IBPP1/443-418/12/BM

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 grudnia 2011 r. (data wpływu 10 stycznia 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 3 kwietnia 2012 r. (data wpływu 11 kwietnia 2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia z jaką datą Wnioskodawca powinien zaewidencjonować wpłatę otrzymaną od klienta na kasie fiskalnej oraz w rejestrze sprzedaży VAT - jest prawidłowe.

W dniu 10 stycznia 2012 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia z jaką datą Wnioskodawca powinien zaewidencjonować wpłatę otrzymaną od klienta na kasie fiskalnej oraz w rejestrze sprzedaży VAT.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 3 kwietnia 2012 r. (data wpływu 11 kwietnia 2012 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 20 marca 2012 r. znak: IBPP1/443-25/12/BM, IBPP1/443-26/12/BM, IBPP1/443-27/12/BM, IBPP1/443-28/12/BM, IBPBI/1/415-34/12/KB, IBPBI/1/415-35/12/KB.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Podatnik dokonuje ewidencji wpłat otrzymanych od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej przy pomocy kasy fiskalnej. Wpłaty dotyczą zapłaty za różnego rodzaju usługi (w tym rozliczane na zasadach specjalnej procedury marży) i towary. Czasami zdarza się, że paragony (lub faktury do paragonów lub raporty kasy fiskalnej) zawierają błędne dane, lub pojawia się konieczność ich skorygowania z innego powodu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Z jaką datą podatnik powinien zaewidencjonować wpłatę otrzymaną od klienta na kasie fiskalnej oraz w rejestrze sprzedaży VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, powinien on dokonać zaewidencjonowania wpłaty na kasie fiskalnej oraz w rejestrze sprzedaży VAT z datą jej zaksięgowania przez bank na koncie podatnika (lub otrzymania gotówki). Jeżeli natomiast podatnik nie dokonał odczytu stanu konta w dniu zaksięgowania danej wpłaty (np. z powodu dnia wolnego od pracy lub dnia w którym biuro pracownika było nieczynne z innego powodu, lub z powodu zaksięgowania wpłaty przez bank poza godzinami pracy biura w danym dniu, itd.) tylko w terminie późniejszym, podatnik powinien:

Jeżeli data odczytania stanu konta przez podatnika zawiera się w tym samym okresie rozliczeniowym na potrzeby podatku VAT co data zaksięgowania wpłaty na koncie podatnika przez bank - podatnik powinien dokonać zaewidencjonowania wpłaty na kasie fiskalnej oraz w rejestrze sprzedaży VAT z datą z jaką dokonał on odczytu stanu konta.

Jeżeli data odczytania stanu konta przez podatnika nie zawiera się w tym samym okresie rozliczeniowym na potrzeby podatku VAT co data zaksięgowania wpłaty na koncie podatnika przez bank - podatnik powinien:

* dokonać zaewidencjonowania wpłaty na kasie fiskalnej z datą odczytania stanu konta przez podatnika (ze względu na brak możliwości technicznej wprowadzenia wpłaty na kasę fiskalną z datą wsteczną) a następnie wykazać zaistniałe zdarzenie w prowadzonej przez podatnika "ewidencji błędów i uwag do paragonów".

* dokonać zaewidencjonowania wpłaty w rejestrze sprzedaży VAT z datą zaksięgowania wpłaty przez bank na koncie podatnika.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług.

W myśl przepisu art. 111 ust. 1 tej ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Obowiązki podatników, związane z prowadzeniem ewidencji przy użyciu kas rejestrujących określone zostały przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 z późn. zm.).

Zgodnie z przepisem § 2 pkt 11 ww. rozporządzenia paragon fiskalny jest to wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży.

Podkreślić należy, iż stosownie do treści § 4 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia kasa fiskalna musi zawierać pamięć fiskalną kasy wbudowaną w części kasy niedostępnej dla użytkownika kasy, umieszczoną w gnieździe związanym nierozłącznie z obudową, zalanym twardą nieprzezroczystą masą oraz zabezpieczoną w sposób powodujący jej zniszczenie w momencie naruszenia.

W myśl § 5 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia, kasy rejestrujące muszą zapisywać w pamięci fiskalnej między innymi informacje o dacie i czasie rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w trybie fiskalnym, numery i daty każdego z wykonanych raportów fiskalnych dobowych, numer i datę oraz godzinę i minutę awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy.

Stosownie do § 7 ust. 1 pkt 1 i 8 powołanego rozporządzenia, wynika, że podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani są m.in. dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy, a także przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Zatem w sytuacji, kiedy sprzedawca jest obowiązany do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym fakt sprzedaży jest paragon fiskalny.

Jak wynika z powyższych przepisów, ewidencje prowadzone przez podatników służyć mają prawidłowemu i zgodnemu ze stanem faktycznym sporządzeniu deklaracji podatkowych, w których powinna zostać wykazana cała wartość sprzedaży, z tytułu dokonania której, obowiązek podatkowy powstał w okresie rozliczeniowym, za który deklaracja ta jest składana.

Mając zatem na uwadze obowiązujący w tym przypadku prymat prawdy obiektywnej, jeżeli mimo prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących z zachowaniem wszystkich przepisów dotyczących przedmiotowego zagadnienia, ewidencja ta nie jest zgodna ze stanem faktycznym - podatnik ma obowiązek wykazania w deklaracji podatkowej rzeczywistego obrotu. Źródło pochodzenia danych, na podstawie których podatnik sporządza deklarację podatkową ma w tym przypadku jedynie wartość dowodową, priorytetem jest natomiast rzetelność tych danych, która oceniana może być w toku ewentualnego postępowania podatkowego, w którym, zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg.

Cytowany wyżej art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wskazuje na elementy, które powinna zawierać ewidencja. Zauważyć w tym miejscu należy, że ustawa o podatku VAT nie przewiduje ustalenia powszechnie obowiązującej formy ewidencji. Przytoczona regulacja wskazuje jedynie, na konieczność prowadzenia przez podatnika ewidencji, służącej prawidłowemu sporządzeniu deklaracji podatkowej.

Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej, jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawia podatnika możliwości dokonania korekty zaewidencjonowanego obrotu.

Zakaz zmiany zapisów dokonanych w kasie rejestrującej jest jedynie warunkiem stosowania tych kas i nie może on zmieniać zasady wynikającej z art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą podstawą opodatkowania jest obrót rozumiany jako kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku.

Podstawą prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT-7 jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej udokumentowany rzetelnymi dowodami.

W celu więc ustalenia prawidłowego (rzeczywistego) obrotu w przypadku nieprawidłowości w zaewidencjonowaniu kwot na kasie rejestrującej należałoby prowadzić dodatkową, poza kasą rejestrującą, ewidencję (korekt), z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

Z opisu stanu faktycznego zawartego w złożonym wniosku wynika, że Wnioskodawca dokonuje ewidencji wpłat otrzymanych od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej przy pomocy kasy fiskalnej. Wpłaty dotyczą zapłaty za różnego rodzaju usługi (w tym rozliczane na zasadach specjalnej procedury marży) i towary. Czasami zdarza się, że paragony (lub faktury do paragonów lub raporty kasy fiskalnej) zawierają błędne dane, lub pojawia się konieczność ich skorygowania z innego powodu.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii z jaką datą podatnik powinien zaewidencjonować wpłatę otrzymaną od klienta na kasie fiskalnej oraz w rejestrze sprzedaży VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, powinien on dokonać zaewidencjonowania wpłaty na kasie fiskalnej oraz w rejestrze sprzedaży VAT z datą jej zaksięgowania przez bank na koncie podatnika (lub otrzymania gotówki). Jeżeli natomiast podatnik nie dokonał odczytu stanu konta w dniu zaksięgowania danej wpłaty (np. z powodu dnia wolnego od pracy lub dnia w którym biuro pracownika było nieczynne z innego powodu, lub z powodu zaksięgowania wpłaty przez bank poza godzinami pracy biura w danym dniu, itd.) tylko w terminie późniejszym, podatnik powinien:

Jeżeli data odczytania stanu konta przez podatnika zawiera się w tym samym okresie rozliczeniowym na potrzeby podatku VAT co data zaksięgowania wpłaty na koncie podatnika przez bank - podatnik powinien dokonać zaewidencjonowania wpłaty na kasie fiskalnej oraz w rejestrze sprzedaży VAT z datą z jaką dokonał on odczytu stanu konta.

Jeżeli data odczytania stanu konta przez podatnika nie zawiera się w tym samym okresie rozliczeniowym na potrzeby podatku VAT co data zaksięgowania wpłaty na koncie podatnika przez bank - podatnik powinien:

* dokonać zaewidencjonowania wpłaty na kasie fiskalnej z datą odczytania stanu konta przez podatnika (ze względu na brak możliwości technicznej wprowadzenia wpłaty na kasę fiskalną z datą wsteczną) a następnie wykazać zaistniałe zdarzenie w prowadzonej przez podatnika "ewidencji błędów i uwag do paragonów".

* dokonać zaewidencjonowania wpłaty w rejestrze sprzedaży VAT z datą zaksięgowania wpłaty przez bank na koncie podatnika.

Zasady postępowania w takim przypadku nie zostały przez ustawodawcę w żaden sposób uregulowane. Jak wynika z powołanych przepisów, ewidencje prowadzone przez podatników służyć mają prawidłowemu, czyli między innymi zgodnemu ze stanem faktycznym sporządzeniu deklaracji podatkowych. Oznacza to, iż w deklaracjach tych powinna zostać wykazana rzeczywista wartość sprzedaży, z tytułu dokonania której, obowiązek podatkowy powstał w okresie rozliczeniowym, za który deklaracja ta jest składana.

Zgodnie z powołanym 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych (...) podatnik jest obowiązany do ewidencji na kasie rejestrującej każdej sprzedaży, która tej ewidencji podlega.

Odnosząc zatem przedstawiony we wniosku stan faktyczny do powołanych wyżej przepisów prawa podatkowego należy stwierdzić, że w sytuacji gdy o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku, należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta na rachunek bankowy w dniu, w którym Wnioskodawca pozyskał taką informację z banku, czyli z chwilą otrzymania wyciągu bankowego.

Należy mieć jednak na uwadze to, iż ewidencjonowanie obrotu w terminie innym niż moment powstania obowiązku podatkowego prowadziłoby do niezgodności prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych oraz mogłoby skutkować nieprawidłowym sporządzeniem deklaracji podatkowej i tym samym błędnym ustaleniem należnego zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy.

Należy więc podkreślić, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik jest obowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do błędnego ustalenia obowiązku podatkowego. Ma to o tyle istotne znaczenie, gdy opisane okoliczności mają miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzać do sytuacji, w której dane wynikające z raportu nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z danej transakcji do raportu okresowego miesiąca, w którym ta sprzedaż miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego) pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie.

Tym samym przedstawiony przez Wnioskodawcę we wniosku sposób ewidencjonowania na kasie rejestrującej oraz w rejestrze sprzedaży VAT otrzymanych od klienta wpłat (za pośrednictwem banku), należało uznać za prawidłowy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Niniejsza interpretacja traci swoją ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego lub zmiany stanu prawnego.

W pozostałym zakresie objętym wnioskiem ORD-IN zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.