IBPP1/443-1111/09/EA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku, który wpłynął do tut. organu w dniu organu 3 listopada 2009 r., uzupełnionym pismem, które wpłynęło w dniu 16 listopada 2009 r. oraz pismem z dnia 29 grudnia 2009 r. (data wpływu 4 stycznia 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości rezygnacji z drukowania i przechowywania oryginałów faktur (wystawianych w drodze wymiany danych elektronicznych - EDI) w formie papierowej - jest prawidłowe.

W dniu 3 listopada 2009 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości rezygnacji z drukowania i przechowywania oryginałów faktur (wystawianych w drodze wymiany danych elektronicznych - EDI) w formie papierowej.

Wniosek został uzupełniony pismem, które wpłynęło w dniu 16 listopada 2009 r. oraz pismem z dnia 29 grudnia 2009 r. (data wpływu 4 stycznia 2010 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 21 grudnia 2009 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest spółką z siedzibą w Polsce. Zajmuje się produkcją pakietów i urządzeń elektronicznych dla klientów z całego świata, jednocześnie zaopatruje się w surowce służące do produkcji urządzeń u dostawców na całym świecie. Wnioskodawca zamierza rozpocząć elektroniczną wymianę danych ze swoimi dostawcami wykorzystując narzędzia Business-to-Business. W ramach elektronicznej wymiany danych Wnioskodawca będzie obsługiwać między innymi następujące dokumenty: faktura VAT, faktura korygująca, faktura zaliczkowa, faktura pro-forma, duplikaty faktur. Wnioskodawca zamierza wykorzystać następujące oprogramowanie:

Zgodnie z par. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r." (...)faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane (...) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych."

Z kolei modelowa umowa w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE w punkcie 9.4 wskazuje, że "Wszelkie komunikaty EDI przesyłane będą zgodnie ze standardami, zaleceniami i procedurami (1) UN/Edifact, zatwierdzonymi przez Europejską Komisję Gospodarczą NZ (UN/ECE-NP 4), a także normami europejskimi." Jednocześnie jednak w punkcie 2.2 komentarza do tego samego zalecenia wskazuje się, że: "Istnieje wiele definicji EDI. Zastosowana tu definicja zasadniczo opiera się na definicji powszechnie używanej i przywoływanej, szczególnie przez autorów raportów na potrzeby UN/Edifact (1). Podkreśla ona zasadnicze cechy charakterystyczne EDI. Pojęcie wykorzystanie ustalonego standardu obejmuje, między innymi, wykorzystanie standardów UN/Edifact i może być użyte w stosunku do innych standardów, których wykorzystanie ustalą strony."

Obecnie na świecie wykorzystywane są 3 główne standardy Elektronicznej Wymiany danych:

Najistotniejsze różnice pomiędzy standardem EDIFACT oraz R. są następujące:

EDIFACT - w ramach wydzielonej infrastruktury

VAN, gdzie strony ponoszą koszty transmisji (za ilość przesyłanych danych lub za dokument)

R. - w ramach bezpłatnej sieci Internet

EDIFACT - konieczność ręcznego ponowienia próby

R. - automatyczne ponawianie prób zgodnie ze zdefiniowanym algorytmem

EDIFACT - domyślnie specyficzny format bardzo niewygodny w obróbce, dodatkowo mnóstwo lokalnych odmian standardu na świecie,

R. - standardowo XML - najbardziej powszechny typ danych oparty na znacznikach bloków pól (E. M. L.)

EDIFACT - wysokie: wdrożenia w Polsce realizują wyłącznie duzi integratorzy,

R. - niskie: wszystkie dane nt. standardu oraz narzędzia są udostępniane jako bezpłatne źródło dla wszystkich potencjalnych użytkowników.

Wnioskodawca zawrze ze swoimi dostawcami umowę wykorzystując Europejską Modelową Umowę o EDI zamieniając wszędzie gdzie jest o tym mowa standard EDIFACT na R. Umowa, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadzą między sobą elektroniczną wymianę danych, będzie również zawierać tzw. załącznik techniczny, który określi m.in. ustalone standardy formatowania danych, używany sprzęt, środki komunikacji oraz procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji i wymogów technicznych. Przykład umowy jak i założeń technicznych stanowi załącznik nr 1 i 2 do niniejszego wniosku o interpretację.

Bezpieczeństwo i integralność danych będą uregulowane w dwustronnej umowie pomiędzy stronami. Zapisy umowy będą stanowić, iż: Firma A i B oświadczają, że wdrożone i utrzymywane procedury i środki bezpieczeństwa na poziomie samych firm oraz ich systemów informatycznych w pełni gwarantują ochronę komunikatów EDI przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją opóźnieniem, zniszczeniem i utratą. W szczególności wykorzystywane przez firmy A i B protokoły komunikacyjne do wymiany danych zapewniają identyfikację pochodzenia i integralność danych.

W przypadku kiedy firma A i B nie korzystają z usług operatora EDI identyfikacja pochodzenia i integralność danych będzie zapewniona dzięki użyciu: Certyfikatów SSL wydanych przez zaufane przez obie strony podmioty, spełniających następujące wymagania: certyfikat zgodny ze standardem X.509 V.3, algorytm podpisu: SHA-1 RSA, klucz publiczny RSA (co najmniej 1024 bity) lub protokołów komunikacji AS2 1.1 lub RNIF V02.00 zapewniających:

* obsługę potwierdzenia odbioru komunikatu

* niepowtarzalną numerację komunikatów

* identyfikację nadawcy za pomocą uzgodnionego pomiędzy stronami identyfikatora AS2 lub DUNS

* identyfikacje nadawcy poprzez zastosowanie podpisu cyfrowego weryfikowanego przy pomocy zaufanego przez obie strony certyfikatu#61485;

* integralność danych poprzez weryfikacje sumy kontrolnej poprzez zastosowanie podpisu cyfrowego weryfikowanego za pomocą zaufanego przez obie strony certyfikatu.

W przypadku kiedy firma A lub B korzystają z operatora EDI szczegółowe zabezpieczenia gwarantowane przez operatorów, spełniające wymogi weryfikacji pochodzenia i integralności danych będą określone w umowach zawartych pomiędzy firmami a ich operatorami, które to umowy będą przywołane w załączniku technicznym.

Umowa w sprawie przesyłania faktur elektronicznych

zwana dalej Umową zawarta dnia dd-mm-rrrr

pomiędzy:

Firmą:

Nazwa, adres siedziby, numer KRS, numer NIP, REGON

reprezentowaną przez:

zwaną dalej Dostawcą

a firmą:

Nazwa, adres siedziby, numer KRS, numer NIP, REGON reprezentowaną przez:

zwaną dalej Zamawiającym

łącznie dalej zwani Stronami. Strony zawierają niniejszą Umowę w celu wdrożenia systemu elektronicznej wymiany danych (ang. Electronic Data Interchange -EDI), zwanego dalej "EDI" lub "system EDI" oraz w celu stworzenia warunków prawnych, organizacyjnych, proceduralnych i technicznych regulujących sposób uruchomienia i funkcjonowania systemu.

Artykuł 1

Zakres Umowy

1.1. Niniejsza Umowa definiuje podstawowe zasady organizacyjne i techniczne dotyczące uruchomienia i funkcjonowania systemu elektronicznej wymiany danych pomiędzy Stronami Umowy, w ramach ogólnych zasad handlowych zawartych w Umowie o współpracę handlową.

1.2. Na mocy niniejszej Umowy Dostawca oraz zamawiający akceptują wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) zwane dalej Rozporządzeniem.

1.3. Umowa określa również zasady wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa w Rozporządzeniu

1.4. Ustalenia o charakterze technicznym zawarte zostały w Załączniku Nr 1.

Definicje

1.1. EDI - elektroniczna transmisja pomiędzy systemami informatycznymi Zamawiającego i Dostawcy, danych o komercyjnym i administracyjnym charakterze, z wykorzystaniem ustalonego standardu, który określa strukturę komunikatu EDI.

1.2. Komunikat EDI - składa się z segmentów, uporządkowanych zgodnie z ustalonym standardem, utworzonych w formacie czytelnym dla systemu informatycznego i umożliwiających ich automatyczne i jednoznaczne przetworzenie.

1.3. R. - zestaw ustalonych międzynarodowo standardów, katalogów i wytycznych odnośnie elektronicznej wymiany danych strukturalnych, a w szczególności wymiany związanej z handlem towarami i usługami, pomiędzy niezależnymi komputerowymi systemami informatycznymi.

1.4. Nadawca - Strona wysyłająca komunikat EDI

1.5. Odbiorca - Strona odbierająca komunikat EDI

1.6. Potwierdzenie otrzymania - procedura, zgodnie z którą z chwilą otrzymania komunikatu EDI sprawdzana jest jego składnia i semantyka a odbiorca wysyła jego potwierdzenie.

1.7. Pisemna forma dokumentów - oznacza formę dokumentów inną niż EDI np: forma papierowa, elektroniczna (e-mail), fax.

Artykuł 2

KoOrdynacja wdrażania i funkcjonowania

Każda ze Stron Umowy wyznaczy osobę odpowiedzialną za wdrożenie i funkcjonowanie systemu EDI, zwaną dalej Koordynatorem EDI, jak również zobowiązuje się do bezzwłocznego informowania o zmianie tej osoby, w formie pisemnej na adres siedziby drugiej Strony z adnotacją "dla Koordynatora EDI". Koordynatorzy EDI odpowiadają za uzgadnianie i organizację działań pomiędzy Stronami w trakcie uruchamiania i eksploatacji systemu EDI.

Artykuł 3

Bezpieczeństwo i poufność danych

3.1. Strony podejmują się wdrożyć i utrzymywać procedury i środki bezpieczeństwa w celu zagwarantowania ochrony komunikatów EDI przed zagrożeniem w postaci nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, opóźnienia, zniszczenia lub utraty danych. W szczególności strony zobowiązują się do stosowania procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia komunikatów EDI i integralność danych zawartych w komunikatach EDI.

3.2. Obowiązek zachowania poufności danych reguluje Umowa o współpracę handlową, której integralną częścią jest niniejsza Umowa.

3.3. W przypadku, gdy do wykonywania niniejszej Umowy, w tym w szczególności do wysyłania, rejestrowania, translacji przetwarzania i archiwizowania komunikatów EDI Strona Umowy skorzysta z usług osoby trzeciej, będzie ponosić odpowiedzialność za wynikającą z tego tytułu szkodę.

3.4. Szczegółowe zabezpieczenia gwarantowane przez operatora EDI Zamawiającego i Dostawcy, spełniające wymogi weryfikacji pochodzenia i integralności danych są określone w Załączniku Nr 1.

Artykuł 4

Akceptowalność komunikatów EDI

4.1. Strony zgadzają się traktować wszystkie wiadomości przesłane w systemie EDI jako obowiązujące i zgadzają się przyznać im taki sam status jak informacjom przesyłanym w Pisemnej formie dokumentu, za wyjątkiem przypadków, w których może być udowodnione, że wiadomość EDI jest uszkodzona w wyniku błędu technicznego urządzenia, systemu lub linii przesyłowej oraz przypadków, w których prawo zastrzega zachowanie formy szczególnej.

4.2. Zasady i zakres stosowania Komunikatów EDI wykorzystywanych przez Strony określa Załącznik Nr 1.

4.3. Nadawca jest odpowiedzialny za kompletność, terminowość i zgodność z obowiązującym standardem wysyłanych Komunikatów EDI.

4.4. Załącznik Nr 1 precyzuje, dla których Komunikatów EDI utrzymana zostanie równolegle z elektroniczną, pisemna forma ich przesyłania. Rezygnacja z formy pisemnej jest możliwa po uzgodnieniu pomiędzy Koordynatorami EDI obu Stron.

4.5. W czasie testów za obowiązujące uznaje się dokumenty przesłane w formie pisemnej. Czas trwania testów wyznaczany jest przez Koordynatora EDI Zamawiającego. Po odbyciu fazy testów EDI, Dostawca akceptuje stosowanie wymiany EDI, która oznacza przesyłanie Komunikatów drogą elektroniczną bez odpowiedników pisemnych, zgodnie z Załącznikiem nr 1.

4.6. W zakresie dozwolonym przez prawo polskie Strony niniejszym uzgadniają, że w przypadku sporu ewidencje Komunikatów EDI, które Strony utrzymywały zgodnie z warunkami i postanowieniami niniejszej Umowy będą mogły być dopuszczone przed sąd i będą stanowiły dowód potwierdzający fakty w nich zawarte, chyba że wskazane zostaną dowody im przeczące.

4.7. Każda ze Stron zobowiązuje się przestrzegać przepisów prawa mających zastosowanie do systemu EDI.

4.8. Zamawiający oświadcza iż akceptuje wystawianie faktur przez Dostawcę zgodnie z § 3.1 Rozporządzenia

Artykuł 5

Przetwarzanie i archiwizowanie komunikatów EDI

5.1. Strony zobowiązują się do terminowego, zgodnego z Załącznikiem nr 1 oraz innymi ustaleniami pomiędzy Stronami wysyłania i odbierania wiadomości EDI.

5.2. Każda ze Stron ponosi pełną odpowiedzialność za skutki błędnego lub nieterminowego przetwarzania Komunikatów EDI przez własne lub obce, pracujące na rzecz danej Strony, systemy informatyczne w tym systemy transmisyjne, systemy EDI i systemy handlowe.

5.3. Każda Strona zobowiązana jest stworzyć i zachować archiwum odebranych i wysłanych Komunikatów EDI na zasadach przyjętych w przepisach prawnych, m.in. Rozporządzenia.

5.4. Komunikaty EDI będą przechowywane przez Nadawcę w formacie w jakim zostały wysłane wraz z informacją o dacie wysłania, przez Odbiorcę w formacie, w jakim je otrzymał wraz z informacją o dacie otrzymania

5.5. Strony niniejszym zobowiązują się, że w przypadku sporu archiwa Komunikatów EDI, które Strony utrzymywały zgodnie z warunkami i postanowieniami niniejszej Umowy będą mogły być dopuszczone przez sąd i będą stanowiły dowód potwierdzający fakty w nich zawarte.

Artykuł 6

Zakłócenia w procesie przesyłania danych

6.1. Odbiorca jest zobowiązany informować Nadawcę niezwłocznie o wszystkich stwierdzonych błędach transmisji, aby umożliwić przedsięwzięcie przez nadawcę odpowiednich kroków zmierzających do naprawienia błędów. W przypadku awarii systemu EDI po stronie Zamawiającego, Dostawcy, lub systemów pośredniczących, która to awaria mogłaby spowodować zakłócenia w realizacji procedur handlowych pomiędzy Zamawiającym i Dostawcą, każda ze Stron może, po uprzednim uzgodnieniu z drugą Stroną, powrócić do pisemnej formy wymiany dokumentów handlowych. Jednocześnie Strona, która stwierdziła po swojej stronie wystąpienie awarii jest zobowiązana poinformować drugą Stronę o przewidywanym terminie jej usunięcia.

6.2. W wypadku planowanych wyłączeń, konserwacji itp. systemów informatycznych, jeśli operacje te mogą mieć negatywny wpływ na działanie systemów informatycznych i przebieg procedur handlowych, Strony zobowiązują się poinformować o zaistnieniu takiego faktu drugą Stronę na 3 dni robocze przed planowaną operacją, a także uzgodnić system komunikowania się w tym okresie.

6.3. Strona korzystająca z usług osoby trzeciej w zakresie przekazywania lub przetwarzania wiadomości EDI jest odpowiedzialna za wszelkie jej działania w zakresie świadczenia tych usług.

Artykuł 7

Utrzymanie sprzętu, oprogramowania, transmisja komunikatów

7.1. Wybór odpowiedniego sprzętu i oprogramowania leży w gestii Stron, przy czym ponoszą one pełną odpowiedzialność za spowodowane po swojej stronie ewentualne zakłócenia w przesyłaniu Komunikatów EDI i skutki wynikłe z niezgodności nieprawidłowej konfiguracji i błędów zastosowanego sprzętu i oprogramowania.

7.2. Strony zobowiązują się do zapewnienia odpowiedniego serwisu w odniesieniu do własnego sprzętu i oprogramowania jak również do zapewnienia wszelkich usług koniecznych dla efektywnego i niezawodnego przekazywania oraz odbierania Komunikatów EDI. Każda ze stron będzie wykonywać powyższe zadania na swój własny koszt.

7.3. Dokumenty będą przekazywane do odbiorcy lub operatora EDI odbiorcy za pośrednictwem jednej z następujących technologii:

X.400,

AS2,

VPN,

RNIF,

aplikacja internetowa udostępniona przez Zamawiającego (protokół https).

Artykuł 8

Implementacja i zmiany w Systemie Elektronicznej Wymiany Danych

8.1. Koordynator EDI Zamawiającego we współpracy z Koordynatorem EDI Dostawcy jest odpowiedzialny za ustalenie harmonogramu i zasad wdrożenia systemu EDI pomiędzy Stronami.

8.2. W wypadku planowanych zmian w funkcjonowaniu systemów EDI u jednej ze Stron, które to zmiany mogą mieć wpływ na działanie systemu EDI u drugiej Strony, Strona dokonująca zmian zobowiązuje się poinformować o zaistnieniu takiego faktu drugą Stronę z dostatecznym wyprzedzeniem, nie później jednak niż na 30 dni przed planowaną zmianą.

8.3. W przypadku, o którym mowa w paragrafie 8.2 Koordynator EDI Dostawcy we współpracy z Koordynatorem ED Zamawiającego jest odpowiedzialny za ustalenie harmonogramu i zasad jakie będą obowiązywać w trakcie zmian w funkcjonowaniu systemu EDI pomiędzy Stronami.

Artykuł 9

Czas obowiązywania

9.1. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania.

9.2. Umowa może być rozwiązana w trybie natychmiastowym, w przypadku, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że dalsza jego realizacja może doprowadzić do nieuprawnionego dostępu do danych przez osoby trzecie. Rozwiązanie Umowy w myśl poprzedniego zdania powoduje natychmiastowe zaprzestanie wymiany dokumentów w formie elektronicznej.

9.3. Umowa wygasa w przypadku rozwiązania Umowy o współpracę handlową zawartej pomiędzy Stronami.

Artykuł 10

10.1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego.

10.2 Wszelkie spory wynikające z realizacji niniejszej Umowy, rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

10.3. Wszelkie zmiany do niniejszej Umowy mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą obu Stron w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

10.4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Dostawcy, dwa dla Zamawiającego.

10.5. Niniejsza Umowa zastępuje wszelkie wcześniejsze umowy pomiędzy Stronami w zakresie w jakim umowy te dotyczyły współpracy w zakresie systemu EDI.

Artykuł 11

11.1. Integralną częścią niniejszej Umowy są następujące załączniki:Załącznik Nr 1: Załącznik techniczny, do umowy w sprawie przesyłania faktur elektronicznych

Załącznik Nr 1

Wzorcowy załącznik techniczny, do umowy w sprawie przesyłania faktur

elektronicznych pomiędzy Firmą A oraz Firmą B

Wersja 1.0

Na podstawie: Europejskiej Modelowej Umowy o EDI (w skrócie: EMUoE)

(Art. 2.2, 2.3 i 2.4.)

Faktury elektroniczne wymieniane pomiędzy Firmą A i Firmą B są zgodne z międzynarodowym standardem EDI: R. Ich zawartość merytoryczna odpowiada specyfikacji standardowego komunikatu Notify of lnvoice -PIP 3C3 V01.01.

Komunikat ten spełnia wymogi określone w pkt 2.3 EMUoE.

W odniesieniu do pkt 2.4 zastosowany zostanie standard R.

(Art. 5 pkt 5.1,5.2, 5.3, 5.4)

Artykuł 5 EMUoE wskazuje, że standardowo potwierdzenie otrzymania dokumentu elektronicznego nie jest wymagane, podobnie jak w przypadku dokumentów wysyłanych drogą pocztową.

2.1. Wymagane terminy - w przypadku, gdy nadawca komunikatu nie wymaga potwierdzenia odbioru:

2.2. Terminy w przypadku, gdy nadawca komunikatu wymaga potwierdzenia odbioru:

Wszystkie komunikaty otrzymane od nadawcy będą potwierdzane przez odbiorcę poprzez przekazanie do Systemu EDI nadawcy potwierdzenia odbioru w uzgodnionym formacie, zgodnie z terminami określonymi poniżej

Potwierdzenia odbioru obowiązują dla następujących typów komunikatów: Notify of lnvoice PIP 3C3 V01.01.

(Art. 6.1,6.2, 6.3)

Faktury między Firma A a Firmą B przekazywane są we współpracy z następującymi stronami operatorami usług EDI:

* ......................

* ......................

* ......................

Odpowiedzialność na poszczególnych odcinkach trasy przesyłania komunikatu prezentuje tabela nr 1

Tabela nr 1: Trasa przesyłania komunikatów EDI i podmioty odpowiedzialne za ich bezpieczeństwo

Firma A i B oświadczają, że wdrożone i utrzymywane procedury i środki bezpieczeństwa na poziomie samych firm oraz ich systemów informatycznych w pełni gwarantują ochronę komunikatów EDI przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją, opóźnieniem, zniszczeniem i utratą. W szczególności wykorzystywane przez firmy A i B protokoły komunikacyjne do wymiany danych zapewniają identyfikację pochodzenia i integralność danych.

W przypadku kiedy firma A i B nie korzystają z usług operatora EDI identyfikacja pochodzenia i integralność danych będzie zapewniona dzięki użyciu: Certyfikatów SSL wydanych przez zaufane przez obie strony podmioty, spełniających następujące wymagania: certyfikat zgodny ze standardem X.509 V.3, algorytm podpisu: SHA-1 RSA, klucz publiczny RSA (co najmniej 1024 bity) lub Protokołów komunikacji AS2 1.1 lub RNIF V02.00 zapewniających:

* obsługę potwierdzenia odbioru komunikatu

* niepowtarzalną numerację komunikatów

* identyfikację nadawcy za pomocą uzgodnionego pomiędzy stronami identyfikatora AS2 lub DUNS

* identyfikacje nadawcy poprzez zastosowanie podpisu cyfrowego weryfikowanego przy pomocy zaufanego przez obie strony certyfikatu

* integralność danych poprzez weryfikacje sumy kontrolnej poprzez zastosowanie podpisu cyfrowego weryfikowanego za pomocą zaufanego przez obie strony certyfikatu.

W przypadku kiedy firma A lub B korzystają z operatora EDI szczegółowe zabezpieczenia gwarantowane przez operatorów, spełniające wymogi weryfikacji pochodzenia i integralności danych są określone w następujących umowach zawartych pomiędzy:

* Firma A - Operator EDI (numer i data umowy)

* Firma B - operator EDI (numer i data umowy)

(Art. 7.1, 7.2, 7.3)

Firma A i B oświadczają, że wdrożone i utrzymywane procedury i środki bezpieczeństwa na poziomie samych firm oraz ich systemów informatycznych w pełni gwarantują poufność komunikatów EDI i ochronę danych osobowych. Szczegółowy opis zapewnienia poufności komunikatów EDI w ich transmisji przez operatorów EDI są określone w umowach wymienionych w punkcie 3

(Art. 8.1,8.2,8.3)

W systemie odbiorcy będzie przechowywany komunikat w postaci, w jakiej go otrzymał oraz informacje o:

W systemie nadawcy będzie przechowywany komunikat w postaci, w jakiej go wysłał oraz informacje o:

Czas przechowywania dokumentów w systemie wynosi: dla faktur 6 lat

Kopie bezpieczeństwa dokumentów (backup) i ww. informacji będą wykonywane co 24 godziny w godzinach nocnych.

Firmy A i B gwarantują, że w przypadku faktur system archiwizacji i przeglądania dokumentów zapewnia:

Archiwizację i bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów - odpowiednie procedury bezpieczeństwa chronią dokumenty przed:

* przypadkowym usunięciem lub modyfikacją

* umyślnym usunięciem lub modyfikacją (przez hackerów)

* utratą dokumentów w przypadku awarii sprzętu komputerowego

* udostępnianie dokumentów na żądanie Urzędów Skarbowych:

* łatwość dostępu

* możliwość eksportu dokumentu do formatu czytelnego dla człowieka

* możliwość drukowania dokumentu i listy dokumentów

* możliwość sortowania i wyszukiwania dokumentów na podstawie wybranego kryterium

6.1. Protokoły komunikacyjne

6.2. Wymagania dotyczące oprogramowania i sprzętu

Szczegółowe wymagania techniczne niezbędne dla przesyłania/translacji dokumentów EDI określone są w umowach zawartych z operatorami usług EDI.

6.3.Dokumenty będące przedmiotem wymiany

Nazwa Dokumentu, -Oznaczenie dokumentu, -Format

Faktura elektroniczna, -Notify of lnvoice PIP 3C3 V01.01. (faktura), -Xml,

6.4. Dostępność systemów EDI

Określić dostępność (w procentach) poszczególnych systemów (nadawcy, odbiorcy, operatorów). Np. Firmy A i B deklarują następującą dostępność swoich systemów w skali jednego miesiąca:

6.5. Obsługa serwisowa oraz procedury dotyczące testów EDI i monitorowanie poprawności komunikacji.Firmy A i B (lub ich operatorzy EDI) zobowiązują się utrzymywać oprogramowanie do wymiany EDI w stanie gotowości do pracy, a w razie wystąpienia awarii wykonywać diagnostykę oraz naprawę.Firmy A i B (lub ich operatorzy EDI) zobowiązują się do monitorowania działania oprogramowania do wymiany EDI. System monitoringu ma wykrywać braki potwierdzeń odbioru (w przypadku, gdy są wymagane) lub potwierdzeń dostarczenia komunikatu oraz błędy przetwarzania komunikatów.

Zmiany do załącznika technicznego mogą być wprowadzone wyłącznie w postaci pisemnego aneksu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Wnioskodawcą a jej kontrahentami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem opisanych powyżej procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, można zrezygnować z drukowania i przechowywania oryginałów tych faktur w formie papierowej.

Zdaniem Wnioskodawcy (własne stanowisko ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z dnia 29 grudnia 2009 r. - data wpływu 4 stycznia 2010 r.), wprowadzenie opisanych procesów EDI umożliwia rezygnację z przechowywania faktur w formie papierowej. Za takim stanowiskiem przemawiają następujące fakty:

W systemie nadawcy będzie przechowywany komunikat w postaci, w jakiej go wysłał oraz informacje o:

Czas przechowywania dokumentów w systemie wynosi: dla faktur 6 latKopie bezpieczeństwa dokumentów (backup) i ww. informacji będą wykonywane co 24 godziny w godzinach nocnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 pkt 2 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została przy tym opisana w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.).

Zgodnie z treścią zawartą w § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

Użyte ww. przepisie sformułowanie "na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej" oznacza, iż organy te winny mieć zapewniony natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur, w związku z prowadzonymi, w trybie przepisów Działu IV, V lub VI Ordynacji podatkowej, postępowaniami: sprawdzającym, kontrolnym lub podatkowym.

Natomiast użyte w przepisie § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia sformułowanie "natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur" oznacza, iż w celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te winny być przechowywane w formie elektronicznej z dostępem on-line do archiwum faktur elektronicznych, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W świetle powyższego stwierdzić należy, iż przepis § 6 ust. 1 cyt. rozporządzenia interpretować należy w ten sposób, iż podatnik obowiązany jest zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie tzn. na podstawie upoważnienia do kontroli, pełny i ciągły dostęp on-line do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, o których mowa ww. rozporządzeniu. Dostęp do tych faktur musi umożliwiać uprawnionym organom ich czytelny wydruk oraz zapewniać możliwość udokumentowania ich poboru.

W konsekwencji, w ocenie tut. organu, uzasadnionym jest stwierdzenie, iż podatnik winien zapewnić na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do dokumentów z danego okresu rozliczeniowego na dzień złożenia we właściwym organie podatkowym rozliczenia podatkowego z tytułu danego podatku za ten okres rozliczeniowy.

Natomiast jak stanowi § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Organ podatkowy pragnie podkreślić, iż przepis § 6 ust. 5 rozporządzenia, nie narusza postanowień art. 234 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatkowego, bowiem nie nakłada on dodatkowego obowiązku stosowania konkretnego formatu, w którym faktury elektroniczne mają być wystawiane, przechowywane oraz wysyłane. Jednakże, jeżeli faktury już zostały wystawione w określonym formacie, powinny one być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały one przesłane.

Zaznacza się, iż procedury zapewniające integralność danych powodują, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotrze do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Faktura elektroniczna nie byłaby integralną, gdyby nastąpiło przekonwertowanie jej formatu w trakcie przesyłania, a zatem narzucenie jednego formatu podczas przesyłania i przechowywania nie może być postrzegane jako nałożenie dodatkowego obowiązku ponad przepis dyrektywy.

Zatem jeżeli faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur oraz nie nastąpi zmiana formatu wystawianych faktur przy przesyłaniu i przechowywaniu e-faktur w formie elektronicznej, stwierdzić należy, iż zostaną spełnione warunki określone w § 4 oraz z § 6 ust. 1 i ust. 5 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Reasumując, przy spełnieniu powyższych warunków, w przypadku wymiany faktur pomiędzy Wnioskodawcą a jego kontrahentami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, Wnioskodawca będzie mógł zrezygnować z drukowania i przechowywania oryginałów tych faktur w formie papierowej.

Podkreśla się, że procedury gwarantujące zachowanie wymogów przepisów prawa podatkowego winny wynikać z zawartej umowy o świadczenie usług EDI, a nie z odrębnego oświadczenia usługodawcy.

Ponadto zaznacza się, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie były przedmiotem oceny tut. organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Wskazuje się także, że organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, określonymi w Dziale IV Ordynacji podatkowej umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja traci swoją ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Na marginesie należy zauważyć, iż kwestia czy elektroniczna wymiana danych z wykorzystaniem standardu R. zamiast EDIFACT gdzie autentyczność pochodzenia oraz integralność danych będą gwarantowane dzięki użyciu certyfikatów umożliwiających użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego przez każdą ze stron transakcji spełnia przesłanki wynikające z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) aby uznać ją za elektroniczną wymianę danych w świetle powyższych przepisów, została objęta odrębnym rozstrzygnięciem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.