ILPB1/415-101/09-5/AA - Udokumentowanie podróży służbowej przedsiębiorcy.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Kancelarii przedstawione we wniosku z dnia 16 stycznia 2009 r. (data wpływu 21 stycznia 2009 r.), uzupełnionym w dniu 18 marca 2009 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie udokumentowania podróży służbowej przedsiębiorcy - jest nieprawidłowe.

W dniu 21 stycznia 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie udokumentowania podróży służbowej przedsiębiorcy.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, w związku z czym pismem z dnia 10 marca 2009 r., znak ILPB1/415-101/09-2/AA, ILPP2/443-167/09-2/EWW na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 12 marca 2009 r., a w dniu 18 marca 2009 r. wniosek uzupełniono.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług prawniczych. Działalność ta polega na obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, sporządzaniu opinii prawnych i umów, spotkaniach z klientami, doradztwie, współpracy z innymi kancelariami oraz występowaniu przed sądami powszechnymi. Większość obsługiwanych klientów ma siedzibę poza X. Również w związku z obsługą tych podmiotów związane są wyjazdy do wierzycieli, dłużników, komorników, czy reprezentacja w sądach na terenie Wielkopolski oraz innych województw. Wiąże się to z częstymi wyjazdami do tych podmiotów w celu wykonywania czynności, objętych umowami o współpracę czy obsługę prawną. Wyjazdy mają miejsce kilka razy w tygodniu, a czasem w ciągu jednego dnia obejmują kilka miejscowości. Wyjazdy są kilkugodzinne (np. X- Y - X) i Zainteresowany odbywa je samochodem (stanowiącym środek trwały) i głównie paliwo jest kosztem. Wnioskodawca podaje, że zdarzają się również wyjazdy dwu, trzydniowe np. do Warszawy, które odbywa samochodem, bądź korzysta z usług PKP i wówczas kosztem są: paliwo, ewentualne bilety PKP oraz wydatki na nocleg.

Zainteresowany wskazuje, że w ewidencji działalności gospodarczej jako siedziba wpisany jest X, natomiast jako miejsce wykonywania działalności - Polska. Wnioskodawca prowadzi podatkową książkę przychodów i rozchodów oraz rejestry VAT. Wyjazdy te rozliczane są jako podróże służbowe na dokumencie wewnętrznym, gdzie wliczane są poniesione koszty w postaci paliwa, biletów PKP oraz wydatki na hotel, co potwierdzone jest fakturą VAT. Wnioskodawca podaje, że jest to uciążliwe, gdyż kupuje np. cały bak paliwa, a następnie wyjeżdża i jedzie 200 km, nie wykorzystując całego baku, a resztę paliwa wykorzystuje na jazdy po X np. do sądów czy innych klientów, bądź na kolejne wyjazdy. Istnieje zatem trudność w rozliczaniu, gdyż nie ma jak tej faktury wpisać w rejestr VAT, a drugiej strony nie można całego paliwa przyporządkować do tej podróży, gdyż paliwo z jednej faktury powinno być przyporządkowane do kilku dokumentów wewnętrznych. W związku z tymi wyjazdami - podróżami służbowymi - nie nalicza się diet.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie udokumentowania podróży służbowej przedsiębiorcy.

Czy podróże służbowe przedsiębiorcy należy rozliczać poprzez wystawienie dokumentu wewnętrznego obejmującego diety, oraz faktury za paliwo, bilety PKP oraz hotele, czy można wprowadzić faktury obejmujące ww. wydatki do rejestru VAT, które zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów bez sporządzenia dokumentu wewnętrznego...

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do rozliczania owych podróży i wpisania wydatków do kosztów uzyskania przychodów, to zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r., Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) winno być to dokonywane na podstawie dowodu wewnętrznego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ze złożonego wniosku wynika, że ze względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca świadcząc usługi często przebywa poza siedzibą firmy. Związane jest to z ponoszeniem wydatków na: paliwo, bilety kolejowe oraz nocleg.

Biorąc pod uwagę powyższe oraz stan faktyczny przedstawiony we wniosku należy stwierdzić, iż wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, pod warunkiem właściwego ich udokumentowania dowodami księgowymi, tj. zgodnie z regulacjami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Zgodnie z § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

Odnośnie dokumentowania diet za czas podróży służbowej należy wskazać, że stosownie do § 14 ust. 1 i ust. 2 pkt 5 powołanego rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające wysokość kosztu.

Ponadto, w myśl § 14 ust. 3 ww. rozporządzenia dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, (data i godzina wyjazdu oraz powrotu) stawkę i wartość przysługujących diet.

Treść art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zatem, przedsiębiorca ponosząc wydatki związane z wyjazdem służbowym może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu, o ile nie są one wyszczególnione jako niestanowiące takich kosztów. Aby jednak przedsiębiorca mógł zaliczyć diety do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest, aby odbywana przez niego podróż była "podróżą służbową".

Podsumowując powyższe, stwierdzić należy, że jeżeli Wnioskodawca będzie odbywał podróże służbowe to do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie dowodów wewnętrznych może zaliczyć diety - do wysokości przysługującego limitu. Natomiast wydatki na noclegi, bilety kolejowe oraz paliwo udokumentowane dowodami księgowymi, o których mowa w § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, bez konieczności ujmowania ich w dowodach wewnętrznych.

Przy czym jeszcze raz należy podkreślić, iż obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości. Obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego tut. Organ informuje, że w myśl zasady wyrażonej w art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.) został on wydany w indywidualnej sprawie i dotyczy wyłącznie tej sprawy, w której zapadł.

Ponadto tut. Organ informuje, iż w kwestii dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie podróży służbowych wydano w dniu 14 kwietnia 2009 r. postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania Nr ILPB1/415-101/09-4/AA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.