Dl/100000/451/1118/2013 - Nagroda jubileuszowa a podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o-swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 672) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585, z późn. zm.), Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za nieprawidłowe stanowisko zawarte we wniosku z dnia 6 sierpnia 2013 r. doręczonym dnia 12 sierpnia 2013 r. przez (...) w sprawie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nagród jubileuszowych.

W dniu 12 sierpnia 2013 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek (...) z dnia 6 sierpnia 2013 r. o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 19 sierpnia 2013 r. doręczonym dnia 23 sierpnia 2013 r. oraz pismem z dnia 27 września 2013 r. doręczonym dnia 4 października 2013 r.

Wnioskodawca w treści złożonego wniosku wskazał, iż zatrudnia ponad 60 pracowników. Firma posiada 4 miejsca prowadzenia działalności (...).

W oddziałach firmy są zatrudnieni Kierownicy Oddziałów, w firmie zatrudnieni są także Kierownicy Produktu. Z uwagi na fakt, iż sytuacja finansowa spółki jest dobra, spółka zamierza wypłacić nagrody wybranym kierownikom oddziałów swojej firmy. Nagrody nie mają charakteru uznaniowego. Zostały uzależnione od spełnienia danej przesłanki: pełnienia obowiązków Kierownika Oddziału na terenie województwa w okresie minimum 6 lat lub obowiązków Kierownika Produktu (zarządzającego grupą produktową działającą w firmie powyżej 15 lat) zatrudnionego w firmie nie mniej niż 1,5 roku. Są także uregulowane (w sposób ogólny) w Regulaminie Wynagradzania obowiązującym w tym zakładzie pracy. Ponadto wspólnicy spółki jawnej mają zamiar podjąć uchwałę o przyznaniu tej nagrody określonym pracownikom mając na uwadze, iż w ciągu 5 ostatnich lat nie wypłacano takiej nagrody. Uchwala nie została opublikowana wszystkim, gdyż nie stanowi zmiany Regulaminu Wynagradzania ani Regulaminu Pracy.

Zdaniem wnioskodawcy nagroda wypłacana tym pracownikom nie jest wliczana w podstawę wymiaru składki. Nagrody te nie są stawiane do decyzji pracodawcy ad hoc, lecz wynikają z jasnych i sformalizowanych zasad uregulowanych w zakładowym źródle prawa pracy (uchwała wspólników o wynagradzaniu, Regulamin Wynagradzania). Ponadto w uchwale oraz Regulaminie jest podkreślone, iż ta właśnie nagroda jubileuszowa nie będzie wypłacana częściej niż co 5 lat.

W dalszej części wniosku wnioskodawca odwołuje się do definicji i charakteru nagrody jubileuszowej i wskazuje, iż co do zasady stanowi ona przychód ze stosunku pracy. Zgodnie zaś z art. 18 ust. 1 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednak nagroda podlegająca opodatkowaniu podatkiem dochodowym nie zawsze wchodzi w skład podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Przedsiębiorca podkreśla, iż pewne nagrody nie stanowią podstawę naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Przepis § 2 Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) stanowi, iż podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:

Dlatego też aby nagroda wypłacana przez wnioskodawcę nie podlegała obowiązkowi opłacania składek musi spełniać dwie podstawowe przesłanki: być wypłacana nie częściej niż co 5 lat oraz być wypłacona według zasad określających warunki ich przyznawania. W okresie 5 ostatnich lal nie przyznano takiej nagrody pracownikom. Wnioskodawca powołuje się na decyzję Zakładu z dnia 23 kwietnia 2013 r. DI/100000/451/412/2013, gdzie wyrażono pogląd, iż samo przyznanie (udostępnienie do wypłaty pracownikowi) nagrody w okresie krótszym niż 5 lat mogłoby uniemożliwić skorzystanie ze zwolnienia (nieistotna data wypłaty). Natomiast formą prawną "przepisów o wynagradzaniu" mogą być postanowienia uchwały wspólników (decyzja Zakładu z dnia 20 marca 2013 r. WPI/200000/451/324/2013). Dalej wnioskodawca przywołuje wyrok z dnia 22 lutego 2008 r. (IPK 194/07), gdzie Sąd Najwyższy przyjął, że system motywacyjny przewidujący premie i nagrody, wprowadzony uchwałą zarządu spółki będącej pracodawcą, stanowi źródło prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 Kodeksu pracy także wówczas, gdy jest częścią regulaminu organizacyjnego, jak też, że z art. 77² Kodeksu pracy nie wynika zakaz tworzenia regulaminu wynagradzania ujętego w kilku dokumentach. Dlatego też "przepisy o wynagradzaniu" to pojęcie szerokie (co wnioskodawca wywodzi z decyzji Zakładu z dnia 22 lutego 2013 r. DI/100000/451/1541/2012) i obejmuje zarówno regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, jak i zarządzenia i uchwały wspólników spółki (reprezentujących spółkę).

Wnioskodawca wskazuje dalej powołując się na decyzję Zakładu z dnia 23 maja 2013 r. DI/100000/451/377/2013 oraz decyzję z dnia 26 czerwca 2013 r. WPI/200000/451/877/2013, iż: decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia świadczeń pieniężnych z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ustawodawca przypisał periodycznemu (nie częstszemu niż co 5 łat) nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Bez znaczenia prawnego pozostaje okoliczność, iż uprawnienie do ich przyznawania wynika z wydanego corocznie Zarządzenia Dyrektora Spółki. Wnioskodawca wskazuje, iż zasadne, w świetle powyższego, jest przyznanie "nieoskładkowanej nagrody" na podstawie pisemnie sporządzonej uchwały wspólników spółki jawnej oraz obowiązującego w zakładzie Regulaminu Wynagradzania. Postanowienia Regulaminu Wynagradzania zawierają ogólne stwierdzenie, że pracownikowi mogą być przydzielane dodatkowe świadczenia w postaci nagród (także jubileuszowych) i premii. Jednakże wspólnicy spółki jawnej zamierzają przyznać uchwałą wspólników nagrodę jubileuszową wszystkim pracownikom wykonującym pracę w charakterze Kierownika Oddziału (wykonującego pracę na terenie województwa zatrudnionych w firmie nie mniej niż 1,5 roku. Przedmiotowa uchwała stanowi "klauzulę autonomiczną" przepisów prawa pracy. Wnioskodawca obszernie definiuje pojęcie klauzuli autonomicznej, wskazując dalej, iż w jego opinii generalną zasadą ustanowienia w drodze uchwały nagrody jubileuszowej przez pracodawcę jest to aby uchwała nie zawierała postanowień mniej korzystnych niż przepisy prawa pracy, na co przytacza stosowne wyroki.

Konkludując, wnioskodawca wskazuje, iż jeśli podejmie uchwałę w przedmiocie wypłaty nagrody pracownikom i nie powtórzy wypłaty nagrody w przeciągu 5 lat, to kwota. nagrody nie jest wliczana do podstawy wymiaru składek dla ubezpieczonych. ^

W uzupełnieniu wniosku dokonanym pismem z dnia 19 sierpnia 2013 r. doręczonym dnia 23 sierpnia 2013 r. wnioskodawca jednoznacznie wskazał, iż jego intencją jest ustalenie czy wypłacane przez spółkę w takiej formie nagrody jubileuszowe nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników (którym nagrody wypłacono).

Przedsiębiorca podkreślił, iż zgodnie z Regulaminem Wynagradzania obowiązującym w zakładzie pracy oraz art. 105 Kodeksu pracy zamierza wypłacić, na podstawie zaprezentowanych we wniosku kryteriów, nagrody jubileuszowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawą wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:

W ocenie wnioskodawcy nagroda, którą zamierza wypłacić pracownikom jest nagrodą spełniającą przesłanki pozwalające uznać ją za nagrodę jubileuszową tj. ma być wypłacana nie częściej niż co 5 lat oraz być wypłacana według zasad określających warunki ich

przyznania. W okresie ostatnich 5 lat nie przyznano w spółce takiej nagrody pracownikom, natomiast uchwala wspólników spółki jawnej może kształtować wewnątrz zakładowe przepisy o wynagradzaniu.

Pismem z dnia 17 września 2013 r. wnioskodawca został ponownie wezwany do uzupełnienia wniosku. Przedstawiony przez stan

faktyczny wymagał bowiem uzupełnienia o jednoznaczne wskazanie czy w przepisach wewnętrznych spółki, o których mowa we wniosku, zawarty jest zapis, iż nagrody jubileuszowe przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:

1) nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Z wniosku przedsiębiorcy i dokonanego uzupełnienia, wynika, iż pomimo, że cytuje on decyzje Zakładu w tym zakresie, odmiennie interpretuje ich treść - zasadnicze znaczenie przypisuje bowiem dacie wypłaty nagród. Tymczasem nie jest istotna faktyczna data wypłaty nagród jubileuszowych - wypłata tych świadczeń może nastąpić więc w okresie krótszym niż 5 lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej, lecz, w jaki sposób ich wypłatę określono w przepisach wewnętrznych spółki. Zapis zawarty w takich regulacjach musi wprost wskazywać, iż nagrody jubileuszowe przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Należy zaznaczyć, iż nabywanie przez pracownika prawa do uzyskania nagrody nie jest równoznaczne z czynnością faktyczną, jaką jest wypłata tejże nagrody, tymczasem wnioskodawca posługuje się jedynie pojęciem wypłaty. "

W odpowiedzi na wezwanie wnioskodawca w piśmie z dnia 27 września 2013 r. doręczonym dnia 4 października 2013 r. powtórzył treść wniosku wskazując, iż w firmie (...) zatrudnieni są także Kierownicy Produktu, którzy mają za zadanie zarządzanie podległymi pracownikami, tworzenie i realizację polityki handlowej firmy (planów sprzedażowych dla powierzonych grup towarowych), zarządzanie wiedzą na temat powierzonych towarów, analizę jakości portfela klientów, negocjowanie warunków handlowych w imieniu spółki, tworzenie akcji promocyjnych, a także odpowiedzialni są za wielkość sprzedaży i wysokość wypracowanej marży brutto w powierzonych grupach towarowych (funkcjonujących w firmie minimum 15 lat). Z uwagi na fakt, iż sytuacja finansowa spółki jest dobra, spółka zamierza wypłacić nagrody wybranym kierownikom oddziałów swojej firmy. Nagrody te będą wypłacone przelewem na konta bankowe tych osób. Ponadto nie mają one charakteru uznaniowego. Nagrody zostały uzależnione od spełnienia danej przesłanki: pełnienia obowiązków Kierownika Oddziału na terenie województwa w okresie minimum 6 lat lub obowiązków Kierownika Produktu (zarządzającego grupą produktową działającą w firmie powyżej 15 lat) zatrudnionego w firmie nie mniej niż 1,5 roku. Charakter nagrody jubileuszowej znajduje także potwierdzenie w generalnych regułach premii/nagród uregulowanych w § 10 ust. 2 Regulaminu Wynagradzania. Ponadto wspólnicy spółki jawnej mają zamiar podjąć uchwałę o przyznaniu tej nagrody określonym pracownikom mając na uwadze, iż w ciągu 5 ostatnich lat nie wypłacono takiej nagrody. Uchwała nie została opublikowana wszystkim, gdyż nie stanowi zmiany Regulaminu Wynagradzania ani Regulaminu Pracy.

Wnioskodawca stwierdza więc, iż wypłaca nagrody jubileuszowe na podstawie:

Formą prawną "przepisów o wynagradzaniu" mogą być postanowienia uchwały wspólników (decyzja Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dnia 20 marca 2013 r., WPI/200000/451/324/2013). Przedmiotowa uchwała stanowi "klauzulę autonomiczną" przepisów prawa pracy. Klauzule autonomiczne jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 marca 1997 r., sygn. akt IPKN 43/97, umożliwiają modyfikowanie stosunku pracy, ale nie stanowią odrębnych umów o pracę i nie prowadzą do powstania dodatkowego stosunku pracy między tymi samymi stronami.

Za pomocą klauzul autonomicznych strony mogą regulować zatem zagadnienia z zakresu odpowiedzialności pracownika, wynagradzania czy zatrudniania pracownika.

W ocenie wnioskodawcy, tryb wypłaty (wybranym pracownikom) środków pieniężnych, wypełnia dyspozycję § 2 Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.), który stanowi, iż podstawy wymiaru składek nie stanowią:

- nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Wnioskodawca wskazuje dalej, iż warunki przyznawania nagród jubileuszowych zostały zgodnie z Kodeksem pracy oraz Kodeksem spółek handlowych uregulowane uchwałą Zebrania Wspólników spółki (postanowienia szczególne), która nie stoi w sprzeczności z § 10 ust. 2 Regulaminu Wynagradzania (obowiązującego aktualnie w spółce).

Mając na uwadze treść wniosku, jak również obowiązujące w tym przedmiocie przepisy prawa Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje:

Stanowisko wyrażone przez przedsiębiorcę we wniosku o wydanie interpretacji uznać należy za nieprawidłowe.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych podkreśla, iż nie rozstrzyga co do charakteru nagród przyznawanych przez wnioskodawcę oraz podstawy ich wypłaty. Należy zaznaczyć, iż pisemna interpretacja nie ma charakteru aktu stosowania prawa. Organ nie ustanawia żadnej normy indywidualnej, lecz, wydając rozstrzygnięcie, przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do określonej sprawy indywidualnej działając przy tym, wyłącznie w ramach stanu faktycznego przedstawionego przez przedsiębiorcę, bowiem tryb wydawania decyzji z wniosku o wydanie pisemnej interpretacji wyklucza prowadzenie jakiegokolwiek postępowania dowodowego czy wyjaśniającego. W trybie wydawania decyzji z wniosku o wydanie pisemnej interpretacji organ nie posiada kompetencji do weryfikowania czy badania prawdziwości okoliczności faktycznych przedstawionych przez wnioskodawcę.

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.), jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

W myśl zaś § 2 ust. 1 pkt 1 wskazanego powyżej rozporządzenia, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Z powyższego wywieść należy, iż decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tego typu świadczeń pieniężnych z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ustawodawca przypisał periodycznemu (nie częstszemu niż co 5 lat) nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Bez znaczenia prawnego pozostaje natomiast fakt daty wypłacenia tych świadczeń pracownikowi (wypłata tych świadczeń może nastąpić więc w okresie krótszym niż 5 lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej).

Z wniosku przedsiębiorcy i jego uzupełnienia z dnia 27 września 2013 r., wynika iż zasadnicze znaczenie przypisuje on dacie wypłaty nagród - pomimo, iż cytuje decyzje Zakładu wydane w zbliżonych stanach faktycznych. Pomimo wezwania' do uzupełnienia wniosku z dnia 17 września 2013 r. wnioskodawca nie wskazał, iż w przepisach wewnętrznych spółki zawarł zapis, iż nagrody jubileuszowe przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat, lecz ograniczył się do powtórzenia wywodu zawartego we wniosku, uznając, iż mimo to spełnia przesłanki pozwalające na wyłączenie nagród z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W opinii wnioskodawcy wystarczającym jest, iż warunki przyznawania nagród jubileuszowych w spółce zostały, zgodnie z Kodeksem pracy oraz Kodeksem spółek handlowych, uregulowane uchwałą Zebrania Wspólników spółki, która nie stoi w sprzeczności z zapisami Regulaminu Wynagradzania.

Należy zaznaczyć, iż, by nagroda jubileuszowa mogła zostać wyłączona z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, nie jest ważne, że będzie wypłacana nie częściej niż co 5 lat, choć jest przyznana zgodnie z obowiązującym prawem i uregulowana w wewnętrznych przepisach spółki, lecz fakt, iż prawo do nagrody uregulowane w wewnętrznych przepisach spółki obwarowane jest zastrzeżeniem, iż przysługuje ona pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Wewnętrzne przepisy spółki (regulamin, uchwały) przewidujące wypłatę nagrody jubileuszowej muszą zawierać wyraźny zapis, z którego będzie wynikać, iż nagrody przysługują nie częściej niż co 5 lat. Wypłata nagrody może wtedy nastąpić nawet w okresie krótszym, niż 5 lat.

Wnioskodawca, jak wynika z treści wniosku z dnia 6 sierpnia 2013 r. oraz uzupełnienia z dnia 27 września 2013 r. nie wypełnił przedmiotowego warunku. Przedsiębiorca nie czyni

rozróżnienia pomiędzy wypłatą, nagrody a zagwarantowaniem do niej prawa pomimo, iż powołuje się na decyzje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wyraźnie wskazujące na różnice pomiędzy tymi pojęciami - ich niezależność od siebie.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania.

Stosownie do art. 10a ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 10 ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r., o swobodzie działalności gospodarczej, odwołanie do właściwego Wydziału Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w (...). Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.