IBPP2/443-774/12/ICz - VAT w zakresie ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT, również tych przesłanych do odbiorcy w formie papierowej, w postaci zapisu elektronicznego bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 lipca 2012 r. (data wpływu 27 lipca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT, również tych przesłanych do odbiorcy w formie papierowej, w postaci zapisu elektronicznego bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej - jest prawidłowe.

W dniu 27 lipca 2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług m.in. w zakresie ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT, również tych przesłanych do odbiorcy w formie papierowej, w postaci zapisu elektronicznego bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (zwany dalej R.A.), jest spółką prawa handlowego, działającą na terenie gminy, a przedmiotem jej działalności jest odprowadzanie i oczyszczanie ścieków. R S.A. wystawia w każdym miesiącu w formie papierowej (oryginał i kopia) faktury sprzedaży z tytułu odprowadzania i oczyszczania ścieków oraz faktury korygujące i inne faktury związane z pomocniczym rodzajem działalności Spółki. Ilość faktur osiąga miesięcznie ponad 6000 sztuk. Oryginały faktur sprzedaży przesyłane są pocztą do odbiorcy usługi w formie papierowej za pośrednictwem poczty, natomiast kopie faktury przechowywane są w archiwum, również w formie papierowej. Z uwagi na dodatkowe koszty wydruku i archiwizowania dokumentów oraz problemy z magazynowaniem w tradycyjnej formie stale rosnącej ilości faktur, Spółka planuje zakupić i wdrożyć od listopada 2012 r. system komputerowy w celu archiwizowania i przechowywania wszystkich faktur sprzedaży i faktur korygujących w formie elektronicznej. W związku z tym iż Spółka nie może całkowicie zrezygnować z dalszego wysyłania faktur odbiorcom w formie papierowej, faktury drukowane i wysyłane w formie papierowej, będą archiwizowane w formie elektronicznej.

System elektronicznej archiwizacji faktur, którego zakup jest planowany, jest kompatybilny z modułem sprzedaży, którego użytkownikiem jest już R S.A., przez co zagwarantowana jest autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur a także ich czytelność. Jak zapewnia producent oprogramowania, system umożliwia przechowywanie kopii faktur w postaci plików elektronicznych i umożliwia wydruk kopii dokumentu na żądanie uprawnionego organu lub klienta na podstawie określonych kryteriów lub zakresów. System składa się z dwóch części składowych - części bazowej (operacyjnej) oraz części rejestrowej. W części bazowej modułu tworzone są pliki PDF i zapisywane w przeznaczonej do tego celu bazie danych. Archiwizowane faktury są zabezpieczone przed utratą spowodowaną np. awarią komputera, przypadkowym skasowaniem, działaniem wirusów czy przed dostępem osób niepowołanych. Dostęp do archiwizacji, przeglądania i wydruku faktur chroniony jest specjalnymi uprawnieniami nadawanymi użytkownikom, a wykonywane operacje związane ze zarchiwizowanymi dokumentami są rejestrowane. Część rejestrowa systemu zapewnia zarządzanie dostępem do faktur zarchiwizowanych, podgląd lub wydruk faktury, wykonanie kopii plików faktur na nośnikach danych.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie (oznaczone we wniosku jako nr 1):

Czy dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT, również tych przesłanych do odbiorcy w formie papierowej, w postaci zapisu elektronicznego bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej.

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie kopii wystawionej faktury w postaci elektronicznej (PDF) pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie istnieją również normatywne przeszkody do zastosowania mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur polegającego na wysyłaniu oryginału faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością jej wydrukowania na każde żądanie uprawnionego podmiotu.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z treścią § 21 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają sposób i warunki przechowywania kopii faktury w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci odbiorcy dokumentu.

Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury, z zastrzeżeniem, iż co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.

W świetle powyższych przepisów, Wnioskodawca utrzymuje swoje stanowisko iż opisane zdarzenie przedstawia stan faktyczny spełniający warunki pozwalające na przechowywanie faktur w postaci elektronicznych plików PDF.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego objętego pytaniem nr 1 uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez:

* autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

* integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 powołanego rozporządzenia:

W powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury wystawione w formie papierowej były tylko w tej formie przechowywane, zatem dopuszczalna jest forma mieszana wystawiania i przechowywania faktur VAT. Faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zagwarantowania autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści.

Z treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca jest spółką prawa handlowego, działającą na terenie gminy, a przedmiotem jej działalności jest odprowadzanie i oczyszczanie ścieków. Wnioskodawca wystawia w każdym miesiącu w formie papierowej (oryginał i kopia) faktury sprzedaży z tytułu odprowadzania i oczyszczania ścieków oraz faktury korygujące i inne faktury związane z pomocniczym rodzajem działalności Spółki. Ilość faktur osiąga miesięcznie ponad 6000 sztuk. Oryginały faktur sprzedaży przesyłane są pocztą do odbiorcy usługi w formie papierowej za pośrednictwem poczty, natomiast kopie faktury przechowywane są w archiwum, również w formie papierowej. Z uwagi na dodatkowe koszty wydruku i archiwizowania dokumentów oraz problemy z magazynowaniem w tradycyjnej formie stale rosnącej ilości faktur, Spółka planuje zakupić i wdrożyć od listopada 2012 r. system komputerowy w celu archiwizowania i przechowywania wszystkich faktur sprzedaży i faktur korygujących w formie elektronicznej. W związku z tym iż Spółka nie może całkowicie zrezygnować z dalszego wysyłania faktur odbiorcom w formie papierowej, faktury drukowane i wysyłane w formie papierowej, będą archiwizowane w formie elektronicznej.

System elektronicznej archiwizacji faktur, którego zakup jest planowany, jest kompatybilny z modułem sprzedaży, którego użytkownikiem jest już Wnioskodawca, przez co zagwarantowana jest autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur a także ich czytelność. Jak zapewnia producent oprogramowania, system umożliwia przechowywanie kopii faktur w postaci plików elektronicznych i umożliwia wydruk kopii dokumentu na żądanie uprawnionego organu lub klienta na podstawie określonych kryteriów lub zakresów. System składa się z dwóch części składowych - części bazowej (operacyjnej) oraz części rejestrowej. W części bazowej modułu tworzone są pliki PDF i zapisywane w przeznaczonej do tego celu bazie danych. Archiwizowane faktury są zabezpieczone przed utratą spowodowaną np. awarią komputera, przypadkowym skasowaniem, działaniem wirusów czy przed dostępem osób niepowołanych. Dostęp do archiwizacji, przeglądania i wydruku faktur chroniony jest specjalnymi uprawnieniami nadawanymi użytkownikom, a wykonywane operacje związane ze zarchiwizowanymi dokumentami są rejestrowane. Część rejestrowa systemu zapewnia zarządzanie dostępem do faktur zarchiwizowanych, podgląd lub wydruk faktury, wykonanie kopii plików faktur na nośnikach danych.

Odnosząc się do zagadnienia, czy kopie faktur VAT dokumentujących dokonaną sprzedaż, wystawionych w formie papierowej, muszą następnie zachować przez cały okres ich przechowywania u wystawcy tożsamość w wersji papierowej, czy też możliwe jest ich archiwizowanie w formie elektronicznego obrazu pozwalającego na ich odtworzenie na żądanie organu podatkowego, wskazanym jest też odwołanie się do obowiązujących w tym przedmiocie uregulowań prawa wspólnotowego, w tym do Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, s. 1 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 246 Dyrektywy 112 przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność, a w przypadku faktur, o których mowa w art. 233 ust. 1 akapit drugi, umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne przez cały okres przechowywania.

Przytoczone ogólne warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii), nie wskazują na postać (papierową czy elektroniczną), w której powinny być przechowywane faktury, ale kładą nacisk na to, aby gwarantowała ona przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.

Polski ustawodawca, w obowiązujących przepisach dotyczących podatku od towarów i usług, nie określił formy przechowywania faktur VAT wystawionych w formie papierowej, zatem należy uznać, iż dopuszczalna jest dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur VAT wystawionych w formie papierowej w dowolnym w formacie elektronicznym.

Jednakże z uwagi na specyfikę tego rodzaju dokumentów jakimi są faktury, należy w przypadku zastosowania mieszanej formy wystawiania i przechowywania faktur VAT dochować wymogu autentyczności i integralności treści faktury.

W przedmiotowej sprawie Wnioskodawca wskazał, że zamierza zakupić system elektronicznej archiwizacji faktur kompatybilny z modułem sprzedaży, który użytkuje, przez co zagwarantowana zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność. System umożliwi też przechowywanie kopii faktur w postaci plików elektronicznych oraz wydruk kopii dokumentu na żądanie uprawnionego organu.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz przywołane przepisy prawa należy stwierdzić, iż skoro jak wskazał Wnioskodawca system elektronicznej archiwizacji faktur, który zamierza nabyć, umożliwiać będzie zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, ich czytelność a także przechowywanie kopii faktur w postaci plików elektronicznych oraz wydruk kopii dokumentu na żądanie uprawnionego organu, zatem w tych okolicznościach, dopuszczalne będzie przechowywanie przez Wnioskodawcę kopii faktur VAT, również tych przesłanych do odbiorcy w formie papierowej, w postaci zapisu elektronicznego bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, iż dopuszczalne jest przechowywanie kopii wystawionej faktury w postaci elektronicznej pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, należało uznać za prawidłowe.

W tym miejscu należy zauważyć, że na powyższą ocenę prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy nie ma wpływu okoliczność odwołania się w nim do przepisów § 19 ust. 1 i § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, z późn. zm.), które obowiązywało do dnia 31 marca 2011 r., gdyż kwestie regulowane wskazanymi wyżej przepisami, w stanie prawnym mającym zastosowanie w przedmiotowej sprawie, w sposób analogiczny regulują przepisy odpowiednio § 19 ust. 1 i § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Natomiast ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w kwestii objętej pytaniem nr 2 (oznaczenie jak we wniosku) będzie przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.