IBPBI/1/415-572/13/AP

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni, przedstawione we wniosku z dnia 11 marca 2013 r. (data wpływu do tut. Biura 15 marca 2013 r.), uzupełnionym w dniach 28 maja i 3 czerwca 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości i sposobu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej w formie spółki cywilnej pozarolniczej działalności gospodarczej wskazanych we wniosku wydatków dot. eksploatacji samochodu osobowego, stanowiącego własność Wnioskodawczyni, wykorzystywanego na potrzeby tej działalności, a także sposobu udokumentowania poniesionych z tego tytułu wydatków - jest prawidłowe.

W dniu 15 marca 2013 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, m.in. dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości i sposobu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej w formie spółki cywilnej pozarolniczej działalności gospodarczej wskazanych we wniosku wydatków dot. eksploatacji samochodu osobowego, stanowiącego własność Wnioskodawczyni, wykorzystywanego na potrzeby tej działalności, a także sposobu udokumentowania poniesionych z tego tytułu wydatków. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 23 maja 2013 r. Znak: IBPBI/1/415-288/13/AP, wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło w dniach 28 maja i 3 czerwca 2013 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej. Zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością, ujmuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wraz z drugim wspólnikiem tej spółki zamierzają używać swoich prywatnych samochodów osobowych do prowadzenia i załatwiania spraw spółki. Każdy z tych wspólników będzie używał osobiście swojego prywatnego samochodu osobowego. Samochody te nie będą udostępniane innym osobom, nie będą również stanowić środków trwałych w tej spółce. Rozliczenie kosztów związanych z eksploatacją samochodów dokonywane będzie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów. Każdy z tych wspólników będzie prowadził dla swojego samochodu ewidencję przebiegu pojazdu. Faktury wystawiane będą na dane spółki oraz NIP spółki. Ponieważ każdy ze wspólników będzie używał swojego prywatnego samochodu osobowego, nie będą spisane umowy użyczenia na te samochody.

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z dnia 29 maja 2013 r., wskazano, iż:

* spółka cywilna, której Wnioskodawczyni jest wspólnikiem nie posiada żadnego tytułu prawnego do wykorzystywania samochodu stanowiącego Jej własność,

* polisa ubezpieczeniowa dotycząca ww. samochodu została wystawiona na Wnioskodawczynię, czyli wspólnika spółki cywilnej.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania:

1. Czy do ewidencji przebiegu pojazdu można wpisywać codzienne wyjazdy wspólnika z domu do miejsca wykonywania działalności.

2. Czy do ewidencji przebiegu pojazdu można wpisywać wydatki na paliwo, polisy ubezpieczeniowe, części zamienne, myjnię, naprawy.

3. Czy wydatki wpisane do ewidencji przebiegu pojazdu (do wysokości limitu kilometrów) stanowią koszty uzyskania przychodów spółki.

4. Czy na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu każdego ze wspólników, na koniec miesiąca dokonuje się wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

(pytania oznaczone we wniosku odpowiednio Nr 2, 4, 6 i 7)

Ad. 1.

Zdaniem Wnioskodawczyni, wszystkie wyjazdy wspólników, nawet te z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania działalności są jak najbardziej związane z prowadzeniem spraw spółki, ponieważ gdyby wspólnik codziennie nie wyjeżdżał do pracy to nie prowadziłby spraw spółki.

Ad. 2.

Zdaniem Wnioskodawczyni, w ewidencji przebiegu pojazdu można wpisywać wydatki na: paliwo, polisy ubezpieczeniowe, części zamienne, myjnie, naprawy - są to koszty ponoszone w związku z uzyskaniem przychodów spółki.

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawczyni, wydatki wpisane do ewidencji przebiegu pojazdu do wysokości limitu kilometrów stanowią koszty uzyskania przychodów spółki - są to wydatki związane z uzyskiwaniem przychodu przez spółkę, na rzecz której działają wspólnicy.

Ad. 4.

Zdaniem Wnioskodawcy, ewidencja przebiegu pojazdu stanowi podstawę do wpisania kosztów w księdze podatkowej spółki cywilnej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Przepisy dotyczące zasad działania spółek cywilnych zostały zawarte w art. 860-875 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego, przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Na gruncie prawa cywilnego spółka cywilna nie jest podmiotem prawnym odrębnym od wspólników, lecz wielostronnym stosunkiem zobowiązaniowym łączącym tych wspólników.

Spółka cywilna nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, bowiem zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają dochody osób fizycznych. Na gruncie przepisów ww. ustawy, spółka cywilna stanowi natomiast jedną z form organizacyjnych, za pośrednictwem której osoba fizyczna prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą. Prowadzenie spraw spółki rozumiane jako podejmowanie decyzji dotyczących funkcjonowania spółki jest ustawowym prawem i obowiązkiem każdego wspólnika. Za prowadzenie tychże spraw wspólnik spółki nie otrzymuje wynagrodzenia, co wynika bezpośrednio z art. 865 § 1 Kodeksu cywilnego.

W myśl zasady określonej w art. 8 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku (udziału) oraz, z zastrzeżeniem ust. 1a, łączy się z pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1. W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku (udziału) są równe. Zasady wyrażone w ust. 1 stosuje się odpowiednio do rozliczania kosztów uzyskania przychodów, wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów i strat (art. 8 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

* musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,

* musi być należycie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, iż konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań, braku nadzoru lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Stosownie do postanowień art. 23 ust. 5 ww. ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia "wydatków z tytułu używania" należy w tym zakresie odwołać się do słownika języka polskiego, w którym, przez "wydatek" rozumie się "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, uznać należy, iż będą to wszelkie wydatki, które podatnik ponosi w związku z wykorzystywaniem samochodu osobowego dla swoich potrzeb, jako podmiotu gospodarczego, np. takie jak zakup paliwa, wymiana oleju, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, ubezpieczenia, opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Elementy jakie powinna zawierać prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu określa art. 23 ust. 7 ustawy. Stanowi on, iż ewidencja, o której mowa w ust. 5 powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Jednocześnie wskazać należy, iż stosownie do pkt 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.), wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikające z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Z kolei w myśl art. 23 ust. 1 pkt 47 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Oznacza to, że w przypadku opłacania składek na ubezpieczenie samochodu osobowego składki te stanowią koszt uzyskania przychodu tylko w części ustalonej od wartości samochodu nie przekraczającej równowartości 20.000 euro (przeliczonej na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia).

Z opisu zdarzenia przyszłego oraz jego uzupełnienia przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawczyni wraz z drugim wspólnikiem spółki cywilnej zamierzają używać swoich prywatnych samochodów osobowych do prowadzenia i załatwiania spraw spółki. Każdy z tych wspólników będzie używał osobiście swojego prywatnego samochodu osobowego. Samochody te nie będą udostępniane innym osobom, nie będą również stanowić środków trwałych w tej spółce. Wnioskodawczyni w związku z używaniem ww. samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej będzie ponosić wydatki na zakup paliwa, polisy ubezpieczeniowej, części zamienne, myjnie i naprawy. Rozliczenie wydatków związanych z eksploatacją samochodów dokonywane będzie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów. Każdy z tych wspólników będzie prowadził dla swojego samochodu ewidencję przebiegu pojazdu. Ponieważ każdy ze wspólników będzie używał swojego prywatnego samochodu osobowego, nie będą spisane umowy użyczenia na te samochody. Ponadto spółka cywilna, której Wnioskodawczyni jest wspólnikiem nie posiada żadnego tytułu prawnego do wykorzystywania samochodu stanowiącego Jej własność. Natomiast polisa ubezpieczeniowa dotycząca ww. samochodu została wystawiona na Wnioskodawczynię, czyli wspólnika spółki cywilnej.

W związku z powyższym, wskazać należy, iż warunkiem zaliczenia przez Wnioskodawczynię do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej w formie spółki cywilnej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego, niestanowiącego środka trwałego w tej działalności, jest prowadzenie przez Nią ewidencji przebiegu pojazdu. W ewidencji tej Wnioskodawczyni zobowiązana jest ujmować wydatki z ww. tytułu, do których m.in. należą wydatki poniesione na zakup paliwa, polisy ubezpieczeniowej, myjnię, części zamienne i drobne naprawy, na podstawie otrzymanych faktur. W ewidencji przebiegu pojazdu winna również wskazać cel wyjazdu oraz opis pokonanej trasy (skąd i dokąd) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, którym może być także codzienny wyjazd z miejsca zamieszkania Wnioskodawczyni do miejsca wykonywania tej działalności. Ponadto na koniec każdego miesiąca Wnioskodawczyni zobowiązana jest zsumować wysokość ujętych w ewidencji przebiegu pojazdu wydatków, a następnie wpisać je do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.

Reasumując, skoro Wnioskodawczyni zamierza prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla ww. samochodu, to wskazane we wniosku wydatki dot. eksploatacji tego samochodu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej w formie spółki cywilnej pozarolniczej działalności gospodarczej, w kwocie nie wyższej niż obliczona zgodnie z cyt. powyżej art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym w odniesieniu do wydatków z tytułu ubezpieczenia ww. samochodu winna uwzględnić również limit określony w art. 23 ust. 1 pkt 47 cyt. ustawy. Warunkiem koniecznym zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest bowiem właściwe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów z uwzględnieniem informacji, o których mowa w art. 23 ust. 7 ww. ustawy oraz prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków. W konsekwencji dla prawidłowego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków, Wnioskodawczyni oprócz ewidencji przebiegu pojazdu winna również dysponować fakturami (rachunkami) stwierdzającymi wysokość poniesionych wydatków związanych z eksploatacją pojazdu wykorzystywanego przez Nią na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienić należy, iż w pozostałym zakresie objętym wnioskiem ORD-IN wydane zostały (ną) odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.