DR-I/JDa/DG/95/99 - (bez tytułu).

W związku z pismem z dnia 6 maja 1999 r., znak: KS9/99/1226a, Departament Rachunkowości uprzejmie wyjaśnia.

Spółki prawa handlowego - mające siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - obowiązane są do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości z dnia 1994 r. (Dz.U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.). Zatem koniecznym jest, aby system informatyczny, przy pomocy którego prowadzona jest księgowość spółki spełniał warunki tej ustawy.

Zgodnie z przepisem art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej), a więc zarówno w przypadku jednostki, jak i w przypadku przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej - w Polsce, w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału).

W przypadku prowadzenia księgowości przy pomocy systemu informatycznego księgi rachunkowe w postaci plików komputerowych podlegają tym samym przepisom ustawowym, co księgi rachunkowe w postaci papierowej.

Informatyczny system księgowy może znajdować się poza siedzibą firmy, jeżeli:

1) prowadzenie ksiąg zostało powierzone osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nie posiadającej osobowości prawnej uprawnionej do świadczenia takich usług, zgodnie z przepisem art. 11 ust. 3 ustawy - chodzi o uprawnienia określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 sierpnia 1998 r. w sprawie kwalifikacji i innych wymagań, których spełnienie uprawnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, organizacji i trybu działania Komisji Egzaminacyjnej powołanej dla sprawdzenia tych kwalifikacji oraz wzoru świadectwa stwierdzającego te kwalifikacje i wymagania (Dz.U. Nr 114, poz. 734).

W tym przypadku jednak - zgodnie z zapisem art. 11 ust. 4 ustawy - kierownik jednostki obowiązany jest:

* powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę zarządu (oddziału) jednostki,

* zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie zarządu (oddziału) jednostki.

2) w siedzibie firmy znajdują się następujące dokumenty:

* dokumentacja opisująca przyjęte przez nią zasady rachunkowości, określona w art. 10 ust. 1 ww. ustawy,

* oryginały źródłowych dokumentów księgowych,

* wydruki komputerowe składające się na kompletne księgi rachunkowe firmy,

3) ww. system informatyczny znajduje się w miejscu łatwo dostępnym dla ewentualnej kontroli jego zgodności z ustawa o rachunkowości.

Oznacza to, że system informatyczny służący do prowadzenia księgowości przy użyciu komputera nie może znajdować się poza terytorium Polski. Natomiast nie ma przeszkód, aby drogą elektroniczną przekazywać dane księgowe jednostki za granicę w celu ich odrębnego przetwarzania przy użyciu innego systemu informatycznego na potrzeby jednostki zagranicznej.

W związku z powyższym nie jest prawnie dopuszczone prowadzenie ksiąg rachunkowych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej osób prawnych z wykorzystaniem systemu informatycznego znajdującego się poza granicami Polski.