomocą portalu http://www.e-deklaracje.gov.pl. Przesłanie podania drogą elektroniczną w złym formacie spowoduje, iż dokument taki nie zostanie prawidłowo doręczony do organu podatkowego, nie wywoła zatem skutków prawnych związanych z doręczeniem.

Stanowisko Wnioskodawczyni w zakresie pytania nr 8 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie art. 168 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, ponaglenia, wnioski) będą mogły być wnoszone na piśmie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, środków komunikacji elektronicznej oraz za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu podatkowego umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu

W myśl § 2 ww. artykułu podanie powinno zawierać co najmniej treść żądania, wskazanie osoby, od której pochodzi, oraz jej adresu (miejsca zamieszkania lub pobytu, siedziby albo miejsca prowadzenia działalności), a także czynić zadość innym wymogom ustalonym w przepisach szczególnych.

Zatem Wnioskodawczyni wysyłając do urzędu podania - żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, ponaglenia, wnioski nie jest zobligowana do korzystania z określonych druków pod warunkiem, że podania przesłane do urzędu zawierają wszystkie potrzebne do rozpatrzenia przez organ informacje.

Stanowisko Wnioskodawczyni w zakresie pytania nr 9 należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.