DI/100000/43/1198/2018 - Możliwość nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników wartości ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej.

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r. poz. 646 z późn. zm.), w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 z późn. zm.). Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za prawidłowe stanowisko zawarte we wniosku (...) złożonym w dniu 26 października 2018 r. w sprawie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników wartości ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej.

W dniu 26 października 2018 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek (...) o wydanie interpretacji indywidualne) w trybie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 19 listopada 2018 r. doręczonym dnia 22 listopada 2018 r.

Wnioskodawca wskazał, że pracownicy, którym spółka nie może zapewnić prania odzieży roboczej będą otrzymywać z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu wynika z przepisów BHP Zapis w zarządzeniu jest następujący: Za pranie odzieży roboczej - nie podlegającej konserwacji I naprawę przez firmę zewnętrzną pracownicy będą otrzymywać ekwiwalent pieniężny, wypłacany miesięcznie wraz z wynagrodzeniem w wysokości zł". Ekwiwalent należy się za czas przepracowany. W przypadku nieobecności pracownika ekwiwalent jest pomniejszany w wysokości proporcjonalne! do liczby dni faktycznie przepracowanych. Ekwiwalent został wyliczony następująco: Ekwiwalent za pranie odzieży robocze to składniki ekwiwalentu Wartość składnika 1. Proszek do prania (..) 2 Woda ścieki, 3. Prąd, 4. Robocizna 5. Razem 5. Wnioskodawca kieruje pytanie czy tak wyliczona wartość ekwiwalentu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

W opinii wnioskodawcy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej powinien być wyłączony z naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ponieważ odzwierciedla rzeczywiste koszty prania odzieży roboczej. Pismem z dnia 14 listopada 2018 r. wnioskodawca został wezwany do uzupełnienia braków opisu zdarzenia przyszłego wniosku poprzez wskazanie:

- czy ekwiwalent za pranie, o którym mowa we wniosku, będzie stanowił przychód w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1993 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 200 z późn. zm.) osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy,

- czy ekwiwalent pieniężny, o którym mowa we wniosku będzie odzwierciedlał rzeczywiste koszty prania odzieży roboczej poniesione przez pracownika (wskazana kwestia musi wynikać wprost z opisu zdarzenia przyszłego, nie może natomiast stanowić elementu własnego stanowiska w sprawie, gdyż Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie rozstrzyga tego typu problematyki w drodze interpretacji indywidualnej).

Uzupełniając wniosek pismem z dnia 19 listopada 2018 r. wnioskodawca poinformował, że wypłacany ekwiwalent, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie stanowił przychód. Jednakże na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania.

Ekwiwalent będzie odzwierciedlał rzeczywiście poniesione koszty, albowiem uwzględnia ceny wody, energii, środków czystości itp. Pracownik nie będzie jednak zobowiązany do każdorazowego dokumentowania kosztów związanych z praniem odzieży roboczej.

Mając na uwadze treść wniosku, jak również obowiązujące w tym przedmiocie przepisy prawa Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje.

Stanowisko wyrażone przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców uznać należy za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia co do zakresu i sposobu stosowania przepisów. 2 których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna). Natomiast w myśl art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 34 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne. Fundusz Pracy. Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Zgodnie Z treścią art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy 2 wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949), jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku i chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie Od tego, czy Ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na wstępie należy zaznaczyć, iż w oparciu o pytanie sformułowane przez przedsiębiorcę. Zakład wydając niniejszą interpretację odnosi się wyłącznie do wątpliwości związanych z rozumieniem przepisu § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, który umożliwia wyłączenie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartości m.in. ekwiwalentu przyznanego pracownikom za używanie oraz pranie odzieży własnej.

Zgodnie ze wskazaniami judykatury wydając interpretację organ nic ustanawia żadnej normy indywidualnej, lecz jedynie przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa, z których wynika obowiązek świadczenia składek na ubezpieczenia społeczne i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do określonej sprawy indywidualnej, której zakres przedmiotowy jest zakreślony stanem faktycznym lub zdarzeniem przyszłym przedstawionym przez pytającego we wniosku. Pełną wiedzę o stanie taktycznym lub zdarzeniu przyszłym organ czerpie wyłącznie z wniosku uprawnionego podmiotu nie posiadając kompetencji do jego weryfikowania w oparciu o posiadane informacje czy gromadzony materiał dowodowy. W toku tego postępowania organ nie pełni roli kontrolnej, nie dokonuje oceny zachowania lub zaniechania przedsiębiorcy pod kątem jego prawidłowości. Celem interpretacji jest umożliwienie przedsiębiorcy uzyskania informacji w przedmiocie obowiązków wiążących się z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i uchronienie w ten sposób takiego przedsiębiorcy przed ryzykiem błędnego zastosowania przez mego danego przepisu

W myśl zaś przywołanego wyżej § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne I rentowe wyłączona jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie I higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zgodnie z treścią art. 237⁷ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy ( Dz. U. z 2018 r., poz. 917 z późn. zm.) pracodawca jest obowiązany i dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237 § 2. Nie dotyczy to stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 237' § 3).

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z art. 237⁷ § 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. (art. 237⁷ § 4).

Zgodnie z treścią art. 237⁹ Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Analiza przywołanych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, iż poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikowi środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie i używanie odzieży roboczej bądź odzieży prywatnej wykorzystywanej przez niego przy wykonywaniu obowiązków służbowych musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego i odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem i używaniem tej odzieży. Zwrócić należy uwagę, że wyraz "ekwiwalent" w myśl definicji słownikowych oznacza "równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy" (internetowy Słownik Języka Polskiego SJP.pl), jak również "rzecz równą innej wartością" oraz "towar, w który"' jest wyrażona wartość innego towaru" (Słownik języka polskiego wersja elektroniczna, sjp.pwn.pl). W rzeczywistości, zgodnie ze wskazaniami doktryny judykatury, ww. przepis nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów prania odzieży roboczej. Jeżeli pracownik korzysta z usług pralny powinien przedstawić pracodawcy rachunek za wykonaną usługę z żądaniem zwrotu poniesionych wydatków. Natomiast, gdy pracownik samodzielnie pierze odzież roboczą, pracodawca ma obowiązek wypłacenia mu ekwiwalentu w wysokości uzgodnionej z pracownikiem lub przedstawicielstwem pracowników. Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną ustaloną na podstawie średniej ceny rynkowej z przeznaczeniem na pranie i używanie przez nich odzieży własnej do celów służbowych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne na pranie oraz używanie odzieży własnej przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego, o którym mową w § 2 ust. 1 pkt 6 przywołanego wyżej rozporządzenia. We wniosku z dnia 26 października 2018 r. wnioskodawca wskazał, że ekwiwalent będzie wynosił (...) zł, jednak uzupełniając wniosek pismem z dnia 19 listopada 2018 r. wnioskodawca oświadczył, że ekwiwalent będzie odzwierciedlał rzeczywiście poniesione koszty, albowiem uwzględnia ceny wody, energii, środków czystości itp. Pracownik me będzie jednak zobowiązany do każdorazowego dokumentowania kosztów związanych z praniem odzieży roboczej.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

Decyzja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania.

Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznic w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 35 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, odwołanie do właściwego Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w (...) Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydala decyzję lub protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.