BI/005-1102/04 - Poczęstunek dla kontrahentów.

"(...) Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Jednocześnie w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy ustawodawca postanowił, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.

Z powyższego przepisu wynika, iż nie wszystkie wydatki poniesione na reklamę i reprezentację są kosztami uzyskania przychodów. Kosztami takimi są w pełnej wysokości jedynie wydatki poniesione na reklamę prowadzoną w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Wydatki poniesione na reklamę prowadzoną w sposób niepubliczny, jak również wydatki na reprezentację mogą być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów jedynie wówczas, gdy nie przekraczają one 0,25% przychodów.

Uwzględniając powyższe - co do zasady - wydatki na poczęstunek dla osób będących klientami (lub potencjalnymi kontrahentami) mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Jednakże kwalifikując wydatek za poczęstunek jako koszt reprezentacji należy ograniczyć jego wysokość do kwoty limitu przewidzianego w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy.

Powołany powyżej przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy nie określa wprost zasad i sposobu dokumentowania kosztów reprezentacji i reklamy. Obowiązek prawidłowego dokumentowania zdarzeń gospodarczych, w tym m.in. wydatków na reprezentację, został nałożony przez ustawodawcę przepisami art. 9 ust. 1 ustawy.

Zgodnie z tym uregulowaniem podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Tymi odrębnymi przepisami są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.). Zasady dokumentowania wydatków zawarte są w szczególności w art. 20 i 21 tej ustawy, zgodnie z którymi podstawą wpisu do księgi jest dowód księgowy, który musi wskazywać m.in. przedmiot operacji gospodarczej, wiarygodne określenie stron uczestniczących w tej operacji, określenie jej wartości i innych danych, pozwalających na zidentyfikowanie zdarzenia gospodarczego.

Ponadto w przypadku udokumentowania wydatków z tytułu obiadu z kontrahentem, w celu wykazania, iż spotkanie z kontrahentem miało reprezentacyjny charakter, podatnik, obok dowodu księgowego dokumentującego poniesienie wydatku, winien dysponować także innymi dokumentami wskazującymi na związek poniesionych kosztów z działalnością spółki, np. załączając do faktury informacje o osobach zaproszonych na rozmowy i uczestniczących w obiedzie a także o przedmiocie i zakresie negocjacji handlowych, itp."