ILPB1/415-1279-11-4/TW

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 9 listopada 2011 r. (data wpływu 14 listopada 2011 r.), uzupełnionym w dniu 20 stycznia 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika - jest prawidłowe.

W dniu 14 listopada 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 4 w zw. z art. 137 § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 10 stycznia 2012 r., znak ILPB1/415-1279/11-2/TW, na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 16 stycznia 2012 r., a w dniu 20 stycznia 2012 r. wniosek uzupełniono.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest pracodawcą będącym agencją pracy tymczasowej, zatrudniającym miesięcznie kilka tysięcy osób. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym Wnioskodawca jako płatnik jest obowiązany przekazać podatnikowi (pracownikowi) imienną informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). Wnioskodawca zamierza przekazać podatnikom informację PIT-11 za 2011 r. za pomocą środków komunikacji elektronicznej w przedstawiony poniżej sposób.

W pierwszej kolejności nastąpi eksport dokumentu PIT-11 z programu kadrowo-płacowego do wewnątrzfirmowego systemu X. Dokument zapisany będzie w formacie PDF.

Do pracowników, którzy wyrazili pisemną zgodę na otrzymanie dokumentu PIT-11 drogą mailową, przesłana zostanie podpisana cyfrowo wiadomość e-mail.

Wysyłana wiadomość zawierać będzie PDF z dokumentem PIT-11 w załączniku. W treści e-maila będzie znajdować się odsyłacz do strony internetowej (adres strony zawiera indywidualny identyfikator dla każdego pracownika), gdzie pracownik potwierdzi odbiór e-maila: "Ja (imię i nazwisko pracownika) potwierdzam, iż otrzymałem dokument PIT-11 za 2011 rok."

Po naciśnięciu przycisku "potwierdzam", do systemu informatycznego zostanie przesłana informacja o potwierdzeniu. System zapisze adres IP i dokładny czas przesłania potwierdzenia. W przypadku braku potwierdzenia odbioru e-maila w ciągu 14 dni od daty wysyłki dokumentu, PIT-11 przesyłany zostanie pocztą tradycyjną.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy przekazanie pracownikowi imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 u.p.d.o.f. za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym - na adres elektroniczny pracownika, będzie stanowiło realizację obowiązku przekazania pracownikowi stosownej informacji przez płatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy, przekazanie przez płatnika pracownikowi imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 u.p.d.o.f. za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny pracownika w ww. sposób, będzie stanowiło realizację obowiązku przekazania pracownikowi stosownej informacji przez płatnika.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 u.p.d.o.f. w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru.

Z powyższego wynika, że forma sporządzenia ww. informacji została uregulowana przez prawo podatkowe i powinna przybrać formę ustalonego wzoru. Przepisy nie określają natomiast sposobu przekazania informacji PIT-11 pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi.

Biorąc pod uwagę powyższe Wnioskodawca uważa, że doręczenie podatnikowi deklaracji PIT-11 przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej w sposób wskazany przez Wnioskodawcę wypełni obowiązek przekazania pracownikowi stosownej informacji przez płatnika. Formy bezpośredniego jej doręczenia w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego nie są jedynymi formami przewidzianymi w przypadku doręczania ww. deklaracji. Przekazanie pracownikowi informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 będzie przesłana do system informatycznego informacja o potwierdzeniu odbioru dokumentu PIT-11.

Sposób przesyłania informacji PIT-11 pracownikom drogą elektroniczną sugeruje również Ministerstwo Finansów. Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronach Ministerstwa Finansów w dniu 14 lutego 2011 r. "Oprócz deklaracji dotyczących podatku VAT i CIT drogą elektroniczną mogą być składane także m.in. informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) oraz roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika (PIT-40). Deklaracje PIT-11 lub PIT-40 można w takiej formie przekazywać nie tylko do urzędów skarbowych, ale także samym pracownikom, co daje dodatkowe oszczędności. Taki sposób składania deklaracji preferuje m.in. Ministerstwo Finansów oraz izby i urzędy skarbowe".

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w wydawanych interpretacjach podatkowych oraz orzeczeniach sądowych, m.in. w interpretacji z dnia 7 lipca 2011 r., sygn. IBPBII/1/415-388/11/MK czytamy, że "przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazana, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tekst jedn.: osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy, na podstawie zawartych z tymi osobami umów cywilnoprawnych) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników. Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowy przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata czy też przez operatora pocztowego, ale również i przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT 11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny)".

W kwestii możliwości przesłania przez płatnika pracownikowi imiennej informacji drogą elektroniczną wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10). W omawianym orzeczeniu Sąd stwierdził, że "w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji".

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Na mocy zaś art. 45b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory:

#8722; wraz z objaśnieniami co do sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek.

Określone w rozporządzeniu Ministra Finansów formularze druków są formularzami urzędowymi, które należy stosować do przychodów, dochodów (strat). Deklaracjami podatkowymi są zgodnie z art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Przekazywana zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu informacja PIT-11 powinna zostać sporządzona w prawidłowy sposób przez płatnika lub osobę przez niego wyznaczoną na podstawie art. 31 Ordynacji podatkowej do obliczania i pobierania podatku przez tę osobę podpisana. Jednocześnie ze złożeniem podpisu płatnik lub osoba przez niego wyznaczona do obliczania i pobierania podatku oświadcza, że znane jej są przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością.

Zgodnie z art. 3a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W myśl art. 3a § 2 ww. ustawy organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie dokumentu elektronicznego, złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stosownie do art. 3a § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz częstotliwość składania deklaracji.

Treść art. 3b § 1 ww. ustawy stanowi, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

Natomiast art. 3b § 2 ustawy - Ordynacja podatkowa stanowi, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

Powołane powyżej przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11).

Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tekst jedn.: osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników. Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b ustawy - Ordynacja podatkowa).

Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 z późn. zm.), ale również przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku Wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa. Informacja PIT-11 zapisana w formacie PDF, udostępniona na serwerze może być podpisana tylko kwalifikowanym, bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tym samym nie jest konieczny podpis tradycyjny.

W tym miejscu tut. Organ wskazuje, iż wygenerowany przez system raport, z którego wynikać będzie, którzy podatnicy pobrali informację PIT-11, będzie wystarczającym do potwierdzenia, że dokumenty te zostały doręczone podatnikom jedynie wówczas, gdy istotnie z informacji tej będzie można wywnioskować, że informacja PIT-11 została dostarczona podatnikom. Podkreślić bowiem należy, że na płatniku będzie ciążyło udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości.

Mając na uwadze informacje przedstawione we wniosku oraz powołane przepisy uznać należy, że przekazanie pracownikowi imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym) na adres elektroniczny pracownika, będzie stanowiło realizację obowiązku przekazania pracownikowi stosownej informacji przez Spółkę.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.