3063-ILPP1-3.4512.63.2017.1.KM - Odliczenie VAT w związku z elektronicznym sposobem przechowywania faktur.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1948, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 lutego 2017 r. (data wpływu 22 lutego 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymywanych papierowych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 22 lutego 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymywanych papierowych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: "Spółka") jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Faktury w wersji papierowej obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ponoszonymi przez Spółkę. Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do faktur w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur zakupowych otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie faktur w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów (dalej: "Zeskanowane dokumenty").

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1. Papierowe faktury zostaną zeskanowane do formatu elektronicznego i umieszczone na serwerach w tzw. archiwum elektronicznym.

2. Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, TIF (lub w innym podobnym formacie elektronicznym), przy czym dla każdego skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, TIF (lub innego podobnego formatu elektronicznego).

3. Archiwum elektroniczne będzie również zawierało m.in. datę wpływu poszczególnych faktur do Spółki.

4. Dostęp i wgląd do Zeskanowanych dokumentów będzie możliwy tylko dla osób wyznaczonych przez Spółkę oraz odpowiednio zabezpieczony (np. poprzez login oraz hasło przypisany danej osobie).

5. Po zeskanowaniu faktur nie będzie dokonywana edycja Zeskanowanych elektronicznych dokumentów.

6. Ponadto, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

7. Całość archiwizowanych elektronicznie faktur zakupowych będzie przechowywana w sposób zapewniający ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

8. Na podstawie systemu księgowego Spółki, jest ona w stanie zweryfikować, iż dana faktura pochodzi od konkretnego dostawcy, np. na podstawie takich informacji jak dane dotyczące zamówienia złożonego przez Spółkę u danego dostawcy czy też potwierdzenie przez osobę odpowiedzialną za dany obszar w Spółce, że dana usługa została wykonana bądź towar dostarczony. W oparciu o powyższe dane Spółka jest również w stanie zweryfikować czy dane zawarte na fakturze, np. wartość netto czy rodzaj zamówionego towaru bądź usługi są zgodne z rzeczywistym przebiegiem transakcji.

9. Zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej?

2. W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego (zgodnie z ogólnymi zasadami) zawartego na fakturach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1 - przechowywanie faktur

Dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych pierwotnie w formie papierowej.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Stosownie natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Cytowane regulacje są jedynymi, które nawiązują w sposób bezpośredni do kwestii procedur związanych z przechowywaniem faktur przez podatników. Wskazać należy, że warunki stawiane w tym zakresie ograniczają się do konieczności przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, zapewnienia integralności treści faktur oraz zapewnienia czytelności tych faktur - od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w podziale na okresy rozliczeniowe).

W związku z powyższym, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Przepisy wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur - od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:

(i) podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;

(ii) przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

(iii) przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;

(iv) autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wyjaśniono w opisie sprawy, archiwizowanie faktur w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich danych (nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych, które powinna zawierać faktura), natomiast autentyczność pochodzenia będzie przejawiała się tym, że Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Jednocześnie, dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do skanowania faktur, pozostaną one czytelne przez cały okres ich przechowywania.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów (w szczególności art. 112a ustawy o VAT), analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Warunki, które należy spełnić, czyli zapewnienia autentyczności, integralności treści i czytelności faktur, będą zdaniem Spółki w omawianym zdarzeniu przyszłym spełnione. Niedostępność formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zdaniem Spółki zachowana.

Ad. 2 - prawo do odliczenia

Spółka stoi na stanowisku, że zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 i 2).

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. 1) powstał obowiązek podatkowy, 2) faktura została otrzymana, 3) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i 4) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca umożliwił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Odliczenie nie jest uzależnione od formy przechowywania faktur - tj. od tego czy faktury są przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia (przy spełnieniu ogólnych warunków do odliczenia), niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w praktycznie identycznych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe:

* interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 stycznia 2013 r., sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW,

* interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 3 września 2014 r., sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD,

* interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 grudnia 2015 r., sygn. IPPP3/4512-971/15-2/JF,

* interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 stycznia 2016 r., sygn. IPPP2/4512-1101/15-2/MAO.

W szczególności, jak wskazano ww. interpretacji z dnia 29 stycznia 2013 r., przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur, w tym faktur dokumentujących dokonane przez podatnika zakupy, w takiej samej formie, w jakiej zostały one wysłane lub udostępnione. Ustawodawca, regulując obowiązek przechowywania faktur, nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres przechowywania faktur. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. W konkluzji organ podatkowy stwierdził, że jeżeli otrzymane przez podatnika faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej (skanów), będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych, to będą dawały prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w ostatniej powołanej interpretacji (wydanej już na gruncie obowiązujących aktualnie przepisów) potwierdził z kolei, że: "Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych".

Spółka ma świadomość, że wskazane interpretacje stanowią rozstrzygnięcia w indywidualnych sprawach. Mając jednak na uwadze zasadę zaufania do organów podatkowych, należy zauważyć, że wykładnia przepisów w analogicznych stanach faktycznych powinna być jednolita.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.