DI/100000/43/1321/2018

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy 2 dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 646 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 z późn. zm.). Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku w sprawie z wnioski z dnia 28 listopada 2018 r., złożonym w dniu 4 grudnia 2018 r:

Dnia 4 grudnia 2018 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek złożony przez o wydanie interpretacji indywidualnej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 8 stycznia 2019 r., doręczonym dnia 15 stycznia 2019 r.

Wnioskodawca w treści wniosku wskazuje, że zamierza rozpocząć działalność gospodarczą w zakresie usług transportu ciężarowego krajowego i międzynarodowego. Pracownicy - kierowcy zostaną zatrudnieni na umowy o pracę oraz będą poruszać się samochodami ciężarowymi, będącymi w posiadaniu Spółki, po terenie Europy oraz Polski przewożąc powierzone Spółce ładunki. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców pracownicy Spółki będą odbywać podróż służbową (art. 2 pkt 7 ww. ustawy), za którą przysługują im należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem zadania służbowego ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77 5 § 3-5 kodeks pracy (art. 21a ww. ustawy).

Spółka zamierza określić zasady przyznawania, obliczania i wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w umowach o pracę lub regulaminie wynagradzania. Planowane przez Spółkę należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowych przedstawiałyby się następująco:

Koszty opłaty za korzystanie z dróg i autostrad pracodawca rozliczać będzie samodzielnie korzystając kart typu DKV, itp. W tym zakresie pracownicy nie będą mieli wydatków. Wypłata należności określonych w pkt e) i f) powyżej następowałaby pod warunkiem nie przedłożenia przez pracownika dokumentów potwierdzających poniesione inne uzasadnione wydatki - chodzi o koszty parkingów, postojów, pryszniców, toalet. Pracownik na koniec miesiąca w celu rozliczenia należności z tytułu podróży służbowych składałby pracodawcy oświadczenie potwierdzające poniesione w danym miesiącu w podróży służbowej wydatki inne niż diety i ryczałty, w szczególności w postaci wydatków na toalety, prysznice, parkingi oraz przyczynę braku udokumentowania tych wydatków m.in. z uwagi na brak wystawiania za tego typu usługi przez usługodawców dokumentów. Brak dokumentów potwierdzających wydatki określone w pkt e) i f) powyżej uprawniałby pracownika do otrzymania ich zwrotu maksymalnie do (...) euro dziennie w przypadku podróży zagranicznej i do (...) zł za podróży w Polsce. Przyjęte przez Spółkę kwoty jak wyżej wynikają z analizy kosztów tego typu usług oraz potrzeb kierowców w tym zakresie, które następnie zostały uśrednione tak co do ilości jak i wysokości (z uwagi na różne potrzeby kierowców, ale też różne stawki w poszczególnych krajach oraz ich regionach). Minimalne koszty dziennie kierowcy korzystającego z usług jak wyżej wnioskodawca przedstawił w tabeli. Przyjęcie przez Spółkę tego typu rozwiązań jest powodowane następującymi doświadczeniami i przesłankami:

Przedstawiając własne stanowisko w sprawie, wnioskodawca wskazuje, że w związku z planami wypłacania kierowcom obok diet i ryczałtów za noclegi także należności za podróże służbowe inne niż diety i ryczałty za noclegi, a które to należności Spółka opisała w pkt e) i f) powyżej, rodzi się pytanie:

Czy inne wydatki z tytułu podróży służbowej, jakie Spółka chce wypłacać pracownikom, tj. wydatki z tytułu korzystania z parkingów, postojów, pryszniców, toalet, w przypadku braku ich udokumentowania przez pracownika i złożenia przez niego oświadczenia o poniesieniu takich wydatków i braku możliwości przedłożenia dokumentów potwierdzających ich poniesienie m in. z uwagi na niewydanie takich dokumentów przez usługodawców, w wysokości do (...) euro na dobę w podróży zagranicznej i do (...) złotych w podróży krajowej, nie są zaliczane do podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (dalej rozporządzenie dot. wymiaru składek) w zw. z art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W ocenie wnioskodawcy należności te nie są zaliczane do podstawy wymiaru składek.

Zgodnie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia dot. wymiaru składek do podstawy wymiaru składek nie są wliczane przychody w postaci: diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 17.

Rozporządzenie o podróży służbowej w § 2 stanowi, iż pracownikowi przysługują następujące należności z tytułu podróży służbowych:

Wysokość poszczególnych należności z tytułu podróży służbowych (zawężona na potrzeby zapytania do diet, noclegów i innych wydatków) jest określona przez rozporządzenie o podróży służbowej w sposób następujący:

Zgodnie z § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia o podróży służbowej:

Zgodnie z § 5 rozporządzenia o podróży służbowej:

W ocenie Spółki rozporządzenie o podróży służbowej stanowi wprost o wysokości należności pracownika tylko w przypadku diet oraz noclegów. Wszelkie inne wydatki związane z podróżą służbową nie posiadają limitów i górnych granic kwotowych. Niemniej przepisy rozporządzenia stawiają w stosunku do tych wydatków określone wymogi aby można było je uznać za koszty podróży służbowej, tj.:

W związku z tym, iż rozporządzenie o podróży służbowej nie określa wysokości innych niezbędnych wydatków w podróży służbowej to nie wchodzą one do podstawy wymiaru składek, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia dot. wymiaru składek, jeżeli tylko spełniają warunki wynikające z rozporządzenia o podróży służbowej, a wskazane wyżej w pkt a)-d), bez względu na wysokość tych wydatków. Zdaniem Spółki przedstawione przez nią inne wydatki, które chce zwracać pracownikom z tytułu podroży służbowych spełniają te warunki.

Ad a) Niezbędność i bezpośredniość Pracownik w trakcie podróży służbowych musi ponosić wydatki na parkingi, miejsca postojowe, toalety, prysznice. Wydatki te są niezbędne gdyż bez nich podróż służbowa nie mogłaby się odbyć lub musiałaby się odbywać bez zapewnienia pracownikowi podstawowych warunków BHP czy czasu pracy kierowców (konieczność wypoczynku, przerw). Pracownik codziennie musi parokrotnie skorzystać zarówno z parkingów, miejsc postojowych, jak i toalet i pryszniców. Bez podróży służbowej wydatków tych nie byłoby, gdyż pracownik miejsca postojowe, parkingowe oraz toalety i prysznice ma zapewnione w siedzibie firmy.

Ad b) Określoność i uznanie przez pracodawcę.

Pracodawca w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania chce wskazać, iż wydatki pracownika na parkingi, miejsca postojowe, toalety, prysznice są zwracane do wysokości zł za dobę w podróży na terenie kraju i euro w podróży zagranicznej. Tego typu wydatki pracodawca określił jako zasadne i ponoszone przez pracownika. Z kolei kwoty te pracodawca uznaje jako rzeczywiście ponoszone i jako odpowiadające obowiązujących rynkowym stawkom, ale też odpowiadające potrzebom pracowników. Zarówno stawki wydatków jak i potrzeby pracowników w tym zakresie zostały ustalone poprzez zbadanie rzeczywistych kosztów oraz analizę potrzeb. Zarząd Spółki posiada także własne doświadczenia w tym względzie.

Jak wyżej zostało wskazane Spółka uśredniła akceptowane przez nią kwoty wydatków. Pracownik w jednym kraju czy w jednym regionie/trasie może ponieść wydatki większe, a w innym mniejsze. Takie kwotowe ograniczenie i uśrednienie zwracanych wydatków jest konieczne w celu zapobiegania nadużywania tego typu wydatków przez pracowników.

Ad c) i d) Udokumentowanie wydatków

Doświadczenia zarządu Spółki wskazują, iż wydatki na parkingi, postoje, toalety, prysznice bardzo często nie mogą być dokumentowane z tej prostej przyczyny, iż usługodawcy nie wydają żadnych paragonów, potwierdzeń, kwitów lub są one zbyt lakoniczne aby można było określić rodzaj usługi. Często zdarza się, iż dokumenty te są gubione przez kierowców. Niemniej wydatki te są przez kierowców ponoszone, gdyż dotyczą podstawowych czynności i funkcji, których kierowca wykonuje kilkadziesiąt w ciągu dnia w podróży służbowej.

Z tych też względów kierowca na koniec każdego miesiąca, jeżeli nie będzie wstanie przedłożyć dokumentów potwierdzających korzystanie z parkingów, postojów, prysznicy, toalet będzie składał oświadczenie o tym, iż określone wydatki w tym względzie poniósł i nie ma możliwości przedstawienia tych dokumentów czy to z uwagi na ich niewystawienie przez usługodawcę, czy leż zgubienie czy z innej przyczyny.

Wniosek w tej części został uzupełniony pismem z dnia 8 stycznia 2019 r., w którym wnioskodawca wskazał, że należności te stanowią przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca podkreślił, że dokładnie opisał stan faktyczny dotyczący przyczyn braku konkretnych dokumentów związanych z kosztami parkingów, postojów, pryszniców, toalet. Opisany i przedstawiony został także sposób ustalenia wartości dla tego typu usług. Pracodawca jest w stanie, tak jak zostało to podane we wniosku, wykazać średni koszt tego typu wydatków. Fakt braku możliwości przedłożenia przez pracownika dokumentów potwierdzających skorzystanie z tego typu usług jak wyżej wskazane potwierdza i dopuszczona sąd administracyjny (np. wyrok WSA w Gliwicach, I SA/Gl 1071/08), gdzie stwierdza się m.in.: "Z doświadczenia życiowego wynika, iż każdy pracownik (kierowca) przebywający w podróży służbowej i nie korzystający z noclegów w hotelach (bezsporne w rozpatrywanej sprawie) musi korzystać w trakcie tej podróży z sanitariatów i toalet. Odpłatność za korzystanie z toalet i prysznica polega najczęściej na wrzuceniu monet o odpowiedniej wartości do wrzutnika na drzwiach lub kabinie prysznicowej. Pracownik nie ma więc żadnej możliwości udokumentowania (rachunkiem, fakturą czy innym dokumentem) poniesionego wydatku. Trudne też oczekiwać od niego, iż każdorazowo po skorzystaniu z wyżej wymienionego urządzenia pracownik sporządzi pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braki jego udokumentowania. Dlatego zasadnym rozwiązaniem jest przyznanie pracownikowi (kierowcy) zwrotu poniesionych kosztów w wysokości ryczałtowej - jak chce to uczynić wnioskodawca". Wnioskodawca przedstawił we wniosku zarówno swoje stanowisko co do niezbędności i bezpośredniości, jak i określoności, uznaniowości przez pracodawcę oraz dokumentowanie tego typy wydatków.

Wnioskodawca wskazuje, że zgodnie z treścią art. 34 prawa przedsiębiorców przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna). Przedsiębiorca we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przedstawia zaistniały stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe oraz własne stanowisko w sprawie. Z tego też względu nie jest zrozumiała uwaga organu, iż ma wątpliwości czy przypadkiem wnioskodawca nie jest zainteresowany uzyskaniem indywidualnego rozstrzygnięcia kwestii przedstawionej w pytaniu. Zgodnie z przytoczonymi przepisami organ jest zobowiązany do wydania indywidualnej interpretacji przepisów rodzących obowiązki dla wnioskodawcy w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne. Aby tego dokonać niezbędne jest przedstawienie określonego stanu faktycznego, do którego przepisy mają mieć zastosowanie. Stan faktyczny został przedstawiony we wniosku. Gdyby wnioskodawca miał pewność i wiedzę w zakresie interpretacji przepisów i stanu faktycznego przedstawionego wniosku to by nie składał wniosku o interpretację. Jak sama nazwa wskazuje jest to interpretacja w indywidualnej sprawie, a celem przepisów dopuszczających interpretację jest umożliwienie działania przedsiębiorcom w maksymalnej pewności prawnej, w tym przede wszystkim co do interpretacji przepisów przez administrację. Wnioskodawca chce w związku z tym uzyskać odpowiedź czy planowane przez niego działania są zgodne z przepisami, a ich interpretacja przedstawiona we wniosku zgodna ze sposobem stosowania ich przez organ.

Na podstawie decyzji organu wnioskodawca będzie wiedział w jaki sposób ma postępować, a nie działać w niepewności prawnej czy nawet wbrew prawu. Taki jest cel przepisów dotyczących interpretacji i wnioskodawca nie za bardzo rozumie tutaj uwagę organu. Czy jest to stanowisko odmowne wskazujące, iż wnioskodawca nie może uzyskać stanowiska organu, ale jak kontrola wykaże, iż działanie wnioskodawcy jest nieprawidłowe to wyda decyzję ze swoją interpretacją przepisów? Takie stanowisko jest wbrew przepisom art. 34 i następne prawa przedsiębiorców.

Z tego też względu wnioskodawca stoi na stanowisku, iż to organ winien określić czy w przedstawionym stanie faktycznym jest możliwa taka interpretacja przepisów jak przedstawił wnioskodawca w swoim stanowisku czy nie. Kwestia czy wykazane we wniosku wydatki pracownika w podróży służbowej stanowią inne niezbędne udokumentowane wydatki jest kwestią interpretacji przepisów. Zwrot ten bowiem jest wpisany do rozporządzenia regulującego kwestia zwrotu kosztów podróży służbowych. Dlatego też to organ powinien się dokonać interpretacji. Gdyby wnioskodawca miał w tym zakresie pewność i jednoznaczność to nie występowałby o interpretację i spokojnie podejmował działalność oraz czekał na kontrole.

Mając na uwadze treść wniosku w rozpoznawanej w tym miejscu części oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku stwierdza co następuje:

Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna). Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej może dotyczyć zaistniałego stanu faktycznego lub zdarzeń przyszłych (art. 34 ust. 2 ustawy).

Natomiast w myśl art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 34 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Zgodnie ze wskazaniami judykatury wydając interpretację organ nie ustanawia żadnej normy indywidualnej, lecz jedynie przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa, z których wynika obowiązek świadczenia składek i sposobu zastosowania tychże przepisów w odniesieniu do określonej sprawy indywidualnej, której zakres przedmiotowy jest zakreślony stanem faktycznym przedstawionym przez pytającego we wniosku. Pełną wiedzę o stanie faktycznym organ czerpie wyłącznie z wniosku uprawnionego podmiotu nie posiadając kompetencji do jego weryfikowania w oparciu o posiadane informacje czy gromadzony materiał dowodowy.

Z brzmienia powyższych przepisów wynika jednoznacznie, iż wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy wyłącznie tych przepisów, z których bezpośrednio wyniku wskutek świadczenia przez przedsiębiorcę składek na ubezpieczenia społeczne. Natomiast brak jest podstaw prawnych, aby Zakład Ubezpieczeń Społecznych mógł w trybie art. 34 ustawy - Prawo przedsiębiorców jednoznacznie przesądzić, czy wydatki z tytułu korzystania przez pracowników z parkingów, postojów, pryszniców, toalet przyznane w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, stanowią inne niezbędne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb jako należności z tytułu krajowej oraz zagranicznej podróży. Jest poza kompetencjami organu wydawanie opinii prawnej w zaprezentowanym zakresie.

Należy wskazać, iż obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zagadnienie pochodne (następcze) wobec ww. kwestii poruszonej przez wnioskodawcę. Rozstrzygnięcie powyższych wątpliwości należy do sfery faktów, s nie prawa i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, a które nie podlega regułom postępowania z wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 84 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Jednocześnie wnioskodawca w piśmie z dnia 8 stycznia 2019 r. wskazuje, że chce w ramach interpretacji indywidualnej uzyskać odpowiedź, czy planowane przez niego działania są zgodne z przepisami.

Należy jednak podnieść, że w przyjętym trybie Zakład pozbawiony jest możliwości potwierdzania prawidłowego sposobu działania przedsiębiorcy w danej sprawie. Interpretacja indywidualna ma na celu dokonanie prawidłowej oceny rozumowania przepisów prawa w zakresie wskazanym w art. 83d ust. 1 przedstawionej przez pytającego we wniosku na tle nie budzącego wątpliwości po stronie przedsiębiorcy opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Zakład Ubezpieczeń Społecznych podkreśla, że interpretacja indywidualna nie ma charakteru opinii prawnej, w której analizie poddać można dowolny przepis prawa czy zagadnienie, lecz jej zakres przedmiotowy jest ściśle określony. Organ rentowy nie posiada również możliwości kreowania czy potwierdzania, iż przyjęte przez przedsiębiorcę ustalenia, definicje, czy sposób postępowania są prawidłowe. Wydając interpretację w tej części organ rentowy wykroczyłby poza zakres swych kompetencji i poza dopuszczalne ramy pojęcia interpretacji. Rozstrzygnięcie co do całokształtu sytuacji związanej z należnościami, które wnioskodawca zamierza przyznać pracownikom, którzy będą odbywali podróże służbowe w kontekście brzmienia § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) nie może zostać rozpoznany w przyjętym trybie.

Zagadnienie w tej części będące przedmiotem wniosku nie może być zatem, w świetle aktualnych okoliczności faktycznych i prawnych, przedmiotem interpretacji indywidualnej w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców i w konsekwencji stwierdzić należy, iż w sprawie brak jest podstaw do wydania interpretacji w trybie art. 34 ww. ustawy.

Przedstawiając drugie zdarzenie przyszłe wnioskodawca wskazuje, że w ramach planowanej działalności zamierza w umowach o pracę lub regulaminie wynagradzania przyznać pracownikom ekwiwalent za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego. W ramach spełniania wymogów BHP Spółka zapewni pracownikom tylko środki ochrony indywidualnej typu kask, okulary ochronne. Ubranie robocze pracownik będzie miał obowiązek zapewnić sobie sam za co otrzyma ekwiwalent, który ma odpowiadać rzeczywistym stawkom zakupu zestawu odzieży roboczej dla pracownika - kierowcy. Ekwiwalent będzie wypłacany w stawce miesięcznej z dołu. Stawka zostanie obliczona poprzez podzielenie rocznego kosztu zakupu zestawu roboczego przez 12. Wstępnie ustalono ze specjalistą BHP, iż na stanowisku kierowcy niezbędne jest w ciągu roku następujące ubranie robocze o okresie używania:

Regulamin wynagradzania będzie zawierał stosowną tabelę norm przydziału odzieży na stanowisku kierowcy.

W ocenie Spółki ekwiwalent z tytułu używania własnej odzieży roboczej przez pracowników określonej na podstawie tabeli sporządzonej i zaakceptowanej przez specjalistę BHP, w stawkach wynikających z cen rynkowych nie jest wliczany do podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (dalej rozporządzenie dot. wymiaru składek) w zw. z art. 18 ust. L i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Obowiązek zapewnienia przez pracodawcę odpowiedniego stroju roboczego wynika z przepisów kodeks pracy przy czym dopuszczalne jest używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego (art. 237 7 § 2-4). W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny uwzględniający aktualne ceny tego typu strojów.

Zakład pismem z dnia 24 grudnia 2018 r., wezwał wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego m.in. poprzez jednoznaczne wskazanie, czy:

Wnioskodawca w piśmie z dnia 8 stycznia 2019 r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie Zakładu do uzupełnienia wniosku wskazał, iż należności te stanowią przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ekwiwalent będzie przyznawany w oparciu o zatwierdzoną przez specjalistę BHP tabelę norm przydziału odzieży, który jest podstawą do określenia ilości i-rodzaju potrzebnej pracownikowi na danym stanowisku odzieży w przeciągu roku. Na tej też podstawie zostanie określona wartość tej odzieży poprzez odniesienie się do obowiązujących na rynku stawek dla tego typu odzieży. Jest to zgodne z art. 237⁷ § 4 kodeksu pracy. Ponadto, obowiązek zapewnienia przez pracodawcę odpowiedniego stroju roboczego wynika z przepisów kodeks pracy, tj. art. 237⁷ § 2-4. Pracodawca chce ustalić, iż na stanowisku pracy kierowcy dopuszczalne jest używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego spełniającego wymagania BHP.

Mając na uwadze treść wniosku w rozpoznawanej w tym miejscu części oraz obowiązujące przepisy prawa, Zakład Ubezpieczeń Społecznych stwierdza co następuje:

Stanowisko wyrażone przez przedsiębiorcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w tej części uznać należy za prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na wstępie należy zaznaczyć, iż w oparciu o pytanie sformułowane przez przedsiębiorcę. Zakład wydając niniejszą interpretację odnosi się wyłącznie do wątpliwości związanych z rozumieniem przepisu § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, który umożliwia wyłączenie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartości m.in. ekwiwalentu przyznanego pracownikom za używanie oraz pranie odzieży własnej.

Zgodnie ze wskazaniami judykatury wydając interpretację organ nie ustanawia żadnej normy indywidualnej, lecz jedynie przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa, z których wynika obowiązek świadczenia składek na ubezpieczenia społeczne i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do określonej sprawy indywidualnej, której zakres przedmiotowy jest zakreślony stanem faktycznym lub zdarzeniem przyszłym przedstawionym przez pytającego we wniosku. Pełną wiedzę o stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym organ czerpie wyłącznie z wniosku uprawnionego podmiotu nie posiadając kompetencji do jego weryfikowania w oparciu o posiadane informacje czy gromadzony materiał dowodowy. W toku tego postępowania organ nie pełni roli kontrolnej, nie dokonuje oceny zachowania lub zaniechania przedsiębiorcy pod kątem jego prawidłowości. Celem interpretacji jest umożliwienie przedsiębiorcy uzyskania informacji w przedmiocie obowiązków wiążących się z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i uchronienie w ten sposób takiego przedsiębiorcy przed ryzykiem błędnego zastosowania przez niego danego przepisu.

W myśl zaś przywołanego wyżej § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączona jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zgodnie z treścią art. 237⁷ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r., poz. 917 z późn. zm.) pracodawca jest obowiązany j dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁷ § 2). Nie dotyczy to stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 237⁷ § 3). Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z art. 237⁷ § 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 237⁷ § 4).

Analiza przywołanych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, iż poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikowi środków pieniężnych w związku z używaniem własnej odzieży i obuwia roboczego wykorzystywanych przez niego przy wykonywaniu obowiązków służbowych musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego uwzględniającego ich aktualne ceny. Zwrócić należy uwagę, że wyraz "ekwiwalent" w myśl definicji słownikowych oznacza "równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy" (internetowy Słownik Języka Polskiego SJP.pl), jak również "rzecz równą innej wartością" oraz "towar, w którym jest wyrażona wartość innego towaru" (Słownik języka polskiego PWN, wersja elektroniczna, sjp.pwn.pl). W rzeczywistości, zgodnie ze wskazaniami doktryny i judykatury, ww. przepis nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania odzieży i obuwia roboczego. Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną ustaloną na podstawie średniej ceny rynkowej z przeznaczeniem na używanie przez nich odzieży własnej do celów służbowych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne na używanie odzieży własnej przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego, o którym mową w § 2 ust. 1 pkt 6 przywołanego wyżej rozporządzenia.

Wnioskodawca uzupełniając wniosek pismem z dnia 8 stycznia 2019 r. oświadczył, że ekwiwalent będzie przyznawany w oparciu o zatwierdzoną przez specjalistę BHP tabelę norm przydziału odzieży, który jest podstawą do określenia ilości i rodzaju potrzebnej pracownikowi na danym stanowisku odzieży w przeciągu roku. Na tej też podstawie zostanie określona wartość tej odzieży poprzez odniesienie się do obowiązujących na rynku stawek dla tego typu odzieży. Jest to zgodne z art. 237⁷ § 4 kodeksu pracy.

Tym samym należało stanowisko wnioskodawcy w tym zakresie uznać za prawidłowe.

Przedstawiając trzecie zdarzenie przyszłe wnioskodawca wskazuje, że zamierza także korzystać z materiałów i sprzętów pracownika. Pracownik na stanowisku kierowca w ramach swoich obowiązków służbowych będzie wykorzystywał narzędzia, materiały, sprzęty będące jego własnością w postaci: środków do czyszczenia kabin pojazdów, w tym środki chemiczne, środki czyszczące, ręczniki, latarki wraz z bateriami.

Konieczność korzystania z rzeczy pracownika wynika ze specyfiki jego pracy. Pracodawca nie może samodzielnie zapewnić czystości kabiny pojazdów, które są w gruncie rzeczy stanowiskami pracy, w których pracownik spędza zdecydowaną większość swojego czasu. Do bazy w Polsce samochody będą zjeżdżać średnio raz - dwa razy w miesiącu. Przez ten czas samochody są cały czas w trasach. Stąd też konieczność dbania samodzielnie przez pracowników o porządek w kabinie. W tym celu pracownicy będą zużywać środki chemiczne, środki czyszczące, ręczniki papierowe. Co wymaga podkreślenia, są to kabiny samochodów ciężarowych o wiele większe niż samochód osobowych, a związku z tym, że cały czas wykorzystywane w pracy, wymagające też dość częstego czyszczenia. Przez te okoliczności ilość środków na to przeznaczonych jest znaczna. Kwestia zapewnienia czystości w kabinach oprócz spełniania warunków BHP, dotyczy też sfery zapewnienia kierowcom dogodnych warunków pracy (przebywają w nich czasami do 4 tygodni), a także wizerunku firmy. Jeden samochód jest wykorzystywany przez co najmniej dwóch kierowców stąd też konieczność zapewnienia odpowiedniego standardu i higieny. Dodatkowo pracownicy będą zobowiązani do wyposażenia się w latarkę i baterie do niej. Jest to urządzenie niezbędne w pracy kierowcy. Co więcej powinno być odporne na wstrząsy, lekkie uderzenia oraz mieć silny i jasny strumień światła. W związku z tym, iż kierowcy w zakresie wyboru konkretnych marek mają własne preferencje, pracodawca nie chce tutaj samodzielnie dokonywać zakupów tych urządzeń, w szczególności iż urządzenia te dość często gubią się lub ulegają zniszczeniu. Jeżeli będzie to własność pracowników będą oni lepiej ich pilnowali oraz dbali o nie. W związku z powyższymi wydatkami pracowników Spółka zamierza wypłacać ekwiwalent z tytułu użycia przez pracownika przy wykonywaniu pracy swoich narzędzi, materiałów lub sprzęt, opisanych powyżej w następującej wysokości: euro/dzień pracy w przypadku wyjazdu za granicę, PLN/dzień pracy w przypadku wyjazdu kierowcy do kraju. Tak jak we wcześniejszych przypadkach tak też tutaj wysokość powyższych stawek została skalkulowana w oparciu o ceny krajowe i zagraniczne, a następnie uśredniona.

W ocenie wnioskodawcy ekwiwalent pieniężny za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika w postaci środków do czyszczenia kabin pojazdów, w tym środków chemicznych, środków czyszczących, ręczników papierowych, latarki wraz z bateriami nie jest wliczany do podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (dalej rozporządzenie dot. wymiaru składek) w zw. z art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Środki, materiały i urządzenia pracownika jakie pracodawca chce wykorzystywać w procesie pracy będą wynikać z umowy o pracę lub regulaminu wynagradzania. W celu uniknięcia nadużywania przez pracowników wypłat tego typu należności Spółka chce wprowadzić dzienny limit na tego typu środki. Zapewnienie odpowiednich środków przez pracodawcę nie jest możliwe w trasie, a wydawanie takich środków pracownikom prowadzi do nadużywania ich przez pracowników (dużego zużycia). Stąd też pracownik wykorzystując własne środki w ramach przyznanych mu limitów pieniężnych będzie nimi gospodarował w sposób rozsądny. Obowiązek dbania o czystość stanowiska pracy - kabiny zostanie wprowadzony do regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, poza tym wynika wprost z kodeksu pracy (art. 100 § 2 pkt 4 i 3, art. 211 pkt 3, art. 212 pkt 1, 3, 4). Wartości przyjęte do wypłaty zostały określone na podstawie realnych cen oraz średniego zużycia tego typu środków w przeciągu miesiąca.

Wnioskodawca w piśmie z dnia 8 stycznia 2019 r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie Zakładu do uzupełnienia wniosku wskazał, iż należności te stanowią przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca wskazał uśrednioną rynkową wartość narzędzi, materiałów i sprzętów jakie kierowcy będą mieli obowiązek nabyć. Należy więc w ocenie wnioskodawcy przyjąć, iż średnio pracownik poniesie wydatki w takiej wysokości w celu nabycia tych materiałów i narzędzi. Racjonalny związek, w tym konieczność posiadania tego typu środków i narzędzi, został wskazany w uzasadnieniu wniosku. Doświadczenie życiowe wskazuje, iż baterie do latarki używanej co najmniej kilkanaście razy w tygodniu ulegają szybkiemu zużyciu. Również środki czystości przy parutygodniowych wyjazdach i konieczności dbania o higienę i wygląd kabiny samochodu ciężarowego ulegają szybkiemu zużyciu.

Mając na uwadze treść wniosku w rozpoznawanej w tym miejscu części oraz obowiązujące przepisy prawa, Zakład Ubezpieczeń Społecznych stwierdza co następuje: Stanowisko wyrażone przez przedsiębiorcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w tej części uznać należy za nieprawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i 2 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób będących m.in. pracownikami (art. 6 ust. 1 wskazanej ustawy) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

W myśl § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1993 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Katalog przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty w § 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Jak stanowi § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.

Należy mieć na względzie, że zwolnienie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wynikające z powołanego przepisu ma zastosowanie po spełnieniu następujących warunków:

Biorąc pod uwagę powyższe należy przyjąć, że w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się w każdym z jednostkowych przypadkach ekwiwalentów pieniężnych z tytułu używania w pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu będących własnością pracownika przy założeniu, że będą one wypłacane w wysokości odzwierciedlającej koszty faktycznie poniesione przez pracownika. Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu pracownikowi wartość pieniężną (ryczałt) będącą dodatkowym przychodem z tytułu używania w pracy własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu.

Pojęcie ekwiwalentu nie zostało zdefiniowane w obowiązujących przepisach, jednakże uznać należy, że ekwiwalentem jest świadczenie stanowiące odpowiednik świadczenia drugiej stronie. Ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik, natomiast ryczałt to kwota pieniężna w ustalonej z góry wysokości.

Wnioskodawca uzupełniając wniosek pismem z dnia 8 stycznia 2019 r. zawarł stwierdzenie, iż wskazał uśrednioną rynkową wartość narzędzi, materiałów i sprzętów jakie kierowcy będą mieli obowiązek nabyć euro/dzień pracy w przypadku wyjazdu za granicę, PLN/dzień pracy w przypadku wyjazdu kierowcy do kraju). W ocenie wnioskodawcy należy przyjąć, iż średnio pracownik poniesie wydatki w takiej wysokości w celu nabycia tych materiałów i narzędzi.

Zatem kwoty wypłacone pracownikom, które nie mają nic wspólnego z wartością narzędzi, materiałów lub sprzętu używanych do celów pracodawcy oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie używania, stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Tym samym należało stanowisko wnioskodawcy w tym zakresie uznać za nieprawidłowe.

Decyzja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie jego zaistnienia. Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 35 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, odwołanie do właściwego Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w (...). Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.