DI/100000/43/1355/2018 - Możliwość wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zwrotu kosztów dojazdu na posiedzenia Rady i zakwaterowania wypłaconych członkom Rady Nadzorczej.

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1292 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. 2020 r., poz. 266 z późn. zm.), Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku działając w wykonaniu wyroku Sądu Okręgowego w (...) Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 28 sierpnia 2019 r., sygn. akt oraz wyroku Sądu Apelacyjnego w Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 18 lutego 2020r. w sprawie o sygn. akt: (...) Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za prawidłowe stanowisko zawarte we wniosku przedsiębiorcy z dnia 10 grudnia 2018 r., doręczonym dnia 13 grudnia 2018 r. w przedmiocie dopuszczalności wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zwrotu kosztów dojazdu na posiedzenia Rady i zakwaterowania wypłaconych członkom Rady Nadzorczej na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1949).

Dnia 13 grudnia 2018 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek (...) z (...) o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Wnioskodawca wskazał, iż posiada organ nadzoru Radę Nadzorczą. Członkowie Rady Nadzorczej pobierają wynagrodzenie z tytułu pełnienia tej funkcji.

Zgodnie z właściwymi przepisami Kodeksu Spółek Handlowych członkom Rady Nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady, w tym zwrot kosztów dojazdu na posiedzenia, które odbywają się w siedzibie Spółki. Obowiązek zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem czynności Członków Rady, w tym kosztów роdróży, zakwaterowania i wyżywienia związanych z odbywaniem posiedzeń Rady wynika również z Uchwały Walnego Zgromadzenia.

Członkowie Rady przedkładają rachunki/faktury z tytułu zakwaterowania oraz bilety za przejazdy, bądź otrzymują zwrot według rozliczenia tzw. kilometrówki.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych', przychody osiągane przez członków Rad Nadzorczych zaliczane są do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 tej ustawy.

W związku z powyższym, zwrot kosztów z tytułu dojazdu do siedziby Spółki i zakwaterowania w celu wykonywania funkcji członka Rady Nadzorczej (posiedzenie) należy również zaliczyć do przychodów z działalności wykonywanej osobiście.

Wnioskodawca wskazał, iż w związku z wprowadzonymi w 2015 r. zmianami dotyczącymi podlegania ubezpieczeniom społecznym członków Rad Nadzorczych Spółka wystąpiła z zapytaniem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w (...) Inspektorat w (...) o zajęcie stanowiska w sprawie uwzględniania w podstawie wymiaru składek m.in. kosztów przejazdów na posiedzenia Rady Nadzorczej.

W odpowiedzi Zakład Ubezpieczeń Społecznych, powołując się na brzmienie art. 18 ust. 4 pkt 10 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wskazał, że podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków Rad Nadzorczych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podstawy wymiaru składek członka Rady Nadzorczej nie stanowią przychody uzyskiwane z tytułu otrzymywanej diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju diety i inne należności z tytułu podróży służbowej (§ 2 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wnioskodawca dodaje, że aktualnie dyrektor Krajowej informacji Skarbowej wskazuje, że ponoszone przez Spółką koszty dojazdów na posiedzenia Rad Nadzorczych powinny zostać opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych, gdyż stanowią dla członków Rad, Nadzorczych dodatkowy przychód, który nie jest wolny od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit.b. ustawy o PÍT.

W konsekwencji zarówno zwracane członkom Rady Nadzorczej wydatki, jak też koszty zapewniane w tym zakresie bezpośrednio przez Spółkę należy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Organ podatkowy uznał, że Członek Rady Nadzorczej nie jest pracownikiem Spółki a dojazd na posiedzenia Rady Nadzorczej nie jest podróżą służbową ani nawet "podróżą". Jak wskazuje organ podatkowy "podróżą" w sensie ogólnym jest wykonywanie zadań poza miejscowością, w której znajduje się siedziba spółki bądź stałe miejsce wykonywania zadań,

Zdaniem dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nie można uznać, że uczestniczący w posiedzeniu członkowie Rad Nadzorczych odbywają podróż, dlatego spółki zwracając członkom Rad Nadzorczych koszty dojazdu na posiedzenia bądź koszty zakwaterowania mają obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

W związku z różnymi interpretacjami funkcjonującymi w ogólnodostępnych publikacjach (jedne wskazują, że zwrot kosztów dojazdów na posiedzenia Rady Nadzorczej jest wolny od składek emerytalnych i rentowych, inne - wręcz przeciwnie) Wnioskodawca zwraca się z pytaniem czy przysługujący członkom Rady Nadzorczej zwrot kosztów dojazdu i zakwaterowania podlega obowiązkowi odprowadzania składek z tytułu ubezpieczeń społecznych.

Wnioskodawca ma wątpliwość w kwestii nie uznania dojazdów członków Rad Nadzorczych na jej posiedzenia jako podróży służbowej i w związku z powyższym, braku możliwości wyłączenia otrzymywanych zwrotów kosztów dojazdu i zakwaterowania z podstawy wymiaru składek w oparciu o § 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r., w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe {tzw. rozporządzenie składkowe).

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zwrot kosztów dojazdów członków Rady Nadzorczej na posiedzenia Rady Nadzorczej w siedzibie Spółki oraz zwrot kosztów zakwaterowania korzysta ze zwolnienia z podstawy oskładkowania, wskazując na § 5 ust, 2 pkt 3 rozporządzenia składkowego - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2018 r. Przepis ten stanowi, że regulacja zawarta w § 1 -4 (czyli te, które z zasady odnoszą się do pracownika) stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek:

Innymi słowy, zdaniem Wnioskodawcy rozporządzenie składkowe wskazuje, że wszystkie wyłączenia z podstawy wymiaru składek wymienione w § 2, w tym o zwrocie kosztów za obywanie przez pracowników podróży służbowych, stosuje się odpowiednio do innych osób. Chodzi o np. świadczących na umowę zlecenie czy członków Rad Nadzorczych wynagradzanych za pełnienie tej funkcji. Oczywiste jest, że w rozumieniu prawa pracy członek Rady Nadzorczej, który dojeżdża na jej posiedzenia, nie odbywa podróży służbowej definiowanej w art. 775 Kodeksu Pracy. Analogicznie, osoba pracująca na umowie cywilnoprawnej (dzieło, zlecenie, kontrakt menedżerski) też nie odbywa podróży służbowej z art. 775 Kodeksu Pracy, Mimo to, zwrot koszt dojazdu i zakwaterowania otrzymanych przez wykonawcę umowy cywilnoprawnej czy zwrot kosztów otrzymanych w związku z funkcją członka Rady Nadzorczej nie powinien stanowić podstawy naliczenia składek na mocy § 5 ust, 2 pkt 3 rozporządzenia składkowego.

Wobec powyższego Zakład decyzją nr 7 z dnia 7 stycznia 2019 r., znak: DI/100000/43/1355/2018 odmówił wydania interpretacji indywidualnej w sprawie wniosku przedsiębiorcy z dnia 10 grudnia 2018 r. z uwagi na okoliczności podane w uzasadnieniu.

W następstwie wydanej decyzji przedsiębiorca wniósł odwołanie pismem z dnia 12 lutego 2019 r., doręczonym w dniu 15 lutego 2019 r.

Sąd Okręgowy w Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wyrokiem z dnia 28 sierpnia 2019 r., wydanym w sprawie o sygn. zmienił zaskarżoną decyzję Zakładu w ten sposób, że nakazał Zakładowi wydać interpretację indywidualną w sprawie z wniosku (...) Zakład Ubezpieczeń Społecznych złożył apelację od ww. wyroku Sądu Okręgowego w Sąd Apelacyjny w Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wyrokiem z dnia 18 lutego 2020r. w sprawie o sygn. akt: oddalił apelacją Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Akta sprawy Sądu celem wykonania wyroku doręczono do Zakładu 20 marca 2020r.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku działając w wykonaniu wyroku Sądu Okręgowego w Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 28 sierpnia 2019 r., sygn. oraz wyroku Sądu Apelacyjnego w Wydział Pracy i Ubezpieczeń

Społecznych z dnia 18 lutego 2020r. w sprawie o sygn.(...) uznał za prawidłowe stanowisko wyrażone przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w przedmiocie dopuszczalności wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zwrotu kosztów dojazdu na posiedzenia Rady i zakwaterowania wypłaconych członkom Rady Nadzorczej na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1949).

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje:

Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna). Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej może dotyczyć zaistniałego stanu faktycznego lub zdarzeń przyszłych (art. 34 ust. 2 ustawy). Natomiast w myśl art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 34 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych podkreśla, że ocena stanowiska wnioskodawcy w trybie niniejszej decyzji, dokonywana jest wyłącznie pod kątem prawidłowości przyjętego przez przedsiębiorcę rozumienia przepisu prawa i czyniona jest w oparciu o kompletny opis stanu faktycznego zawarty w treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Podkreślenia przy tym wymaga fakt, iż rozpoznając wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, Zakład nie prowadzi postępowania wyjaśniającego i postępowania dowodowego. Granice sprawy rozpatrywanej na podstawie złożonego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, jak zauważono wyżej, zakreślają jedynie ramy zaprezentowanego opisu stanu faktycznego.

Nadmienić w tym miejscu należy także, iż w drodze niniejszej decyzji Zakład dokonuje jedynie oceny stanowiska przedsiębiorcy w zakresie przedstawionej przez niego interpretacji przepisów, z których wynika obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Mocą niniejszej decyzji Zakład nie przyznaje natomiast jakiegokolwiek prawa ani nie stwierdza jakiegokolwiek obowiązku ubezpieczeniowego.

Zamknięty i wyczerpujący katalog osób, które na terenie Rzeczypospolitej Polskiej podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ustawodawca określił w art. 6 ust. 1 ustawy i dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Stosownie do art. 6 ust. 3 pkt 22 oraz. art. 13 pkt 17 powołanej ustawy, członkowie rady nadzorczej wynagradzani i tytułu pełnionej funkcji podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, od dnia powołania do dnia zaprzestania pełnienia tej funkcji. Z literalnego brzmienia art. 6 ust. 1 pkt 22 ustawy wynika, iż obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych członków rad nadzorczych dotyczy spółek prawa handlowego, spółdzielni, przedsiębiorstw oraz innych podmiotów, u których taki organ nadzoru występuje. Natomiast, warunkiem do objęcia obowiązkowymi ubezpieczaniami emerytalnym i rentowymi jest pobieranie wynagrodzenia z tytułu pełnienia tej funkcji.

Zgodnie z art. 18 ust. 4 pkt 10 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne członków rad nadzorczych stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania, łącznie z kosztami uzyskania i kwotą podatku, o których mowa w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 13 pkt 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r., o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r., poz. 1387 z późn. zm.) jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania.

Katalog przychodów, które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty w § 2 ust. l rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1949). Zgodnie z brzmieniem § 2 ust. l pkt 15 powołanego rozporządzenia nie stanowią podstawy wymiaru składek: diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości ora: warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem pkt 17.

Wyłączenie wynikające z przywołanego powyżej przepisu odnosi się do należności przysługujących pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową z tytułu wykonywania na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Za czas tej podróży służbowej pracownikom przysługują diety (przeznaczone m.in. na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży), zwrot kosztów przejazdu, noclegów i innych udokumentowanych wydatków, których w przypadku faktycznej wypłaty nie wlicza się do podstawy wymiaru składek do określonego limitu, zgodnie § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r., poz. 167), do którego odsyła przepis § 2 ust. l pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z powyższego wynika, iż w sytuacji gdy pracodawca wypłaca pracownikom wysłanym w podróż służbową diety i inne należności w wysokości określonej limitem przepisów ww. rozporządzenia, to ich wartość podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Podróż służbowa jest instytucją uregulowaną w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.). Zauważyć należy przy tym, że zgodnie z art. 77¹ odbywać ją mogą tylko pracownicy, zatem zastosowanie ww. przepisu wprost w opisanym przez wnioskodawcę stanie faktycznym byłoby niemożliwe. Zgodnie jednak z brzmieniem § 5 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przepisy § 2 stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

W świetle powyższego, nieuwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków Rady Nadzorczej spółki, którzy otrzymują wynagrodzenie z tytułu pełnienia tej funkcji, podlegają kwoty otrzymywane przez członków Rady Nadzorczej tytułem zwrot kosztów związanych z dojazdem na posiedzenia Rady i zakwaterowaniem, jednakże wyłącznie do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W związku z jednoznacznym stwierdzeniem Wnioskodawcy, że kwoty stanowiące zwrot kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej, stanowią przychód członków rady nadzorczej, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych podkreśla jednocześnie, że niniejsza interpretacja nie ma zastosowania do osób, które nie są wynagradzane za pełnioną funkcję.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

Decyzja dotyczy opisu stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę (stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania. Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 35 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia. Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust, 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, odwołanie do właściwego Wydziału Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w (...). Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez te jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.