DRR-I-951-2556-Mso/AC/HA/2005 - Rozliczanie podatku od towarów i usług przy umowach partnerstwa związanego z realizacją projektów w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego

Szanowni Państwo,

W związku z licznymi pytaniami dotyczącymi kwestii partnerstwa przy realizacji projektów w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, pragnę przedstawić następujące wyjaśnienia.

W przypadku Priorytetu 2 ZPORR kategorie podmiotów uprawnionych do tworzenia partnerstw zostały określone w Uzupełnieniu Programu. Tym samym partnerstwo może być utworzone jedynie przez podmioty wskazane w ramach poszczególnych Działań jako uprawnieni Beneficjenci. Zasadą partnerstwa jest, iż poszczególni partnerzy są zaangażowani w realizację projektu od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu i pozostają związani umową partnerską regulującą zakres ich obowiązków oraz wzajemnie zobowiązania. Oznacza to, iż wspólnie przygotowany projekt i umowa musi przedstawiać obowiązki i uprawnienia partnerów oraz uzasadniać zakres zaangażowania partnerów w stosunku do ich doświadczenia i kompetencji w danej dziedzinie, co będzie przedmiotem oceny dokonywanej przez Komisję Oceny Projektów. Nie oznacza to zatem, że lider projektu musi wykazać, iż wybrał najlepszego partnera oferującego usługi w danej dziedzinie, ale niewątpliwie z zapisów części drugiej wniosku oraz stosownych załączników musi wynikać, iż dany partner posiada doświadczenie i odpowiednie zasoby ludzkie i sprzętowe w dziedzinie, która została wskazana jako jego obowiązki w projekcie.

Kwestie partnerstwa w części dotyczącej zapisów umowy/porozumienia pomiędzy partnerami oraz wymaganych od partnerów załączników bardziej szczegółowo reguluje Poradnik dla beneficjentów 2 Priorytetu ZPORR.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż niezależnie od wzajemnych zobowiązań partnerów, odpowiedzialnym za prawidłową realizację projektu pozostaje lider, który został wyznaczony umową partnerską jako Beneficjent składający wniosek. Nadmieniam jednocześnie, iż w zapisach Poradnika dla Beneficjentów 2 Priorytetu ZPORR wskazane zostało, iż Instytucje Wdrażające będą dokonywać weryfikacji statusu partnerów poprzez podstawowe załączniki do wniosku, które będą wymagane także od partnerów projektu.

Kwestia umów partnerskich i realizowania projektów partnerskich nie jest regulowana na poziomie krajowym. Proszę jednak mieć na uwadze, iż projekty realizowane w partnerstwie są zwyczajowo przyjętą formą w krajach UE, która nie jest określona regulacjami Wspólnotowymi. Uznaje się, że partnerstwo zawiązuje się w efekcie potrzeby uzupełnienia kompetencji poszczególnych podmiotów, które wspólnie aplikują o środki na realizację zaplanowanych przedsięwzięć.

Odnośnie zlecania realizacji zadań czy usług w ramach projektu dokonywanego przez wszystkich partnerów oraz lidera informuję, że zlecanie musi odbywać się zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. W ramach 2 Priorytetu ZPORR nie wskazano w jakiej proporcji środki przeznaczone na realizację projektu winny być wydatkowane przez partnerów. Limity nałożone na projektodawcę odnoszą się jedynie do podzlecania zadań wykonywanych w ramach realizacji projektu. Kwestię wysokości i sposobu określania limitów zadań zlecanych podwykonawcom w ramach Priorytetu 2 ZPORR reguluje Poradnik dla Beneficjentów 2 Priorytetu ZPORR.

Odnośnie rozliczeń finansowych pomiędzy. partnerami a liderem w umowach partnerskich realizowanych w 2 Priorytecie ZPORR pragnę zaproponować następujące rozwiązanie. Lider jest stroną umowy o dofinansowanie projektu, odpowiada również za prawidłową realizację projektu. Lider na podstawie wniosku o płatność otrzymuje środki na realizację projektu od Instytucji Wdrażającej na rachunek wyodrębniony na potrzeby realizacji projektu. Następnie zgodnie z harmonogramem i umową partnerstwa przekazuje środki na wyodrębnione konta partnerów, którzy realizują założone we wniosku etapy. Faktury w ramach realizacji projektu mogą być wystawiane zarówno na lidera jak i partnerów w projekcie.

Następnie partner rozlicza się z liderem (w sposób zbliżony jak lider z Instytucją Wdrażającą lub w inny sposób ustalony w umowie partnerskiej) a lider składa wniosek o płatność, w którym znajduje się zbiorcze rozliczenie wydatków kwalifikowalnych poniesionych zarówno przez lidera jak i partnerów.

Odnośnie podatku VAT i możliwości jego kwalifikowania proponuję zastosować następujące rozwiązanie.

Na etapie składania wniosku zarówno lider jak i partnerzy zobowiązani są do złożenia oświadczenia o możliwości odzyskania podatku VAT. Dopuszcza się możliwość wystawiania faktur w ramach realizacji projektu na lidera i partnerów w projekcie. Zarówno lider jak i partnerzy mogą traktować VAT jako kwalifikowalny pod warunkiem, że nie mają możliwości jego odliczenia, co musi zostać potwierdzone w złożonym oświadczeniu o kwalifikowalności VAT.

Dodatkowo dla projektów realizowanych w ramach wszystkich Priorytetów ZPORR, w których realizację zaangażowani są partnerzy lub jednostki organizacyjne beneficjenta, pragnę poinformować o następujących proponowanych rozwiązaniach związanych z refundacją wydatków.

W przypadku, gdy projekt realizowany jest przez partnerstwo, to już na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu, partnerów musi wiązać umowa cywilnoprawna określająca zasady partnerstwa, w tym w szczególności wskazująca wiodącą rolę jednego z partnerów (tzw. lidera projektu).

Nota księgowa, jako dokument poświadczający fakt poniesienia wydatku, jest równoważna fakturze. W związku z tym nota księgowa obciążająca beneficjenta może stanowić podstawę do refundacji wydatków ze środków EFS/EFRR.

Zgodnie z opinią Ministra Finansów nie ma przeszkód, zarówno na gruncie przepisów prawa krajowego, jak i wspólnotowego, aby projekt, w którym beneficjentem jest jednostka samorządu terytorialnego, mógł być realizowany przez jednostkę budżetową danej jednostki samorządu terytorialnego. Faktury potwierdzające poniesione wydatki związane z realizowanym projektem winny być wystawiane zgodnie z umową o dostarczenie usług i towarów. Również w przypadku, kiedy beneficjentem środków funduszy strukturalnych będzie jednostka samorządu terytorialnego, a podmiotem realizującym projekt w jej imieniu będzie jego jednostka organizacyjna działająca w formie zakładu budżetowego, faktury potwierdzające zakres wykonanego projektu mogą być wystawiane na te podmioty (ww. kwestie powinny zostać rozstrzygnięte w umowach zawartych pomiędzy właściwymi podmiotami).

Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, wystawiane na jednostkę organizacyjną beneficjenta, która ponosi część wydatków związanych z realizacją projektu, stanowią podstawę do refundacji wydatków z EFS/EFRR (faktury mogą być wystawiane również na zakład budżetowy będący jednostką organizacyjną beneficjenta). Należy jednak wówczas pamiętać, podobnie jak w przypadku realizacji projektu przez partnerstwo, aby w sposób jednoznaczny rozstrzygnąć kwestię kwalifikowalności podatku VAT. W przypadku, gdy beneficjent nie ma możliwości odzyskania podatku VAT i chciałby go umieścić wśród kosztów kwalifikowalnych, natomiast zakład budżetowy ma możliwość odzyskania VAT-u, faktury zawierające kwalifikowalny podatek VAT, nie mogą być wystawiane na zakład budżetowy, lecz na beneficjenta. W przeciwnym przypadku VAT faktury wystawionej na zakład budżetowy będzie wydatkiem niekwalifikowalnym.