IBPP3/443-1248/11/PK - Obniżenie podatku VAT należnego o podatek naliczony z faktur otrzymanych w formie elektronicznej i wydrukowanych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 października 2011 r. (data wpływu 21 listopada 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z faktur otrzymanych w formie elektroniczne a następnie wydrukowanych - jest prawidłowe.

W dniu 21 listopada 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z faktur otrzymanych w formie elektronicznej, a następnie wydrukowanych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W celu usprawnienia przepływu faktur, Spółka częściowo zmieniła sposób odbierania faktur poprzez zaakceptowanie propozycji kontrahentów dotyczącej otrzymywania przez Spółkę faktur VAT dokumentujących zakup towarów i usług drogą elektroniczną (e-mail), poprzez załączenie pliku PDF z treścią faktury, który nie będzie zabezpieczony podpisem elektronicznym. Faktury te zawierają wszystkie dane, które zgodnie z odpowiednimi przepisami powinny znaleźć się na fakturze.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury Spółka uregulowała z kontrahentami, z jakich adresów e-mail będą wysyłane i odbierane faktury, a także jak będą nazwane i którzy z pracowników kontrahenta będą mogli takie faktury wysyłać. W celu określenia zgodności danych na fakturze z danymi transakcji, pracownicy Spółki dokonują kontroli biznesowej faktur w postaci weryfikacji merytorycznej faktur. W celu zapewnienia integralności treści faktury, e-mail od kontrahenta z załączoną fakturą zakupu w wersji elektronicznej jest archiwizowany w systemie komputerowym i przy użyciu programu komputerowego (klienta pocztowego), co pozwala na rejestrację daty wpływu faktury, nadawcy, jak również treści faktury otrzymanej od kontrahenta

Następnie faktura jest wydrukowana (zostaje jej nadana wersja papierowa), odpowiednio opisana i zarchiwizowana. Na papierowej fakturze zostanie umieszczona data wpłynięcia faktury, tożsama z datą otrzymania maila. Zarówno faktury w wersji papierowej, jak i faktury w wersji elektronicznej będą archiwizowane przez okres czasu, jaki wymaga powszechnie obowiązujące prawo. W przypadku kontroli organów podatkowych faktura w wersji elektronicznej i papierowej będzie mogła zostać udostępniona w tej wersji organowi kontrolującemu.

W związku z powyższym zadano pytania:

Czy faktura otrzymana przez Spółkę w sposób opisany w przedmiotowym stanie faktycznym, której następnie nadano formę papierową daje Spółce prawo do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany w tej fakturze.

Zdaniem Wnioskodawcy, wyżej opisane zachowanie Spółki i jej kontrahentów spełnia wymogi art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z dn. 5 kwietnia 2004 r., Nr 54, poz. 535, dalej "u.p.t.u") w zakresie możliwości odliczenia podatku od towarów i usług naliczonego z faktur zakupu.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661, dalej "Rozporządzenie") wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 u.p.t.u. Spółka uważa, że opisana przez Spółkę metoda otrzymywania faktur w formacie PDF nie jest wprost formą przesyłania faktur elektronicznych w rozumieniu powołanego rozporządzenia. Spółka bowiem otrzymane w formacie.PDF faktury będzie drukowała i przechowywała w wersji papierowej podczas gdy rozporządzenie dotyczy wyłącznie faktur, które przechowywane są w wersji elektronicznej. Tym niemniej Spółka pragnie podkreślić, że opisany sposób przesyłania i otrzymywania faktur pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 2, § 3 i § 4 Rozporządzenia, a więc jest zgodny z brzmieniem u.p.t.u. i pozwala na odliczenie podatku od towarów i usług naliczonego z faktur zakupu towarów lub usług.

Zgodnie bowiem z § 4 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Ustawodawca określił w § 2 Rozporządzenia, iż autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Użyte przez ustawodawcę określenie "w szczególności" wskazuje, że zawarty w § 2 ust. 2 pkt 1 i 2 Rozporządzenia katalog środków pozwalających na zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury nie jest katalogiem zamkniętym. Stanowisko to potwierdza również treść art. 233 Dyrektywy Rady 2006/112/We z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z dnia 11 grudnia 2006 r., dalej "Dyrektywa"), gdzie wskazano, iż poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w art. 233 ust. 1 Dyrektywy bezpieczny podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych (EDI) stanowią tylko przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej.

Zgodnie natomiast z art. 218 Dyrektywy, dla celów Dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale. Za fakturę elektroniczną uznaje się każdą fakturę zawierającą informacje wymagane w Dyrektywie, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Jak wskazuje art. 233 Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Spółka uważa, że zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury możliwe jest przez ustalenie z kontrahentem procedury obiegu faktur, która daje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W tym celu Spółka zamierza ustalić, z jakich adresów e-mail wysyłane będą faktury, jak będą nazwane i którzy z pracowników kontrahenta będą mogli takie faktury wysyłać. W związku z powyższym, mając na uwadze, że strony dokonujące transakcji mają pewność co do wzajemnej tożsamości, dodatkowo umówiły się w zakresie sposobu wystawiania faktur elektronicznych jak i sposobu przesyłania lub udostępniania, zdaniem Spółki należy uznać, że autentyczność pochodzenia faktury otrzymanej z ustalonego źródła, w ustalonej formie, zawierającą dane dostawcy towarów lub usługodawcy została zapewniona.

Drugie kryterium tj. zapewnienie integralności treści faktury spełnione może być - jak wskazuje § 2 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia - jeżeli na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Spółka interpretuje wspomniany wyżej przepis w ten sposób, że w celu zapewnienia integralności treści faktury sposób obiegu faktur powinien być tak skonstruowany, aby nie istniała możliwość ingerencji w treść faktury pomiędzy jej przysłaniem przez kontrahenta, a jej odbiorem przez Spółkę. W przypadku faktur przesłanych w formie elektronicznej w formacie PDF, przechowywanych w tym samym formacie oraz w formie papierowych wydruków należy uznać, że integralność ich treści została zapewniona przez nabywcę.

Taki sposób otrzymywania faktur stanowi istotne uproszczenie obiegu dokumentów pomiędzy kontrahentami. Spółka zauważa, że treść faktur w formacie PDF, którym następnie nadano formę papierową nie może ulec zmianie. Tym samym ich doręczenie nie odbiega od wymogów związanych z doręczaniem faktur papierowych. Zdaniem Spółki celem ustawodawcy przy konstruowaniu przepisu § 2 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia było zobligowanie podatników do przedsięwzięcia środków, które uniemożliwiają ingerencję w treść faktury przesyłanej elektronicznie tj. wdrożenie procedury, która pozwala na identyfikację treści faktury w brzmieniu nadanym jej przez kontrahenta. W tym właśnie celu e-maile z datą, adresem nadawcy i odbiorcy, jak i załączoną fakturą przechowywane będą w specjalnym komputerowym archiwum, a osoby które mają dostęp do skrzynek pocztowych, na które będą przesyłane faktury, będą zobowiązane do zabezpieczenia swoich stanowisk komputerowych hasłem i do każdorazowego wylogowania się przed odejściem od stanowiska. Stanowisko Spółki zgodne jest z brzmieniem art. 233 Dyrektywy, gdzie ustawodawca wskazuje, iż każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury - można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zdaniem Spółki również format, w jakim przesyłane są faktury tj. PDF (portable document format) spełnia wymogi Rozporządzenia, gdyż zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. PDF jest formatem plików służącym do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych, stworzony i promowany przez firmę Adobe Systems. Mając na uwadze, że opisany sposób przesyłania i otrzymywania faktur w żadnym stopniu nie rodzi zagrożenia nadużywania prawa do odliczenia podatku z tytułu otrzymanych faktur stanowisko Spółki należy uznać za uzasadnione.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Utraciło natomiast moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez:

* autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

* integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczne pochodzenie faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną gwarantujące autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność takich faktur.

Koniecznym zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Ww. rozporządzenie nie określa czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w formie procedur).

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę przesyłaną w formie elektronicznej należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur e-mailem w postaci pliku PDF a następnie drukowanie otrzymanych drogą elektroniczną faktur i przechowywanie w formie papierowej. Zatem otrzymywanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila po ich wydrukowaniu jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF po ich wydrukowaniu w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o VAT). Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Dodatkowo należy nadmienić, iż proponowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania np. w formie papierowej faktur przesłanych drogą elektroniczną winien uwzględniać papierowe wydruki wiadomości elektronicznych, zawierające datę odbioru korespondencji mailowej z otrzymaną fakturą VAT w postaci pliku PDF.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.