ILPB1/415-1123/09-4/AG

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 7 października 2009 r. (data wpływu 16 października 2009 r.), uzupełnionym w dniu 2 listopada 2009 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu udokumentowania poniesionych wydatków - jest prawidłowe.

W dniu 16 października 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu udokumentowania poniesionych wydatków.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 26 października 2009 r. znak ILPB1/415-1123/09-2/AG na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 28 października 2009 r., a w dniu 2 listopada 2009 r. wniosek uzupełniono.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą. Prowadzone są księgi rachunkowe (pełna księgowość). Wraz z pracownikami udaje się często w zagraniczne podróże służbowe celem prowadzenia rozmów handlowych. w trakcie tychże podróży służbowych ponoszone są różnego rodzaju wydatki związane z przelotem, pobytem w hotelu itp. Na potwierdzenie poniesienia ww. wydatków otrzymywane są różnego rodzaju dokumenty, które nie zawsze posiadają wszystkie cechy faktury lub rachunku. Są to np. paragony, potwierdzenia rezerwacji, dokumenty wystawiane na dane osobowe pracowników firmy. Uzyskanie od zagranicznych kontrahentów dodatkowych dokumentów o cechach faktury lub rachunku często nie jest możliwe z uwagi na fakt, że przepisy innych państw nie przewidują konieczności wystawiania dodatkowej faktury lub np. wpisywania pełnych danych firmy lub ze względu na to, że procedura uzyskania faktury jest czasochłonna.

W związku z powyższym Wnioskodawca ma pytanie, związane z prawidłowością udokumentowania wydatków w następujących przypadkach:

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy w opisanych sytuacjach dla poprawnego udokumentowania wydatku i zaliczenia go do kosztów uzyskana przychodów niezbędne jest posiadanie faktury lub rachunku.

Czy w ww. przypadkach możliwe jest ich udokumentowanie na podstawie innych dokumentów.

Zdaniem Wnioskodawcy, dla prawidłowego udokumentowania poniesienia wydatku, tak aby mógł on zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów nie jest niezbędne posiadanie faktury lub rachunku. Wystarczające jest posiadanie innych dokumentów, z których wynika fakt poniesienia wydatku i jego związek z prowadzoną działalnością.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. w art. 22 ust. 4 ww. ustawy wskazuje się na zasadę, iż koszty są potracalne w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. w kolejnych ustępach wskazuje się, że podstawę ujęcia danego wydatku w kosztach uzyskania przychodów stanowi faktura, rachunek lub inny dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania kosztu.

Tak więc w przypadku braku faktury, wynikającym z braku możliwości jej uzyskania, bądź konieczności podjęcia szeregu czaso i kosztochłonnych czynności w celu jej uzyskania (dotyczy to zwłaszcza podróży zagranicznych), możliwe jest ujęcie wydatków w kosztach uzyskania przychodów na podstawie innych dokumentów potwierdzających ich poniesienie.

W sytuacjach, o których mowa w opisie, zdaniem Wnioskodawcy, wydatki te mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów np. na podstawie dokumentu rozliczenia podróży służbowej pracownika (rozliczenie delegacji), zatwierdzonego przez pracodawcę, z którego wynika m.in. cel wyjazdu, środek transportu i data odbycia podróży służbowej.

Do rozliczenia delegacji podłączony byłby:

Ad. 1 Boarding Pass, który dodatkowo np. na odwrocie opatrzony jest przez nabywcę usługi informacją o pełnych danych sprzedawcy, nabywcy, rodzaju usługi i kwocie transakcji. Ponadto dołączony jest dowód dokonania zapłaty (wyciąg z płatności kartą płatniczą lub wyciąg bankowy).

Ad. 2 Umowa najmu auta opatrzona przez nabywcę usługi informacją o pełnych danych sprzedawcy, nabywcy, rodzaju usługi i kwocie transakcji.

Ad. 3 Faktura za hotel opatrzona przez nabywcę usługi informacja o pełnych danych nabywcy, rodzaju usługi i kwocie transakcji.

Taki zestaw dokumentów, jak uważa Wnioskodawca - w sposób niebudzący wątpliwości dokumentuje związek poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością i tym samym na podstawie ww. dokumentów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Przepis art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

* nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ustawy,

* być właściwie udokumentowany.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza można przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodu, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, nie wymienione w art. 23 ww. ustawy.

Jednakże, wydatki takie muszą być właściwie udokumentowane. Brak stosownych dokumentów, uniemożliwia bowiem zaliczenie określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zainteresowany podał, iż jako dowodami poniesionych wydatków będzie dysponował rozliczeniem delegacji pracownika, potwierdzonym:

* dokumentem Boarding Pass, który dodatkowo opatrzony jest przez nabywcę usługi informacją o pełnych danych sprzedawcy, nabywcy, rodzaju usługi i kwocie transakcji. Ponadto dołączony jest dowód dokonania zapłaty (wyciąg z płatności kartą płatniczą lub wyciąg bankowy),

* umową najmu auta opatrzoną przez nabywcę usługi informacją o pełnych danych sprzedawcy, nabywcy, rodzaju usługi i kwocie transakcji,

* fakturą za hotel, opatrzoną przez nabywcę usługi informacją o pełnych danych nabywcy, rodzaju usługi i kwocie transakcji.

Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże na podstawie 24a ust. 1 ww. ustawy, na podatnika został nałożony m.in. obowiązek prowadzenia ewidencji księgowych, w tym ksiąg rachunkowych, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy. Tymi odrębnymi przepisami są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), nie będące jednak przepisami prawa podatkowego, a tym samym i nie mogące być przedmiotem interpretacji indywidualnej.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, iż jeżeli w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, prawnie dopuszczalnym jest dokumentowanie wydatków poniesionych przez pracowników podczas zagranicznej podróży służbowej wskazanymi we wniosku dokumentami (dokument Boarding Pass drukowany z serwera usługodawcy, umowa najmu auta, faktura za hotel) to wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.