BI/005-0113/04 - Nota księgowa jako dowód księgowy będący podstawą do zaksięgowania poniesionych wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

STAN FAKTYCZNY

Podatniczka prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie Indywidualnej Specjalistycznej Praktyki Lekarskiej.

Wykonywany zawód lekarza zobowiązuje Podatniczkę do ustawicznego uzupełniania wiedzy medycznej, co wiąże się z koniecznością ponoszenia na ten cel wydatków. Polskie Towarzystwo Orzecznictwa Lekarskiego w Warszawie notą z 15 września 2003 r. obciążyło Podatniczkę kwotą 564,00 zł za uczestnictwo w kongresie lekarskim. Kwotę 482,00 zł zapłacono przelewem na konto Komitetu organizacyjnego, natomiast kwota 82,00 zł została zapłacona gotówką w kasie.

PYTANIE PODATNIKA

Czy nota księgowa stanowi dowód księgowy będący podstawą do zaksięgowania poniesionych wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

ODPOWIEDŹ

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różnice kursów walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów.

Zgodnie z art. 24a ust. 7 wyżej cytowanej ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia, określił sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Jak stanowi § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, takie jak:

1) faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 (...).

Natomiast § 13 powołanego rozporządzenia stanowi, iż za dowody księgowe uważa się również:

* dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

* noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

* dowody przesunięć,

* dowody opłat pocztowych i bankowych,

* inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Mając na uwadze opisany stan faktyczny oraz przytoczone przepisy, stwierdzić należy, że podstawą zapisów w księdze są jedynie noty księgowe - sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego - otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi. Zatem nota księgowa wystawiona przez Polskie Towarzystwo Orzecznictwa Lekarskiego w Warszawie, obciążająca Podatniczkę kwotą 564,00 zł tytułem uczestnictwa w kongresie, nie stanowi dowodu księgowego będącego podstawą do zaksięgowania poniesionego wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.