IBPB3/423-371/08/AK (KAN-4549/08) - Czy dowód zastępczy stosowany przy zakupie produktów rolnych stanowi źródłowy dokument księgowy w świetle art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości?
Pismo z dnia 4 sierpnia 2008 r. Izba Skarbowa w Katowicach IBPB3/423-371/08/AK (KAN-4549/08) Czy dowód zastępczy stosowany przy zakupie produktów rolnych stanowi źródłowy dokument księgowy w świetle art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości?
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 28 kwietnia 2008 r. (data wpływu do tut. BKIP 5 maja 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie prawidłowego dokumentowania kosztów uzyskania przychodów - jest nieprawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 5 maja 2008 r. wpłynął do tut. BKIP ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie prawidłowego dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.
W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:
Spółka prowadzi księgi handlowe i jest zarejestrowana jako podatnik podatku VAT. Podatek dochodowy rozliczany jest na zasadach ogólnych. W ramach swej działalności, od ubiegłego roku. Spółka prowadzi m.in. skup produktów rolnych, w tym owoców i ziół od rolników indywidualnych z przeznaczeniem do nowo uruchomionej własnej produkcji lub do dalszej odsprzedaży. Dostawy wymienionych produktów rolnych dokumentowane są:
fakturami VAT pochodzącymi od dostawców zarejestrowanych jako podatnicy podatku VAT,
fakturami VAT RR wystawionymi zgodnie z art. 116 ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Po spełnieniu wymogów określonych w art. 116 ust. 2 i 3 Spółka na podstawie art. 116 ust. 6-9a zwiększa kwotę podatku VAT naliczonego o zryczałtowany zwrot podatku ujętego w fakturze VAT RR,
w przypadku kiedy rolnik ryczałtowy nie udostępni swoich danych osobowych oraz odmówi podpisu oświadczenia, iż jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym z podatku od towarów i usług, Spółka nie ma możliwości wystawienia faktury VAT RR. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości każdorazowy zakup produktów rolnych i dla każdego dostawcy dokumentowany jest za pomocą dowodów zastępczych. Dowody te nie zawierają podatku VAT, zawierają natomiast informacje określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dowody zastępcze stosowane są również w przypadku zakupu ziół i owoców dzikorosnących i leśnych dostarczanych przez "zbieraczy". Do tej pory dowody zastępcze występowały sporadycznie i na niewielkie wartości kwotowe. Dowody dostawy wymienione w pkt 1, 2, 3, stanowiły podstawę do przyjęcia produktów na magazyn Wnioskodawcy, a następnie do zaliczenia wartości zakupionych produktów do kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Z uwagi na fakt, iż Spółka zamierza dynamiczniej rozwijać działalność opartą o skupione produkty rolne, przeprowadziła rozeznanie rynku pod względem możliwości zakupu produktów oraz ich zbytu. Rozeznanie rynku dało podstawę do stwierdzenia, iż w przyszłości będzie sporo przypadków dokumentowania zakupu produktów rolnych przy pomocy dowodów zastępczych. Ponadto mogą być również wystawione na znaczącą wartość, ze względu na ograniczoną dostępność określonych rodzajów płodów oraz duże zapotrzebowanie rynkowe, np. przy zakupie 50 kg suszu płatków bławatka skupowanego od tzw. "zbieraczy", którego cena za 1 kg wynosi ok. 1.000 zł, wartość dowodu zastępczego będzie wynosić 50.000 zł.
W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania:
Czy dowód zastępczy stosowany przy zakupie ww. produktów przez Spółkę będzie stanowić źródłowy dokument księgowy w świetle art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości?
Czy dowód zastępczy bez względu na jego wartość będzie wystarczającym dokumentem, aby zakupy mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?
Zdaniem Spółki, w przypadku stosowania dowodów zastępczych na znaczną ich wartość, udokumentowanych zgodnie z art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości, będą one wystarczającą dokumentacją by spełniały wymogi księgowe dokumentu źródłowego oraz aby można było je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:
Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W świetle powyższych uregulowań podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą lub inną działalnością zarobkową, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego poniesienie musi zmierzać do osiągnięcia przychodów. Jednakże, wydatek taki musi być właściwie udokumentowany.
Brak stosownych dokumentów uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 15 ust. 1 ustawy nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże na podstawie art. 9 ust. 1 ww. ustawy, na podatników został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
Tymi odrębnymi przepisami są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Artykuł 20 ust. 2 tej ustawy stanowi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Zgodnie z art. 20 ust. 3 ww. ustawy o rachunkowości podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
korygujące poprzednie zapisy,
zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).
Natomiast minimum wymagań stawianych wobec dokumentów księgowych zawiera art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określaną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Na podstawie art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub technik dokumentowania zapisów księgowych.
W świetle przedstawionego powyżej zdarzenia przyszłego oraz w oparciu o obowiązujący stan prawny należy stwierdzić, iż dowody zastępcze stosowane przez Spółkę przy skupie produktów rolnych, ziół, owoców dzikorosnących i leśnych dostarczanych przez tzw. "zbieraczy", nie mogą stanowić dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku. Ww. dowody zastępcze nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, gdyż nie zawierają takich danych jak - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, pozwalających zaliczyć dany dokument jako dowód księgowy, na podstawie którego Spółka mogłaby zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.
Ponadto, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczych, w tym poniesienia kosztów, za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osobę (osoby) dokonujące tej transakcji. Z możliwości tej jednak można korzystać w sytuacjach wyjątkowych i dla udokumentowania operacji gospodarczych o relatywnie niskich wartościach.
Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż po rozeznaniu rynku Spółka ma zamiar w przyszłości, za pomocą dowodów zastępczych dokumentować sporo przypadków zakupu produktów rolnych, w tym owoców i ziół, a ww. dowody będą wystawiane na znaczące wartości.
W związku z powyższym, wydatki dokonywane przez Spółkę, potwierdzone dowodami zastępczymi o wysokiej wartości, niezawierającymi określenia stron dokonujących operacji gospodarczej nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
W świetle art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości dowody zastępcze nie będą stanowiły źródłowego dokumentu księgowego.
Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za nieprawidłowe.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.