BI/005-0764/04 - Wydatki na podróże oraz na zakup odzieży roboczej, a koszty uzyskania przychodu

Pytania podatnika

1. Czy aby wydatki na podróże na ww. trasach udokumentowane biletami PKP można zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu?

2. Czy zakupiona odzież robocza (fartuch roboczy, rękawice, kurtka itp.) oraz środków czystości będzie kosztem uzyskania przychodu?

Stan faktyczny:

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług kierowania pojazdem (rozliczający się na zasadach ogólnych) jest zmuszony dojeżdżać do pracy w Iławie i Poznaniu skąd pobiera od firmy ładunek i dostarcza go odbiorcom.

Ocena prawna stanu faktycznego:

1. Pojęcie kosztu określone zostało w treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 z późn. zm). Przepis ten stanowi, iż kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła dochodu są wszelkie koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodu z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Z unormowania tego wynika, że kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła dochodu są wszelkie koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodu. Pojęcie celu definiuje słownik języka polskiego PWN Warszawa 1995 r. wydanie I -"celowość" to odpowiedniość środków do celów; przydatność do założonego celu, do jakiś potrzeb; świadome zmierzanie do celu.?

Podatnik ma prawo zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodu wszelkich wydatków ponoszonych w celu osiągnięcia przychodu, w tym także w celu odbycia podróży służbowej.

W przypadku kosztów transportu (dojazdu) ustawodawca nie określa szczególnego sposobu rozliczania i zaliczania do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych z tego tytułu w związku z odbyciem podróży służbowej, należy więc w tym zakresie stosować ogólne zasady dokumentowania tych wydatków. W tym zakresie ustawodawca określił jedynie limit wydatków w przypadku wykorzystywania dla celów prowadzonej działalności wydatków dot. samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r.). Natomiast wydatki podnoszone w związku z wykorzystywaniem samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, jak też innych wydatków dotyczących korzystania z innych środków transportu zaliczone są w poczet kosztów na podstawie dowodów potwierdzających ich poniesienie, w wysokości z tych dokumentów wynikającej.

W celu prawidłowego wyliczenia dochodu (straty) oraz podstawy opodatkowania i należnego podatku podatnik zobowiązany jest - na postawie art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r.- do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i ewidencjonowania w niej zdarzenia gospodarcze dot. przychodów koszty ich uzyskania.

Zasady dokumentowania wydatków oraz ich ewidencjonowania w księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475, z późn. zm.).

Zgodnie z treścią § 12 ust. 3 pkt 1 i 2 tego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem (...).

Jak wynika z treści § 23 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawienia faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług za fakturę uznaje się również bilety jednorazowe wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:

Mając powyższe na uwadze wydatki na dojazd do miejsca wykonywania działalności, w tym przypadku do Iławy i Poznania, jako poniesione w celu osiągnięcia przychodu, pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania stanowią koszt uzyskania przychodu. Wskazać przy tym należy, w celu wykazania związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy faktem poniesienia tego wydatku a osiągniętym przychodem wskazanym jest, aby dowód ten opisać.

2. Zasadność zakupu odzieży roboczej oraz środków czystości i zaliczania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać biorąc pod uwagę wyżej cytowany art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym zauważyć trzeba, że do kosztów uzyskania przychodów należy zaliczyć wydatki na odzież roboczą, której obowiązek posiadania wynika z odrębnych przepisów.

Zasadą jest, iż praca wykonywana jest w odzieży własnej. Przypadki w których pracodawca musi wyposażyć pracownika w odzież zawiera art. 237⁷ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (Dz. U. Nr 21, poz. 94 ze zm), który stanowi, iż pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika co mieści się w zakresie obowiązków podatnika w ramach wykonywanych przez niego działalności gospodarczej (usługi transportowe), ani też jakie ładunki przewozi.

W kontekście powyższego nie można dokonać jednoznacznej kwalifikacji czy podatnik spełnia kryteria określone w art. 237⁷ § 1 kodeksu pracy.

Mając jednak na uwadze wyżej przywołany art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jeżeli zakupiony fartuch roboczy i rękawice robocze będą wykorzystywane w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wówczas wydatki z nimi związane będą kosztami uzyskania przychodu.

Analogicznie należy podejść do zagadnienia zakupu środków czystości, by zaliczyć wydatki poczynione na ich zakup do kosztów uzyskania przychodów powinien być on ściśle powiązany z osiągniętym przychodem lub obowiązek ich zakupu powinien wynikać z odrębnych przepisów.

Natomiast zakup kurtki jest wydatkiem typowo osobistym, a tym samym nie może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu. Stanowisko to potwierdza wyrok z dnia 26 marca 1998 r. Sygn. akt I SA/Po 1254/97, w którym Naczelny Sąd Administracyjny wyraził pogląd, iż "Nie mogą być uznane za koszty prowadzenia działalności gospodarczej wydatki, które ponosi każda osoba fizyczna i to nie zależnie od tego, czy prowadzi określoną działalność gospodarczą, czy też nie (...) Są to typowe wydatki konsumpcyjne niezwiązane bezpośrednio z przychodem podatnika, które winny być zatem pokrywane z jego dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych."