IBPBII/1/415-915/13/BD - Skutki podatkowe sfinansowania prezesowi spółki noclegów w związku z jego pobytem w Polsce.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 2 października 2013 r. (data wpływu do Biura - 4 października 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych sfinansowania prezesowi Spółki noclegów w związku z jego pobytem w Polsce - jest nieprawidłowe.

W dniu 4 października 2013 r. do Biura wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych sfinansowania prezesowi Spółki noclegów w związku z jego pobytem w Polsce.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca (dalej: "Spółka") prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji ciepła i energii elektrycznej. Rada Nadzorcza Spółki zgodnie z przysługującymi jej uprawnieniami powołała uchwałą z dnia 20 marca 2013 r. i uchwałą z dnia 25 czerwca 2013 r. na stanowisko prezesa zarządu Spółki osobę fizyczną będącą obywatelem Niemiec (dalej: "Prezes"), która na stałe mieszka w Niemczech.

Prezes wykonuje swoje obowiązki wyłącznie na podstawie powołania w myśl przepisów art. 368 § 4 Kodeksu spółek handlowych. Spółka nie zawarła z Prezesem żadnej umowy o pracę ani innej umowy o świadczenie usług/pracy. Prezes nie jest akcjonariuszem Spółki.

Zgodnie z uchwałą Rady Nadzorczej z dnia 17 kwietnia 2013 r. i uchwałą z dnia 25 czerwca 2013 r. ustalono warunki wykonywania działalności prezesa zarządu Spółki.

Z powołanych uchwał Rady Nadzorczej wynikają następujące, poza zryczałtowanym wynagrodzeniem z tytułu pełnienia funkcji prezesa zarządu określonych w Kodeksie spółek handlowych i akcie założycielskim Spółki, dodatkowe ustalenia dotyczące świadczeń Spółki na rzecz Prezesa. Otóż (dalej wyciąg z uchwały):

"Za wykonywanie obowiązków prezesa zarządu Spółki, (Prezes) otrzyma następujące dodatkowe świadczenia w naturze w wysokości brutto i przyznane na koszt Spółki:

* Samochód służbowy, który (Prezes) może używać również na cele prywatne. Szczegóły z tym związane regulują wewnętrzne dyrektywy Spółki. Opodatkowanie użytku prywatnego obciąża (Prezesa).

* Spółka zawrze dla (Prezesa), na okres czynnej działalności, odpowiednie ubezpieczenie wypadkowe. O upoważnieniu osoby, której przypadnie prawo do świadczeń w wypadku śmierci, decyduje (Prezes).

* Wydatki, które (Prezes) poniesie w ramach wykonywania swojej działalności członka zarządu w interesie Spółki łącznie z kosztami podróży i reprezentacji, zwracane będą zgodnie z przedłożonymi rachunkami lub ryczałtem według dopuszczalnych podatkowo najwyższych stawek i zgodnie z aktualnymi wytycznymi Spółki.

* Spółka przejmuje na okres kadencji (Prezesa) koszty noclegu wynikłe z potrzeb służbowych. Te koszty należy udowodnić wobec Spółki.

* Urządzenia telekomunikacyjne, które udostępnione zostaną (Prezesowi) w ramach wykonywania swojej działalności członka zarządu w interesie Spółki".

Wobec powyższego Spółka ponosi (poza zryczałtowanym wynagrodzeniem, o którym mowa powyżej) następujące koszty związane z powołaniem Prezesa na prezesa zarządu Spółki:

Ad. 1. Koszty związane z samochodem stanowiącym środek trwały Spółki.

W wykonaniu uchwały Rady Nadzorczej, Spółka udostępniła Prezesowi samochód stanowiący jej środek trwały. Samochód ten jest używany przez Prezesa do celów wykonywania obowiązków członka zarządu w trakcie podróży, o których mowa w dalszej części wniosku (por. pkt 3 i 4), w związku z pełnioną funkcją. Prezes może jednak używać przedmiotowy samochód na cele prywatne, co przewiduje ww. uchwała. Spółka ponosi koszty z tytułu odpisów amortyzacyjnych ww. samochodu, koszty remontów oraz koszty eksploatacyjne, takie jak paliwo etc.

Spółka na bieżąco ustala zakres i cel wykorzystywania ww. samochodu, tj. czy jest on używany przez Prezesa do celów związanych z działalnością Spółki, czy też do celów prywatnych Prezesa.

Ad. 2. Koszty związane z noclegiem Prezesa w Polsce.

Prezes najmuje w sposób ciągły zespół pokoi (dalej: "Apartament") w hotelu na zasadzie najmu długoterminowego. Hotel wystawia faktury na rzecz Prezesa (który widnieje na nich jako nabywca). Następnie faktury są przekazywane do Spółki celem ich zapłaty (przez Spółkę). Hotel położony jest w miejscowości X, kilka kilometrów nieopodal siedziby Spółki. Prezes nie przebywa/nocuje w Apartamencie cały czas, lecz tylko podczas pobytu/pobytów w Polsce (w siedzibie Spółki) w związku z przyjazdem z Niemiec (gdzie stale mieszka) do Polski w celu faktycznego wykonywania w siedzibie Spółki czynności związanych z pełnieniem funkcji prezesa zarządu. Przyjazdy Prezesa z Niemiec do siedziby Spółki odbywają się ad hoc/w razie potrzeby. Zwykle są to pobyty trwające kilkanaście dni w miesiącu. W pozostałych dniach, w których Prezes nie przebywa/nocuje w Apartamencie (w związku z nieprzebywaniem w Polsce bądź też w związku z podróżami na terytorium Polski związanymi z działalnością Spółki), pomieszczenie to nie jest zajmowane przez inne osoby, lecz pozostaje w dyspozycji Prezesa na takiej mianowicie zasadzie, że w każdym momencie Prezes może przybyć i skorzystać z Apartamentu. Ponadto Prezes pozostawia w Apartamencie na czas swojej nieobecności pewne rzeczy osobiste (ubrania etc). Z uwagi na taki model najmu wynegocjowano korzystną ofertę (cenę).

Ad. 3. Koszty podróży Prezesa z Niemiec do siedziby Spółki i z powrotem.

Mimo pełnienia funkcji prezesa zarządu Spółki, Prezes nie przeprowadził się na stałe do Polski, lecz nadal stale mieszka w Niemczech. W celu wykonywania czynności faktycznych w siedzibie Spółki związanych z pełnieniem funkcji jako prezesa zarządu Prezes przyjeżdża lub przylatuje (w zależności od środka transportu) z Niemiec do Polski (do siedziby Spółki). Spółka ponosi koszty tych przejazdów/przelotów tam i z powrotem (to jest z Niemiec do Polski i z Polski do Niemiec). Chodzi tutaj ściśle o koszty przejazdów samochodem osobowym stanowiącym środek trwały Spółki (koszty z tytułu odpisów amortyzacyjnych, paliwa etc), o którym mowa w pkt 1 powyżej (lub - co Spółka rozważa - samochodem osobowym najmowanym przez Spółkę, względnie samochodem osobowym najmowanym przez Prezesa - koszty czynszu, paliwa etc.), oraz koszty przelotów samolotami (bilet lotniczy jest wystawiony na Prezesa), jak również koszty przejazdów taksówkami (np. z lotniska/na lotnisko).

Ad. 4. Należności za czas innych podróży krajowych i zagranicznych.

Analogiczne koszty przejazdów/przelotów oraz koszty noclegów Spółka ponosi również w związku z podróżami Prezesa na terytorium Polski (poza miejscowością B. i Cz.) jak i poza jej terytorium w celu wykonywania obowiązków prezesa zarządu Spółki, w tym prowadzenia spraw Spółki.

Z tytułu powyższych podróży Spółka wypłaca Prezesowi należności za czas podróży krajowych i zagranicznych (w zależności do rodzaju podróży) zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi Spółki (tekst jedn.: zarządzeniem, które reguluje tego rodzaju podróże związane z realizacją zadań wynikających z funkcji pełnionej na podstawie aktu powołania), które określają w takim przypadku przysługujące należności za czas podróży krajowej i zagranicznej na warunkach i w wysokości odpowiadających przepisom rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Chodzi tutaj ściśle o dietę i zwrot kosztów podróży związanych z realizacją obowiązków prezesa zarządu Spółki, wypłacane Prezesowi na warunkach i do wysokości wynikających z przepisów ww. rozporządzenia.

Wyjaśnić przy tym należy, że Spółka nie wypłaca Prezesowi diet podczas jego pobytu w Apartamencie lub w siedzibie Spółki.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy przekazywane na rzecz Prezesa świadczenia, o których mowa w pkt 2 stanu faktycznego, nie skutkują powstaniem po stronie Spółki obowiązku płatnika w zakresie poboru podatku od wartości tych świadczeń (wg zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych) w związku z tym, że stanowią przychód (dochód) Prezesa zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wnioskodawca zajmując stanowisko, wskazał, że na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnieniem objęto diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13, który ustanawia dodatkowe dwa warunki, o których mowa w dalszej części wniosku.

Przez "odrębne przepisy wydane przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju" należy rozumieć obowiązujące od dnia 1 marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Artykuł 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż ww. zwolnienie podatkowe stosuje się, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

* otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz

* zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

W świetle ww. przepisu warunek niezaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dotyczy osoby otrzymującej świadczenie (na co wskazywałoby sformułowanie "otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów"), zaś warunek poniesienia w celu osiągnięcia przychodów dotyczy podmiotu ponoszącego koszt dokonywanego świadczenia. Interpretowany w powyższy sposób wymóg, aby otrzymane świadczenie (a ściślej jego wartość albo kwota odpowiadająca wydatkowi następnie zwracanemu) nie było zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez osobę otrzymującą świadczenie, jest uzasadnione tym, że w ten sposób wyklucza się uzyskanie przez świadczeniobiorcę podwójnej korzyści podatkowej z tego tytułu (raz poprzez zmniejszenie dochodu w wyniku ujęcia wartości świadczenia w kosztach uzyskania przychodów, drugi raz poprzez zwolnienie przychodu).

Z kolei przypisanie świadczeniodawcy warunku polegającego na poniesieniu kosztu świadczenia w celu osiągnięcia przychodów jest uzasadnione tym, że w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posługuje się pojęciem "podróży" (nie zaś "podróży służbowej", jak w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy podatkowej). Przepis art. 21 ust. 13 pkt 1 cyt. ustawy precyzuje zatem, że chodzi wyłącznie o podróże mające związek z działalnością (przychodami) świadczeniodawcy, nie zaś o jakiekolwiek podróże (np. turystyczne, rekreacyjne, zdrowotne, rodzinne etc.), a więc podróże o charakterze prywatnym.

Przedstawiony tutaj sposób rozumienia przepisu art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w odniesieniu do "przypisania" wspominanych dwóch warunków z powyższego przepisu poszczególnym osobom (świadczeniodawcy, świadczeniobiorcy) jest podzielany w orzecznictwie organów podatkowych.

Przekładając powyższe rozważania prawne do stanu faktycznego, należy stwierdzić, że analizowane tutaj podróże Prezesa są związane z pełnieniem obowiązków prezesa zarządu Spółki. Stąd też koszty tych podróży są ponoszone przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów.

Istotne jest również to, że ww. świadczenia znajdują umocowanie w treści uchwały Rady Nadzorczej, zgodnie z którą:

* Spółka przejmuje na okres kadencji Prezesa koszty noclegu wynikłe z potrzeb służbowych,

* wydatki, które Prezes poniesie w ramach wykonywania swojej działalności członka zarządu w interesie Spółki łącznie z kosztami podróży i reprezentacji, zwracane będą zgodnie z przedłożonymi rachunkami lub ryczałtem według dopuszczalnych podatkowo najwyższych stawek i zgodnie z aktualnymi wytycznymi Spółki.

Mając zatem na względzie powyższe uwagi, należy stwierdzić, że otrzymywane przez Prezesa świadczenia związane z Apartamentem, o których mowa w pkt 2 stanu faktycznego, jak również przejazdami i przelotami na trasie Niemcy-Polska-Niemcy, o których mowa w pkt 3 stanu faktycznego, a także należnościami za czas podróży krajowych i zagranicznych obejmującymi diety i zwrot kosztów podróży, o których mowa w pkt 4 stanu faktycznego, są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), a podstawą zwolnienia podatkowego jest tutaj art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) w zw. z ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem, że równowartość otrzymanych świadczeń nie została przez Prezesa zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Dodać wypada, że zwolnienie od podatku świadczeń obejmujących koszty podróży do Polski i noclegów członków zarządów polskich spółek, którzy mieszkają stale poza granicami Polski, potwierdzają również organy podatkowe w licznych interpretacjach.

W związku z tym Spółka uważa, że przekazywane na rzecz Prezesa świadczenia, o których mowa w pkt 2, 3 i 4 stanu faktycznego, nie skutkują powstaniem po stronie Spółki obowiązku płatnika w zakresie poboru podatku od wartości tych świadczeń (wg zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych) w związku z tym, że stanowią przychód (dochód) Prezesa zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje.

Na wstępie zaznaczyć należy, iż niniejsza interpretacja indywidualna stanowi pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczącą podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych sfinansowania prezesowi Spółki noclegów w związku z jego pobytem w Polsce.

Natomiast w pozostałym zakresie dotyczącym podatku dochodowego od osób fizycznych oraz w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 3 ust. 2a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy).

Stosownie do art. 3 ust. 2b ww. ustawy za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się w szczególności dochody (przychody) z:

W myśl art. 4a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych powołane wyżej przepisy art. 3 ust. 2a i 2b stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 powołanej ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Ustawodawca, w art. 10 ust. 1 pkt 2 powołanej ustawy, wyróżnia jako odrębne źródło przychodów działalność wykonywaną osobiście.

Stosownie do treści art. 13 pkt 7 ww. ustawy za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opodatkowanie przychodów wymienionych w art. 13 pkt 7 ww. ustawy uzyskiwanych przez osobę fizyczną, o której mowa w art. 3 ust. 2a cyt. ustawy, odbywa się na zasadach określonych w art. 29 i art. 41 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy podatek dochodowy od uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez osoby, o których mowa w art. 3 ust. 2a, przychodów z działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 6-9 oraz z odsetek innych niż wymienione w art. 30a ust. 1, z praw autorskich lub z praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego, w tym także środka transportu, oraz za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how) - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu.

Stosownie do art. 29 ust. 2 powołanej ustawy przepis ust. 1 stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska. Jednakże zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji.

W myśl art. 41 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w ust. 1 (tekst jedn.: osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej) są obowiązani pobierać zryczałtowany podatek dochodowy od dokonywanych wypłat (świadczeń) lub stawianych do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych z tytułów określonych w art. 29, art. 30 ust. 1 pkt 2, 4-5a i 13 oraz art. 30a ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5.

Z treści wniosku wynika, iż Prezes jest obywatelem Niemiec, na stałe mieszkającym na terenie Niemiec a do Polski przybywającym jedynie w celu wykonywania czynności związanych z pełnioną w Spółce funkcją. Tym samym w celu ustalenia skutków podatkowych otrzymywanych świadczeń koniecznym jest najpierw sięgnięcie do umowy z dnia 14 maja 2003 r. między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku (Dz. U. z 2005 r. Nr 12, poz. 90).

Stosownie do treści art. 16 ust. 1 ww. umowy, wynagrodzenia członków rady nadzorczej lub zarządu i inne podobne płatności, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie otrzymuje z tytułu członkostwa w radzie nadzorczej lub zarządzie spółki, mającej siedzibę w drugim Umawiającym się Państwie, mogą być opodatkowane w tym drugim Państwie.

Jak z powyższego wynika uzyskiwane przez obywatela Niemiec przychody z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu (Prezesa) podlegają opodatkowaniu w Polsce. Opodatkowanie to następuje z uwzględnieniem zwolnień wynikających z treści art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), obowiązujące od 1 marca 2013 r.

Aby jednak przedmiotowe świadczenia korzystały ze zwolnienia muszą być spełnione warunki, wskazane w art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

Należy zauważyć, iż w powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy, ustawodawca posłużył się terminem "podróż" bez określenia "służbowa", dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, niż w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, tj. m.in. osób wykonujących swoje obowiązki na podstawie powołania pod warunkiem, że sfinansowane wydatki nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów osób niebędących pracownikami oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez podmiot je ponoszący. Przy czym zwolnienie to przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Powyższe oznacza, iż (co do zasady) diety i inne należności za czas podróży osób niebędących pracownikami stanowią przychód tych osób, zwolniony jednakże z opodatkowania w zakresie wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) oraz art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zasady rozliczania podróży służbowych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z przepisem § 1 ww. rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

Stosownie do § 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Zgodnie z § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1-2 § 8 ww. rozporządzenia. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety - ust. 3 § 8 cyt. rozporządzenia. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 - ust. 4 § 8 ww. rozporządzenia. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu - ust. 5 § 8 cyt. rozporządzenia.

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż prezes najmuje w sposób ciągły zespół pokoi (dalej: "Apartament") w hotelu na zasadzie najmu długoterminowego. Hotel wystawia faktury na rzecz Prezesa (który widnieje na nich jako nabywca). Następnie faktury są przekazywane do Spółki celem ich zapłaty (przez Spółkę). Hotel położony jest w miejscowości X, kilka kilometrów nieopodal siedziby Spółki. Prezes nie przebywa/nocuje w Apartamencie cały czas, lecz tylko podczas pobytu/pobytów w Polsce (w siedzibie Spółki) w związku z przyjazdem z Niemiec (gdzie stale mieszka) do Polski w celu faktycznego wykonywania w siedzibie Spółki czynności związanych z pełnieniem funkcji prezesa zarządu. Przyjazdy Prezesa z Niemiec do siedziby Spółki odbywają się ad hoc/w razie potrzeby. Zwykle są to pobyty trwające kilkanaście dni w miesiącu. W pozostałych dniach, w których Prezes nie przebywa/nocuje w Apartamencie (w związku z nieprzebywaniem w Polsce bądź też w związku z podróżami na terytorium Polski związanymi z działalnością Spółki), pomieszczenie to nie jest zajmowane przez inne osoby, lecz pozostaje w dyspozycji Prezesa na takiej mianowicie zasadzie, że w każdym momencie Prezes może przybyć i skorzystać z Apartamentu. Ponadto Prezes pozostawia w Apartamencie na czas swojej nieobecności pewne rzeczy osobiste (ubrania etc). Z uwagi na taki model najmu wynegocjowano korzystną ofertę (cenę).

W świetle powołanych przepisów stwierdzić należy, że sfinansowane przez Spółkę koszty noclegu w Apartamencie, w związku z wykonywaną podróżą, co do zasady, stanowią przychód osoby wykonującej swoje obowiązki na podstawie powołania i tym samym mogą mieć wpływ na wysokość podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym tej osoby. Przychód ten jednak w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy, będzie wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości limitu określonego w załączniku do ww. rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (o ile koszty noclegów nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów). Zatem ewentualna nadwyżka wartości sfinansowanego przez Spółkę świadczenia (noclegu) ponad ww. limit, co do zasady, powoduje konieczność opodatkowania tych nadwyżek podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W takiej sytuacji na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia na rachunek urzędu skarbowego odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od sfinansowanego kosztu noclegu (ponad limit) z tytułu odbywanej podróży przez osobę niebędącą pracownikiem.

Wskazać jednak należy, iż zgodnie z powołanym powyżej § 8 ww. rozporządzenia, istnieje możliwość w uzasadnionych przypadkach by pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem/fakturą, w wysokości przekraczającej określone limity, o których mowa w ww. rozporządzeniu.

Zatem jeżeli Wnioskodawca, sfinansował koszt (nocleg) w wysokości przekraczającej wskazany limit, uznając taki przypadek jako uzasadniony, to zwolnieniu będzie podlegała kwota przekraczająca taki limit.

Jednak zaznaczyć trzeba, że w przedstawionym stanie faktycznym zwolnieniu podlegała będzie jedynie ta wartość świadczenia, która przypada na faktyczny czas odbywania podróży, tj. za taki okres pobytu w Apartamencie, w którym Prezes wykonywał swoje obowiązki w ramach pełnienia funkcji. Przedmiotowym zwolnieniem nie będą zatem objęte świadczenia dotyczące pozostałego okresu wynajmu Apartamentu, czyli takiego, podczas którego Prezes nie korzysta z Apartamentu w związku z odbywaną podróżą.

Jak bowiem wynika z treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnieniem z opodatkowania objęte są należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem. Zatem w przedstawionym stanie faktycznym zwolnieniu podlega tylko ta wartość zwracanych kosztów najmu Apartamentu, która przypada na faktyczny czas przebywania w podróży i faktyczny czas korzystania z Apartamentu. Ze zwolnienia nie może więc korzystać cała wartość zwracanych kosztów najmu, gdyż jak wynika z wniosku Prezes przebywa w Polsce kilkanaście dni w miesiącu (a więc nie przez cały okres najmu), a ponadto nawet podczas pobytu w Polsce nie zawsze korzysta z Apartamentu, gdyż odbywa podróże na jej terytorium i w związku z tymi podróżami Wnioskodawca także finansuje koszty noclegu.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych wskazać należy, iż rozstrzygnięcia w nich zawarte nie są wiążące dla Organu. Interpretacje organów podatkowych dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, osądzonych w określonym stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym i tylko w tych sprawach rozstrzygnięcia w każdej z nich zawarte są wiążące. Nie wywołują one zatem żadnych skutków prawnych w odniesieniu do innych podatników. Ponadto opisane w powołanych interpretacjach sytuacje nie są identyczne z tą, przedstawioną w niniejszej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.