IBPP2/443-1017/11/ASz

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 3 czerwca 2011 r. (data wpływu 9 czerwca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy proponowane przez Wnioskodawcę formy wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełniają warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej - jest prawidłowe.

W dniu 9 czerwca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy proponowane przez Wnioskodawcę formy wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełniają warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie tłumaczeń oraz pokrewną. W ramach działalności nabywa oraz sprzedaje usługi, przy czym zarówno nabycie jaki sprzedaż może następować zarówno od/na rzecz podatników podatku od wartości dodanej z terytorium Polski, jak i z innych krajów Unii Europejskiej oraz ze świata.

Wnioskodawca pragnie wprowadzić obrót elektroniczny fakturami zarówno wystawianymi przez niego, jak i otrzymywanymi od kontrahentów.

Aby uzyskać akceptację kontrahentów (krajowych i zagranicznych) na przesyłanie im faktur drogą elektroniczną, Wnioskodawca zamierza uprzednio (tj. przed rozpoczęciem wysyłania) odbierać od kontrahentów oświadczenia o akceptacji przesyłania elektronicznego przesyłania, w tym udostępniania faktur, w jednej z alternatywnych form:

* w formie elektronicznej, tj. oświadczenia zawartego w mailu otrzymanym od osoby odpowiedzialnej za kontakty z Wnioskodawcą od strony kontrahenta; mail ten nie będzie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym; Wnioskodawca maile takie będzie przechowywał w formie elektronicznej;

* w formie skanu pisemnego oświadczenia kontrahenta; podobnie jak w wypadku oświadczeń zawartych w mailu, Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymane skany w formie elektronicznej.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy obie opisane przez Wnioskodawcę w stanie faktycznym formy wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełniają warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Zdaniem Wnioskodawcy, obie opisane przez Wnioskodawcę w stanie taktycznym formy wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełniają warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowe.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: Rozporządzenie) statuuje:

Paragraf § 3 ust. 1 rozporządzenia stanowi natomiast że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 Rozporządzenia).

Ustawodawca wskazał zatem w § 3 ust. 2 rozporządzenia dwie alternatywne formy akceptacji odbiorcy dla przesyłania mu faktur drogą elektroniczną: pisemną oraz elektroniczną. Nie zdefiniował przy tym, co oznacza "forma elektroniczna". Wobec powyższego, w szczególności w kontekście posługiwania się przez ustawodawcę w tym samym rozporządzeniu pojęciem, zresztą na potrzeby tego rozporządzenia zdefiniowanym, "bezpiecznego podpisu elektronicznego", należy uznać, że określenie "forma elektroniczna" odnosi się do niematerialnej formy pliku, podczas gdy bezpieczny odpis elektroniczny jest elementem zabezpieczenia oraz identyfikacji tegoż niematerialnego pliku. Ustawodawca przewidział zatem możliwość dematerializacji lub stworzenia w niematerialnej formie oświadczenia, z którego wynika zgoda. Tym samym oświadczenie może być zawarte w mailu nie opatrzonym podpisem elektronicznym. Wnioskodawca stoi również na stanowisku, że zgodę w imieniu odbiorcy faktur może wyrazić osoba odpowiedzialna ze strony kontrahenta ze kontakty biznesowe z Wnioskodawcą 1 na bieżąco z nim współpracująca (np. składająca czy specyfikująca zamówienia, negocjująca warunki zamówień itp.). Skoro bowiem Wnioskodawca wie, iż osoba ta działa w imieniu kontrahenta, to aprobata z jej strony dla elektronicznych faktur będzie przez niego traktowana jako wiążąca.

W świetle § 3 ust. 2 Rozporządzenia odbiorca może wyrazić zgodę na przesyłanie faktur w formie pisemnej rozumianej jako złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Rozporządzenie nie precyzuje jednak; iżby dokument na którym złożono własnoręczny podpis, musiał znajdować się w posiadaniu wystawiającego faktury. Jeśli zatem dokument taki powstał (został własnoręcznie podpisany), a zatem zachowano formę pisemną w rozumieniu art. 78 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, a wystawca faktur został o tym poinformowany, jako że otrzymał skan (obraz) dokumentu, co jest w stanie wykazać, jest to wystarczające do przyjęcia, iż miał prawo wysyłać temu kontrahentowi faktury w formie elektronicznej. Trzeba również przyjąć, iż skan pisemnego oświadczenia mógłby zostać potraktowany jako forma elektroniczna.

Na koniec stwierdzić należy, iż ustawodawca nie odniósł się do sposobu przechowywania oświadczeń zawierających akceptację na przesyłanie oświadczeń drogą elektroniczną, niezależnie od tego, w jakiej formie zostały złożone i w jakiej dotarły do podmiotu wystawiającego faktury. Tym samym, zwłaszcza w świetle celu przepisów Rozporządzenia, polegającego na uproszczeniu obrotu fakturami, jak również w kontekście możliwości przechowywania w formie elektronicznej samych faktur, trzeba uznać, że elektroniczne przechowywanie akceptacji jest dopuszczalne.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 powołanego rozporządzenia:

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie tłumaczeń oraz pokrewną. W ramach działalności nabywa oraz sprzedaje usługi, przy czym zarówno nabycie jaki sprzedaż może następować zarówno od/na rzecz podatników podatku od wartości dodanej z terytorium Polski, jak i z innych krajów Unii Europejskiej oraz ze świata.

Wnioskodawca pragnie wprowadzić obrót elektroniczny fakturami zarówno wystawianymi przez niego, jak i otrzymywanymi od kontrahentów.

Aby uzyskać akceptację kontrahentów (krajowych i zagranicznych) na przesyłanie im faktur drogą elektroniczną, Wnioskodawca zamierza uprzednio (tj. przed rozpoczęciem wysyłania) odbierać od kontrahentów oświadczenia o akceptacji przesyłania elektronicznego przesyłania, w tym udostępniania faktur, w jednej z alternatywnych form:

* w formie elektronicznej, tj. oświadczenia zawartego w mailu otrzymanym od osoby odpowiedzialnej za kontakty z Wnioskodawcą od strony kontrahenta; mail ten nie będzie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym; Wnioskodawca maile takie będzie przechowywał w formie elektronicznej;

* w formie skanu pisemnego oświadczenia kontrahenta; podobnie jak w wypadku oświadczeń zawartych w mailu, Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymane skany w formie elektronicznej.

Przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać przedmiotowa akceptacja.

Wobec powyższego należy uznać, że proponowane przez Wnioskodawcę formy wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełniają warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W przedmiotowej sprawie wyjaśnienia wymaga również kwestia, czy oświadczenie o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur winno być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem.

Cyt. wyżej rozporządzenie nie określa szczegółowo, co winno zawierać przedmiotowe oświadczenie.

Wykładnia funkcjonalna rozporządzenia nie daje zatem podstaw do stosowania takiego wymogu.

W konsekwencji należy uznać, iż akceptacja złożona e-mailem nie opatrzonym bezpiecznym podpisem elektronicznym spełnia wymogi rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Wątpliwości Wnioskodawcy budzi również forma przechowywania przedmiotowych akceptacji.

Ponieważ obowiązujące przepisy nie określają formy przechowywania oświadczeń o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur, należy więc uznać, że dokumenty te mogą być przechowywane w takiej formie jak proponuje Wnioskodawca.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, iż obie zaproponowane przez Wnioskodawcę w opisie zdarzenia przyszłego formy wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełniają warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie uznania, czy pracownik kontrahenta odpowiedzialny za kontakty biznesowe z Wnioskodawcą może wysłać e-mail akceptujący przesyłanie faktur drogą elektroniczną, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.