Dopuszczalność odroczenia momentu otwarcia ofert w stanie epidemii

W trwającym stanie epidemii zamawiający próbują podejmować szereg działań mających na celu ochronę swoich pracowników jak i innych osób biorących udział w prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, w tym poprzez tzw. "kwarantannę" ofert złożonych pisemnie, która polega na odroczeniu momentu otwarcia oferty. Przypomnieć należy, że korzystanie z procedur ochronnych wprowadzonych przez zamawiającego regulaminami wewnętrznymi lub innymi regulacjami podobnego typu nie może powodować zwolnienia zamawiającego z obowiązku stosowania powszechnie obowiązującego prawa. Byłoby to możliwe jedynie w przypadku, gdyby ustawodawca zobowiązałby zamawiającego do podjęcia określonych środków ochronnych jednocześnie zwalniając zamawiającego z innych powinności wynikających z innych przepisów (w tym zamówienia Pzp), których nie jest wstanie spełnić w związku z wykonywaniem nowych obowiązków.

Odnosząc się do zagadnienia przedstawionego przez wnioskodawcę wyjaśnić należy, że norma z art. 86 ust. 2 ustawy Pzp stanowiąca, iż otwarcie ofert następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia, jest normą bezwzględnie obowiązującą (normą imperatywną). Ustanawia drogą nakazu jeden rodzaj powinnego zachowania i nie dopuszcza zachowania odmiennego. Jej zmianę lub zwolnienie z obowiązku jej stosowania można wprowadzić aktem tego samego lub wyższego rzędu. Z tego względu nie jest możliwe zwolnienie z obowiązku stosowania art. 86 ust. 2 ustawy Pzp zamawiającego wskutek wprowadzenia przez niego wewnętrznych regulacji w swojej instytucji dotyczących w tym przypadku tzw. "kwarantanny ofert" uniemożliwiających wypełnienie powyższego obowiązku. Ustawa Pzp nie wyposaża także Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w instrumenty umożliwiające jednostkowe wyłączenie lub zmianę sposobu stosowania omawianego przepisu.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, iż wprowadzenie szczególnej procedury postępowania z korespondencją wpływającą w formie papierowej, która została zastosowana przez zamawiającego z własnej inicjatywy nie zwalnia go z obowiązku stosowania normy wynikającej z art. 86 ust. 2 ustawy Pzp. Zamawiający zobowiązany jest więc do otwarcia wszystkich ofert bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, w dniu w którym upływa ten termin. Aktualnie bowiem ustawodawca nie określił szczególnej procedury dotyczącej otwarcia ofert złożonych w postaci papierowej w czasie występowania stanu epidemii, której skutkiem jest zmiana lub wyłączenie stosowania art. 86 ust. 2 ustawy Pzp. W związku z tym Prezes Urzędu Zamówień Publicznych zaleca, aby w obecnej sytuacji komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywała się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej niezależnie od wartości przedmiotu zamówienia.

Szczegółowe informacje w tym zakresie znajdują się w komunikacie pn. "Komunikacja elektroniczna w dobie zagrożenia epidemicznego", zamieszczonym na stronie internetowej Urzędu w dniu 20 marca 2020 r.