IBPP2/443-927/11/ASz

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 3 sierpnia 2011 r. (data wpływu 12 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie postępowania z otrzymanymi fakturami elektronicznymi oraz archiwizowania ich w formie papierowej - jest prawidłowe.

W dniu 12 sierpnia 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie postępowania z otrzymanymi fakturami elektronicznymi oraz archiwizowania ich w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zamierza w przyszłości stosować wysyłanie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), w formie załączonego pliku - tylko do odczytu. Przesłany plik będzie posiadał odpowiednie zabezpieczenia tj. w trakcie procesu przekazywania nie będą możliwe zmiany jego treści lub poddania go edycji.

Wystawienie e-faktury dla Klienta następowałoby po uprzednim podpisaniu porozumienia (akceptacji) które będzie zawierać: dane pozwalające zidentyfikować Klienta, sposób przesyłania faktur, format w jakim będą przesyłane, treść poczty elektronicznej z jaką będą przesyłane faktury, oraz własnoręczny podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Klienta. Wygenerowane e-faktury wysyłane z poczty elektronicznej Wnioskodawcy będą dostarczone z nagłówkiem oraz treścią poczty elektronicznej ustalonymi między stronami. Wnioskodawca wszystkie wygenerowane i przesłane drogą elektroniczną faktury będzie archiwizować w formie papierowej przez ustawowy okres tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zgodnie z § 6 obowiązującego od 1 stycznia 2011 r. RMF z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania, oraz trybu udostępniania organom kontroli skarbowej.

Otrzymanie e-faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) następowałoby również po - uprzednim podpisaniu porozumienia - akceptacji dotyczącej otrzymywania faktur w formie elektronicznej w formacie - tylko do odczytu. Porozumienie będzie zawierać: dane pozwalające zidentyfikować klienta, sposób przesyłania faktur, format w jakim będą przesyłane, treść poczty elektronicznej z jaką będą przesyłane faktury oraz własnoręczny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Klienta. Otrzymane drogą elektroniczną faktury będą drukowane i przekazywane do wprowadzenia do ewidencji księgowej i archiwizowania w formie papierowej zgodnie z obowiązującymi przepisami tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy przedstawione zdarzenie przyszłe polegające na otrzymywaniu (uprzednio zaakceptowanych) e-faktur w formie elektronicznej - jako plik-tylko do odczytu oraz archiwizowaniu ich w formie papierowej przez wymagany przepisami podatkowymi okres czasu jest zgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz. U.249, poz. 1661).

Stanowisko Wnioskodawcy: przedstawione wyżej zdarzenie przyszłe jest zgodne z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661)

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury jest zapewniona z uwagi na fakt przesłania faktury za pomocą poczty elektronicznej w formie pliku - tylko do odczytu, po uprzednim podpisaniu porozumienia (akceptacji) przez osobę upoważnioną do reprezentacji. Sposób archiwizowania w formie papierowej dokumentów przesianych i otrzymanych w formie elektronicznej jest zgodny z § 6 RMF z dnia 17 grudnia 2010 r. Dz. U.249, poz. 1661.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że możliwe jest zastosowanie innych, dowolnych środków zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

W myśl § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360):

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca zamierza w przyszłości stosować wysyłanie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), w formie załączonego pliku - tylko do odczytu. Przesłany plik będzie posiadał odpowiednie zabezpieczenia tj. w trakcie procesu przekazywania nie będą możliwe zmiany jego treści lub poddania go edycji. Wystawienie e-faktury dla Klienta następowałoby po uprzednim podpisaniu porozumienia (akceptacji) które będzie zawierać: dane pozwalające zidentyfikować Klienta, sposób przesyłania faktur, format w jakim będą przesyłane, treść poczty elektronicznej z jaką będą przesyłane faktury, oraz własnoręczny podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Klienta. Wygenerowane e-faktury wysyłane z poczty elektronicznej Wnioskodawcy będą dostarczone z nagłówkiem oraz treścią poczty elektronicznej ustalonymi między stronami. Wnioskodawca wszystkie wygenerowane i przesłane drogą elektroniczną faktury będzie archiwizować w formie papierowej przez ustawowy okres tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zgodnie z § 6 obowiązującego od 1 stycznia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Otrzymanie e-faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) następowałoby również po - uprzednim podpisaniu porozumienia - akceptacji dotyczącej otrzymywania faktur w formie elektronicznej w formacie - tylko do odczytu. Porozumienie będzie zawierać: dane pozwalające zidentyfikować klienta, sposób przesyłania faktur, format w jakim będą przesyłane, treść poczty elektronicznej z jaką będą przesyłane faktury oraz własnoręczny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Klienta. Otrzymane drogą elektroniczną faktury będą drukowane i przekazywane do wprowadzenia do ewidencji księgowej i archiwizowania w formie papierowej zgodnie z obowiązującymi przepisami tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenia przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, w tym udostępniania faktur w dowolnym formacie elektronicznym.

Ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił również formy przechowywania faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów, faktury mogą być przechowywane w takiej formie jak proponuje Wnioskodawca, pod warunkiem jednak zapewnienia:

* autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

* łatwego ich odszukania;

* organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur.

Zatem przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Odnosząc przytoczone wyżej przepisy do przedstawionego zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, że sposób otrzymania faktur w formie elektronicznej i ich przechowywania i archiwizowanie przez Wnioskodawcę w formie papierowej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatku od towarów i usług.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczyć przy tym należy bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

W zakresie prawidłowości wysyłania oraz przechowywania kopii faktur elektronicznych, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.