DI/100000/43/477/2017

Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1829 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 963 z późn. zm.). Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za prawidłowe stanowisko zawarte we wniosku przedsiębiorcy (...) z siedzibą w (...) złożonym w dniu 6 kwietnia 2017 r., w przedmiocie zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Dnia 6 kwietnia 2017 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek złożony przez przedsiębiorcę (...) z siedzibą w (...) o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 5 maja 2017 r. doręczonym dnia 11 maja 2017 r.

Wnioskodawca wskazał w treści wniosku, iż prowadzi działalność w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej, w tym m.in. obejmuje opieką pielęgniarek, środowiskowych pacjentów zapisanych na listy pozytywne. Pielęgniarki zatrudnione w ramach umów o pracę udzielają świadczeń w domach pacjentów, do których dojeżdżają własnymi samochodami stanowiącymi ich prywatną własność.

Przedsiębiorca zaznacza, że zwrot kosztów dojazdów do pacjentów jest dokonywany na podstawie zawartych umów na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych i rozliczany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jazdy dokonywane są lokalnie na terenie gminy gdzie mieści się siedziba Spółki, w zależności od ilości wizyt w danym miesiącu liczba przejechanych kilometrów wykazywana przez pracowników jest zmienna. Stawka zwrotu za jeden przejechany kilometr jest nie wyższa niż maksymalna określona w rozporządzeniu w sprawie warunków dokonywania zwrotu.

Wobec powyższego wnioskodawca kieruje pytanie czy na podstawie zawartych umów i prowadzonych ewidencji przebiegu pojazdu zwolniona z podstawy wymiaru składek będzie cała kwota zwrotu za użytkowanie pojazdu czy tylko do limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy - w przypadku Spółki do wysokości (...) km miesięcznie.

Zdaniem Spółki zwolnieniu podlega cała kwota wypłaconego zwrotu za użytkowanie pojazdów prywatnych do celów służbowych. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) zwolnieniu podlega kwota przyznanego pracownikowi ryczałtu lub kwota ustalona na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu z zastosowaniem stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W Spółce prowadzone ewidencje zawierają wszystkie wymagane elementy, a kwota zwrotu jest ustalana z zastosowaniem właściwych stawek tak więc postępowanie jest prawidłowe.

Uzupełniając wniosek pismem z dnia 5 maja 2017 r., doręczonym w dniu 11 maja 2017 r., wnioskodawca wskazał, że cała wartość zwrotu kosztów wykorzystania pojazdu prywatnego do celów służbowych wypłacana zatrudnionym pracownikom stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje:

Stanowisko przedsiębiorcy zawarte we wniosku o wydanie pisemnej interpretacji w przedmiocie zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy, zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, uznać należy za prawidłowe.

W myśl art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie.

Doprecyzowanie zakresu przedmiotowego spraw, w których przedsiębiorca może żądać od Zakładu wydania pisemnej interpretacji nastąpiło w art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r. Zgodnie z tym przepisem Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 10 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż zgodnie ze wskazaniami judykatury wydając interpretację organ nie ustanawia żadnej normy indywidualnej, lecz jedynie przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa, z których wynika obowiązek świadczenia składek na ubezpieczenia społeczne i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do określonej sprawy indywidualnej, której zakres przedmiotowy jest zakreślony stanem faktycznym przedstawionym przez pytającego we wniosku. Pełną wiedzę o stanie faktycznym organ czerpie wyłącznie z wniosku uprawnionego podmiotu nie posiadając kompetencji do jego weryfikowania w oparciu o posiadane informacje czy gromadzony materiał dowodowy. W toku tego postępowania organ nie pełni roli kontrolnej, nie dokonuje oceny zachowania lub zaniechania przedsiębiorcy pod kątem jego prawidłowości. Celem interpretacji jest umożliwienie przedsiębiorcy uzyskania informacji w przedmiocie obowiązków wiążących się z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne i uchronienie w ten sposób takiego przedsiębiorcy przed ryzykiem błędnego zastosowania przez niego danego przepisu.

Odnosząc się do problematyki podniesionej w treści wniosku o wydanie pisemnej interpretacji wskazać należy, iż zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r., poz. 2032 z późn. zm.).

Zgodnie z § 1 i § 2 ust. 1 pkt 13, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstaw) wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 zm.) podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepisami regulującymi kwoty ryczałtów z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdów samochodowych przez pracowników dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

W myśl § 1 tego rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracownikiem a pracodawcą, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w przepisach rozporządzenia.

W myśl zaś § 2 tego rozporządzenia stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:

- 0,52 14 zł, jeśli pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm3,

- 0,8358 zł, jeśli pojemność skokowa silnika przekracza 900 cm3.

Z przepisów przywołanego rozporządzenia wynika, że pracownik może otrzymać zwrot kosztów używania w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdów niebędącego własnością pracodawcy bądź to:

W sytuacji gdy u pracodawcy obowiązuje system zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy polegający na uzależnieniu wysokości zwrotu od ilości faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka), to warunkiem jego stosowania jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. System ten, w odróżnieniu od tego przybierającego postać zwrotu zryczałtowanych kosztów, nie przewiduje możliwości ustanowienia limitu kilometrów, po przekroczeniu których nastąpi zaniechanie zwrotu poniesionych kosztów. Wyłączenie wartości zwrotu takich należności z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe możliwe jest więc wówczas gdy:

- używanie pojazdu samochodowego przez pracownika (nie należącego do pracodawcy) wykonywane jest wyłącznie wjazdach lokalnych dla potrzeb pracodawcy;

- wysokość zwrotu nie przekracza kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z uwzględnieniem liczby faktycznie przejechanych kilometrów;

- przebieg pojazdu jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji pojazdu prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych;

- u pracodawcy nie obowiązuje system zwrotu poniesionych kosztów w formie ryczałtu.

Jak wynika z treści wniosku powyższe warunki dla pracowników używających wjazdach lokalnych dla potrzeb pracodawcy pojazdu samochodowego, nie należącego do pracodawcy zostały spełnione. W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy wskazujące, iż nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w oparciu § 2 ust. 1 pkt 13, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu tzw. kilometrówek uznać należy za prawidłowe.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania. Stosownie do art. 10a ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 10 ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, odwołanie do właściwego Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w (...). Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.