2461-IBPP2.4512.1006.2016.2.AZe - Odliczenie VAT w związku ze sposobem przechowywania faktur.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1948, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 9 grudnia 2016 r. (data wpływu 19 grudnia 2016 r.) uzupełnionym pismem z 22 lutego 2017 r. (data wpływu 28 lutego 2017 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur elektronicznych, przechowywanych wyłącznie w formie papierowych wydruków - jest prawidłowe.

W dniu 19 grudnia 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur elektronicznych, przechowywanych wyłącznie w formie papierowych wydruków.

Wniosek ten uzupełniony został pismem z 22 lutego 2017 r. (data wpływu 28 lutego 2017 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 17 lutego 2017 r. znak: 2461-IBPP2.4512.1006.2016.1.AZe.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca, Spółka, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od kontrahentów faktury VAT w formie papierowej. W celu usprawnienia przepływu faktur Wnioskodawca rozważa możliwość przyjmowania w przyszłości faktur wystawianych i otrzymywanych w dowolnym formacie elektronicznym za pośrednictwem poczty elektronicznej, a szczególnie w formacie PDF.

Każdemu dostawcy oferującemu możliwość wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych Wnioskodawca udzieli pisemnej akceptacji ze wskazaniem swojego adresu e-mail dedykowanego do przyjmowania faktur elektronicznych.

Faktury wystawione i otrzymane w formacie elektronicznym będą następnie przez upoważnionego pracownika Spółki sprawdzone pod względem autentyczności ich pochodzenia, wydrukowane, sprawdzone pod względem integralności treści i czytelności oraz zarejestrowane w dzienniku podawczym (odnotowanie daty otrzymania). Następnie faktury takie będą sprawdzane pod względem formalnym i merytorycznym, co zapewni ich powiązanie z faktycznie zaistniałymi zdarzeniami oraz zatwierdzane do ujęcia w księgach rachunkowych Spółki przez osobę upoważnioną. Faktury te otrzymane przez Spółkę w formacie elektronicznym będą przechowywane wyłącznie w formie papierowego wydruku, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Formaty elektroniczne faktur, w których zostały one otrzymane przez Spółkę nie będą przechowywane. Na podstawie ww. papierowych wydruków otrzymanych faktur elektronicznych Spółka będzie dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego zgodnie z ogólnie obowiązującymi regułami w tym zakresie.

1. Wnioskodawca (Spółka) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

2. Towary i usługi, które Wnioskodawca będzie nabywał, udokumentowane fakturami opisanymi we wniosku, będą wykorzystywane do wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

3. Wnioskodawca dołoży wszelkiej staranności, by procedura przyjmowania, otrzymywania wystawionych przez kontrahentów faktur w formie elektronicznej, przechowywanych przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. I tak:

1. Aby zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, przez co rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury Wnioskodawca udzielając dostawcy swojej pisemnej akceptacji na przesyłanie faktur elektronicznych uzyska od tego dostawcy pisemny dokument podpisany przez osoby upoważnione przez dostawcę, z którego będzie wynikał adres poczty elektronicznej, z którego dany dostawca będzie przesyłał Wnioskodawcy wystawiane przez siebie faktury. Upoważniony pracownik Wnioskodawcy, sprawdzając autentyczność pochodzenia danej faktury będzie weryfikował adres poczty elektronicznej, z którego dana faktura została wysłana. Faktury otrzymane z innych adresów poczty elektronicznej niż określone w stosownych dokumentach nie będą przyjmowane. Wyjątek od reguły opisanej powyżej będą stanowiły sytuacje, gdy Wnioskodawca będzie składał zamówienie na portalu internetowym dostawcy i bezpośrednio z tego portalu będzie pobierał fakturę. Wielu dostawców sprzedających swoje produkty w intrenecie oferuje wyłącznie taki sposób fakturowania. W takiej sytuacji Wnioskodawca będzie mógł zapewnić autentyczność pochodzenia faktury wyłącznie poprzez jej skonfrontowanie z wydrukiem złożonego zamówienia i ewentualnym otrzymanym od dostawcy potwierdzeniem jego realizacji.

2. Aby zapewnić integralność treści faktury co oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura Wnioskodawca:

4. Organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na ich żądanie zostanie zapewniony niezwłoczny dostęp do faktur, jednakże wyłącznie do papierowych wydruków tychże faktur, z uwagi na fakt, iż ich formaty elektroniczne nie będą przechowywane.

5. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, łącznie z pozostałymi fakturami otrzymywanymi przez Wnioskodawcę w formie papierowej.

6. Wydruki faktur elektronicznych będą dokładnym i kompletnym odzwierciedleniem otrzymanych faktur elektronicznych.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że zamierzona procedura przedstawiona we wniosku przyjmowania wystawionych przez kontrahentów faktur w formie elektronicznej oraz przechowywania ich przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewni autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury dotyczące zakupów dokonywanych przez Wnioskodawcę, wystawiane przez dostawców i otrzymywane przez Wnioskodawcę w dowolnym formacie elektronicznym, lecz przechowywane wyłącznie w formie ich papierowego wydruku spełniają wymogi ustawy o VAT, tj. czy dają Spółce prawo do obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mógł przechowywać faktury elektroniczne wystawiane i otrzymywane w dowolnym formacie elektronicznym wyłącznie w formie ich papierowego wydruku oraz, że faktury te będą stanowiły podstawę do obniżania podatku należnego o podatek naliczony w nich wykazany, o ile zostaną spełnione pozostałe warunki do odliczenia.

Zgodnie z art. 106n ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. Oczywiście faktura w formacie elektronicznym musi zawierać wszystkie elementy, jakie są przewidziane dla faktur papierowych.

Artykuł 106m ustawy o VAT zobowiązuje podatnika do określenia sposobu zapewnienia autentyczności, pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Powyższe zasady dotyczą wszystkich faktur, tj. tych otrzymywanych w postaci tradycyjnej, jak i faktur elektronicznych. Żaden przepis ustawy o VAT nie zobowiązuje do przechowywania maili, w których takie faktury przysłano, przez okres do wygaśnięcia zobowiązania podatkowego (podobnie, jak nie nakazuje przechowywania kopert, w których przychodzą faktury tradycyjne). Ustawodawca nie określił - żadnego szczególnego sposobu ani formy przechowywania faktur. To sprawia, że mogą one być przechowywane w dowolny sposób.

Fakt, iż identyczność formy przechowywania dokumentu nie jest bezwzględnie wymagana potwierdził NSA w wyroku z 16 grudnia 2011 r., sygn. akt IFKS 376/11 stwierdzając, że: "nie można stwierdzić, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesyłana kontrahentowi. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma posiadać oryginalną postać, co oznacza charakteryzowanie się autentycznością pochodzenia i integralnością, a także czytelnością, niekoniecznie jednak identycznością formy."

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Pojęcie "kontrole biznesowe", użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca będący zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, otrzymuje od kontrahentów faktury VAT w formie papierowej. W celu usprawnienia przepływu faktur Wnioskodawca rozważa możliwość przyjmowania w przyszłości faktur wystawianych i otrzymywanych w dowolnym formacie elektronicznym za pośrednictwem poczty elektronicznej, a szczególnie w formacie PDF.

Każdemu dostawcy oferującemu możliwość wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych Wnioskodawca udzieli pisemnej akceptacji ze wskazaniem swojego adresu e-mail dedykowanego do przyjmowania faktur elektronicznych.

Faktury wystawione i otrzymane w formacie elektronicznym będą następnie przez upoważnionego pracownika Spółki sprawdzone pod względem autentyczności ich pochodzenia, wydrukowane, sprawdzone pod względem integralności treści i czytelności oraz zarejestrowane w dzienniku podawczym (odnotowanie daty otrzymania). Następnie faktury takie będą sprawdzane pod względem formalnym i merytorycznym, co zapewni ich powiązanie z faktycznie zaistniałymi zdarzeniami oraz zatwierdzane do ujęcia w księgach rachunkowych Spółki przez osobę upoważnioną. Faktury te otrzymane przez Spółkę w formacie elektronicznym będą przechowywane wyłącznie w formie papierowego wydruku, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług. Formaty elektroniczne faktur, w których zostały one otrzymane przez Spółkę nie będą przechowywane. Na podstawie ww. papierowych wydruków otrzymanych faktur elektronicznych Spółka będzie dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego zgodnie z ogólnie obowiązującymi regułami w tym zakresie. Towary i usługi, które Wnioskodawca będzie nabywał, udokumentowane fakturami opisanymi we wniosku, będą wykorzystywane do wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Z opisu procedury przyjmowania i otrzymywania faktur elektronicznych, jaką Wnioskodawca zamierza zastosować, wynika, że zamierzona procedura przedstawiona we wniosku przyjmowania wystawionych przez kontrahentów faktur w formie elektronicznej oraz przechowywania ich przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewni autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na ich żądanie zostanie zapewniony - niezwłoczny dostęp do faktur, jednakże wyłącznie do papierowych wydruków tychże faktur, z uwagi na fakt, iż ich formaty elektroniczne nie będą przechowywane.

Analiza przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów ustawy o VAT, pozwala stwierdzić, że w sytuacji, gdy Wnioskodawca, poprzez zastosowanie opisanego systemu otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania i przechowywania jedynie w wersji papierowej, zapewni ich czytelność, integralność treści i autentyczność ich pochodzenia, wówczas faktury te będą stanowiły dokumenty dające Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem, że towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 powołanej w sentencji ustawy - Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Należy, zatem zaznaczyć, że w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego stanu faktycznego lub zmiany stanu prawnego wydana interpretacja traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.