IBPBI/2/423-1268/12/BG - CIT w zakresie dokumentowania kosztów funkcjonowania czeskiego biura.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 4 lipca 2012 r. (data wpływu do tut. BKIP w dniu 10 lipca 2012 r.), uzupełnionym w dniu 8 października 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie dokumentowania kosztów funkcjonowania czeskiego biura - jest prawidłowe.

(pytanie oznaczone we wniosku nr 5)

W dniu 10 lipca 2012 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie dokumentowania kosztów funkcjonowania czeskiego biura. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 27 września 2012 r. Znak IBPBI/2/423-837/12/BG, IBPP2/443-677/12/IK wezwano do ich uzupełnienia. Uzupełnienia dokonano w dniu 8 października 2012 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka zajmuje się w szczególności handlem wyrobami hutniczymi nabytymi od podmiotów mających siedzibę na terytorium państwa trzeciego. Spółka sprowadza towary do Polski skąd sprzedaje je odbiorcom krajowym jak również dokonuje sprzedaży dla klientów z innych państw UE. Dopuszczenie do obrotu towarów na terytorium UE odbywa się w Polsce ale również w innych krajach UE. Zdarza się również, że Spółka nabywa i sprzedaje towary, które są transportowane bezpośrednio od dostawcy Spółki spoza UE do odbiorcy, klienta Spółki do innego kraju UE. W związku z rozwojem Spółka otworzyła biuro na terytorium Republiki Czeskiej, które ma promować i wspomagać działalność Spółki w Republice Czeskiej i Słowackiej. Biuro zostało zarejestrowane przez odpowiedni sąd jako oddział spółki zagranicznej. Biuro nie będzie miało prawa do zawierania umów w imieniu Spółki. Zgodnie z zamierzeniami nie będzie dokonywało żadnej sprzedaży towarów. Wszelkie zamówienia na towary Spółki mają być kierowane do siedziby Spółki.

Do zadań biura mają należeć: reklama, przekazywanie informacji i wysyłka ofert Spółki; organizacja spotkań biznesowych oraz udział i promowanie oferty Spółki na targach i konferencjach; kontaktowanie potencjalnych klientów z siedzibą Spółki oraz zarządzanie korespondencją; poszukiwanie klientów na terytorium Republiki Czeskiej i Słowackiej; wspomaganie biura polskiego w realizacji dostaw dla czeskich i słowackich klientów poprzez uzupełnienie dokumentacji transportowej o czeskie wersje i dodatkowe dokumenty na życzenie klienta, przekazywanie informacji z siedziby do klienta odnośnie przebiegu dostawy, wysyłanie awizacji dostaw; przekazywanie korespondencji, pytań i odpowiedzi między siedzibą a klientem, odbieranie i przekazywanie reklamacji itp. Dla realizacji swoich zadań w biurze będą zatrudnieni pracownicy oraz będą dokonywane zakupy towarów i usług. Tytułem przykładu należy wymienić: wynajem biura, zakup wyposażenia, sprzętu i materiałów biurowych, dostawę usług telekomunikacyjnych, reklamowych itp. Uzyskano numer podatkowy dla realizacji funkcji płatnika podatków i składek od zatrudnionych pracowników. Nie planuje się rejestracji dla celów podatku od wartości dodanej.

W odpowiedzi na wezwanie z dnia 27 września 2012 r. Znak IBPPI/2/423-837/12/BG IBPP2/443-677/12/IK, ujętej w piśmie dnia 3 października 2012 r., w uzupełnieniu przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, Spółka wskazała, że:

Niemniej jednak Spółka nie wyklucza, że:

* Dokona dostawy towarów, którą zgodnie z art. 22 ust. 3 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozpoznać jako dokonaną na terytorium Republiki Czeskiej. Chodzi o sytuację gdzie Spółka zakupi towar od dostawcy z kraju trzeciego, który będzie transportowany bezpośrednio do odbiorcy, klienta Spółki na terytorium Republiki Czeskiej i tam też dokona się jego dopuszczenia do obrotu na terytorium Unii Europejskiej. Spółka nie wyklucza, że takie transakcje sporadycznie będą miały miejsce. Tego typu transakcje zgodnie z informacją zawartą we wniosku były już sporadycznie dokonywane.

* Obciąży czeskiego klienta kosztami z tytułu wykonania jakiejś usługi. Co do zasady Spółka nie świadczy usług, których miejsce świadczenia jest na terytorium Republiki Czeskiej. Niemniej jednak nie można wykluczyć, że zaistnieje sytuacja gdzie w celu prawidłowej realizacji transakcji Spółka dokona nieplanowanego zakupu usługi a następnie obciąży z tytułu jej wykonania swojego czeskiego klienta.

Spółka nie przewiduje jednak konieczności rejestracji się dla celów podatku od wartości dodanej na terytorium Republiki Czeskiej.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy dla celów podatku dochodowego od osób prawnych koszty funkcjonowania przedmiotowego biura należy ujmować na podstawie jednostkowych faktur, rachunków lub innych dowodów czy ujmując odpowiednio przeliczoną na polski złoty sumę kosztów wynikającą z ksiąg rachunkowych prowadzonych dla celów oddziału w Republice Czeskiej.

(pytanie oznaczone we wniosku nr 5)

Zdaniem Spółki, dla celów podatku dochodowego od osób prawnych koszty funkcjonowania przedmiotowego biura w przypadku nieuznania go za zakład należy ujmować na podstawie jednostkowych faktur, rachunków lub innych dowodów zgodnie z wszystkimi zasadami zawartymi w u.p.d.o.p. Obowiązujące przepisy podatkowe nie przewidują szczególnych regulacji na potrzeby kalkulacji kosztów funkcjonowania zagranicznego oddziału. Zgodnie z odrębnymi przepisami jak również z zasadą wynikającą z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. Spółka zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Mają one zapewnić możliwość określenia wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Brak jest jednak jednoznacznych regulacji co do możliwości kalkulacji kosztów zagranicznego biura na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych za granicą na potrzeby oddziału. Wątpliwa wydaje się w przedmiotowym stanie faktycznym możliwość kalkulacji kosztów biura zgodnie z zasadą określoną w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 o rachunkowości stanowiąca, że w przypadku samobilansującego się oddziału wszystkie pozycje bilansu i rachunku zysków i strat należy doliczyć do odpowiednich pozycji bilansu i rachunku zysków i strat jednostki głównej. Art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p. stanowi bowiem, że podstawą ujęcia kosztu w księgach ma być faktura (rachunek) lub inny dowód w przypadku jego braku.

Wyklucza zatem to możliwość innej kalkulacji kosztów niż ich ujmowanie na podstawie jednostkowych dokumentów. Dodatkowo w przypadku nieuznania biura za zakład zyski Spółki bez względu na miejsce ich osiągnięcia będą podlegały opodatkowaniu jedynie w Polsce. W rezultacie koszty (ewentualnie przychody) Spółki odpowiednio ponoszone i osiągane w Czechach podlegają łączeniu z innymi przychodami i kosztami Spółki. W efekcie należy stosować takie same zasady ich ustalania. Koszty związane z jego funkcjonowaniem powinny być rozliczane według polskich przepisów podatkowych. Bez znaczenia powinien pozostać fakt gdzie wydatek został poniesiony i nie mieć wpływu na sposób jego udokumentowania oraz rozliczenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zauważyć, iż odnośnie ustalenia czy utworzone przez Spółkę biuro na terenie Czech stanowi zakład na podstawie ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm., dalej "u.p.d.o.p.") oraz Umowy zawartej między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Republiki Czeskiej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku (Dz. U. z 1994 r. Nr 47, poz. 189) w interpretacji indywidualnej z dnia 22 października 2012 r. Znak IBPBI/2/423-837/12/BG Dyrektor Izby Skarbowej, działając w imieniu Ministra Finansów, uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe, wskazując, iż biuro nie spełnia definicji zakładu na podstawie ww. ustawy i umowy.

Zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 u.p.d.o.p., podatnicy, jeżeli mają siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą bowiem zostać spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W odniesieniu do sposobu udokumentowania wydatku zastosowanie znajduje art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., na podstawie którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębnymi przepisami w zakresie dowodów księgowych są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm., dalej "ustawa o rachunkowości"), które w art. 20 określają, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

Zgodnie z art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p. za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

W świetle powyższego należy wskazać, iż odnośnie udokumentowania kosztów funkcjonowania biura w Czechach (nie będącego zakładem) należy stosować polskie przepisy podatkowe. Wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami (ustawa o rachunkowości). Jeżeli zatem jednostkowe dokumenty tj. faktury, rachunki lub inne dowody będą spełniały warunki do uznania je za dokumenty księgowe w świetle ustawy o rachunkowości, będą również podstawą do ujęcia wydatków dotyczących funkcjonowania biura w kosztach podatkowych.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy podatkowe i przedstawiony we wniosku stan faktyczny stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie pytań nr 1 i 4 oraz w zakresie podatku od towarów i usług odnośnie pytań nr 2 i 3 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z dnia 14 marca 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.