IBPBI/2/423-487/11/MS - Ustalenie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na diety dla pracowników spółki oraz przejazdy służbowe pojazdami stanowiącymi własność prywatną pracowników.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 26 kwietnia 2011 r. (data wpływu do tut. Biura 28 kwietnia 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na diety dla pracowników Spółki oraz przejazdy służbowe pojazdami stanowiącymi własność prywatną pracowników - jest prawidłowe.

W dniu 28 kwietnia 2011 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na diety dla pracowników Spółki oraz przejazdy służbowe pojazdami stanowiącymi własność prywatną pracowników.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka prowadzi działalność na terenie kraju i za granicą. Siedzibą Spółki jest miasto B. Spółka zakupiła nieruchomość w Ł z przeznaczeniem na zorganizowanie filii (stałego przedstawicielstwa) w celu dywersyfikacji swojej działalności i osiągnięcia przychodów z innej działalności niż dotychczas prowadzona (usługi na rzecz górnictwa). W celu prawidłowego zorganizowania działalności oraz w późniejszym okresie prowadzenia działalności i nadzorowania działalności filii, niektórzy pracownicy zatrudnieni w siedzibie Spółki i wykonujący pracę w południowej części kraju otrzymują polecenia służbowe wyjazdu z siedziby Spółki do Ł, to jest do miejscowości gdzie znajduje się filia Spółki. Wyjazdy odbywają się pojazdami stanowiącymi własność prywatną pracowników, a czas podróży służbowej przekracza 8 godzin. Spółka zalicza i ma zamiar w przyszłości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów koszty ponoszone w związku z wypłaconymi pracownikom zwrotami kosztów przejazdu, obliczone zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz diety w ramach limitów określonych w przepisach.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy koszty przejazdów służbowych oraz diety w przypadku kiedy pracownicy Spółki wykonują przejazdy służbowe z siedziby Spółki do siedziby filii mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w sytuacji kiedy Spółka nie jest w stanie wskazać konkretnego przychodu jaki na skutek wyjazdu służbowego został uzyskany bądź będzie uzyskany w przyszłości, natomiast ponoszone wydatki służą zabezpieczeniu nowych źródeł przychodu dla Spółki.

Zdaniem Wnioskodawcy, postępowanie Spółki w tym zakresie jest prawidłowe. Koszty przejazdów służbowych oraz diety w przypadku kiedy pracownicy Spółki wykonują przejazdy służbowe z siedziby Spółki do siedziby filii mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, mimo że Spółka nie jest w stanie wskazać konkretnego przychodu jaki na skutek wyjazdu służbowego został uzyskany, bądź będzie uzyskany w przyszłości. Ponoszone wydatki służą bowiem zabezpieczeniu nowych źródeł przychodu dla Spółki.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm. - zwanej dalej "u.p.d.o.p."), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, iż wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 u.p.d.o.p., zostaną uznane za koszty podlegające odliczeniu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

Podkreślenia wymaga fakt, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż siedzibą Spółki jest miasto B. Spółka zakupiła nieruchomość w mieście Ł z przeznaczeniem na zorganizowanie filii w celu dywersyfikacji swojej działalności i osiągnięcia przychodów z innej działalności niż dotychczas prowadzona. Niektórzy pracownicy zatrudnieni w siedzibie Spółki otrzymują polecenia służbowe wyjazdu z siedziby Spółki do filii. Wyjazdy odbywają się pojazdami stanowiącymi własność prywatną pracowników, a czas podróży służbowej przekracza 8 godzin. Spółka zalicza i ma zamiar w przyszłości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów koszty ponoszone w związku z wypłaconymi pracownikom zwrotami kosztów przejazdu, obliczone zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz diety w ramach limitów określonych w przepisach.

W tym miejscu wskazać należy, iż kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają kryteria, określone w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również m.in. wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy wynika z art. 77 #61450; § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości niższej niż dieta określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

W tym miejscu należy podkreślić, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" należy do zakresu prawa pracy, w związku z czym rozstrzygnięcie kwestii dotyczących obowiązku czy zasadności wypłacenia diet i innych należności za czas podróży nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Jeżeli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów Spółki, dokonane wypłaty za czas tych podróży (w tym zwrot wydatków za wyżywienie) mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Należy podkreślić, iż w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą jednak zostać uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a u.p.d.o.p. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ww. przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych ze zwrotem pracownikom kosztów używania przez nich samochodów dla potrzeb pracodawcy. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu tych wydatków, wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu i stawki za jeden kilometr. Zaliczenie wydatków dotyczących używania przez podatnika samochodów nie stanowiących składników jego majątku do kosztów uzyskania przychodów jest ponadto uwarunkowane prowadzeniem przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 5 zd. 1 u.p.d.o.p. przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 u.p.d.o.p. powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 16 ust. 5 zd. 3 u.p.d.o.p.).

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 u.p.d.o.p. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 u.p.d.o.p., powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu, nie stanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, w oparciu o przywołane przepisy prawa i przedstawiony przez Wnioskodawcę opis stanu faktycznego należy stwierdzić, iż diety wypłacane pracownikom za czas podróży służbowej stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy. Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów również zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki, związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika dla jego potrzeb, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w granicach wynikającego z niej limitu, określonego w art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a u.p.d.o.p.

Stanowisko Spółki jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.