IBPBI/2/423-1211/13/CzP

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 3 lipca 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 3 lipca 2013 r. (data wpływu do BKIP 5 lipca 2013 r.), uzupełnionym 17 września 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwracanych pracownikowi wydatków na pokrycie polis ubezpieczeniowych związanych z odbywanymi podróżami służbowymi poza granicami kraju (pytanie oznaczone we wniosku Nr 5) - jest prawidłowe.

W dniu 5 lipca 2013 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwracanych pracownikowi wydatków na pokrycie polis ubezpieczeniowych związanych z odbywanymi podróżami służbowymi poza granicami kraju. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 10 września 2013 r. Znak: IBPBII/1/415-684/13/BJ, IBPBII/1/415-831/13/BJ, IBPBII/1/415-832/13/BJ, IBPBI /2/423-805/13/CzP wezwano do ich uzupełnienia. Uzupełnienia wniosku dokonano września 2013 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest uczelnią publiczną działającą na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.). Wnioskodawca deleguje swoich pracowników w podróże służbowe na obszarze kraju oraz poza jego granice w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, konsultacjach związanych z zadaniami statutowymi itp. Koszty delegacji Wnioskodawca rozlicza zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Rozliczenie podróży służbowej odbywa się na podstawie wypełnionego formularza "Rozliczenie wyjazdu służbowego", do którego delegowany zobowiązany jest dołączyć dokumenty potwierdzające wszystkie poniesione wydatki ujęte w rozliczeniu (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Pracownicy, za zgodą delegującego, podróż służbową mogą odbyć samochodem niebędącym własnością pracodawcy. Wnioskodawca pokrywa koszty używania samochodu prywatnego do celów służbowych wynikające z ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w zatwierdzonym wniosku o wydanie krajowej delegacji służbowej, nie wyższej niż maksymalna stawka za 1 km przebiegu określona w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Ilość przejechanych kilometrów pracownik dokumentuje ewidencją przebiegu pojazdu w sposób zgodny z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Pracownicy wykorzystujący w podróży służbowej samochody prywatne oprócz kosztów związanych z eksploatacją samochodów (amortyzacja, paliwo, ubezpieczenie itp.) często ponoszą dodatkowe koszty związane z przejazdem drogami płatnymi i autostradami oraz korzystaniem z płatnych miejsc parkingowych.

Pracownicy Wnioskodawcy delegowani do krajów spoza Unii Europejskiej, z uwagi na brak objęcia świadczeniami z tytułu ubezpieczenia na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), wykupują często polisy ubezpieczeniowe ważne na okres trwania podróży służbowej. Opłacenie składek na dodatkowe ubezpieczenie jest działaniem racjonalnym i niezbędnym. Wnioskodawca zwracając pracownikom wydatki poniesione na wykupienie polis unika ryzyka ponoszenia znacznych kosztów finansowych, związanych z pokrywaniem kosztów udzielonej delegowanym pracownikom pomocy medycznej poza granicami kraju. Ponadto, w przypadku podróży służbowych do niektórych krajów otrzymanie wizy uwarunkowane jest od wykupienia polisy ubezpieczeniowej. Zakres ubezpieczenia obejmuje zwykle koszty leczenia za granicą i następstw nieszczęśliwych wypadków.

W niektórych przypadkach ubezpieczenie obejmuje również dodatkowe elementy, np.:

* ubezpieczenie od utraty, kradzieży lub uszkodzenia bagażu podróżnego,

* OC za szkody na osobie,

* OC za szkody na rzeczy,

* ubezpieczenie opóźnienia w dostarczeniu bagażu podróżnego,

* ubezpieczenie opóźnienia lotu.

W niektórych polisach składka podawana jest w jednej kwocie odnoszącej się do całego zakresu ubezpieczenia, natomiast w innych podawana jest w rozbiciu na poszczególne zakresy ubezpieczenia. Do otrzymania ewentualnych świadczeń w ramach wykupionych polis uprawnieni są zawsze pracownicy.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy kwoty zwróconych wydatków, poniesionych przez pracowników na zakup polisy ubezpieczeniowej na okres trwania podróży służbowej, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych... (pytanie oznaczone we wniosku nr 5)

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę zapis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w którym ustawodawca zawarł definicję kosztu podatkowego, należy uznać iż wydatki ponoszone na rzecz pracowników są kosztami poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zwrot wydatków poniesionych przez pracowników kierowanych na delegacje zagraniczne z tytułu składek na dodatkowe ubezpieczenie przysługuje osobom delegowanym na podstawie § 2 ust. 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - po spełnieniu warunków określonych w powołanym zapisie rozporządzenia. Ponadto, wykupienie dodatkowego ubezpieczenia ważnego na czas trwania podróży służbowej pozwala pracodawcy na uniknięcie ryzyka ponoszenia znacznych kosztów finansowych w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownika. W takich sytuacjach § 19 ww. rozporządzenia obliguje bowiem pracodawcę do zwrotu osobie delegowanej niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, kwoty zwrócone pracownikom z tytułu wydatków poniesionych na wykupienie polisy ubezpieczeniowej w całości stanowią koszty uzyskania przychodów dla pracodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm., określana dalej skrótem "u.p.d.o.p."), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, iż podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo - skutkowy. Przy czym, kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy i wywiązywaniem się przez niego z obowiązków nałożonych innymi przepisami prawa, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników (tzw. koszty pracownicze), jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują nie tylko wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie ale również m.in. zwrot kosztów podróży służbowych.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tyt. podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży, a więc zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub faktycznie poniesionych.

Z opisu stanu faktycznego wynika m.in., iż Wnioskodawca deleguje swoich pracowników w podróże służbowe na obszarze kraju oraz poza jego granice w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, konsultacjach związanych z zadaniami statutowymi itp. Pracownicy Wnioskodawcy delegowani do krajów spoza Unii Europejskiej, z uwagi na brak objęcia świadczeniami z tytułu ubezpieczenia na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), wykupują często polisy ubezpieczeniowe ważne na okres trwania podróży służbowej. Opłacenie składek na dodatkowe ubezpieczenie jest działaniem racjonalnym i niezbędnym. Wnioskodawca zwracając pracownikom wydatki poniesione na wykupienie polis unika ryzyka ponoszenia znacznych kosztów finansowych, związanych z pokrywaniem kosztów udzielonej delegowanym pracownikom pomocy medycznej poza granicami kraju. Ponadto, w przypadku podróży służbowych do niektórych krajów otrzymanie wizy uwarunkowane jest od wykupienia polisy ubezpieczeniowej. Zakres ubezpieczenia obejmuje zwykle koszty leczenia za granicą i następstw nieszczęśliwych wypadków. Do otrzymania ewentualnych świadczeń w ramach wykupionych polis uprawnieni są zawsze pracownicy.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Zgodnie z § 2 ust. 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują zwrot kosztów innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. W myśl § 19 ust. 2 ww. rozporządzenia, zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Rozważając kwestię kwalifikacji podatkowej przedmiotowych wydatków zauważyć należy, że wykonywane przez pracowników zadania (i ponoszone w związku z tym wydatki) przejawiają związek z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością, stąd też wydatki wynikające z realizacji obowiązków służbowych przez pracowników można zakwalifikować jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., co przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, pozwala je zakwalifikować do kosztów podatkowych.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków na pokrycie kosztów polis ubezpieczeniowych jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż odnośnie spraw będących przedmiotem pytań oznaczonych we wniosku nr 1-4 oraz 6 wydano odrębne interpretacje indywidualne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 14 marca 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.