DI/200000/43/479/2024 - Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497) Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: Zakład) stanowisko przedstawione we wniosku złożonym 16 maja 2024 r. przez (...) (dalej: Przedsiębiorca) uznaje za nieprawidłowe w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne z tytułu stosunku pracy, wartości zakupionych dla pracowników kart przedpłaconych (kart posiłkowych/lunchowych) do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450,00 zł na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Wnioskiem złożonym 16 maja 2024 r., Przedsiębiorca, wystąpił do Zakładu o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Opis zdarzenia przyszłego Przedsiębiorcy:

Na podstawie art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 z późn. zm.). w zw. z art. 34-35 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 236) Przedsiębiorca wnioskuje o wydanie interpretacji indywidualnej co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez Przedsiębiorcę składek na ubezpieczenia społeczne. Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się: sprzedażą, detaliczną wyrobów farmaceutycznych prowadzoną w wyspecjalizowanych sklepach (aptekach), produkcją podstawowych substancji farmaceutycznych oraz sprzedażą detaliczną kosmetyków i artykułów toaletowych prowadzoną w wyspecjalizowanych sklepach (aptekach).

Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności zatrudnia ponad 10 osób świadczących pracę na podstawie umowy o pracę oraz w razie potrzeby posiłkuje się osobami, które świadczą usługi w ramach umów cywilno-prawnych.

Przedsiębiorca w najbliższym czasie planuje dofinansować posiłki dla pracowników w formie kart przedpłaconych, zwanych dalej również kartami lunchowymi. Przedpłacone karty lunchowe zakupione zostaną za pośrednictwem firmy specjalizującej się w tego rodzaju działalności, która zapewni akceptację kart przedpłaconych w wybranych podmiotach branży spożywczej oraz w branży gastronomicznej, które mają w ofercie posiłki gotowe do spożycia. Rozliczenie kart następować będzie poprzez system teleinformatyczny firmy udostępniającej karty przedpłacone. Każdy z pracowników otrzyma indywidualną kartę przedpłaconą.

Koszty ponoszone na zakup kart posiłkowych nie będą finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zakup kart przedpłaconych finansowany będzie ze środków obrotowych Spółki.

W tym miejscu Przedsiębiorca informuje, że karty lunchowe będą przyznawane w kwocie nie większej niż wynikać to będzie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zwanego dalej: rozporządzeniem), tj. w chwili obecnej 450 zł miesięcznie.

Przedsiębiorca wskazuje, że nie ma ustawowych obowiązków zapewnienia posiłków profilaktycznych żadnemu z pracowników.

Dla zwiększenia przejrzystości niniejszego wniosku, pod pojęciem "pracownika" jest w przedstawionym zdarzeniu przyszłym rozumiana osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę.

Przedsiębiorca zamierza nabywać i udostępniać karty lunchowe pracownikom w celu zapewnienia im komfortu pracy, wzrostu ich motywacji do pracy i pozytywnego wpływu na samopoczucie oraz kondycję fizyczną. Zapewnienie powyższych kart będzie więc miało na celu przyczynienie się do utrzymania motywacji do należytego wykonywania obowiązków i odpowiedniego poziomu satysfakcji z pracy. Powyższe pozytywnie wpłynie na działalność Przedsiębiorcy, ponieważ stanowić będzie zachętę do dalszej wydajnej pracy w Spółce. Udostępnienie przez Przedsiębiorcę pracownikom posiłków stanowi działanie dobrowolne.

Zasady przyznawania kart lunchowych opisane zostaną w regulaminie. Zaakceptowanie regulaminu będzie warunkowało przyznanie karty lunchowej pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Regulamin wprowadzi zasady przyznawania, zasilania, korzystania i kontroli korzystania z kart lunchowych, w tym związane z tym prawa i obowiązki pracowników.

W ramach regulaminu Przedsiębiorca planuje zdefiniować określenia istotne z punktu widzenia zwolnienia przewidziane w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia i tak;

Zastosowane w regulaminie określenia oznaczać będą:

- Karta lunchowa - karta przedpłacona uprawniająca do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych;

- Posiłek - gotowy posiłek lub przetworzone produkty żywnościowe, nadające się do bezpośredniego spożycia;

- Pracodawca - z siedzibą w, ul. (...), KRS: (...) "NIP: (...) REGON: (...);

Pracownik - osoba fizyczna pozostająca z Pracodawcą w stosunku pracy; - Regulamin - Regulamin kart lunchowych

Jak również Przedsiębiorca zdefiniuje zasady przyznawania i zasilania kart lunchowych i tak;

- Pracownicy mają prawo do otrzymania Karty lunchowej zasilanej comiesięcznie przez Pracodawcę.

- Pracodawca comiesięcznie będzie zasilał Karty lunchowe kwotą zasilenia, która uzależniona jest od zajmowanego przez Pracownika stanowiska pracy (...).

W tym miejscu Przedsiębiorca wskazuje, że wartość otrzymanych środków nie przekroczy kwoty 450 zł w miesiącu.

- Wartość kwot zasilenia Kart lunchowych stanowi przychód Pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

- Wartość kwot zasilenia nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, z zastrzeżeniem środków znajdujących się na Karcie lunchowej niewykorzystane w miesiącu ich przyznania (niewykorzystania kwota zasilenia), które stanowić będą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne

- Pracownikowi nie przysługuje prawo do wymiany kwoty zasilenia Karty lunchowej na ekwiwalent pieniężny lub rzeczowy.

W regulaminu zdefiniowane zostaną zasady korzystania z kart lunchowych;

- Pracownik jest uprawniony do korzystania z Karty lunchowej wyłącznie w celu nabycia posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych.

- Pracownik nie jest uprawniony do korzystania z Karty lunchowej w innym celu niż wskazany w powyżej, w szczególności Pracownik nie jest uprawniony do korzystania z Karty lunchowej w celu:

- Pracownik zobowiązany jest do składania Pracodawcy comiesięcznych oświadczeń o korzystaniu z Karty lunchowej zgodnie z postanowieniami Regulaminu, w tym zgodnie z jej przeznaczeniem w celu wskazanym w regulaminie.

Oświadczenie należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

- W przypadku niezłożenia oświadczenia, o którym mowa powyżej, wartość kwoty zasilenia Karty lunchowej będzie stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

W ramach przedmiotowego regulaminu Przedsiębiorca planuje określić ramy kontroli przestrzegania zasad korzystania z karty lunchowych i tak wskazane zostanie co następuje;

- Pracownik zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania przez okres nie krótszy niż 5 lat dowodów (np. paragonów) potwierdzających korzystanie z Karty lunchowej zgodnie z postanowieniami Regulaminu, w tym w szczególności zgodnie z jej przeznaczeniem w celu wskazanym w przedmiotowym regulaminie,

- Pracownik jest zobowiązany do przedstawienia na żądanie Pracodawcy - w przypadku kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - dowodów potwierdzających korzystanie z Karty lunchowej zgodnie z postanowieniami Regulaminu, w tym w szczególności zgodnie z jej przeznaczeniem w celu wskazanym w regulaminie,

- Naruszenie przez Pracownika postanowień Regulaminu, w szczególności zasad korzystania z Kart lunchowych lub nieprzedstawienie przez Pracownika na żądanie Pracodawcy dowodów potwierdzających korzystanie z Karty lunchowej zgodnie z jej przeznaczeniem, o których mowa w powyżej, stanowi ciężkie naruszenie przez Pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych oraz może skutkować wyrządzeniem Pracodawcy szkody w postaci obowiązku odprowadzenia przez Pracodawcę składek na ubezpieczenie społeczne od przekazanych kwot zasilenia Karty lunchowej wraz z odsetkami.

W przypadku wyrządzenia Pracodawcy szkody, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, Pracownik ponosi wobec Pracodawcy odpowiedzialność odszkodowawczą według zasad określonych przepisami prawa pracy.

Pytanie Przedsiębiorcy:

Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego wartość środków przekazywanych pracownikom za pośrednictwem przedpłaconych kart posiłkowych / lunchowych na zakup przez nich posiłków będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli ich wartość nie będzie przekraczała limitu określonego w rozporządzeniu?

Stanowisko Przedsiębiorcy:

W ocenie Przedsiębiorcy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego wartość środków przekazywanych pracownikom za pośrednictwem przedpłaconych kart posiłkowych /lunchowych na zakup przez nich posiłków nie będzie, stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli ich wartość miesięcznie nie będzie przekraczała limitu określonego w rozporządzeniu.

UZASADNIENIE stanowiska Przedsiębiorcy

Zgodnie z aktualnym brzmieniem § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, zwolnieniem objęta jest "wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł miesięcznie. Możliwość zastosowania zwolnienia, o którym mowa powyżej uzależniona jest od spełnienia łącznie następujących warunków: korzyść materialna stanowi przychód w rozumieniu ustawy PIT;

- dofinansowanie przez pracodawcę posiłków;

- braku możliwości otrzymania ekwiwalentu z tego tytułu.

Odnosząc się do ww. warunków Przedsiębiorca wskazuje;

Ad. 1

Wartość dofinansowania jest niewątpliwie przychodem pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.).

O tym, czy świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy, decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik, czy także inna osoba, niezwiązana z pracodawcą. Istotne jest także to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia z istniejącym stosunkiem pracy. Nie ma natomiast znaczenia, z jakiego źródła pracodawca pokrywa wypłatę danych świadczeń dla pracowników - czy pokrywa wypłatę tych świadczeń bezpośrednio ze środków własnych czy pośrednio poprzez zapewnienie wypłaty świadczeń ze źródeł bezpośrednio z pracodawcą niezwiązanych.

Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika (pracownika) powstaniem przysporzenia majątkowego, uzyskane bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy i mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Zatem w świetle powyższego, skoro w przedmiotowym stanie faktycznym wartość przekazanych na rzecz pracowników środków opodatkowana będzie podatkiem dochodowym to zdaniem Przedsiębiorcy warunek zostanie spełniony.

Ad. 2

Odnosząc się do drugiego przedstawionego warunku - w ocenie Przedsiębiorcy - zapisy regulaminu określającego zasady korzystania z kart lunchowych powoduje realizację przesłanki dofinansowania posiłku. Bowiem obecnie obowiązujący przepis w znowelizowanym brzmieniu nie wskazuje, iż karta przedpłacona ma służyć do zakupu "posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia", lecz ma uprawniać do nabycia "wyłącznie posiłków". Zatem z językowego brzmienia przepisu zdaniem Przedsiębiorcy wprost wynika, iż ustawodawca miał na celu szerszy asortyment posiłków niż tylko posiłków gotowych do spożycia, W języku prawniczym wyrażenia "posiłki udostępniane pracownikom do spożycia" oraz "posiłki" nie są równoważne. Stąd Przedsiębiorca stoi na stanowisku, iż w przypadku kart przedpłaconych opisanych w zdarzeniu przyszłym służących nabyciu gotowych posiłków lub przetworzonych produktów żywnościowych, nadających się do bezpośredniego spożycia spełnione zostaną przesłanki ustawowe. Planowane zapisy regulaminu wyłączają możliwość nabycia produktów innych niż spełniających definicję posiłku. W tym miejscu Przedsiębiorca podkreśla, że przedmiotowy regulamin będący podstawą wprowadzenia kart lunchowych zawiera wszelkie możliwym prawem obostrzenia, które uprawniony jest stosować pracodawca łączenie z odpowiedzialnością odszkodowawczą. Ad. 3

Przedsiębiorca spełni warunek dotyczący braku możliwości otrzymania przez pracownika ekwiwalentu z tytułu kart lunchowych planując wprowadzić odpowiedni zapis w regulaminie. Pracodawca wprowadzając regulamin dla pracowników jako użytkowników kart posiłkowych dochowa należytej staranności, aby wydawane pracownikom karty posiłkowe były wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem oraz aby żadna forma ekwiwalentu nie była możliwa. W regulaminie zostaną zawarte następujące warunki:

1. Pracownik nie ma możliwości otrzymania ekwiwalentu za posiłek.

2. Pracownik nie ma możliwości wypłaty środków zgromadzonych na karcie przedpłaconej w formie gotówki w bankomacie, punkcie sprzedaży ani w innym miejscu.

W ocenie Przedsiębiorcy zapisy regulaminu, który planuje wprowadzić Spółka zagwarantuje zgodne z przepisami prawa wyłączenia wartości środków przekazywanych na przedmiotowe karty przedpłacone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, Warunkiem koniecznym do przyznania karty posiłkowej będzie zaakceptowanie regulaminu przez pracownika. Tym samym odmowa akceptacji przez pracownika regulaminu dotyczącego przeznaczenia otrzymanych środków za pomocą karty przedpłaconej oraz jego zasad będzie jednoznaczna z nieprzyznaniem przez Przedsiębiorcę karty lunchowej.

Jak również, pomimo ustawowego braku obowiązku kontroli wydatków pracowników, Przedsiębiorca planuje wprowadzić ramy nadzoru (w zakresie i ramach), do których jest uprawniony w świetle obowiązujących przepisów Spółka jako pracodawca.

W przepisach ustawodawca nie nakazał pracodawcy obowiązku do uzyskiwania od pracownika paragonów potwierdzających dokonanie zakupów, ani też ich archiwizowania. W tym zakresie należy wskazać pogląd Sądu Apelacyjnego w Szczecinie, który w jednym z orzeczeń dotyczących wydatkowania środków / socjalnych wskazał, iż "pracodawca nie dysponuje uprawnieniami do weryfikowania, jakie konkretnie produkty bądź też usługi opłacił z wypłaconych środków ich beneficjent. Gromadzenie przez płatników składek danych o zakupywanych przez pracowników towarach czy to w postaci oświadczeń, czy innych (np. paragony sklepowe), stanowiłoby nieuprawnione gromadzenie danych o pracowniku", (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 24 stycznia 2013 r., III AUA 674/12).

Ponadto zauważyć należy, że ustawodawca prawdopodobnie celowo nie wskazał w przepisie, że pracodawcy mają obowiązek uzyskiwania od pracowników paragonów potwierdzających rodzaj wykonywanych zakupów. Takie postępowanie mogłoby stać w sprzeczności w stosunku do przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Na marginesie Przedsiębiorca wskazuje, że informacje zawarte na paragonie stanowią dane osobowe pracownika. Co istotne z punktu widzenia przetwarzania danych dane zawarte na paragonach lub innych dokumentach zakupu stanowią dane dotyczące prywatnych upodobań i wyborów pracownika, a więc są to dane/informacje niezwiązane ze świadczeniem pracy do przetwarzania, których Spółka nie znajduje podstawy prawnej.

Dodatkowo Przedsiębiorca zauważa, że podstawą dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest paragon fiskalny. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 z późn. zm.), a w szczególności jego § 8 - paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Jak wynika z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z dnia 12 września 2013 r., PT7/033/1/589/MHL/13/RD94492, "podatnik stosujący nazewnictwo spełniające wymóg «jednoznaczności», a zamiast posługiwać się takimi określeniami (właściwymi z reguły dla nazwy grupowania) jak warzywa/owoce, pieczywo, nabiał, napoje alkoholowe, napoje bezalkoholowe, powinien stosować nazwy jak np. pomidory, jabłka (dla grupy warzywa/owoce), chleb, bułka (dla grupy pieczywo), ser żółty, mleko (dla grupy nabiał), piwo, wino, wódka (dla grupy napoje alkoholowe), woda, sok (dla grupy napojów bezalkoholowych/soków)".

W przedmiotowej interpretacji Minister Finansów wskazał, że "takie określenia jak chleb i bułka (dla grupy pieczywo), ser żółty i mleko (dla grupy nabiał) sq zupełnie wystarczające, tj. nie jest konieczne stosowanie nazw bardziej szczegółowych. Wskazane zasady dotyczące stosowania nazewnictwa spełniającego wymóg jednoznacznego identyfikowania towarów i usług, nie wykluczają stosowania przez podatników nazewnictwa zapewniającego bardziej szczegółowe rozróżnienie towarów. Stosowanie jednak na tyle rozbudowanego nazewnictwa (obejmującego w przypadku towaru takiego jak mleko wskazań dotyczących przykładowo producenta, objętości, zawartości tłuszczu itp.) ma dla podatników (...) jedynie charakter fakultatywny".

Zatem sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, przy czym należy pamiętać, iż przepisy nie wykluczają stosowania skrótów co w konsekwencji powoduje, że w praktyce posiadanie dokumentu sprzedaży (paragonu fiskalnego) nie będzie gwarantowało możliwości jednoznacznego określenia przedmiotu sprzedaży.

W świetle powyższych argumentów Przedsiębiorca dostrzega, że brak zapisów dotyczących obowiązku kontroli stanowi celowy zabieg ustawodawcy.

Jednakże, poruszając się w dozwolonym prawem zakresie, Przedsiębiorca celem dochowania należytej staranności w ramach planowanego programu planuje wprowadzenie ram nadzoru, które opierać się będą na comiesięcznych oświadczeniach pracowników o korzystaniu z karty lunchowej zgodnie z postanowieniami regulaminu, w tym zgodnie z jej przeznaczeniem w celu wskazanym w regulaminie. Oświadczenie należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku niezłożenia oświadczenia, o którym mowa powyżej, wartość kwoty zasilenia karty lunchowej będzie stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Pracownik zobowiązany będzie do gromadzenia i przechowywania przez okres nie krótszy niż 5 lat dowodów (np. paragonów) potwierdzających korzystanie z karty lunchowej zgodnie z postanowieniami regulaminu, w tym w szczególności zgodnie z jej przeznaczeniem w celu wskazanym w przedmiotowym regulaminie, a co istotne pracownik jest zobowiązany do przedstawienia na żądanie pracodawcy - w przypadku kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - dowodów potwierdzających korzystanie z karty lunchowej zgodnie z postanowieniami regulaminu, w tym w szczególności zgodnie z jej przeznaczeniem w celu wskazanym w regulaminie.

Powyżej określony zakres kontroli w ocenie Przedsiębiorcy stanowi jedyny możliwy w ramach obowiązujących przepisów prawa bowiem w toku ewentualnego postępowania kontrolnego na podstawie art. 50 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.) Zakład Ubezpieczeń Społecznych byłby uprawniony do wezwania, które może być skierowane do każdego podmiotu, który może dostarczyć niezbędnych wiadomości o faktach koniecznych dla biegu postępowania lub załatwienia sprawy.

Pracodawca nie ma natomiast żadnej innej prawnie dozwolonej możliwości weryfikowania sposobu korzystania z karty lunchowej niż odbieranie od pracowników oświadczeń o sposobie korzystania z karty lunchowej oraz zobowiązania pracowników do gromadzenia i przechowywania dowodów (np. paragonów) świadczących o sposobie korzystania z karty lunchowej, których przedstawienia pracodawca nie ma prawa żądać w sytuacji innej niż kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Konkludując powyższe, w ocenie Przedsiębiorcy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego spełnione zostaną wszelkie ustawowe przesłanki warunkujące zastosowanie zwolnienia określonego w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.).

W związku z czym zdaniem Przedsiębiorcy wartość kart posiłkowych nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do wysokości nie przekraczającej łącznie kwoty wskazanej w rozporządzeniu, w chwili obecnej 450 zł miesięcznie.

Analiza zdarzenia przyszłego w świetle stanu prawnego:

Zagadnienia dotyczące obowiązku opłacania i ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.).

Zgodne z art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ww. ustawy oraz § 1 wskazanego rozporządzenia, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226), z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się:

* wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych, jak również

* przychodów wymienionych w § 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zaznaczyć należy, że w myśl art. 83d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład wydaje interpretacje indywidualne, wyłącznie w ściśle zakreślonym katalogu spraw. Kwestia kwalifikacji określonego świadczenia jako przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz wskazania źródła takiego przychodu, nie mieści się w powyższym zakresie. W konsekwencji, Zakład dokonał interpretacji przepisów dotyczących ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opierając się na wskazaniu Przedsiębiorcy w powyższej kwestii.

Zamknięty i wyczerpujący katalog przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty ww. rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią jedynie te przychody, które prawodawca enumeratywnie wymienił w § 2 ust. 1 pkt 1-30 tegoż rozporządzenia.

W myśl § 2 ust. 1 pkt 11, w brzmieniu obowiązującym od 1 września 2023 r. podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Przez "posiłek", o którym mowa wyżej, należy rozumieć zarówno gotowe posiłki jak i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniego spożycia. Nie podlega zatem wyłączeniu z podstawy wymiaru składek wartość bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych umożliwiających zakup wszelkich towarów, zarówno spożywczych nieprzetworzonych, innych, np. przemysłowych, chemicznych, itd. bądź usług realizowanych w sklepach, sieciach handlowych, punktach usługowych. Dotyczy to w szczególności wartości środków znajdujących się na kartach płatniczych, doładowanych środkami pieniężnymi i przekazanych pracownikom z możliwością wykorzystania do zapłaty za różne towary i usługi oferowane przez zarówno placówki gastronomiczne, sklepy jak i punkty usługowe.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 września 2015 r. sygn. akt I UK 205/15, zaznaczył, że - (...) w rozporządzeniu z dnia 18 grudnia 1998 r. ustawodawca nie zawarł definicji legalnej pojęcia "posiłek"', ale brak takiej definicji ustawowej nie uprawnia do przyjęcia, że "posiłek" jest tożsamy z "produktem spożywczym". "Produktem spożywczym" jest, jak zaznacza Sąd, z całą pewnością makaron, kasza, mąka, drożdże, które nie nadają się do bezpośredniego spożycia, a więc nie każdy produkt spożywczy może być potraktowany jako posiłek. Stąd istotne jest, aby bony udostępniane pracownikom na podstawie § 2 pkt 11 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. uprawniały pracowników do otrzymania posiłku w postaci gotowej, przetworzonej, a nie do nabywania produktów spożywczych służących do jego przygotowania. Podczas dokonywania wykładni prawa należy przyjmować, że wszelkie zwolnienia dotyczące wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne danych przychodów są wyjątkiem, a ich zastosowanie nie może odbywać się w oparciu o wykładnię rozszerzającą".

Należy podkreślić, że podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych, pod warunkiem jednak, że opłata wydatkowana z nich zostanie przeznaczona tylko na zakup posiłków czy też przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia z § 2 ust. 1 pkt 11 ww. rozporządzania, zarówno ubezpieczony jak i płatnik składek muszą dysponować dowodami (udokumentowanie wydatkowania środków (wartości) bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych) wskazującymi na wykorzystanie środków zgodnie z brzmieniem przepisu. Samo zobowiązanie pracowników do wydatkowania środków z karty wyłącznie na zakup gotowych i przetworzonych produktów żywnościowych nadających się do bezpośredniego spożycia, poprzez złożenie oświadczenia o wykorzystaniu karty lunchowej zgodnie z regulaminem i zobowiązanie pracowników do gromadzenia dowodów zakupu produktów bez ich weryfikacji przez Przedsiębiorcę, nie stanowi zabezpieczenia prawidłowości stosowania ww. przepisu.

Powyższe oznacza, że w sytuacji kiedy Przedsiębiorca nie będzie weryfikował dowodów wskazujących na wykorzystanie środków zgromadzonych na karcie przedpłaconej - karcie lunchowej, zgodnie z brzmieniem przepisu, nie będzie można wyłączyć tego świadczenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Powyższe świadczenie nie będzie również wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, bowiem zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146) do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Stanowisko Zakładu:

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku złożonym 16 maja 2024 r. przez Przedsiębiorcę opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujące przepisy Zakład uznaje za nieprawidłowe stanowisko w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne z tytułu stosunku pracy, wartości zakupionych dla pracowników kart przedpłaconych (kart posiłkowych /lunchowych) do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Decyzja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Przedsiębiorcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej wydania.

Wydana decyzja wiąże Zakład wyłącznie w sprawie Przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 35 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest więżąca dla Zakładu, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, odwołanie do Sądu Okręgowego w (...). Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.