1462-IPPP2.4512.822.2016.1.AO - VAT w zakresie elektronicznego przechowywania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z 30 sierpnia 2016 r. (data wpływu 2 września 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie elektronicznego przechowywania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej - jest prawidłowe.

W dniu 2 września 2016 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie elektronicznego przechowywania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest polską spółką kapitałową, prowadzącą działalność gospodarczą m.in. w zakresie sprzedaży paliw i produktów eksploatacyjnych na stacjach paliw na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz przedsiębiorców. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy możliwości przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych i zakupowych w formie elektronicznej (zgodnie z procedurami opisanymi poniżej).

Faktury sprzedażowe

Spółka realizuje sprzedaż paliwa oraz pozostałych towarów i usług na stacjach paliw. W związku z tą sprzedażą, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT oraz wydania klientowi dokumentu fiskalnego (paragonu lub faktury) potwierdzającego sprzedaż.

Możliwe są sytuacje, w której na stacjach paliw, dla potrzeb dokumentowania sprzedaży realizowanej na rzecz klientów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub przedsiębiorców) Spółka wykorzystuje kasy fiskalne z elektronicznym zapisem kopii, które posiadają funkcjonalność obejmującą wystawianie faktur. Kasy fiskalne stosowane przez Spółkę odpowiadają warunkom określonym w przepisach rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz. U. z 2013 r. poz. 1076).

Faktury sprzedażowe są wystawione za pomocą kasy rejestrującej, zaś ich kopie są m.in. zapisywane w pamięci elektronicznej kasy bez dokonywania dodatkowo wydruku kopii faktury sprzedażowej. Zapis w formie elektronicznej polega na zapisaniu danych w formie elektronicznej (brak możliwości edycji / zmiany danych, możliwość ich odczytania). Istnieje możliwość zgrania tych kopii na nośnik. Są one przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie/odszukanie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

Faktury zakupowe

W ramach działalności gospodarczej Spółka planuje wdrożenie systemu A..., który będzie między innymi służył do księgowania faktur zakupowych w Spółce. Spółka otrzymuje szereg faktur zakupowych w formie papierowej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT.

W przyszłości planowane jest by Spółka dokonywała zeskanowania faktur otrzymanych w formie papierowej do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf), który będzie umieszczany najpierw w systemie A..., a następnie na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych faktur.

Zeskanowane faktury w formacie pdf mają być przez Spółkę przechowywane (w formie elektronicznej). Faktura w formacie pdf będzie dokumentem nieedytowalnym. Jednocześnie wersja papierowa oryginalnej faktury zakupowej mogłaby być niszczona. Pliki elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w świetle art. 112 i 112a ustawy o VAT, planowany sposób przechowywania przez Spółkę faktur zakupowych, a więc zeskanowanie papierowej faktury do nieedytowalnego pliku elektronicznego (przy jednoczesnym zniszczeniu oryginalnej wersji papierowej faktury) jest prawidłowy?

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle art. 112 i 112a ustawy o VAT, sposób przechowywania przez Spółkę faktur zakupowych, a więc zeskanowanie papierowej faktury do nieedytowalnego pliku elektronicznego (przy jednoczesnym zniszczeniu oryginalnej wersji papierowej faktury) jest prawidłowy.

Analogicznie w przypadku zeskanowanych faktur papierowych do elektronicznego pliku, taki sposób przechowywania jest dopuszczalny i akceptowalny na gruncie przepisów ustawy o VAT. Opisana procedura archiwizacji / przechowywania faktur (skanowanie i przechowywanie w formie pliku elektronicznego, z podziałem na okresy rozliczeniowe) zapewni spełnienie wymogów zdefiniowanych w przepisach ustawy o VAT. Procedura będzie bowiem pozwalać na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie zrealizowana poprzez fakt, że Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej (faktura staje się fakturą przechowywaną w formie elektronicznej, a nie papierowej - w tym zakresie brak jest ograniczeń).

Powyższe stanowisko jest zgodne z aktualną praktyką organów podatkowych - patrz interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 12 czerwca 2015 r., sygn. IPTPB3/4518-8/15-3/GG, czy interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r., sygn. ILPP4/443-66/14-2/BA.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.) przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ww. ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W świetle art. 106m ust. 2 ww. ustawy przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast zgodnie z art. 106 ust. 3 ww. ustawy przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 cyt. ustawy podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca jest polską spółką kapitałową, prowadzącą działalność gospodarczą m.in. w zakresie sprzedaży paliw i produktów eksploatacyjnych na stacjach paliw na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz przedsiębiorców. Spółka otrzymuje szereg faktur zakupowych w formie papierowej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT. Dla faktur zakupowych Spółka planuje wdrożenie systemu A..., który będzie między innymi służył do księgowania faktur zakupowych w Spółce. W przyszłości planowane jest by Spółka dokonywała zeskanowania faktur otrzymanych w formie papierowej do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf), który będzie umieszczany najpierw w systemie A..., a następnie na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych faktur. Zeskanowane faktury w formacie pdf mają być przez Spółkę przechowywane (w formie elektronicznej). Faktura w formacie pdf będzie dokumentem nieedytowalnym. Jednocześnie wersja papierowa oryginalnej faktury zakupowej mogłaby być niszczona. Pliki elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości elektronicznego przechowywania przez Spółkę faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Z uwagi na to, że planowany sposób przechowywania faktur zakupowych, które Wnioskodawca otrzymuje w postaci papierowej i zeskanuje w nieedytowalny format pdf, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur, a także pliki elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych w formacie pdf będą przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie Wnioskodawca ma możliwość przechowywania tych faktur w postaci elektronicznej. Jak wynika z wniosku, opisana procedura przechowywania faktur będzie pozwalać na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Pliki te nie mają możliwości edycji. Ponadto, jak wskazał Wnioskodawca autentyczność pochodzenia będzie zrealizowana w związku z tym, że Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur. Dodatkowo pliki elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie.

W konsekwencji, Wnioskodawca zapewniając przechowywanie faktur zakupowych w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wypełnia warunki wskazane w art. 112 i art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług. Zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Opisany sposób przechowywania faktur, określony powyższymi regulacjami, w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej).

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy - Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności; oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy; określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego; w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.