IBPP3/443-653/10/PH - Możliwość przechowywania w formie papierowej faktur wystawianych i przesyłanych drogą elektroniczną z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego i systemu EDI.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 23 sierpnia 2010 r. (data wpływu 30 sierpnia 2010 r.), uzupełnionym pismem z dnia 9 listopada 2010 r. (data wpływu), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie papierowej faktur wystawianych i przesyłanych drogą elektroniczną z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego i systemu EDI - jest nieprawidłowe.

W dniu 30 sierpnia 2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie papierowej faktur wystawianych i przesyłanych drogą elektroniczną z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego i systemu EDI.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 9 listopada 2010 r. (data wpływu).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca posiada bezpieczny podpis elektroniczny i chce przesyłać faktury drogą elektroniczną w systemie EDI.

Aktualnie Wnioskodawca wysyła faktury w formie papierowej pocztą i archiwizuje w formie papierowej. Jednocześnie Wnioskodawca posiada bezpieczny podpis elektroniczny oraz uczestniczy w systemie wymiany dokumentów EDI.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT, Wnioskodawca może przechowywać kopie faktur sprzedaży, wysyłanych drogą elektroniczną tylko w formie papierowej.

Zdaniem Wnioskodawcy, takie rozwiązanie jest dopuszczalne.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, określa sposób przechowywania faktur, zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane conajmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 ww. rozporządzenia dokumenty o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących wystawionych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując jednocześnie w swojej dokumentacji, bez wyraźnie podanej formy przechowywania kopii faktur.

Z kolei § 21 ust. 1 określa obowiązki podatników. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy te stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Analizując wymogi art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE "przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność", natomiast "umieszczone na nich dane nie mogą być zmienione", jeżeli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wysyłanie faktur drogą elektroniczną oraz przechowywanie ich w formie papierowej jest dopuszczalne.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Minister Finansów na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ustawy, z dnia 28 listopada 2008 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 ww. przepisu, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W myśl § 21 ust. 3 rozporządzenia przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Z przywołanych uregulowań wynika, iż faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia podatkowego.

Natomiast na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT, Minister Finansów przepisami rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) określił sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej i zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

W myśl § 2 ww. rozporządzenia faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Ponadto zgodnie z § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Stosownie do § 6 ust. 6 ww. rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

W myśl § 6 ust. 1, 5 i 6 tegoż rozporządzenia faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2 (dotyczy obowiązku poinformowania naczelnika urzędu skarbowego oraz celnego o miejscu przechowywania ww. faktur, jeśli jest ono na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju podatnika).

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane zaś gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Z powyższych norm wynika zatem, iż wystawca przesyła (udostępnia) fakturę odbiorcy w formie elektronicznej przy zastosowaniu urządzeń do przetwarzania oraz przechowywania danych, z wykorzystaniem różnych technik teletransmisji bądź technologii. Natomiast obowiązki w zakresie przechowywania faktur elektronicznych dotyczą zarówno podatników wystawiających faktury elektroniczne jak i otrzymujących te faktury.

Reasumując cytowane przepisy § 6 należy skonstatować, iż jednoznacznie z nich wynika, że podatnik obowiązany jest zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie, dostęp on-line do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przedmiotowych faktur.

Natomiast zasady wystawiania i dane, które powinny zawierać faktury zostały określone w przepisach art. 244 do 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str.1 z późn. zm.). Podkreślić jednak należy, że zgodnie z art. 249 akapit 3 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską z dnia 25 marca 1957 r. dyrektywa wiąże każde państwo członkowskie, do którego jest kierowana, w odniesieniu do rezultatu, który ma być osiągnięty; pozostawia jednak organom krajowym swobodę wyboru form i środków. Chodzi bowiem o osiągnięcie wymaganego dyrektywą stanu rzeczy. Państwo członkowskie jest zatem obowiązane do wykonania Dyrektywy w drodze ustanowienia przepisów prawa wewnętrznego (w rozpatrywanej sprawie nastąpiło to w akcie wykonawczym - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Zgodnie zaś z cyt. wyżej przepisami Dyrektywy 2006/112/WE, każdy podatnik obowiązany jest zapewnić przechowywanie kopii wszelkich faktur wystawionych oraz tych, które otrzymał. Może on wybrać miejsce przechowywania tych dokumentów pod warunkiem, iż zapewni właściwym organom na każde ich żądanie dostęp do przechowywanych tam faktur i informacji bez zbędnej zwłoki. Państwa Członkowskie mogą jednakże wprowadzić wymóg, aby podatnicy posiadający siedzibę na ich terytorium powiadomili je o miejscu przechowywania, jeśli znajduje się ono poza terytorium.

Poza tym Państwa Członkowskie mogą wprowadzić wymóg, aby podatnicy posiadający siedzibę na ich terytorium przechowywali w kraju faktury wystawione przez nich lub przez ich klientów bądź w ich imieniu i na ich rzecz przez podmiot trzeci, a także wszystkie otrzymane faktury, jeśli nie są one przechowywane w formie elektronicznej gwarantującej pełny i ciągły dostęp do danych (ang. full on-line access). Nadto autentyczność pochodzenia oraz rzetelność zawartych w nich informacji, a także ich czytelność należy zagwarantować w trakcie całego okresu ich przechowywania. Informacje zawarte w tych fakturach nie mogą być zmieniane, muszą być czytelne przez cały okres przechowywania.

Podkreślić należy, że w celu wypełnienia określonych warunków Państwa Członkowskie mogą wymagać przechowywania tych faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane - na piśmie lub elektronicznej. Mogą także wprowadzić wymóg, zgodnie z którym w przypadku elektronicznego przechowywania faktur były przechowywane również informacje gwarantujące autentyczność pochodzenia i rzetelność zawartych w nich danych, co wynika wprost z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy. W myśl tego przepisu aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Reasumując zatem cytowane regulacje unijne, należy zauważyć, iż przepisy dyrektywy także przewidują przechowywanie faktur elektronicznych w takiej samej formie w jakiej zostały przesłane; obok innych form przechowywania i udostępniania faktur VAT; a o formach tych zaś decyduje dane Państwo Członkowskie. Na podstawie bowiem ww. przepisu Państwa Członkowskie mogą wprowadzić wymóg, aby podatnicy posiadający siedzibę na ich terytorium przechowywali w kraju wystawione i otrzymane faktury, w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dopuszczalne zatem było wprowadzenie w oparciu o powyższy przepis przez państwo członkowskie (Polskę) swoich wymagań w zakresie przechowywania w kraju faktur elektronicznych w formie elektronicznej w formacie w jakim zostały przesłane, w sposób gwarantujący pełny i ciągły dostęp do danych (ang. full on-line access). Powyższego zaś w żaden sposób nie można uznać za sprzeczne z regulacjami powoływanego na wstępie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Należy w tym miejscu dodać, że szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania zostały określone w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Opisując zdarzenie przyszłe będące przedmiotem wniosku, Wnioskodawca wskazał, iż posiada bezpieczny podpis elektroniczny i chce przesyłać faktury drogą elektroniczną w systemie EDI. Aktualnie Wnioskodawca wysyła faktury w formie papierowej pocztą i archiwizuje w formie papierowej. Jednocześnie Wnioskodawca posiada bezpieczny podpis elektroniczny oraz uczestniczy w systemie wymiany dokumentów EDI.

Z treści sformułowanego we wniosku pytania Wnioskodawcy wynika, iż wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania kopii faktur sprzedaży, wysyłanych drogą elektroniczną tylko w formie papierowej.

W świetle powyższego stwierdzić należy, iż z brzmienia cyt. wyżej przepisów § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (...) wynika, iż faktury wystawione w formie elektronicznej nie mogą być przechowywane wyłącznie w formie papierowej. Rozporządzenie wymaga, aby faktury elektroniczne były przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Posiadanie przez Wnioskodawcę wyłącznie papierowych kopii wystawionych faktur uniemożliwiłoby organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur, którego wymaga ww. rozporządzenie.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, iż wysyłanie faktur drogą elektroniczną oraz przechowywanie ich formie papierowej jest dopuszczalne, należy uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja traci swoją ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego lub zmiany stanu prawnego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.